行政人资部工作改善建议

⾏政⼈资部⼯作改善建议

⼆0⼀七年七⽉

第⼀部分 ⾏政⼈资部现状概述 ⼀、部门组织架构 ⼆、部门岗位设置及⼈员配置情况 三、部门⼯作内容及岗位分⼯情况 四、部门管理现状 第⼆部分 ⾏政⼈资部⼯作改善建议⼀、部门⾃⾝建设⼆、⾏政⼯作改善三、后勤保障⼯作改善四、⼈资⼯作改善⽬录前⾔

⾏政⼈资部作为公司⼋⼤部门之⼀，担负着公司⾏政后勤管理、⼈⼒资源管理两⼤核⼼⼯作，是公司经营活动中的重要综合性管理部门。

08-10年期间，随着公司的不断扩⼤（第三次技改），公司将⾏政和⼈资⼯作从整体向独⽴进⾏了调整，细化并区别了⾏政和⼈资⼯作内容，增设了⾏政和⼈资⼯作⼈员。11-15年期间，随着公司全⾯搬迁⾄郫都区新⼚区后，部门⼯作再进⼀步细化，⾏政和⼈资岗位的设置更加有针对性，岗位⼈员的配备更加完善。但从部门近⼏年的⼯作开展情况来看，其部门整体⼯作更多停留在⽇常⾏政和⼈事事务性⼯作以及后勤保障服务性⼯作上，⽽没⽤真正发挥出综合管理、统⼀协调的作⽤。

为了更好地优化部门核⼼⼯作，促进部门⾛向规范化、科学化管理之路，进⽽完善公司管理，此建议报告通过对⾏政⼈资部管理现状进⾏了分析，摸清了部门管理各个环节中出现的问题，并提出了优化建议。第⼀部分⾏政⼈资部现状概述⼀、部门组织架构

根据⾏政⼈资部⽬前的岗位设置和⼯作分⼯，绘制部门组织架构如下：

组织架构图说明：

1、⾏政⼈资部由⾏政⼈资总监总负责，内部分为⾏政组和⼈资组，⾏政组设有⾏政主管，直接下级为负责⾏政事务⼯作和后勤保障⼯作的岗位⼈员，业务⼯作的开展由⾏政主管直接指挥、指导和监督考核；⼈资组各岗位为平级关系，直接上级为⾏政⼈资总监，业务⼯作也由⾏政⼈资总监直接指挥、指导和监督考核，⾏政主管对⼈资组岗位⼈员起到⼯作纪律的监督作⽤。2、负责后勤保障⼯作共有四个班组，即⾷堂⼯作组、宿舍（含清洁和绿化）⼯作组、⼩卖部⼯作组以及保安班。⾷堂、宿舍、⼩卖部三个⼯作组的⼯作由各⾃⼯作组管理员进⾏协调和安排，该三个⼯作组由⾏政主管直接管理；保安班由⼈资组培训专员直接管理，⾏政主管对保安岗位⼈员起到⼯作纪律的监督作⽤，同时也有权对涉及⾏政事务的⼯作进⾏协调和安排。⼆、部门岗位设置及⼈员配置情况

⾏政⼈资部共设岗位19个，其中管理岗位2个，⾏政岗位8个，后勤岗位9

个；部门现有员⼯36⼈，⾏政⼈员11⼈，后勤⼈员25⼈。除开部门负责⼈，⾏政组⾏政岗位共6个，共7⼈；⼈资组⾏政岗位共3个，共3⼈。详见下表：管理岗位⾏政⼈资总监⾏政主

管1 1

⾏政岗位⾏政专员⾏政助理⾏政前台⾏政司机⽹络维护员招聘专员培训专员绩效专员

1 2 1 1 1 1 1 1⼆线岗位⾷堂管理员宿舍管理员⼩卖部售货员保安班长保安⾷堂厨师⾷堂帮⼯

清洁⼯绿化⼯1 1 1 1 7 3 3 5 3

三、部门⼯作内容及岗位分⼯情况

根据部门内部分配实际情况，⾏政组和⼈资组负责⼯作内容如下：部门⼯作内容情况⼯作⼤类⼯作内容⾏政组⾏政事务⼯作

⾏政规章制度建设、公章管理、资质证照管理、会务管理、接待物资管理、基建维护管理、车辆管理、办公物资管理、办公计算机及⽹络维护管理、员⼯考勤管理、员⼯福利管理、员⼯劳保⽤品管理、档案管理、外联⼯作、⼚区安保物资管理、部门⾏政事务⼯作后勤保障⼯作

⾷堂管理、宿舍管理、⼩卖部管理、⼚区清洁管理、⼚区绿化管理

专项（体系类）⼯作品牌建设、企业⽂化建设、三体系建设⼈资组⼈⼒资源⼯作

⼈资规章制度建设、招聘管理、绩效考核管理、薪酬管理、培训管理、⼯伤管理、员⼯关系管理、员⼯档案管理后勤保障⼯作⼚区安保⼯作管理专项（体系类）⼯作

环保和安全外联⼯作、三级安全⽣产标准化建设、企业⼯作和管理标准化建设、协助完成三体系环境和职业健康相关⼯作岗位分⼯情况岗位⼯作内容⾏政组⾏政主管

⾏政规章制度建设、公章管理、品牌建设、企业⽂化建设、三体系建设、外联⼯作、⼚区安保物资管理、负责所有⾏政事务和后勤保障⼯作的统筹管理⾏政专员

⾏政规章制度建设、基建维护管理、资质证照管理、接待物资管理、员⼯福利管理、部门⾏政事务⼯作

⾏政助理员⼯福利管理、办公物资管理、部门⾏政事务⼯作⾏政前台

⾏政规章制度建设、会务管理、员⼯考勤管理、档案管理、部门⾏政事务⼯作

⾏政司机⾏政规章制度建设、车辆管理

⽹络维护专员⾏政规章制度建设、办公计算机及⽹络维护管理

⾷堂管理员⾷堂管理宿舍管理员

宿舍管理、办公物资管理、员⼯劳保⽤品管理、⼚区清洁管理、⼚区绿化管理

⼩卖部管理员⼩卖部管理

⼈资组招聘专员⼈资规章制度建设、招聘管理、员⼯关系管理、员⼯档案管理绩效专员⼈资规章制度建设、绩效考核管理、薪酬管理、员⼯关系管理、企业⼯作标准化建设培训专员

⼈资规章制度建设、培训管理、⼯伤管理、员⼯关系管理、⼚区安保⼯作管理、环保和安全外联⼯作、三级安全⽣产标准化建设、企业管理标准化建设、三体系建设保安班长⼚区安保⼯作管理部门⼯作内容及分⼯情况说明：

1、⾏政⼈资部从整体上⼤致分为⾏政事务、⼈⼒资源、后勤保障及专项（体系类）四⼤类⼯作，分别由⾏政组和⼈资组各岗位⼈员完成对应的⼯作。⾏政组

主要⼯作是⾏政事务和后勤保障管理两⽅⾯；⼈资组主要⼯作是⼈⼒资源管理六⼤模块相关⼯作内容。但随着公司发展需要，部门的⼯作内容在逐步丰富化和多样化，涉及专项（体系类）⼯作也在逐步增多。

2、⾏政组的⼯作分⼯，采取的是依据现有岗位⼈员的⼯作能⼒和根据⼯作的难易程度，分配给了对应的岗位⼈员来完成；⼈资组则根据⼈⼒资源管理六⼤模块进⾏岗位⼯作分配，但随着部门负责的专项（体系类）⼯作的增多，⼈资组个别岗位增加的⼯作内容也明显增多。四、部门管理现状

从⾏政⼈资部⽬前的组织架构、部门岗位设置及⼈员配置、部门⼯作内容及岗位分⼯及部门管理现状来分析，部门管理上存在以下问题：

1、从部门整体结构化来看，更多偏向于⾏政管理，⽽轻⼈⼒资源管理；

2、⾏政组和⼈资组从专业⼯作⾓度来看应该相对独⽴，但在部门内部，⼈资组会经常配合⾏政组开展部门各项⾏政事务⼯作；

3、⾏政组的⼯作更多偏向于⽇常事务性⼯作和后勤保障服务性⼯作，对⾏政制度、流程的建⽴等⽅⾯较为薄弱，且对现有的⾏政制度、流程的监督执⾏较为松散，直接影响公司整体⾏政办公氛围；

4、⾏政组未进⾏系统的岗位设置和⼯作划分，现有岗位⼈员的⼯作内容受⾏政组⼈员变化⽽变化，即⼈员减少，则其岗位要负责的各项⼯作会对应分配给其他岗位⼈员；⼈员增加，⼜将其他岗位⼈员的⼯作剥离⼀部分，组合成新进⼈员的岗位⼯作；5、⼈资组的⼯作内容⼤多属于传统⼈事服务⼯作，各项基础管理⼯作相对薄弱，⽐如公司组织设计和⼯作分析等基础⼈资⼯作未开展，公司各部门定岗定编不完善，各部门⼈员是多是少，是招是减等问题时有发⽣；其次未形成⾏之有效的岗位说明书，导致员⼯对岗位责权不明的情况；

6、⼈资组岗位⼈员在专业知识有所⽋缺，且部门负责⼈对于⼈资各项⼯作的专业指导有限，各项⼈资⼯作开展并不理想，故不能充分发挥对公司经营决策起到“参谋”的作⽤，进⽽对实现公司经营⽬标、提⾼企业竞争⼒等⽅⾯难以⽀撑；

7、由于部门内部分⼯的原因，个别岗位⾮本职⼯作的增加导致⼯作重⼼已经偏离本职岗位，⽐如培训专员；个别岗位因为⼯作丰富化，在增加⼯作量后⼜未及时给予员⼯物资激励，⽐如宿舍管理员；

8、⾏政组和⼈资组共⽤办公环境，⼈资组在开展招聘⼯作，处理和探讨员⼯“敏感性”问题上多有不便。第⼆部分⾏政⼈资部⼯作改善

⼀、部门⾃⾝建设

⾏政⼈资部⼯作作为公司发展的动⼒源，⾃⾝的正规化建设⼗分重要。因此，为适应公司未来发展所需，朝着现代化企业⾏政和⼈资⼯作要求，将⾏政和⼈资⼯作从简单的⼈和事的管理提升到公司战略⾼度。⾏政⼈资部应基于稳定、合理、健全和⾼效的原则，制定出⼀个科学的部门组织架构，确定和区分部门每项⼯作职能，建⽴完善对应职能的⼯作组，使每个⼯作组、每个岗位的职责清晰明朗，做到既⽆空⽩、也⽆重叠，争取做到组织架构的科学适⽤，尽可能三年内不再做⼤的调整。（⼀）部门组织架构调整

改善说明：

通过与现⾏组织架构相⽐，调整后的组织架构存在以下优势：

1、将后勤保障类⼯作从⾏政组和⼈资组划分出来并整合成⽴后勤组，使得部门职能更加清晰，进⽽形成了部门三⼤职能模块，即⾏政管理、⼈⼒资源管理和后勤保障管理。各职能模块分⼯明确，相互配合，促进⾏政⼈资部成为公司重要的管理和服务部门；

2、设置后勤组和增设后勤主管岗位，使得后勤保障各项⼯作能够集中管理，提⾼后勤保障服务质量；

3、通过将后勤保障⼯作从⾏政组划分出来，减少了⾏政主管的管理幅度，使得⾏政主管能从后勤保障事务性⼯作中“抽⾝”出来，进⽽能在⾏政业务领域发挥更多的创造性，同时也能协助⾏政⼈资总监对公司⾏政管理进⾏系统全⾯的战略规划和部署；4、整合⾏政助理和⾏政前台的⼯作，是从现有两个岗位⼯作饱和度考虑，其主要职责是协助⾏政主管处理部门⽇常⾏政事务性⼯作；

5、设置安全环保专员，是从⽬前外界的安全和环保形势，以及有效执⾏三体系各项⼯作⽅⾯考虑，在⾏政主管的指导下，能有效的开展安全和环保⼯作。

6、⼈资组增设⼈资主管，使得⼈资组各项⼯作得到有效监督和调配，减少了⾏政⼈资总监的管理幅度，同时能协助⾏政⼈资总监对公司⼈⼒资源管理进⾏系统全⾯的战略规划和部署。（⼆）职能分⼯调整

基于部门组织架构的调整，则需要由⼈资组牵头，⾏政组和后勤组配合，对部门三⼤职能⼯作进⾏⼯作分析，将对应职能的⼯作内容进⾏清晰界定，同时完善部门定岗定编、各岗位职责。（三）⼈岗匹配调整

基于部门定岗定编和各岗位职责，分析现有⼈员⼯作能⼒的长处和短板，⽐如⼯作责任⼼、学习能⼒，应变能⼒等⽅⾯进⾏综合分析，把现有⼈员放置在合适的岗位，实现⼈岗匹配。（四）加强部门⼈员素质培养

为保障部门各项⼯作的有效改善和提⾼，⾏政⼈资部在安排各部门年度培训的同时，应⼤⼒加强对部门⼈员的素质培养。⼆、⾏政⼯作改善

基于部门结构化调整，⾏政组能有更多精⼒在以下⼏个⽅⾯深⼊开展⼯作：（⼀）⾏政制度、流程的建⽴，并进⾏有效监督实施；公司正处于发展阶段，必须要有⼀套规范的制度和流程来进⾏管理，把各项⼯作任务制度化、流程化，真正做到流程管事，制度管⼈。制度与流程体系建设是⾏政组当前的核⼼任务，制度与流程体系服务公司的战略和发展计划，先建⽴后完善，逐步推进。

（⼆）公司信息化管理体系建设；随着公司的⽇益壮⼤，公司朝着现代化管理发展的趋势是必然的，公司⽬前引进的如OA、ERP、考勤系统等信息化管理平台在⽇常⼯作中的运⾏其实并“不顺”，⾏政组应遵从“引进⼀项、落实⼀项”的原则，为公司创造现代化、科学化的管理环境，提⾼公司运作效率和效益。

（三）企业⽂化的深⼊固化；公司发展⾄今已有26年历史，企业⽂化的固化，能有效增强员⼯的归属感，进⽽助推员⼯的思想⾏为与公司发展保持⼀致，故企业⽂化的深⼊固化也是⾏政组应该去思量的重要⼯作之⼀。

（四）系统开展安全和环保⼯作；从⽬前外界的安全和环保形势，公司以往在安全和环保问题上的“应检式”⼯作模式已经不再适⽤，故此两项⼯作的系统开展必不可少。三、后勤保障⼯作改善

后勤保障类⼯作从⾏政组和⼈资组划分出来后，后勤组需要在服务意识上加强，为全员提供优质、稳定的⼯作和⽣活环境，其⼯作重点改善在以下⼏个⽅⾯：（⼀）加强公司基建的“预判性”维护；公司搬迁新⼚区已经6年了，基建设施随着⽇常使⽤逐

渐⽼化或磨损，后勤组应加强“预判性”维护，每年制定详细的基建维护⽅案和措施，进⽽保证⼯作和⽣活环境不受影响。（⼆）加强⾷堂管理⼯作的改进、提升；民以⾷为天，⾃古就有。后勤组应进⼀步在饭菜质量，改善⽤餐环境，保证⾷品安全等问题上下功夫，同时加强⾷堂的服务意识，定期进⾏⼀次调查，并汇总意见和建议，积极应对和调整。

（三）加强安全保卫⼯作；安全保卫⼯作关乎员⼯和公司的⽣命财产安全，因此，后勤组对此项⼯作亦⾼度重视。除⽇常的安全巡检外，应加强安保⼈员的培训教育，进⼀步提⾼他们的防范能⼒；加强公司消防安全定期排查，发现隐患及时整改；加强全员安全消防意识教育，定期组织消防演练。

（四）加强住宿管理⼯作；从保障在⼚居住员⼯的⽣活、休息质量为出发点，定起对公司倒班房进⾏检查，设施维护；亦可开展⽂明宿舍评⽐活动，对⼲净整洁的宿舍予以表扬和⿎励，对脏乱差的宿舍居住⼈员进⾏指正和教育，进⽽为⼤家创造安全、⽂明、清洁的居住环境。四、⼈资⼯作改善

从⽬前部门三⼤职能模块的⼯作来看，⼈资⼯作还任重⽽道远，其主要是⼈资管理基础薄弱，从业⼈员专业技能受限，公司⼈资不明等诸多因素所影响，基于去除⼈资组其他⾏政事务和后勤保障⼯作，且增设⼈资主管的基础上，⼈资组应该着重做以下⼯作改善：

（⼀）⼈资制度建设⽅⾯

1、建⽴完善各项⼈资制度和流程；同⾏政管理⼀样，公司必须要有⼀套规范的制度和流程来进⾏管理，区别在于⾏政管理作⽤于事的管理，⼈资管理作⽤于⼈的管理。⼈资管理制度与流程涵盖⼈⼒资源招聘、任⽤、薪酬、考核、培训、辞退等多个环节。建⽴与完善⼈资管理制度以保证在公司内部形成⼀致的、显性的管理契约，保障⼈资事务有序执⾏，并根据实际执⾏情况不断完善，减少⼈资⼯作的主观⾏为；

2、⼈资制度不仅仅是公司单⽅⾯制定实施即可，其制度本⾝的合理性、科学性，要靠在执⾏后的反馈信息中得到。通过采⽤定期开展员⼯座谈会，与⼈资主管⾯谈、员⼯满意度调查等⽅式，全⽅位了解员⼯对公司管理的理解及各⽅⾯的意见与要求，从⽽及时向公司决策层提供改进建议。（⼆）⼈才管理⽅⾯

1、公司的⼈资⼯作被多种因素制约，其中包括公司领导⽀持，战略定位的准确性，是否亲⾃参与等，这些也正是公司⼈才管理的导向和⼈资⼯作⽅向；所以⼈资组应定期向公司决策领导进⾏⼯作汇报，通过交谈获取公司⼈才管理和信息，以便各项⼈资⼯作能有的放⽮。

2、⼈才管理不只是⼈资组的⼯作，⽽且是各职能部门的⾸要职责，作为职能管理的⼈资组固然重要，重要的是全公司各级管理⼈员对⼈⼒资源的认识及执⾏能⼒。故加强⾮⼈⼒资源管理者的⼈⼒资源培训应经常性开展，直⾄各级管理⼈员对⼈⼒资源⼯作有共同的认识和理解。

3、健全的薪酬和晋升体系是保证⾼质量⼈才可持续发展的前提，同时也是激发员⼯⼯作积极性的重要⼿段。⼈资组未来三年应在此项⼯作上着重制定⽅案，积极向公司决策层提供改进建议。（三）公司组织优化⽅⾯

正如前⾯所讲，如同⾏政⼈资部的⾃⾝建设⼀样，公司组织结构还需要进⾏优化，⾏政类员⼯与⼀线员⼯数量⽐例失衡也来源于组织结构问题。组织结构建设决定着我公司的发展⽅向。为此，⼈资组⾸先应完成公司组织架构的优化，通过对公司未来发展态势的预测和分析，制定出⼀个科学的公司组织架构，同时对各部门的职能进⾏系统的⼯作分析，确定和区分每个部门的权责，使每个部门、每个职位的职责清晰明朗，保证公司的运营在既有的组织架构中运⾏良好、管理规范、不断发展。（四）公司团队激励⽅⾯

公司发展⾄今，⼯龄5年以上的员⼯极其稳定，好的⽅⾯说明公司⽂化氛围好，员⼯忠诚度⾼；不好的⽅⾯体现为公司内部竞争⼒极弱，公司“新鲜⾎液”不畅，，员⼯感知内外压⼒较⼩，团队活⼒不⾜，员⼯学习⼒不强，创造性、创新性不⾜等。为此要在公司营造有竞争⼒的⼯作环境，应从以下⼏点⼊⼿：

1、围绕“能者上、庸者下”的⼈才思想，在公司全⾯开展可操作绩效考核管理，并充分利⽤绩效考核中的末尾淘汰制，让员⼯感知⼯作压⼒；同时对绩效结果⾼的员⼯，予以薪酬晋级等激励措施；

2、在公司建⽴⼈才梯队，帮助关键岗位⼈员做好个⼈发展规划，加强对关键岗位⼈员的重点培养，并给予新的⼯作挑战，配以职务晋升或薪酬晋级等⼿段，进⽽做好公司⼈才储备⼯作；

3、培训是以提升员⼯综合能⼒，进⽽提⾼公司整体⽔平的重要⼿段之⼀；每年把最优的培训成本花在最具发展潜⼒的员⼯⾝上，将员⼯个⼈提升与职务晋升或薪酬晋级有机结合，促进员⼯学习意识提⾼，将公司打造成学习型组织；（五）加强⼈资⼯作的专业素质培养

就⽬前⼈资组的业务能⼒，达到现代⼈⼒资源管理的⽔平还有⼀段距离，并且缺乏专业的管理⼯具和⽅法，那么加强部门建设的同时，⼈资⼯作者的培养也⾄关重要。⼀是通过公司培训来加强⼈资⼯作者的素质提升，⼆是⿎励和要求⼈资⼯作者积极参加专业学习；三是适时引进⼈⼒资源管理咨询，通过外部专业团

队的⼊驻，公司内部⼈资⼯作者积极参与和配合，进⽽学习和掌握现代⼈⼒资源管理⼯具和⽅法。2017年7⽉26⽇