企业管理Ｅ 提升企业档案管理水平探索 宋焕东 【摘 要】随着经济社会的快速发展，如何管理好、使用好档案成为摆在企业管理者面前的一个重要课题，本文就如何更好 的提升企业档案管理水平，使其更好的服务于企业的科研、生产、决策等各环节，提出一些探索意见。 【关键词】企业档案管理科学规范一体化管理 档案管理是企业基础管理工作中的重要环节，要以“四化”建 案管理教育培训工作，每年通过组织《档案法》、《档案管理考核 设（专业化、信息化、标准化、高端化）为抓手，全面提升企业的 办法》等法规制度的培训考核，使有关管理干部和专业技术人员掌 档案管理水平，更新档案管理观念，创新档案管理模式，加强档案 握档案管理的基本知识和工作技能，成为企业档案管理工作的能手。 资源开发，只有这样才能为企业的生产、经营管理和决策提供一流 的服务，为企业持续健康发展做出更积极的贡献。 ２．以档案信息化为核心，加快推进档案管理现代化步伐 优化协同办公系统应用。要迅速推广应用协同办公系统，充分 １．以管理专业化为基础，建立高效务实的档案组织体系 程高效推进档案管理工作。企业主要领导要高度重视档案管理工作， 重要工作亲自部署，重大问题亲自过问，重要环节亲自调度，重要 事项亲自督办，确保企业档案管理工作与企业效益同步发展。 管理科学规范。要把档案工作纳入企业的整体发展规划，在全 发展规划，明确年度工作任务，制定分阶段实施计划，确保档案管 理工作的规范性、科学性和系统性。要开展档案专业自评和综合自 认识该系统对档案管理信息化的重要意义，全面组织人员参加培训 管理工作的实际。 加深与企业信息系统的融合。依托生产管理系统（ＰＭＳ），实 现生产建设领域档案数据的实时更新、查阅、操作的全数字化管理。 以空间图形（ＧＩＳ平台）为载体，建设完善图模一体化平台，对每 组织领导到位。要建立健全档案管理组织体系，全方位、全过 班，对档案管理模块提出应用改进建议，使系统更加符合企业档案 面完成档案管理规划的基础上，继续制定并落实新一时期档案工作 次操作的数据进行自动记录存储。 积极开发档案信息资源。充分利用现代化设备，将文书档案、 音像档案、科技档案全部录入档案数字化管理系统，实现了档案的 评，通过自查，发现在业务建设、信息化建设以及设施设备建设等 网上存贮、统计、分类、检索、开发和异地查阅等功能。加强档案 方面的问题，制定改进措施计划，明确“量、质、期”要求，做到 “责任、压力、操作、监督”四到位。 人员配备充足。根据企业发展需要，企业档案室要配备专职档 案员数名，应具备专业技能及副馆员以上职称，还要面向基层配置 实体与信息的安全防护，企业档案信息数据库全部实现异地备份， 确保网络传输及档案数据库的安全。 ３．以流程标准化为抓手，为中心工作提供高效便捷的服务 实现档案资料收集标准化。要严格规范基础档案资料的收集工 兼职档案员。只有完备的档案管理三级网络和相对稳定的档案工作 作，明确划分车间、部室资料归档的职责、范围和要求，确保文书 队伍，才能有力保证企业档案管理工作的正常开展。要高度重视档 档案、财务档案、实物档案以及科技档案的及时、完整移交，要做 资源。通过人力资源规划，能了解哪些人员是组织短缺的，制定有 源规划展示了企业未来的发展机会，充分考虑了员工个人职业生涯 吸引力的发展和薪酬以留住组织所需的人力资源。 发展，满足了员工的个人需要，可以激发出员工的持久积极性。在 ３．４使企业充分有效地利用人力资源。人力资源规划能够保障 企业所提供的与员工个人需求基本相符时，员工就去努力追求，在 企业拥有足够数量且满足工作要求的人力资源来适应企业发展的需 工作中表现出主动性与创造性；而一旦有能力的人员过多流失，就 要，同时，还能避免人力资源的浪费，最大限度节约人力资源成本。 会使企业竞争力大大削弱、效益下降，降低士气。就会加速人员的 人力资源规划可以使企业能把合适的员工安置在合适的岗位，最大 流失，使企业进入恶性循环。 限度地科学配置，人尽其才。 ３．５为开发、培训提供信息，使员工能适应不断变化的环境需 参考文献：要。人力资源规划在为员工招聘提供信息的同时，也为员工培训提 ［１］曹嘉晖，张建国．人力资源管理．成都．西南财经大学出版 供了信息。在快速变化的环境下，企业遇到的所有人力资源的问题 社．２００９．３ 并不是单纯通过外部招聘就能够解决的。员工培训不但能使员工个 人的知识技能水平得以提高、工作适应性加强，也可以满足企业对 人力资源新的需要。 ３．６有利于充分调动员工的积极性与创造性。员工的需求要靠 企业来满足，它包括员工个人的物质利益需求和精神需求。人力资 （作者单位：七煤（集团）公司社会保险事业管理局；黑龙江 七台河１５４６００） ［２］唐军华．煤矿企业人力资源管理．北京．煤炭工业出版社．２０１０．６ ［３】谭章禄．煤炭企业人力资源管理．北京．煤炭工业出版社．２００６．５ ｗｗｗ．ｇｕａｎｈ＇ｇｕｅｎｃｈａ，ｃｏｍ管理观察－总第５１４期 蛋企业管理 深化企业效能监察工作的思考 田国利【摘吴剑 要】本文针对目前企业效能监察工作存在的一些问题进行了剖析，并从加强领导认识、完善组织建设、明确职能定位、 问题建议 加强成果转化等多个方面，就如何组织开展好效能监察工作，提高监察工作水平，提出了一些建设性观点。 【关键词】企业效能监察经过二十年的探索和发展，企业围绕本单位生产经营的重点、 工作的不信任，效能监察在堵塞漏洞、完善制度方面取得的成效越 大，说明自己分管的工作失误越多，是对自己工作的否定，进而产 改革发展的难点和群众反映的热点积极开展效能监察工作，查找问 题，堵塞漏洞，为企业的改革、发展、稳定起到了积极作用…。然而， 生抵触情绪；有的领导认为效能监察工作只是监察部门的事，导致 １．２组织建设不健全 企业在开展效能监察工作中还存在一些不容忽视的问题。本文就效 对效能监察工作不关心、不过问、主动参与的积极性不高等现象 Ｊ。 能监察中存在的问题及如何克服这些问题做好效能监察工作谈几点 建议。 企业在配备效能监察力量存在不均衡，差距较大的情况：大型 厂所的效能监察工作从组织机构设置到人员配备一般都比较健全和 科学合理，小厂小所效能监察的组织建设相比不够完善。如规模较 １．效能监察工作中存在问题 ｌ＿１思想认识不到位 部分领导人员思想认识不到位，导致其对效能监察工作的态度 大的厂所在纪检监察部下单独设立了效能监察处，由具备财务、审 和管理方式千差万别。有的领导把效能监察当作“１１０”，凡是一 计等专业背景的人员组成；但规模小的厂所由于纪检监察部门的机 些棘手的事都交给纪检监察组织去办，一定程度上造成纪检监察组 构压缩、减少、合并，人员不断精简，有的单位将纪检、监察、审 织负担过重和超越职权、越俎代庖有的领导把效能监察当作“１１９”， 计合署，以合并职能、缩减人员编制，个别单位的机构设置和人员 仅仅起到灭“火”消“灾”作用；有的领导认为效能监察是对自己 配备已难以适应开展效能监察工作的需要。 到档案完整率、归档率和准确率均达到１００％。 息系统的无缝链接，将文档、科档查询系统进行集成统一，新增图 实现档案查询标准化。积极拓宽档案服务内容，建立起科学完 纸矢量化、文档ＯＣＲ、ＯＡ文件导入等功能，实现文档一体化管理。 善的档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、字号索引目录、 强化档案安全管理。严格按照档案管理“九防措施”要求，在 底图目录以及机读目录等多种检索工具平台，最大限度满足档案使 库房配齐温、湿度测试仪以及灭火器等消防器材，配备了１２１１卤 用者的需求。规范电话咨询、来人查询、提供资料、出具证明等档 代烷自动灭火系统，确保档案安全管理工作万无一失。从管理与技 案查询标准服务流程，为企业工作的正常开展和领导的科学决策提 术两方面加强档案数据库安全工作，对于可开放的档案，通过内部 供方便快捷、翔实可靠的资料服务。 网络公开提供利用，属不公开的档案信息从物理层面杜绝与局域网 实现档案资源加工标准化。深入开发利用档案信息资源，有计 的连接。同时，企业档案信息数据库要全部实现异地备份，保证企 划开展档案资源的深层次、标准化加工，积极编写《大事记》、《史 业档案数据库的安全可靠。 料汇编》、 《资料汇编》等编研资料，促进企业各项工作的顺利开 面对企业发展的新形势、新任务、新挑战，要进一步增强档案 展。强化档案管理工作的上下联动，形成政令畅通、资源共享、协 管理工作的紧迫感、责任感和使命感；按照档案管理“集团化运作、 调一致的集约化档案管理工作新机制。 标准化建设、信息化应用”的管理要求，全面推进档案管理机制、 标准制度、信息化和素质能力“四个建设”，加快推进档案管理现 ４．以配套高端化为支撑，打造先进的档案管理软硬件环境 坚持高端引领、加大投入，持续加强档案管理软硬件设施建设， 为档案管理水平的提升提供坚强支撑。 代化和工作价值的“两个提升”，推动档案管理不断迈上新的台阶， 为企业创新发展提供更加优质高效的服务。 强化硬件环境建设。根据企业发展需要和档案工作规划，要拓 展档案管理办公区域，实行库房、阅览室和办公室的三室分开，档 参考文献： 案管理库房实用面积、配置密集均要满足新形势下企业档案管理工 作的需要。 学；２０１１（０１） 。 ［１］李国兰；提升档案管理科学化水平的路径选择【Ｊ】；山会科 强化技术装备完善。提高档案管理高端装备水平，引进数码相 机、复印机、绘图仪、大型工程扫描仪、文件扫描仪等全套数字化 设备，提升企业档案管理数字化、信息化和实用化水平。有能力的 ［２］王巍；搞好档案管理服务企业发展【Ｊ】；科技档案；２００７（Ｏ１） （作者单位：国网山东省电力公司烟台供电公司；山东 烟台 企业可安装投运ＰＤＥ档案管理系统，实现档案管理系统与企业各信 ２６４００１） ＠管理观察・２０１３年８月中旬刊
