15.1一般合同管理业务控制矩阵

业务目标 1.1 1.1 1.1 经营风险：擅自订立合同，造成损失。 经营风险：对方当事人不具备相应的签约和/或履约能力，引发合同纠纷。 经营风险：使用对我方加重义务减轻权利的合同文本，造成损失。 业务风险 1.合同依据 1.1合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据公司生产经营计划订立合同。生产经营计划包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划等。 2.资信调查 2.1合同主办部门应当审查（或者配合内部资信管理部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象，必要时可提请相关部门予以协助。 3．文本选择 3.1签订合同时，应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本；其次，使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本；再次，使用双方共同拟订的文本；第四，使用对方合同文本。 控制点 适用单位 不相容 岗位 控制点分值 4 5 订立合同的相关依据 营业执照、资质文件、履约能力证明等资信调查分析记录 合同 相关控制点资料 相关制度索引 1.12.1 会计报表认定 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 会计报表项目 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 3 2.12.5 2.12.6 2.12.7 2.12.8 2.12.9 2.12.3 总部相关部门 分（子）公司 1.1 经营风险：未经不同专业部门负责把关，造成合同无法执行和/或内容不完整。 经营风险：未经不同专业部门负责把关，造成合同无法执行和/或内容不完整。 4.合同会签及审批 4.1合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门，会签部门一般包括业务关联部门、计划部门、财务部门、法律事务部门等。 4.2合同会签的表现形式为《合同会签审批表》。各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查，在《合同会签审批表》上发表会签意见。分（子）公司可采取业务信息管理系统等电子形式，进行合同审批工作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。 会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会签单位协商，取得一致意见；无法取得一致意见的，列出各方的理据，按规定权限报批。 4.3履行完会签程序的合同，按规定权限审批。 5.文本审核 5.1下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应该在合同会签前完成。 5.2下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。该审核前，合同文本必须经过其他相关部门会签。 5.3法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部门负责人签发。 3 《合同会签审批表》 《合同会签审批表》 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 1.1 6 1.1 1.1 2.1 1.1 2.1 1.1 2.1 1.1 经营风险：未按规定权限审批，影响生产经营，或造成损失。 经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。 经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。 经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。 经营风险：未按规定编号管理，导致合同丢失、舞弊。 总部相关部门 分（子）公司 6 5 6 《合同会签审批表》及相关签报 《合同会签审批表》 《合同会签审批表》 法律意见书 合同台账或编号记录 1.19.1 1.12.1 1.19.1 1.12.1 1.19.1 1.12.1 2.12.4 2.12.2 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 5 5 6．合同编号 6.1合同文本经过法律审核后，合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前总部相关部门 按照《中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法》有关规定对合同进行编号。分（子）公司 由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。 7.合同签署 业务目标 1.1 2.1 1.1 2.1 1.1 2.1 1.1 2.1 1.1 1.1 1.1 业务风险 经营风险、合规风险：未经授权擅自签约，导致损失。 经营风险、合规风险：未经授权擅自签约，导致损失。 控制点 7.1除法定代表人外，签约人应当持有授权委托书，在授权委托范围内签订合同。签约人在没有获得授权委托书前，不得对外签订合同。 7.2授权签约人应按照《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法》相关规定办理授权委托手续，未经授权人批准不得转委托。 适用单位 不相容 岗位 控制点分值 6 4 5 4 5 3 3 4 6 相关控制点资料 合同及对应的授权委托书 授权委托书登记记录 合同专用章使用记录 合同文本 合同专用章使用记录 合同履行异常情况处理记录 合同履行纠纷处理记录 合同台账或编号记录 合同管理台账 相关制度索引 1.12.1 2.12.2 1.12.1 2.12.2 1.12.1 2.12.2 1.12.1 1.19.1 1.12.1 1.12.1 2.12.2 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 会计报表认定 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 会计报表项目 8.合同盖章 经营风险、合规风险：印章8.1合同签署后，合同主办部门应当按照《中国石油化工股份有限公司合同事务管管理混乱，随意使用，导致理办法》有关规定申请加盖合同专用章。盖章时，合同主办部门须同时出示《合同损失或舞弊。 会签审批表》和相应授权委托书。 经营风险、合规风险：未按8.2除股份公司高级管理人员所签署的合同可以加盖行政印章并到法律事务部备案规定盖章，导致损失或舞弊。 登记外，一律使用合同专用章。合同超过一页的应加盖骑缝章。 经营风险：合同印章未归口8.3合同专用章由法律事务部门统一管理和使用。合同经编号、会签、审批及授权管理，管理无序。 签约人签署后，方可加盖合同专用章，并建立合同专用章使用登记本。合同专用章使用后，应当立即收回并妥善保管。 9.合同履行 经营风险：对方违约或履行9.1合同履行过程中发生对方违约、履行不能等异常情况时，合同主办部门应及时不能时，我方不能及时维权。 通知法律事务部门并积极配合专职合同管理员处理。 经营风险：未按规定处理合同纠纷，导致我方不利。 经营风险：未按规定销号，导致管理信息失真。 经营风险：未按规定建立合同管理台账，导致管理信息失真。 经营风险：未按规定报送，导致管理信息失真。 重大合同未按规定程序办理，造成损失。 经营风险：未按规定检查，降低管理控制效果。 9.2合同履行过程中发生合同纠纷的，参照股份公司《中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法》及其实施细则处理。 总部相关部门 分（子）公司 总部相关部门 分（子）公司 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 10.合同终结 10.1合同履行完毕后，合同主办单位应向专、兼职合同管理员申请办理销号手续，总部相关部门 实行合同全过程的闭环管理。 分（子）公司 11.合同台账和报表 11.1合同主办部门及法律事务部门均应建立合同管理台账。 总部相关部门 合同管理台账的主要内容应该包括：合同编号、合同名称、标的名称、合同类别、分（子）公司 合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标议标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。 11.2分（子）公司每年一月底前将上年度的合同报表上报法律事务部。 分（子）公司 12.例外 12.1合同主办部门签订重大合同的，按《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则》报股份公司主管部门按规定程序办理。 13.合同检查 13.1分（子）公司应当建立合同监督检查制度。分（子）公司应在每年一季度组织一次对上年度的内部自查，并对检查中发现的问题进行整改。自查结果和整改情况应当形成书面报告在检查结束后十五个工作日内上报法律事务部。法律事务部根据需要对部分企业进行抽查。 4 4 4 合同报表 合同检查记录 合同检查报告(整改情况) 1.12.1 2.12.2 1.12.1 1.12.1 总部相关部门 分（子）公司 法律事务部 分（子）公司