做好档案基础工作必须在深细实上下功夫、、大丰县档案馆张重英档案基础工作是多方面的,它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等。检索工具的制作是为开展利用工作创造条件的,所以也属于基础工作性质。各项基础工作是我们档案工作人员的业务基本功之一,要做好这方面的工作,必须在深、细、实上下功夫。所谓“深”,就是要深入实际办实事。就县档案馆来说,在县档案局尚未建立的情况下,一方面要深入基层档案室,加强面对面的业务指导,不断提高基层档案人员的业务水平,努力提高立卷质量,一方面馆内工作要过细,要对各全宗的档案多作调查研究,熟悉档案内容,发现问题及时解决。如某些案卷标题作了补充,而案卷目录上未及时加注,造成利用中的困难。平时利用中,我们也发现“两办”案卷有些标题笼统,难于查找。为了解决这一问题,去年我们下决心组织力量对“两办”长期卷逐一复看,对其中300余卷标题不确切的作了适当修改,从而方便了在找利用。如某卷原标题为“关于劳动工资的规定、通知、报告、批复”,根据卷内文件的实际内容,我们将其改为“、省人委、盐城专署关于劳动工资、工商、供销、精简安置工作的规定、报告、批复、通知”。1986年21月,新丰轧花厂陈志高同志为落实定补,来我馆查阅1962年关于《精简职工安置办法的规定》。根据修改后的案卷目录调卷,两分钟就查到了;后查文件。所谓“细”,就是做每一项基础工作都一40一必须认真细致,不能草率从事。就拿编制检索工具来说,看起来编制了卡片几千几万张,编制文号索引多少本,但如果编制中稍不细心,查到文件标题调不到案卷的事仍会发生。鉴于我县为解决厉史遗留间题对“两办”1965卷长期、短期卷作了科学调整,为使原编制的文号索引、文件卡片发挥作用,我们组织力量在原有基础上进行了逐卷逐文核对。从中我们发现,原有索引或卡片中有的栏目未写全,有的缺年代,有的缺保管期限,有的缺卷号,也有的写错了。针对这一问题,我们在核对过程中做到缺什么补什么。目前,卡片已基本核对结束,“两办”的文号索引已投入利用,效果很好。再拿鉴定来讲。在接收原人民公社期间档案时,由于过去有些档案员对归档范围不太明确,有部分单位形成了“有文必档”,特别是对上级机关各种普发性文件也立卷归档。我县92个公社计剔出3410卷。但由于立卷人员业务不熟,有的将批复性的有永久、长期保存价值的上级文件与普发性文件混合组卷。因此,对这些案卷的处理也必须持慎之又慎的态度。这次我们对已进馆的几个公社送来的剔除案卷又进行了逐卷复查鉴定,从中发现有些单位在这一间题的处理上不够慎重细致。如原刘庄公社作剔除处理的348卷中,我们经复查鉴定又抽出上级有关该社的划队批复4件,干部任免批复25件,处分决定41件,建立机构批复7件,征用土地批复7件,刑事判决书4件,调资批复17件,明确房屋产权批复2件,合计08件。为此.我们根据销毅档案的有关规定,将这些案卷也逐卷编造销毁清册,在馆内保存一段时间后再作处理。所谓“实”,就是一切从实际出发,礼扎实实地做好基础工作。特别是在新形势下,由于档案开放利用工作有了新的变化,目前的检索工具极不适应需要,编制检索工具已成了当务之急,应把它作为一项重要的业务建设来抓。为了使编制的检索工具发挥作用,检索工具必须简便、实用,同时要适应多种检索的要求。从长远的需要乱档案馆除应有必备的案卷目录外,·还应有文号卡片(或索引)。文件分类卡片(或目录)、人名卡片〔或目录)、专题卡片(或目录)等几种检索工具。从我馆的情况看,目前的检索工具种类有案卷目录、文号索引、文件卡片、人物卡片等。但平时真正实用的、也是用得最多的是案卷目录,文号索引只用了一部分。至于文件卡片。初看起来所抄卡片的全宗数已占总全宗数的74%,但只占案卷数的40%左右。除“两办”外。一般都是抄的永久卷。实际上在长期卷内也有相当一部分文件是具有经常性的查考利用价值的。如果再将这部分案卷抄全,在人手少的情况下,将会抄至付年何月?如不抄写,已抄的就不能发挥作用。为此,我认为在检索工具的编制上摊子不宜铺得过多,应扎扎实实搞一个全宗就利用一个全宗。鉴于“两办”档案使用的颇率比较大,编划检索工具的王点应放在“两办”档案_!二;其次是组织部、人事局等单位。按照所编制好的全宗、年代及时分类利用,以发挥其应有的作用。玺{i燃僵便利工作的“业务指导工作手册”周新春1983年进行了机构改革和调整后,市许多立档单位变化大,档案人员动多,一年一度的文书立卷工作不能按时完成,质量得不到提高,出现这种状况的主要原因是我们从事业务指导的同志对攀层档案工作情况掌握不够。为了尽快改变这种状况,抓好机关档案室这个基础,及时准确地掌握各单位文书档案工作的基本情况,做到心中有数,然后有针对性地加以指导,把业工作抓好搞活,我们从1985年开始,针对市级机关的实际情况,白己动脑筋,想办法,编制了一本文书档案业务指导工作手,详细地记载着市级机关”个局级单位01面的具体情况和有关数据。主要内容有:市级机关文书档案情况一览表、立档单位的名称、立档单位的沿革变化情况、档案人员的基本情况(姓名、性别、年龄、文、政治面目、专兼职、何时从事文档工,是否受过专业培训及培训时间)、各年文书立卷的案卷数量、累计数、检查验收评分评比奖惩情况。并根据设计的项目要一41一我们盐城变务指导册个方化程度作度
