新时代高校办公室管理的弊端与优化措施

ＨＥＩＬＯＮＧＪＩＡＮＧＳＣＩＥＮＣＥ

黑龙江科学

Ｖｏｌ􀆰１０Ｍａｙ.２０１９

新时代高校办公室管理的弊端与优化措施

黄　林

(广西财经学院ꎬ广西南宁　５３０００３)

摘要:介绍了高校办公室管理工作应有的意识形态:大局意识、服务意识、目标意识、责任意识、形象意识、规范意识、效率意识ꎮ分析了高校办公室管理存在的问题:对工作职能的认识不清析ꎻ管理理念和制度落后ꎻ人员能力参差不齐ꎻ信息化、智能化程度不够ꎮ提出了合理的优化创新策略:更新管理理念和制度ꎬ提高协调能力ꎬ提高办公自动化水平ꎬ加强信息网络安全管理ꎬ提高工作人员的素质、能力、信息化水平ꎬ以期能对高校办公室管理工作进行优化ꎮ关键词:新时代ꎻ高校办公室管理ꎻ弊端ꎻ优化

中图分类号:Ｇ６４７　　　文献标志码:Ｂ　　　文章编号:１６７４－８６４６(２０１９)０９－０１１０－０２

Ｄｉｓａｄｖａｎｔａｇｅｓａｎｄｏｐｔｉｍｉｚｉｎｇｍｅａｓｕｒｅｓｏｆｏｆｆｉｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔ

ｉｎｃｏｌｌｅｇｅｓａｎｄｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓｉｎｔｈｅｎｅｗｅｒａ

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ＨＵＡＮＧＬｉｎ

Ａｂｓｔｒａｃｔ:Ｔｈｉｓｐａｐｅｒｉｎｔｒｏｄｕｃｅｓｔｈｅｉｄｅｏｌｏｇｉｅｓｏｆｏｆｆｉｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｉｎｃｏｌｌｅｇｅｓ:ｇｅｎｅｒａｌｓｉｔｕａｔｉｏｎｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓꎬｓｅｒｖｉｃｅｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓꎬｇｏａｌｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓꎬｒｅｓｐｏｎｓｉｂｉｌｉｔｙｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓꎬｉｍａｇｅｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓꎬｎｏｒｍａｔｉｖｅｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓａｎｄｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓ􀆰Ｉｔａｎａｌｙｓｅｓｔｈｅｐｒｏｂｌｅｍｓｅｘｉｓｔｉｎｇｉｎｏｆｆｉｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｉｎｃｏｌｌｅｇｅｓ:ｕｎｃｌｅａｒｕｎｄｅｒｓｔａｎｄｉｎｇｏｆｗｏｒｋｆｕｎｃｔｉｏｎｓꎬｂａｃｋｗａｒｄｍａｎａｇｅｍｅｎｔｃｏｎｃｅｐｔｓａｎｄｓｙｓｔｅｍｓꎬｕｎｅｖｅｎａｂｉｌｉｔｙｏｆｐｅｒｓｏｎｎｅｌꎬｉｎｓｕｆｆｉｃｉｅｎｔｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎａｎｄｉｎｔｅｌｌｅｃｔｕａｌｉｚａｔｉｏｎ􀆰Ｉｔｐｕｔｓｆｏｒｗａｒｄｒｅａｓｏｎａｂｌｅｏｐｔｉｍｉｚａｔｉｏｎａｎｄｉｎｎｏｖａｔｉｏｎｓｔｒａｔｅｇｉｅｓ:ｒｅｎｅｗｉｎｇｍａｎａｇｅｍｅｎｔｃｏｎｃｅｐｔｓａｎｄｓｙｓｔｅｍｓꎬｉｍｐｒｏｖｉｎｇｃｏｏｒｄｉｎａｔｉｏｎａｂｉｌｉｔｙꎬｉｍｐｒｏｖｉｎｇｔｈｅｌｅｖｅｌｏｆｏｆｆｉｃｅａｕｔｏｍａｔｉｏｎꎬｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎｉｎｇｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｎｅｔｗｏｒｋｓｅｃｕｒｉｔｙｍａｎａｇｅｍｅｎｔꎬｉｍｐｒｏｖｉｎｇｔｈｅｑｕａｌｉｔｙꎬａｂｉｌｉｔｙａｎｄｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｌｅｖｅｌｏｆｓｔａｆｆꎬｈｏｐｉｎｇｔｏｏｐｔｉｍｉｚｅｔｈｅｏｆｆｉｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｉｎｃｏｌｌｅｇｅｓ􀆰

Ｋｅｙｗｏｒｄｓ:ＮｅｗｅｒａꎻＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙｏｆｆｉｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔꎻＤｒａｗｂａｃｋｓꎻＯｐｔｉｍｉｚａｔｉｏｎ　　高校办公室管理工作肩负着服务师生、服务机关的重要使命ꎬ是由高校党委和行政部门直接领导的综合办事机构ꎬ既要做好沟通协调工作ꎬ又要负责活动的具体实施ꎬ还要担当参谋助手ꎮ新时代背景下ꎬ高校办公室管理工作面临着新挑战ꎬ要在环境复杂的管理工作中充分发挥自身的职能作用ꎮ

累、研究、总结、创新ꎬ还要建立完善的办公室管理制度ꎬ营造良好的工作氛围ꎮ

２　高校办公室管理存在的问题

２􀆰１　对工作职能的认识不清晰

高校办公室所面临的工作环境和职能要求越来越复杂ꎬ若是没有加以系统地培训和学习ꎬ办公室工作人员对自身工作职能的认识是不清楚的ꎬ只是被动完成领导交予的任务ꎬ而不是主动提出建设性意见ꎬ遇到突发状况时无法正确运用职能解决问题ꎮ高校办公室管理工作存在工作分配不清晰、职能划分不明确、工作沟通不畅通等问题ꎬ致使职能制度成为摆设ꎬ工作效率低２􀆰２　管理理念和制度落后下甚至无效ꎮ

１　高校办公室管理工作应有的意识形态

质量和效率作为高校办公室管理工作的两个基本要素ꎬ可以衡量办公室管理工作的实际效能ꎮ要想提高办公室管理工作的质量和效率ꎬ需要在整体组织建设上下功夫ꎮ意识形态决定上层建筑ꎬ正确的意识形态是各项工作的指南针ꎬ使管理工作的思路更清晰ꎬ目标更明确ꎮ高校办公室管理工作人员应具有大局意识、服务意识、目标意识、责任意识、形象意识、规范意识、效率意识ꎮ要想真正树立并贯彻这些意识ꎬ就要鼓励办公室人员多读书ꎬ多学习先进经验ꎬ多在工作中积

收稿日期:２０１９－０３－１０

作者简介:黄林(１９７７－)ꎬ男ꎬ本科ꎬ助教ꎮ

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高校办公室的管理理念和制度没有跟上新时代发

展的步伐ꎬ缺乏科学性、现实性、针对性、前瞻性ꎬ存在一定程度的滞后或偏离ꎬ使高校办公室缺失了实施管理和解决问题的依据ꎬ严重影响工作质量和效率ꎮ办公室管理工作要以学校工作为重点进行组织调查研究ꎬ为制定理念和制度提供可靠依据ꎮ

２􀆰３　人员专业能力参差不齐

立信息管理、整合、发布、验收的标准ꎬ借助新媒体、ＡＰＰ、大数据、云计算等手段ꎬ实时汇总信息并加以分３􀆰４　加强信息网络安全管理

析ꎮ第四ꎬ对办公自动化系统进行定期检查和更新ꎮ

高校办公室的工作人员具有不同的专业背景、性

格特点、心理素质、专业水准ꎬ部分工作者还缺乏工作经验ꎬ不具备应有的办公室管理能力ꎮ人员综合素质的参差不齐ꎬ对工作安排和效率管理提出了挑战ꎬ若工作分配不合理、不规律ꎬ势必对高校办公室的管理质量２􀆰４　信息化、智能化程度不够和效率造成不良影响ꎮ

办公自动化为各项工作带来便利的同时ꎬ也带来

了一定的信息安全风险ꎬ如信息丢失或泄露ꎮ因此ꎬ在高校办公室网络系统的硬件、软件、基础设备、存储材料等方面ꎬ需要安排专业人员进行日常维护和安全管理ꎮ此外ꎬ办公室工作人员要加强对各种信息安全防护技术的应用ꎬ充分认识信息安全等级ꎬ提高信息安全意识ꎬ承担信息安全责任ꎮ

新时代、新技术的发展使得办公自动化、信息化、

智能化成为现实ꎬ高校办公室管理工作也可乘此东风提高工作效率ꎮ但目前来看ꎬ很多高校的办公自动化程度不高ꎬ意识不强ꎬ工作舒适性和惰性影响了工作人员的信息化武装速度ꎮ很多高校对网络信息安全的管理不到位ꎬ导致人工操作时出现信息丢失、记录模糊、信息泄露等问题ꎮ

３　优化创新策略

３􀆰１　优化高校办公室工作需从源头开始更新管理理念和制度

ꎬ即从更新管

理理念入手ꎮ只有正确定义办公室工作的实际意义ꎬ正确认识工作人员的主导价值ꎬ才能真正激发组织人员的内在潜能ꎬ提高工作效率和积极性ꎮ健全的管理制度能够明确工作方向ꎬ高校要认清办公室管理工作的价值和目标ꎬ学习并引进科学的管理制度ꎬ提高管理制度的针对性、适用性、有效性、评价性、激励性ꎮ优化办公室内部的业务结构和职能分配ꎬ减少或消除无效工作ꎬ完善考核标准ꎬ强化正反回馈机制ꎬ落实责任３􀆰关联２　ꎮ

要重视办公室工作中的协调环节提高协调能力ꎬ加强对办公室

工作人员协调能力的培养ꎬ把协调能力作为衡量办公室人员管理能力的重要指标ꎬ这样才能处理好各项事务ꎬ从而推动全局的健康发展ꎮ要善于从宏观角度思考问题ꎬ高校办公室要在复杂环境和繁杂工作中抓住主要矛盾ꎬ发现具有前瞻性、规律性、战略性、全局性的３􀆰问题３　ꎬ提高办公自动化水平

并主动进行反馈、讨论和解决ꎮ

办公自动化简称ＯＡꎬ是一种以先进的科学技术、

信息技术、系统科学、行为科学为支柱的综合性技术ꎮ高校办公室是一个信息交汇的地方ꎬ正确使用办公自动化ꎬ可以将工作人员从重复性、例行性的工作中解放出来ꎮ第一ꎬ学校要认识到信息化建设的必要性和紧迫性ꎬ应根据学校未来规划和实际需要建设办公室自动化系统ꎬ实现电子化办公ꎮ第二ꎬ优化信息管理业务流程ꎬ规范信息管理工作内容ꎬ细化信息管理责任分配ꎬ健全信息管理机制ꎬ制定安全防护措施ꎮ第三ꎬ建

３􀆰５　学校的竞争也是管理人员整体水平的竞争提高工作人员的素质、能力、信息化水平ꎮ提高

高校办公室工作人员的整体素质是适应并推进教育改革的必经之路ꎬ也是提升办公室管理工作质量的客观要求ꎮ因此ꎬ高校需从理念、制度、素质、能力、信息化水平等方面提高办公室工作人员的管理能力ꎮ第一ꎬ可通过系统授课、观摩学习、体验活动、比赛练兵、经验分享、业务考核等方式提高办公室工作人员的综合素质ꎬ坚持定期培训和学习ꎬ形成良性循环ꎬ增强办公室人员的价值感、认同感、使命感ꎮ第二ꎬ要紧跟时代发展ꎬ逐步提高对办公室工作人员的各项要求ꎬ使其走出工作舒适区ꎬ提高竞争力ꎬ充分激发自身潜力和工作积极性ꎮ第三ꎬ优化奖罚机制ꎬ以激励为主ꎬ惩罚为辅ꎬ强化人性管理ꎬ充分认可工作人员的进步和贡献ꎬ激发他们的创造性和主动性ꎬ全面提升办公室服务意识和综合活力ꎮ第四ꎬ信息时代的更新换代速度极快ꎬ工作人员需时常关注和了解先进技术的进步ꎬ主动寻求有利于提高工作质量和效率的方法ꎮ

４　结语

高校肩负着培育高等人才的重大使命ꎬ高校办公室管理工作更需精益求精ꎮ新时代背景下ꎬ信息化、智能化的不断发展为高校办公室管理工作提供了新思路ꎮ高校办公室所担负的职责既复杂需灵活ꎬ需时刻警惕办公室管理工作中出现的弊端ꎬ并紧随新时代的发展要求ꎬ借助新理念、新工具、新方法ꎬ对高校办公室管理工作进行优化ꎮ参考文献:

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