集团合同的签订流程图风险控制矩阵

风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 应用指引合同管理第四条 企业应当加强合同管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 合同管理的流程制度的缺失或不完善，可能影响合同签订的有效性，合同制度要求： 半岛热电制定了《经济合同管理制度》，对合同签订方的审查、合同的拟定、审批、执行、YC-CON-C01 检查和保管进行了规定，明确了各相关部门在合同建立和履行过程中的职责。 综合办 条款的准确性和完整性，执行等环节的程序和要求，定期检查增加经营风险、财务风险和法律风险，并可能导致潜在的舞弊。 合同订立前，未充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，可能出现对方当事人无法履行合约的情况，给企业招致重大经济损失。 忽略合同重大问题，作出不当让步、或缺乏谈判经验，缺乏技术、财务和法和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护企业的合法权益。 应用指引合同管理第五条 企业对外发生经济行为，除即时清结方式外，应当订立书面合同。合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力 应用指引合同管理第五条 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、前期调研： 每份合同签订前，由合同承办部门负责收集合YC-CON-C02 同签订对方的法人登记证书、资质证明、财务状况等信息并草拟合同，经合同承办部门负责人复核其真实性、准确性后，草拟合同并提交对应的《经济合同审查流程表》。 半岛热电所签订的合同均由合同承办部门起 不适用 草，按照中电集团要求，对小额采购（一般采购或通关通用物资涉及金额小于20万）或小合同承办部门、综合办、财务审计科、物资供应合同承办部门 风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 控制编号 律知识的支撑，导致企业技术、财会等专业人员参与谈判，必在谈判中处于不利地位。 要时可聘请外部专家参与相关工作。 谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。 合同文本结构不严谨，条应用指引合同管理第六条 企业应当款内容不完善，不合规，根据协商、谈判的结果，拟订合同文表述不严密准确，出现重本，按照自愿、公平原则，明确双方大疏漏，容易造成同纠的权利义务和违约责任，做到条款内纷，损害企业利益、信誉容完整，表述严谨准确，相关手续齐和形象。 备，避免出现重大疏漏。合同文本一般由业务承办部门起草、法律部门审核。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履控制描述 控制责任部门/责任人 额维修费用（小于50万）的招标及合同签订科、技术科、总均由企业内部审批自行签订，其余大额采购和经理、经营副总 维护费均在内部审核完成后上报集团，由集团再次审核后，统一进行招议标和合同签订工作。 风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 行相应程序。 控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 合同未经适当审核/审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 应用指引合同管理第七条 企业应当对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。 企业对影响重大或法律关系复杂的合同文本，应当组织内部相关部门进行审核。相关部门提出不同意见的，应当认真分析研究，慎重对待，并准确无误地加以记录；必要时应对合同条款作出修改。内部相关部门应当认真履行职责 YC-CON-C03 半岛热电自行签订合同的起草及审批： 半岛热电在起草各类合同时，在国家有示范合 合同承办部门、综合办办、财务风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 审计科、物资供应科、技术科、总经理、经营副总 同的情况下，必须使用国家示范合同文本；对国家没有示范合同的情况下，半岛热电根据实际业务需要已建立了多套合同示范模板，模板由集团法务部和财务部审核。合同草案文本交由有各关部室对合同的合法性、科学性、合理性进行审查并在《山东半岛热电有限公司经济合同审查流程表》签署审查意见，企管办负责合同审查意见的收集和反馈。合同承办部门必须根据反馈意见对合同草案进行整改，在各相关审查部门及集团主要领导审查无意见并会签后，形成正式合同，正式合同文本须做到条款齐全，权利义务明确，违约责任清楚，和通用语规范。 需上报集团签订合同的起草及审批： 在半岛热电按照自行签订合同审批流程完成YC-CON-C04 后，将该合同上交至集团企业管理信息部，并合同承办部门、综合办办、财务审计科、物资供编制集团的《中电集团经济合同审查流程表》应科、技术科、由集团归口部门按照《中电集团经济合同管理办法》进行集团部室会审会签，在所有审批部总经理、经营副总 风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 门均同意后，由集团作为合同签订人与合同签约对方进行签约。 集团合同审批具体流程参见：中电集团-合同管理-JK-CON 对外合同未经适当的企业法定代表人或者其有效的授权受托人签署，可能因舞弊、欺诈而导致损失或引起法律纠纷损害企业信誉。 应用指引合同管理第 企业应当按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。 属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。 解读： 严格合同专用章保管制度，合同经编YC-CON-C05 半岛热电自主签署的合同均由总经理、分管副总或授权委托人签字，且必须加盖合同章。并要求对方进行签章。 由集团签署的合同具体流程参见：中电集团-合同管理-JK-CON 总经理、分管副总、授权委托人、综合办 风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。 控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 签署后的合同被篡改，导致损失或引起法律纠纷损害企业信誉。 解读： 采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。 骑缝章： 综合办印章管理员在正式合同签署完成后，在YC-CON-C06 正式合同边缝加盖合同章作为骑缝章。 综合办 因手续不全导致合同无效 解读： 按照国家有关法律、行规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。 不适用 同YC-CON-C02、YC-CON-C03、YC-CON-C04 不适用 合同专用章管理不规范，应用指引合同管理第九条 企业应当合同专用章可能被滥用、建立合同专用章的保管制度。合同经误用于舞弊、欺诈活动，编号、审批及企业法定代表人或由其YC-CON-C07 合同章保管： 半岛热电共有合同章一枚，锁存于综合办公室合同章管理员抽屉内。申请使用合同章时必须合同承办部门、董事长、企管信风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。 解读： 严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。 控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 息部 导致企业遭受经济损失或引起外部法律纠纷损害企业信誉。 携带经总经理或生产副总签署的合同原件并附有完整会签的《山东半岛热电有限公司经济合同审查流程表》，方可在综合办办公室内当面盖章。合同章一般不外借，如有特别需要，需由使用部门负责人和总经理批准，由借用人编制《带印外出申请表》，其中包含借用范围、借出时间、归还时间，借用人员、部门负责人和总经理签字。印章借出后由专人陪同监督使用，印章归还后由综合办印章管理人员确认。如保管员由休假等不在岗情况时，钥匙交由综合管理办公室主任代为保管。