企业集团OA协同办公系统运行管理办法范本文档

兴泸投资集团有限公司

办公自动化（OA）系统运行管理办法

第一章 总 则

第一条 为保障兴泸投资集团有限公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据企业网建设及OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。

第三条 OA系统由总经办负责建设、管理、运行和维护检查工作。各部门文档管理员，负责对本部门文档进行管理。各部门应积极利用办公局域网和OA办公系统开展工作，并提出进一步完善自动化办公系统的意见和建议。

第二章 系统实施的目标

第四条 OA系统的运行是为了达到集团公司内部无纸化办公及对外信息交流。

第五条 公司实行三步走的信息化战略目标。第一步是在2006年7月1日起全面实现集团公司内部办公无纸化；第二步是在2006年年底之前实现集团公司与旗下成员企业之间的信息交换、网络办公等；第三步是在2007年实现集团公司及旗下成员企业与上级单位和外部网络的信息交换等。

第三章 系统运行操作管理

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第六条 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。

第七条 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。

第 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

第九条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四章 网上办公业务管理规则

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第十条 发文

第十一条 公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门主管审核后，提交总经办主任复核，总经办主任根据文件性质提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给总经办文书，文书对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

第十二条 收文（包括纸质文件和网发文件）

1、公司收文，总经办人员收文后登记，并把外来文件扫描成电子件，传递给总经办主任，总经办主任提出初步处理意见后提交公司领导阅示，领导阅览后批示意见，总经办根据领导批示意见转交相关部门办理。

2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。

第十三条 其他办公事项 第十四条 1、日常请假

第十五条 单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。

第十六条 2、协同办公

第十七条 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

3、报表管理

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领导需要查看的业务报表，业务人员除了在目标文档中存放并授权领导查阅外，还需要以协同方式传递通知相关领导。

4、会议通知

召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交总经办发布。

5、公告调查

由总经办起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

6、新闻稿件登记

由各部门拟稿后交由相关领导审批发稿，稿件刊发后，再交由总经办审核登记、相关领导查阅后，由总经办文档管理员归档。

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第五章 公司数据库的建立

第十 公司数据库严格按照分级浏览权限建立并确定浏览范围。分为三大部分：公司领导文件夹、各部门文件夹、公司共享资料文件夹。

第十九条 文件夹的建立和维护应严格按照分级、分类的原则进行文档的上传、修改和存放。文件夹应根据文件夹内文档的主要内容命名，并冠以日期，格式如下：[年.月]项目名称。文件夹中的文档应以统一的项目名称命名，并冠以日期，格式如下：[年.月]项目名称-详细文件名。

第二十条 公司领导文件夹由公司领导管理，公司各领导对该文件夹均具备读取、修改、上传的权限。其他人无权访问该文件夹。

第二十一条 各部门文件夹由各部门文档管理员管理，公司领导对该文件夹具备读取的权限，各部门员工均具备对本部门文件夹读取、修改、上传的权限。各部门的员工无法访问其他部门的文件夹。

第二十二条 公司共享资料文件夹存放各类常用资料，方便各员工使用和查找。文件夹按内容划分为多个子文件夹，包括法律法规、工作总结、常用软件、OA系统学习课件、常用电脑驱动程序等，员工对该文件夹具备读取权限。

第二十三条 个人文档文件夹原则上不做。

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第六章 安全保密管理

第二十四条 OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

第二十五条 OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。

第二十六条 通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。

第二十七条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。

第二十 OA系统涉及使用电子印章和人员签名，由系统管理员统一制作并授权使用，对电子印章的使用、管理等同于实物印章。

第二十九条 有权使用电子印章和人员签名的人员，应定期更换其密码，妥善保管，不得泄露；电子印章及签名仅在OA系统上与鲜章具有同等效力，纸质打印无效。

第七章 系统维护管理

第三十条 为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件，系统管

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理员应指导检查本单位操作用计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。

第三十一条 系统管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。

第三十二条 总文档管理员应定期清理讨论区内容；各部门文档管理员应定期整理部门“单位文档”中文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA系统上生成的失效或错发信息。

第三十三条 OA系统定时关闭维护时间为：“五一”、“十一”及春节长假期间。

第三十四条 总经办应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。

第八章 考核

第三十五条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入部门年度考核范围。

第三十六条 处罚

1．对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照考核的相关办法进行处理。

2．侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的；遗失或泄露帐号、

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密码等安全认证信息，造成公司损失的，将根据有关情节和所造成的损失大小，依据相关规定，对责任人进行处理。

3．违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

第三十七条第三十第三十九条

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第九章 附则

本办法未包括事项仍按原程序办理。 本办法自下发之日起执行。

本办法由集团公司总经办负责解释。 2006-3-15