浅谈电子档案管理存在的问题及对策

浅谈电子档案管理存在的问题及对策

作者：韦立国

来源：《中国科技博览》2018年第34期

[摘 要]随着信息技术的快速发展，档案管理也逐渐呈现出信息化发展的趋势。文章以电子档案管理为研究对象，首先阐述了现代电子档案管理工作的转变，然后具体分析了当前电子档案管理中存在的问题，最后从制度、管理、队伍建设以及标准化等方面探讨了解决电子档案管理问题的有效措施，希望对相关从业人员有所帮助。 [关键词]电子档案；管理；问题；对策

中图分类号：G475 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）34-0176-01 引言

在信息化时代，电子化档案管理模式的普及已成为不可扭转的趋势，其所具有的便捷、高效的优势大大提高了传统档案管理工作的效率和质量。但是，就目前来看，虽然电子档案较传统的档案管理方式有了巨大的进步，但在实际应用中，也存在着各种各样的问题，希望进行妥善处理，才能进一步促进电子档案管理的发展，为我国未来的档案管理工作打下坚实的基础。 1 现代电子档案管理工作的转变

一，档案分类调整。传统档案管理工作中，档案一般被人工进行分类，按照档案的不同类型，按照时间顺序进行规整，这种方法不仅会花费较长时间，而且还要投入大量的人力资源。现代电子档案管理工作将档案的类型转变为电子模块，经过计算机程序设置，可以对档案的不同类型进行自动归档。由于电子操作，工作人员可以随时根据工作目标的变化对档案的类别进行转换。

二，档案载体发生变化。传统的纸质档案在保管的过程中，经常会因为各种原因而发生破损或遗失，这就给档案规整工作带来了极大的困难。而电子档案管理中所收录的电子文件，不仅可以方便的进行存储和备份，还可以大幅度加快了电子办公的自动化进程，让工作人员在查找档案时更加高效。

三，档案的接受和保管发生变化。由于电子档案管理接收的都是电子文件，因此需要在接收是对文件的真实性和安全性做全面准确的鉴定工作，从而保障电子档案管理工作的安全性。 2 电子档案管理中存在的问题 2.1 电子档案管理制度尚不完善

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相比以前，现如今的档案管理工作有了较大的提高，不过在工作过程中，档案管理工作的随意性依然时有出现，这就需要对档案管理制度不断完善，科学合理调整总的档案制度和管理办法，使其朝着标准化、现代化和规范化的方向发展。就目前来看，电子档案管理模式的应用，不仅可以大幅度提高办公效率，还能促进社会发展水平的提升，因此，各企事业单位在发展的过程中，需要针对自身的实际情况，制定出行之有效的电子档案管理制度，从而实现促进社会发展的目的。

2.2 档案标准化程度较低

现如今，很多档案系统应用软件在研制过程中都没有对国际标准进行严格遵循，大部分具有单一的功能、较低的标准化水平和不完整的数据，从而导致部分档案缺少主题标引，达不到资源共享。直到现在，我国对档案管理工作没有统一的发展规划，都是盲目的推动档案工作的发展。

2.3 电子档案的真实性和安全性缺乏保障

对于电子档案的真实性问题，一方面，电子文件与纸质文件不同，很容易通过电脑进行篡改或者删除，而且很难留下证据，导致电子文件在归档时的真实性受到严重的威胁；另一方面，一些纸质文件通过计算机形成电子文件时，文件的作者无法在电子文件中留下具有标志性和代表性的签名，导致文件的真实性和权威性无法得到保证，严重制约到未来对文件的利用。因此，各档案管理部门需要切实加强对电子档案真实性问题的重视。而电子档案的安全问题主要为各种技术上的问题，各种档案信息，无论是在电脑终端还是网络终端，都极易被第三方获取或篡改，进而导致档案信息泄漏，安全性和真实性受到威胁。 3 解决电子档案管理问题的有效措施 3.1 制定合理电子档案管理工作制度

在对电子档案管理的制度进行制定时，首先应该将文件管理和电子文档两者进行统一的管理，因为电子文件是电子文档的基础组成部分，只有先从基础上进行规范操作，才能更有效地保证电子文档的规范、正确和真实；其次，要将电子档案前期的收集整理工作纳入档案管理体系，确保整个档案资料收集、整理过程的规范性和统一性；最后，档案管理部门需要建立专门的电子档案检测部门，在接收电子档案时，首先对其进行专门的检测工作，确保电子档案的真实性和原始性。 3.2 提高标准化程度

想要实现档案现代化管理，推动档案标准化管理是重要举措。目前，各级档案管理部门的重点工作就是对档案管理标准化的积极推行。国际档案管理部门应对管理过程中的各项标准及时制定，对已实施的标准给予完善，确保在档案管理过程中各部门能够有效的遵循各项标准，同时通过有效措施，对档案管理标准化工作积极进行推行，使该项工作得到落实。

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3.3 做好管理过程中的管控

针对电子档案的真实性和安全性问题，不仅需要从技术层面上，对计算机以及电子档案相关应用进行优化和加强，还需要相关管理人员根据所在单位的实际情况，对电子档案管控过程进行研究和调整，进而能够制定出一套与单位实际情况向适应的电子档案管理制度，以此来规范电子档案管理过程中的操作，做好过程控制，主要可以从以下三方面进行：首先，应该设定档案管理权限，即规定哪些人或哪些部门对哪些内容有相应的操作或查阅权限；然后，要做好文档传播过程的监控，保证文档不能进行拷贝以及传播之后不改变其原始性；最后，要加强电子档案使用过程中的监控，对文档信息的安全等级进行分层次加密，而且要对文档查阅有纪录，方便日后的查阅监控。 3.4 优化档案管理队伍结构

面对电子档案的快速普及和广泛应用，当前首要完成的任务就是培养一支兼具计算机技能与档案管理知识的复合型人才队伍，对此，主要可以从以下两方面入手：第一，各大高校应该加强对信息时代下的电子档案人才的培养，从根本上解决人才缺失的问题；第二，各企事业单位应该切实加强对现代化档案管理人员的引进，来保证现阶段企业电子档案能够得到完善管理。同时，各企事业单位还要切实加强对既有档案管理人员的培养，使其在能够传统档案管理的基础上，快速掌握电子档案管理工作要点，并进一步落实电子档案管理工作。面对快速发展信息化社会，各企事业单位和社会应该尽快改变传统单一型的档案管理结构，建立一支适用信息时代的高素质、高技能的电子档案管理人才队伍，来保证电子档案管理的高效进行。 结束语

较传统的档案管理模式而言，电子档案有着显而易见的优势，并且随着电子信息技术的普及而得到广泛的应用。对于档案管理人员而言，在享受电子档案发展所带来的便捷时，也要重视电子档案的管理工作，重视并解决电子档案馆里中存在的各种问题，不断提高电子档案的安全性和可靠性，使电子档案资源在社会的发展过程中能够发挥出更大的作用。 参考文献

[1] 侯进举.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].科学与财富，2017，（3）：323-323.

[2] 李晓峰.现代电子档案管理存在的问题及解决措施探讨[J].卷宗，2017，（35）：65-65. [3] 赵文婷.浅析信息时代下电子档案管理的应用[J].办公室业务，2017，（2）：178，180. [4] 杨哲.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技，2017，（16）：125-126.

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