费用管理制度(2014版)

费用管理制度

（2011年修订版）

第一章 总则

第一条 为了有效降低公司运营成本，合理控制费用支出，促进项目成本预算和管理，明确成本控制责任，同时保证各项工作的顺利开展，提高公司经营管理水平和效益的提高，结合公司实际，制定本管理制度。

第二条 本制度适用于浙江**股份有限公司所属各部门、分公司、驻外机构等。公司投资设立的全资或控制子公司参照本制度执行。

第三条 公司费用开支必须坚持“节俭、务实、公平、高效”的方针，反对任何形式的铺张浪费和弄虚作假，节约一切不必要的开支，以求达到促进工作、方便生活、降低消耗、增加效益的目的。

第四条 报销费用必须以合理、合法、真实的票据为依据，原始票据不得臆造、涂改。除特殊情况（如通讯费等），票据抬头均需为“浙江**生物识别技术股份有限公司”，否则该费用由报销人个人承担，不予报销。须注明货名及规格，如为统称，则需后附机打详单或手写并签名的清单，否则不予报销（如在超市购买商品，所开货名为日用品，需后附购物小票）。

第二章 费用报销的范围

第五条 公司费用报销范围包括管理费用、营业费用和其他业务费用。主要包括以下四项内容。

一、 人力资源费用

人力资源费用包括职工薪酬、五险一金、其他福利、工会经费以及招聘及培训费。

职工薪酬：指按照公司薪酬管理规定发放给全体员工（包括非全日制员工）的基本工资、绩效考核工资、加班工资以及按照公司考核制度的规定发放给员工的各项业绩奖金、公司特别奖励等。

五险一金：指公司按国家或相关规定为员工所缴纳的社会养老保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、失业保险、住房公积金及其他各类商业保险等。

其他福利：指按照国家或公司制度规定发放给员工的各项加班补贴、过节补

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贴等费用，包括中餐补贴、手机补贴、电脑补贴、高温补贴等。

工会经费：指按国家规定所提取的工会经费，不包括员工个人所缴纳的工会会员费。

招聘及培训费：指公司人力资源部或相关部门用于公司人员招聘或培训中所产生的费用，包括支付给门户网站、现场招聘会、猎头公司、外聘培训师资及其他用于员工培训等费用。

二、 日常运营费用

日常运营费用包括办公费用、房租及物业费、水电费、差旅费、交际应酬费、车辆费用等。

办公费用：分一般性办公费用和办公低值易耗品，一般性办公费用指公司生产经营过程中产生的办公用品、公司办公用固定电话费用、办公耗材、打印复印、标书文件制作等费用及办公设备的维修费用。办公低值易耗品指办公桌椅、柜子、沙发等办公所需的未达到固定资产标准的小额资产。

房租及物业费：指公司为生产经营而租赁的办公、生产用房（含驻外机构）所产生的各种房屋租金、物业管理、小额装修等费用。

水电费：指因公司经营需要所发生的水费、电费、空调费等费用。 差旅费：指公司员工因公出差所产生的住宿费、交通费（含往返出差目的地的交通工具费用及在出差目的地停留期间的市内交通费）、伙食费、杂费等。杂费包括但不限于搭乘交通工具所发生的合理的人身、货物保险，行李托运费等。

交际应酬费：指公司生产经营、业务开展过程中所发生的合理的客户接待、礼品馈赠等费用。

车辆费用：指公司车辆所发生的汽油费、过路费、停车费、汽车保险费、养路费等，不包含购车款及汽车购置过程中发生的税费等。

交通费：指公司员工因公务外出发生的市内交通费。

其他费用：其他费用包含但不限于货物运输及装卸费用、协会年费、专利申请费用及年费、中介机构费用、公司资产的折旧及摊销费用以及花木租用费、桶装水费用等费用。

三、 市场费用

指公司广告宣传、品牌推广、市场推广所发生的费用，包括但不限于各种展会费用、各类媒体广告费用、各种宣传活动及销售过程中的市场推广费用，组织

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或参加各类专业会议（如产品鉴定会、项目验收会等）、产品展览会所产生的各项费用等。

四、 研究开发费用

指公司新产品研究开发、老产品改良及技术更新过程中所产生的各项费用，包括研发材料购置费、外协开发费、外协加工费、模具加工费、小批量试制费、认证检测鉴定费等。

第三章 费用管理一般规定

第六条 公司对各项费用实行预算管理，公司预算管理机构确定公司预算年度的经营目标和预算编制规则，各部门据此编制业务预算，财务管理部汇总后上报公司预算管理机构，经公司综合平衡后，下达正式的年度预算。各部门负责人对本部门年度预算执行情况和结果负责。

第七条 各部门每月25日前需将经审批的下月费用开支预算送交财务部门。所有预算均应列出具体明细项目。公司副总裁级领导个人的费用预算，需与所支持的部门预算分开，单独上报。

第 各种日常开支性费用项目，第四季度的预算额度不得小于年度预算总额的四分之一。

第九条 年度分季费用控制指标从严控制。上季度结余的指标，可转列以后季度费用预算中继续使用，季度中各月度指标可调剂使用。

第十条 因超上月预算未给予报销的费用未列入本月预算的，在审定本月费用预算时相应销减新列开支。

第十一条 财务管理部按部门设立费用明细账，核算其实际发生的费用支出，并在每月初前将各部门上个月的费用开支统计分析后，报总裁办公会议。

第十二条 财务管理部应严格按照公司下达的部门年度费用预算指标，控制监督各部门的费用执行情况，对即将超预算的部门发出费用预算预警通知，对已超预算的部门将按预算管理制度规定暂停其费用报销。

第十三条 年度终了，公司对各部门的年度预算指标执行情况进行考核，费用指标原则上不能突破，若有特殊情况，按预算管理制度规定调整预算，报备财务管理部后按调整后预算进行考核。

第十四条 各部门有签字权的为部门正职，若无正职则为主持工作的部门副职。部门正职出差，可以书面授权该部门副职代签，书面授权需签授权委托书，并事先交财务管理部备案。若正职出差，部门无副职或正职未书面授权，报销暂

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缓。确需急办的，报公司上一级领导签批。

第十五条 部门负责人或主持工作部门副职本人费用需报直接上级审批。副总裁以及总裁助理报销本人费用报总裁审批，总裁和董事长报销本人费用，双方互签。

第十六条 所有在财务报销票据必须真实、合法、有效，票据丢失不得用其他票据抵充；注意票据应是正式的、有税务监制字样的票据，除行政性收费外，不得以收款收据作为报销凭证；上应盖有清晰的单位章，收据上盖有财务专用章；经办人应注意票据上所附的各种说明，如“无专用章无效”、“不得作为报销凭证”、“*年*月*日前开具有效”等字样。

第十七条 报销人应在报销单上填清所附单据的张数、费用用途、金额、报销经办人等。外地出差的，在报销单上按时间顺序如实完整填写途径。报销单据粘贴应该分类有序，同一类别的票据按金额大小有序粘贴。市内车票背面应注明日期、超始地点、事由、实际使用金额。

第十 费用发生及时报销

为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支，各种当月费用报销必须在每月28日前送呈有关领导审批，并在当月30日前予以报销，每月28日至当月月底期间不予报销，所发生费用计入次月。业务人员出差回杭十天内（节假日顺延）应该履行完报销手续。超过报销时间，须有充分理由并报上级领导批准后方可报销。

第四章 具体费用报销管理办法

第十九条 差旅费管理办法

差旅费标准及报销具体规定执行公司《差旅费管理办法》。 第二十条 交际应酬费管理办法

原则上，只有部门经理及以上人员或经授权人员才可以使用交际应酬费。 接待工作要坚持节约、方便、实效的原则。发生接待业务之前或外出就餐招待前，经办人应填写“业务招待费申请单”，说明膳食的种类(早餐、午餐或晚餐)以及就餐的目的或者洽谈业务的性质，并且注明有关宾客的背景(姓名、职位、或者其他情况)。在事由中注明招待对象、用餐人数、陪同人员等。经审批后，交财务备案。

各驻外机构的交际应酬费按照公司审核认可报公司备案的驻外机构管理办法执行。

金额在1000元以上的招待费需附有水单。

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招待费报销原则上不接受娱乐业，项目内容不得含有“浴足”“洗浴”“休闲娱乐”“按摩”等字样。若需报销此类招待费，需报经总裁审批。

公司礼品原则上统一由行政部门采购，行政部门根据各部门的礼品需求整理采购清单并安排采购，未经行政部门授权采购的其他部门自行采购的礼品费用一律不得报销。礼品费用必须事前填写业务招待费审批单（包括由行政部门授权部门采购的礼品），此为报销时的必备附件。

员工报销交际应酬费以及礼品费用时，必须附上经过审批的“招待申请单”。 未事先经审批的交际应酬费用以及礼品费用，一律不予报销。

第二十一条

办公费用管理办法

一般性办公用品发生时，由使用部门填写申请单，经审批后由行政服务中心统一购置，各部门无权自行采购。指标控制采取节约顺延，超支不报的管理办法。

各部门购置的非一次性消耗品，单件价值在50元以上的，须到资产管理部门登记备案后，方可进行报销。

部门中途增人或减人，办公费用预算按办公费标准调整预算；部门合并，办公费用合并使用。

新设立部门及需要补充或更新办公低值易耗品的，由使用部门提出申请，按预算外费用进行审批，不占用部门办公费用，并到资产管理部门建立台账。

第二十二条

通讯费管理办法

通讯费实行补贴制度，直接计入员工当月工资，补贴标准由公司制定《公司通讯费补贴标准》。

各部门负责人根据部门内各职位实际工作需要，确定需补贴通讯费的职位，并在《公司通讯费报销标准》所规定相应等级标准内设定各岗位通讯费报销标准。原则上各岗位通讯费报销标准不得高于公司同职级相应标准。

若因出差等特殊原因，可申请临时提高通讯费报销标准，经部门负责人审核，报分管领导批准后执行。出差结束次月起，通讯费报销标准仍恢复为原定标准。

员工职位调整，由新部门负责人根据新职位工作需要，重新确定通讯费报销标准。

通讯费作为年度部门费用预算内容之一，各部门必须在年度预算中列明，超部门通讯费预算额度不予批准，由各部门负责人自行在预算额度内调节。因工作需要，对部门人力编制、工作职能进行计划外调整的，各部门可视实际情况申请调整部门年度通讯费预算，经总裁批准后执行。

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各级负责人务必严格控制通讯费，按实际工作需要审核及审定。至年终，若部门实际使用通讯费超部门通讯费预算的，超支部分由部门负责人承担。

享受通讯费的员工，必须保持24小时有效开机状态（含休息日），确保公司可联络。不论何种原因，导致无法联络，直接上级有权取消其通讯费补贴，并视实际情况，决定是否提报行政处罚。

第二十三条

车辆费用管理办法

车辆费用归口行政服务中心综合部管理。

车辆停车费、修理费、过路费、过桥费等日常费用，由经手人填制“付款申请单”按费用报销程序依次审批后，实报实销。

车辆油费采取油卡加油形式，由行政服务中心车辆管理员每月末前凭加油站开具的，填制付款申请单，按费用报销程序依次审批后，实报实销。车辆严禁现金加油，若情况特殊需现金加油，需填写特殊事项审批后，经所在部门经理审核报总裁审批后方可报销。

因司机违犯交通规则或工作失职发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分外由司机本人承担，因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。

第二十四条

交通费管理办法

因公务需要配备专车的部门经理以上级人员，按公司规定每月限额报销一定金额的市内交通费，不再批准其他形式的市内交通费。

需经常外出公务的人员，按公司规定每月限额报销一定金额的市内交通费，不再报销公交车费。

其他人员因公务外出需填写用车单报综合部批准，在无车可派又不能暂缓办理的公务，需请示部门经理同意后可乘坐出租车，在报销凭单上列明所办公务及出发地至到达地名称后方可报销。

第二十五条

员工活动费管理办法

为增加员工间沟通，对公司规定有员工活动费的部门，准予按标准报销员工活动费。

员工活动费应切实用于部门员工活动，不得采取虚报行为。一经发现事实未组织活动而虚报活动经费现象，活动经费由部门负责人承担。

部门活动经费不能累计使用，必须按规定期限进行活动并报销，过期作废。 第二十六条

企业文化建设经费

公司年度统一预算企业文化建设经费，包括企业文化活动经费、工会活动经

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费、党支部活动经费等。企业文化建设经费专项用于企业文化建设工作，如企业文化宣传贯彻、人员培训、文化设施的建设、企业文化工作奖励等工作。

第四章 附则

第二十七条

本制度自颁布之日起实施，原《费用管理制度》（试行）同

时废止，其他费用报销规定中与本制度有冲突的，以本制度为准。

第二十 本制度由财务管理部负责制订、修改和解释。

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