Gd2000使用说明

GD2000 档案管理系统 V3.0 版是把立卷改革后的归档文件管理与传统

的卷内文件管理相结合，既有文书管理，归档管理，又有企事业管理和收发文管理等，使许多尚未完全摆脱传统手工管理的档案工作人员能够使用计算机来进行科学的管理，同时还实现了全文图像管理和批量数据修改，对我区的档案现代化管理进程具有很大的推动作用。它基于 WINDOWS 操作系统平台，集日常的文书管理、收发文管理、企事业管理、归档文件管理为一体，具有速度快、操作简便、数据安全性强、目录编制灵活、检索功能强大、通用性、适用性强等特点，是一套综合性较强的档案信息现代化管理系统。为使用户尽快掌握本系统的操作方法和使用技巧，编写了GD2000档案管理系统的使用方法说明书，以最大限度给用户提供方便。

第一章

1、

安装之前

检查包装

在您得到GD2000档案管理软件之后，请您仔细地检查包装内容是否完整，如果您发现项目缺少时，请您及时与广西档案服务中心取得联系，以便得到妥善处理。

GD2000 档案管理软件包装盒中包括以下项目：（1）软件使用手册一本（2）软件加密狗一个（3）软件安装光盘一张2、系统运行环境

（ 1 ）硬件环境：

机型：PⅢ以上；硬盘：剩余空间不少于1G；内存： 526M 以上（ 2 ）软件环境：

1

本系统运行在中文 WINDOWS9X/2000/XP/VISTA/7 操作系统下，屏幕分辨

率大小为：800*600以上，增强色（16位）以上。3、技术支持与服务

为了向您提供快捷、有效的技术支持与服务，我们准备了热线电话和专门的技术服务人员随时为您提供咨询服务。

技术咨询电话：（0771）588574158523945852503广西档案服务中心电话：（0771）5852557

地址：广西南宁市星湖路北一里3号（广西壮族自治区档案局大院内）

第二章

1、

系统安装

如果是USB加密狗请在安装完加密狗驱动程序后再插入。

请执行光盘中加密狗目录下的驱动程序：SoftDogInstdrv.exe，安装加密狗驱动程序，选择并口（或USB）驱动（根据屏幕提示安装即可），方能正确使用该软件。(图2)

2、将软件加密狗正确地插入主机的USB口上。3、启动WINDOWS9X/2000/XP/VISTA/7操作系统。4、将安装光盘放入光驱中，系统会自动运行安装程序，或在

WINDOWS9X/2000/XP/VISTA/7的桌面上单击“开始”按钮，然后选择“运行”。输入文件名：光驱名：setup.exe后（例如：:\\setup.exe）,按“确定”按钮；或在“我的电脑”中打开光驱，双击setup.exe文件图标，运行安装程序。

5、一般情况下，用户直接按“确定”按钮安装，若要指定特定的安装路径，

则单击“浏览”按钮，在对话框内重新指定新的路径(图1)。注意：一般情况下不建议用户将系统直接安装在C盘上，而是安装在D盘、E盘或F盘，且安装路径不要太长，以免影响系统的正常运行。

6、确定完成以上操作后开始正式安装，以后只需根据提示依次

进入“下一步”，完成系统安装。

7、如果用户是在WINDOWS2000/XP/NT/VISTA/7操作系统下使用该软件，当系

统安装完毕后，所有系统安装完毕后，请重新启动计算机，桌面上会出现“GD2000档案管理系统”快捷图标。8、双击桌面上“GD2000”图标后，则可以进入GD2000档案管理系统V3.0

版。

第二章

系统运行

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1、开机进入WINDOWS9X/2000/XP/NT/VISTA/7操作系统。2、在WINDOWS9X/2000/XP/NT/VISTA/7桌面上双击GD2000档案管理系统图标，进入GD2000档案管理系统的主窗口；也可以从WINDOWS9X/2000/XP/NT/VISTA/7 “开始”菜单的“程序”组中选择GD2000档案管理系统进入系统主窗口。3、进行系统主窗口后，出现用户口令校验窗口，用户输入正确的用户名、用户口令，用户名和用户口令长度不超过8个字节，操作口令保密，不得随便给无关人员使用，系统初次安装或重新安装后，缺省用户名为“gd2000”，用户口令为“manager”，用户键入密码时，屏幕不予显示，用户名和口令正确输入后，用鼠标单击“确定”按钮，即可登录到系统功能模块选择主窗口（图3）。注意：用户初次进入系统时，为了数据的安全应在系统维护模块中更改系统缺省的用户名及用户口令，并将更改后的密码妥善保管好（具体操作请查阅第九章系统维护操作说明）。

4、在系统功能模块选择主窗口的左方把鼠标指针移动到其中的任一功能模块时，主窗口的右方将会出现其对应的功能子模块，单击其功能子模块就可以进行相关的管理操作（图4）。5、各功能模块简单介绍A、案卷管理模块：

（1）、全宗管理：对传统的全宗数据信息进行录入、修改、检索、打印等。（2）、案卷管理：对传统的案卷数据信息进行录入、修改、检索、打印等。（3）、卷内文件管理：对传统的卷内文件数据信息进行录入、修改、检索、打印、归档等。B、归档管理模块：

（1）、归档文件管理：对归档文件的各项内容进行录入、修改、检索、打印等。（2）、会计档案管理：对会计档案的各项内容进行录入、修改、检索、打印等。

（3）、照片档案管理：对照片档案的各项内容进行录入、修改、检索，打印等。（4）、基建档案管理：对基建档案的各项内容进行录入、修改、检索，打印等。C、收发文管理模块：

（1）、收文管理：对收文数据进行录入、修改、检索、打印等。（2）、发文管理：对发文数据进行录入、修改、检索、打印等。D、企事业管理模块：

（1）、案卷级管理：对案卷级数据进行录入、修改、检索、打印等。（2）、文件级管理：对文件级数据进行录入、修改、检索、打印等。E、多媒体管理模块：

音像档案管理：对音像档案数据进行录入、修改、检索、打印等。F、系统维护组成：

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（1）、系统维护：具有用户管理，数据整理，数据备份，数据恢复，上报接收等功能子模块，可以增加或删除用户及修改用户名称，口令及权限，设置数据库清空密码；对本系统中各功能模块的所有数据进行整理和清空；对本系统中各功能模块的所有数据进行备份；对本系统中各功能模块的所有数据进行恢复；对本系统的各功能模块数据进行接收和上报。

（2）图像控件注册：注册WIN9X/2000/XP/NT/VISTA/7环境下的图像控件，使系统可以使用全文图像管理功能。

第四章文书档案管理操作说明

案卷管理模块适用于综合性档案馆及档案室对文书立卷改革以前的文书档案进行有效的管理。

当鼠标指向案卷管理模块时，可以看到文书管理模块分为全宗管理、案卷管理、卷内文件管理三个功能子模块。用鼠标单击其中任何一个功能子模块，可进入该子模块的操作界面，执行相应的管理工作。

全宗管理：进入全宗管理功能模块窗口后，可以看到窗口共

分为四页：全宗录入，全宗修改，全宗检索，退出。窗口中默认进入全宗录入页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。

★全宗录入：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行批量修改、检索和打印操作。本页面对全宗信息情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有全宗号，全宗名称，全宗起始时间，全宗终止时间等9个著录栏目，记录存盘，记录上翻，首条记录等8个操作按钮。其中“全宗名称”，“全宗号”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态。全宗起止时间填写方式为：年月日八位制，如20000912，19950101。如文件日期不能确定，就填写到月或年，同时用0补足。如形成于1992年3月，就填写19920300，依此类推，不能确定月的日期就填写成19920000。

操作按钮说明：在没有记录的情况下，所有按钮都不可用，其它条件则视当前情况而确定按钮是否可用。

●记录存盘：既可完成新数据的录入存盘（显示增加状态），又可完成原有数据的修改存盘（显示修改状态）。如果是在“全宗号”和“全宗名称”栏目为空的情况下，“记录存盘”不起作用。当新著录的全宗数据在点按“记录存盘”按钮后，系统将其存入临时数据库中，并且自动保持增加状态，“记录存盘”按钮不可用，只有录入或修改数据，且全宗号和全宗名称必录项不为空时，“记录存盘”按钮才又被激活。同时，页面下端的当前记录数和记录总数会自动更新。●记录上翻：显示上一条全宗数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当

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前记录数自动更新，记录总数不变。

●记录下翻：显示下一条全宗数据，翻到空白记录时，该按钮不可用，并且系统自动进入数据增加状态。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●首条记录：显示第一条全宗数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条全宗数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为最后一条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前全宗数据，临时库中没有数据时，所有按钮都不可用。

●数据定位：查找显示一条符合条件的全宗数据。

●数据入库：将录入在临时数据库中的全宗数据一起存放到总数据库中，全宗录入页面中的全部数据清空。

使用技巧：在“全宗录入”页面的右方有“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

★全宗修改：在“全宗修改”页面（图5）中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的全宗数据。“全宗修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修

改、删除、数据定位、批量修改等操作。其中“全宗名称”，“全宗号”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

全宗修改页面大部分操作按钮的使用请参考全宗录入页面所述。

特别提示：批量修改是V3.0版增加的功能，用户可以通过使用该功能来修改一定范围内的具有部分相同信息的数据，使其原有的相同信息修改成为新的相同信息。例：用户点击“批量修改”按钮，将弹出替换窗口（图6），当选择替换项目为全宗名称时，填写原有内容如“广西壮族自治区档案局”，替换内容如“广西壮族自治区档案馆”,替换范围是指选择某一全宗号，系统将把该替换范围内的所有全宗名称为“广西壮族自治区档案局”替换成“广西壮族自治区档案馆”。若要将一定范围内的栏目输入相同信息的数据，则只要在原的内容栏目中输入半角星符号（“*”）,在替换内容栏目中输入要填写的内容即可。注意：每修改完一条记录，都必须单击“记录存盘”按钮。

★全宗检索：实现对系统总数据库中全宗数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等（图7）。该页面有“全宗号”，“全宗名称”等四个检索栏目，“开始检索”，“详细阅览”等五个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“全宗检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的全宗数据。页面下方有检索结果总数标识。

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操作按钮说明：在没有进行检索或检索结果不存在的情况下，“详细阅览”，“条件清空”，“全宗修改”，“打印”按钮不能使用。

●开始检索：在任一检索栏目中输入相关的检索条件后，用鼠标单击该按钮，完成检索操作。若在总数据库中找到符合条件的全宗数据，则把结果罗列在表格当中，否则表格内没有内容。该页面下端会相应地显示检索结果总数。●详细阅览：用户可以查看符合条件的全宗数据的详细情况。

●条件清空：把所有检索栏目、表格内的内容全部清空，以待下一个条件输入及结果的输出。

●全宗修改：用户在检索结果中点击任何一条记录，随后点击该按钮，可以回到“全宗修改”页面直接修改所选记录。

●打印：弹出打印窗口，用户根据需要上下左右移动表格，并把检索出来的全宗数据按其选定的格式打印出来（图8）。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出全宗管理功能模块，用户可根据需要选择是否退出。

案卷管理：进入案卷管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为四页：案卷录入，案卷修改，案卷检索，退出。窗口中默认进入案卷录入页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。

★案卷录入：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行批量修改、检索和打印操作。本页面对案卷信息情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有案卷题名，全宗号，目录号，归档号，案卷起始时间，案卷终止时间等13个修改栏目，记录存盘，记录上翻，首条记录等8个操作按钮。其中“案卷题名”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态。(图9) 案卷起止时间填写方式请参照全宗录入页面所述

操作按钮说明：在没有记录的情况下，所有按钮都不可用，其它条件则视当前情况而确定按钮是否可用。

案卷录入页面操作按钮的使用请参照全宗录入页面所述。

使用技巧：在“案卷录入”页面的右方有“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

★案卷修改：在“案卷修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的案卷数据。“案卷修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删除、

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数据定位、批量修改等操作。其中“案卷题名”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

案卷修改页面大部分操作按钮的使用请参照全宗修改页面所述。

特别提示：批量修改是V3.0版增加的功能，用户可以通过使用该按钮来修改一定范围内的具有部分相同信息的数据，使其原有的相同信息修改成为新的相同信息。例：用户点击“批量修改”按钮，将弹出替换窗口，当选择替换项目为案卷题名时，填写原有内容如“广西壮族自治区档案局干部任免的通知”，替换内容如“广西壮族自治区档案馆干部任免的通知”,替换范围是指选择某一全宗号，年度，保管期限，机构这四项中的任何组合，系统将把该组合范围内的所有案卷题名为“广西壮族自治区档案局干部任免的通知”替换成“广西壮族自治区档案馆干部任免的通知”。若要将一定范围内的栏目输入相同信息的数据，则只要在原的内容栏目中输入半角星符号（“*”）,在替换内容栏目中输入要填写的内容即可。

注意：每修改完一条记录，都必须单击“记录存盘”按钮。

★案卷检索：实现对系统总数据库中案卷数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等。该页面有“案卷题名”，“全宗号”，“全宗名称”等检索栏目，“开始检索”，“详细阅览”等五个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“案卷检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的案卷数据。页面下方有检索结果总数标识。案卷检索页面操作按钮的使用请参照全宗检索页面所述

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出案卷管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。卷内文件管理：进入卷内文件管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为五页：档案著录，档案修改，档案检索，档案打印，退出。窗口中默认进入档案著录页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。★档案著录：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行检索和打印操作。本页面对档案信息情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有正题名，副题名，档号，图像文件等17个著录栏目，记录存盘，记录上翻，图像预览等10个操作按钮。其中“正题名”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态。

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说明：在V3.0版中卷内文件管理模块的档案著录和档案修改页面（图10）都增加了“图像文件”著录栏目和其右边的文件夹图标按钮，用户如果有全文图像信息需要录入，无需录入该图像文件的文件路径，只需用鼠标点按文件夹图标按钮，系统自动弹出WINDOWS系统平台下的文件打开窗口，用户可以直接选择特定路径下的该档案所对应的图像文件，点按“选定”，文件打开窗口关闭，此时“图像文件”著录栏目的信息（即图像文件的文件路径）将会自动填上。卷内文件管理档案著录页面大部分操作按钮的使用请参照全宗录入页面所述。说明：图像预览是V3.0版新增的功能，用户通过点击该可以直接进入图片管理编辑器，如果在“图像文件”著录栏目中已有图像文件的文件路径信息，用户点击该按钮，进入图片管理编辑器的同时将直接调出档案所对应的图像文件。（注：该功能除了能够管理图片文件外，还能够管理WINDOWS操作平台下所支持的多种文件类型，如WORD文件、WPS文件、EXCEL文件、TXT文件等。）使用技巧：在“档案著录”页面的右方有“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。★档案修改：在“档案修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的卷内文件数据。“档案修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删除、数据定位、批量修改等操作。其中“正题名”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

档案修改页面操作按钮的使用请参照前面所述，特别是批量修改功能的使用。★档案检索：实现对系统总数据库中卷内文件数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等。该页面有“正题名”，“档号”等12个检索栏目，“开始检索”，“图像预览”等六个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“档案检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的卷内文件数据。页面下方有检索结果总数标识。档案检索页面操作按钮的使用请参照前面所述。

说明：图像预览是V3.0版新增的功能，用户只需选择检索结果列表中的任何一条档案记录，点按该按钮将会调出该档案所对应的图像文件。注意：用户在WINDOWS 操作系统中，如果图片管理编辑器中提示没有找到图像管理控件，则需要在系统维护中使用图像控件注册功能对图像管理控件进行注册，方能使用图像管理编辑器。

★档案打印：实现系统总数据库中某一档号、归档号范围内卷内文件数据的打印（图11）。该页面有“档号”，“归档号”两个筛选栏目，“选择范围”，“打印目录”等两个操作按钮。可以输入档号，归档号检索信息，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“档案

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打印”功能模块，具有智能模糊筛选功能，用通配符“_（下划线）”、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的卷内文件数据。页面下方有选择记录总数标识。

操作按钮说明：在没有进行检索或检索结果不存在的情况下，“打印目录”按钮不能使用。

●选择范围：在档号，归档号检索栏目中输入检索信息后，用鼠标单击该按钮，完成选择操作。若在总数据库中找到符合条件的卷内文件数据，则把结果罗列在表格当中，否则表格内没有内容。该页面下端会相应地显示检索结果总数。●打印目录：把选择出来的卷内文件数据按用户选定的格式打印出来。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出卷内文件管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。

第五章

归档管理操作说明

归档管理模块适用于立卷改革后的文书档案、照片档案、基建档案、会计档案等进行管理。

当鼠标指向归档管理模块时，可以看到归档管理模块分为归档文件管理、会计档案管理、照片档案管理、基建档案管理四个功能子模块。用鼠标单击其中任何一个功能子模块，可进入该子模块的操作界面，执行相应的管理工作。

归档文件管理：进入归档文件管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为五页：文件录入，文件修改，文件检索，目录打印，退出。窗口中默认进入文件录入页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。★文件录入：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行检索和打印操作。本页面对归档文件的情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有全宗号，年度，图像文件等15个著录栏目，记录存盘，记录上翻，文件夹图标，图像预览等10个操作按钮。其中“题名”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态(图12)。

说明：在V3.0版中归档文件管理模块的文件著录和文件修改页面都增加了“图像文件”著录栏目和其右边的文件夹图标按钮，使用方法如前面文书档案管理中的卷内文件管理所述。

操作按钮说明：在没有记录的情况下，所有按钮都不可用，其它条件则视当前情况而确定按钮是否可用。

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●记录存盘：既可完成新数据的录入存盘（显示增加状态），又可完成原有数据的修改存盘（显示修改状态）。如果是在“题名”栏目为空的情况下，“记录存盘”不起作用。当新著录的归档文件数据在点按该“记录存盘”按钮后，系统将其存入临时数据库中，并且自动保持增加状态，“记录存盘”按钮不可用，只有修改数据，且题名必录项不为空时，“记录存盘”按钮才又被激活。同时，页面下端的当前记录数和记录总数会自动更新。

●记录上翻：显示上一条归档文件数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●记录下翻：显示下一条归档文件数据，翻到空白记录时，该按钮不可用，并且系统自动进入数据增加状态。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。●首条记录：显示第一条归档文件数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条归档文件数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为尾条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前归档文件数据，临时库中没有数据时，所有按钮都不可用。

●数据定位：确定显示一条符合条件的归档文件数据。

●数据入库：将录入在临时数据库中的归档文件数据一起存放到总数据库中，文件录入页面中的全部数据清空。

使用技巧：在“文件录入”页面的右方有一块蓝色的标识为“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

说明：归档文件日期填写方式为：年月日八位制，如“20000912”、“19950101”。如文件日期不能确定，就填写到月或年，同时用0补足。如形成于1992年3月，填写“19920300”，依此类推，不能确定月的日期填写成“19920000”。★文件修改：在“文件修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的归档文件数据。“文档修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删

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除、数据定位等操作。该页面有全宗号，年度，图像文件等15个修改栏目，记录存盘，记录上翻，批量修改、文件夹图标按钮、图像预览等10个操作按钮。其中“题名”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

操作按钮说明：

●记录存盘：只有在已经修改栏目后且记录总数不为0的情况下，该按钮才可用。若把“题名”栏目修改为空，“记录存盘”按钮不可用，不予存盘。其它情况下，当前修改的归档文件数据在点按该“记录存盘”按钮后，系统将其修改内容存入总数据库中。

注意：每修改完一条记录，都必须单击该按钮。

●记录上翻：显示上一条归档文件数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●记录下翻：显示下一条归档文件数据，翻到尾条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●首条记录：显示第一条归档文件数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条归档文件数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为尾条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前归档文件数据，总数据库被删空时，所有的按钮都不可用。

●数据定位：确定显示一条符合条件的归档文件数据。

●批量修改：批量修改是V3.0版增加的功能，用户可以通过使用该功能来修改一定范围内的具有部分相同信息的数据，使其原有的相同信息修改成为新的相同信息。例：用户点击“批量修改”按钮，将弹出替换窗口（图13），当选择替换项目为题名时，填写原有内容如“广西壮族自治区档案局”，替换内容如“广西壮族自治区档案馆”,替换范围是指选择某一检索范围，系统将把该替换范围内的所有题名为“广西壮族自治区档案局”替换成“广西壮族自治区档案馆”。若要将一定范围内的栏目输入相同信息的数据，则只要在原的内容栏目中输入半角星符号（“*”）,在替换内容栏目中输入要填写的内容即可。

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★文件检索：实现对系统总数据库中归档文件数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等。该页面有“全宗号”，“题名”等九个检索栏目，“开始检索”，“图像预览”等六个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“文件检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的归档文件数据。页面下方有检索结果总数标识(图14)。操作按钮说明：在没有进行检索或检索结果不存在的情况下，“详细阅览”、“条件清空”、“文件修改”、“图像预览”、“打印”按钮不能使用。●开始检索：在任一检索栏目中输入相关的检索条件后，用鼠标单击该按钮，完成检索操作。若在总数据库中找到符合条件的归档文件数据，则把结果罗列在表格当中，否则表格内没有内容。该页面下端会相应地显示检索结果总数。●详细阅览：用户可以查看符合条件的归档文件数据的详细情况。

●文件修改：用户在检索结果中点击任何一条记录，随后点击该按钮，可以回到“文件修改”页面直接修改所选记录。

●打印：把检索出来的归档文件数据按用户选定的格式打印出来。

●条件清空：把所有检索栏目、表格内的内容全部清空，以待下一个条件输入及结果的输出。

●图像预览：图像预览是V3.0版新增的功能按钮，用户只需选择检索结果列表中的任何一条记录，点按该按钮将会调出该记录所对应的图像文件。

★目录打印：该页面中有“目录封面”，“备考表”，“归档文件目录选择”三个打印项目（图15），“打印封面”，“打印备考表”，“打印目录”3个操作按钮，可对相应栏目数据进行打印。

●打印封面：打印用户所填写的目录封面信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

●打印备考表：打印用户所填写的备考表信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

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●打印目录：用户在归档文件目录选择栏目中录入需要打印的目录范围，本栏目中具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地选择需要打印的归档文件数据，并把检索出来的归档文件数据打印出来。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出归档文件管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。

会计档案管理功能模块使用方法请参照归档文件管理功能模块说明。照片档案管理功能模块使用方法请参照归档文件管理功能模块说明。基建档案管理功能模块使用方法请参照归档文件管理功能模块说明。

第六章

收发文管理操作说明

收发文管理模块适用于机关档案室及企事业单位档案室的收文和发文管理。当鼠标指向收发文管理模块时，可以看到收发文管理模块分为发文管理、收文管理两个功能子模块。用鼠标单击其中任何一个功能子模块，可进入该子模块的操作界面，执行相应的管理工作。

收文管理：进入收文管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为四页：收文录入，收文修改，收文检索，收文归档，退出。窗口中默认进入收文录入页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。

★收文录入：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行检索、借阅、打印、归档等操作。本页面对收文情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有文件题名，责任者，图像文件等13个著录栏目，记录存盘，记录上翻，图像预览，文件传阅等11个操作按钮。其中“文件题名”、“文件流水号”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态。说明：在V3.0版中收文管理模块的文件著录和文件修改页面都增加了“图像文件”著录栏目和其右边的文件夹图标按钮，用户如果有全文图像信息需要录入，无需录入该图像文件的文件路径，只需用鼠标点按文件夹图标按钮，系统自动弹出WINDOWS系统平台下的文件打开窗口，用户可以直接选择特定路径下的该

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档案所对应的图像文件，点按“选定”，文件打开窗口关闭，此时“图像文件”著录栏目的信息（即图像文件的文件路径）将会自动填上。

“文件流水号”一般由“年度-流水号”或“年度-机构-流水号”构成，“流水号”建议写成四位数以便于计算机排序，如“文件流水号”可以写成2006-0010，2006-0004。

收文管理文件录入页面大部分操作按钮的使用请参照前面所述。

●文件传阅：该按钮只有在进入修改状态后才能够启动，点按该按钮后进入文件传阅录入窗口，用户可以在此窗口内录入、修改并打印文件传阅信息(图16)。使用技巧：在“收文录入”页面的右方有“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

★收文修改：在“收文修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的收文数据。“收文修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删除、数据定位、图像预览等操作。该页面有文件题名，责任者，图像文件等13个修改栏目，记录存盘，记录上翻，文件夹图标，图像预览，文件传阅等11个操作按钮。其中“文件题名”、“文件流水号”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

收文修改页面的操作按钮使用请参照前面所述，特别是批量修改按钮的使用。★收文检索：实现对系统总数据库中收文数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，图像预览，打印输出，借阅归还等操作（图17）。该页面有“文件题名”，“保管期限”等七个检索栏目，“开始检索”，“详细阅览”，“图像预览”，“收文借阅”等九个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。

“收文检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的收文数据。页面下方有检索结果总数标识。当检索结果存在的情况下，将启动“收文借阅”、“收文归还”按钮，随时可进行借阅、归还操作。一旦进行了借阅、归还操作之后，“打印借阅”按钮将会启动，可以打印输出借阅情况。●收文借阅：用户可以借阅尚未借阅的符合条件的收文数据。●收文归还：用户可以归还已经借阅的符合条件的收文数据。●打印借阅：用户将打印输出所有借阅归还操作情况。

在没有进行检索或检索结果不存在的情况下，“详细阅览”“收文修改”“条件清空”“图像预览”“打印”“收文借阅”“收文归还”按钮不可用，当没有进行借阅或归还操作时，“打印借阅”按钮不可用。

★收文归档：实现系统总数据库中收文数据向文书归档文件管理、企事业卷内文

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件管理模块的“转向”，也就是归档。收文数据在归档后仍驻留在收文管理中，而归档文件管理（企事业卷内文件管理）模块则在录入页面中自动增加了对应于收文数据的数据信息。

该页面上半部是收文归档条件筛选部分，通过“开始筛选”“详细阅览”“条件清空”按钮进行筛选操作，并且把相应的筛选结果罗列在页面下部的列表框中，通过“全选”“确定”“取消”来完成归档操作。

操作按钮说明：在没有进行筛选或筛选结果不存在的情况下，“详细阅览”“条件清空”“全选”“确定”“取消”按钮，筛选结果列表不能使用。●全选：用户全部选择尚未借阅并且尚未归档的符合条件的收文数据。●确定：用户确定把符合条件的收文数据进行归档。

●取消：用户取消收文数据归档操作，回到条件筛选后的状态。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出收文管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。

发文管理功能模块的使用请参照收文管理模块所述。

第七章

企事业档案管理操作说明

该模块适用于各级企事业单位的档案管理。

当鼠标指向企事业管理模块时，可以看到企事业档案管理模块分为案卷级管理、文件级管理两个功能子模块。用鼠标单击其中任何一个功能子模块，可进入该子模块的操作界面，执行相应的管理工作。

案卷级管理：进入案卷级管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为五页：案卷录入，案卷修改，案卷检索，案卷打印、退出。窗口中默认进入案卷录入页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。★案卷录入：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行检索和打印操作。本页面对案卷信息情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有案卷题名，档号，目录号等28个著录栏目，记录存盘，记录上翻，记录下翻等8个操作按钮。其中“案卷题名”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态（图18）。

操作按钮说明：在没有记录的情况下，所有按钮都不可用，其它条件则视当前情况而确定按钮是否可用。

●记录存盘：既可完成新数据的录入存盘（显示增加状态），又可完成原有数据的修改存盘（显示修改状态）。如果是在“案卷题名”栏目为空的情况下，“记

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录存盘”不起作用。当新著录的案卷数据在点按该“记录存盘”按钮后，系统将其存入临时数据库中，并且自动保持增加状态，“记录存盘”按钮不可用，只有录入或修改数据，且案卷题名必录项不为空时，“记录存盘”按钮才又被激活。同时，页面下端的当前记录数和记录总数会自动更新。

●记录上翻：显示上一条案卷数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●记录下翻：显示下一条案卷数据，翻到空白记录时，该按钮不可用，并且系统自动进入数据增加状态。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●首条记录：显示第一条案卷数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条案卷数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为尾条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前案卷数据，临时库中没有数据时，所有按钮都不可用。

●数据定位：确定显示一条符合条件的案卷数据。

●数据入库：将录入在临时数据库中的案卷数据一起存放到总数据库中，案卷录入页面中的全部数据清空。

使用技巧：在“案卷著录”页面的右方有一块蓝色的标识为“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

特别说明：

1.立卷单位是国家标准-科技档案案卷构成的一般要求修订中新增的内容，填写的是具体的立卷部门。前四类进行立卷改革的单位可不填写。2.“档号”为必录栏目。管理文件材料的档号建议写成2000.0.1-001的式样,即在分类号前加一个年度号,起到目录号的作用,同时档号中的案卷号写成三位数以便于计算机排序;如果档案为特殊载体,建议在档号中加特别的字符表示，以免出现重复的档号。科技档案除特殊要求外，一般不用加年度号。

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2.为了打印科技案卷总目录，在类别项中最好填写“科技档案”，以便能检索出全部的科技档案。★案卷修改：在“案卷修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的案卷数据。“案卷修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删除、批量修改等操作。该页面有案卷题名，档号，目录号等28个修改栏目，记录存盘，记录上翻，批量修改等8个操作按钮。其中“案卷题名”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

操作按钮说明：

●记录存盘：只有在已经修改栏目后且记录总数不为0的情况下，该按钮才可用。若把“案卷题名”栏目修改为空，“记录存盘”按钮不可用，不予存盘。其它情况下，当前修改的案卷数据在点按该“记录存盘”按钮后，系统将其修改内容存入总数据库中。

注意：每修改完一条记录，都必须单击该按钮。

●记录上翻：显示上一条案卷数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●记录下翻：显示下一条案卷数据，翻到尾条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●首条记录：显示第一条案卷数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条案卷数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为尾条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前案卷数据，总数据库被删空时，所有的按钮都不可用。

●数据定位：确定显示一条符合条件的案卷数据。

●批量修改：批量修改是V3.0版增加的功能，用户可以通过使用该功能来修改一定范围内的具有部分相同信息的数据，使其原有的相同信息修改成为新的相同信息。替换范围是指选择某一检索范围，系统将把该替换范围内的原有内容替换

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成新的内容。若要将一定范围内的栏目输入相同信息的数据，则只要在原的内容栏目中输入半角星符号（“*”）,在替换内容栏目中输入要填写的内容即可。★案卷检索：实现对系统总数据库中案卷数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等。该页面有“案卷题名”，“档号”等十五个检索栏目，“开始检索”，“详细阅览”等五个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“案卷检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的案卷数据。页面下方有检索结果总数标识（图19）。操作按钮说明：在没有进行检索或检索结果不存在的情况下，“详细阅览”、“条件清空”、“案卷修改”、“打印”按钮不能使用。

●开始检索：在任一检索栏目中输入相关的检索条件后，用鼠标单击该按钮，完成检索操作。若在总数据库中找到符合条件的案卷数据，则把结果罗列在表格当中，否则表格内没有内容。该页面下端会相应地显示检索结果总卷数。●详细阅览：用户可以查看符合条件的案卷数据的详细情况。●案卷修改：选择检索列表中的某一案卷数据进入“案卷修改”页面对该数据进行修改

●打印：选择一定范围的检索出来的案卷数据按用户选定的格式打印出来。其中若用户选择打印案卷卷内目录表格，则把所选择的某一案卷所对应的卷内文件目录打印出来。

●条件清空：把所有检索栏目、表格内的内容全部清空，以待下一个条件输入及结果的输出。

★案卷打印：该页面中有“案卷脊背”、“卷内备考表”、“案卷封面”三个打印项目（图20），“打印案卷封面”，“打印封面脊背”，“打印备考表”5个操作按钮，可对相应栏目数据进行打印。

●打印案卷封面：打印用户所填写的案卷封面信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

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●打印封面脊背：打印用户所填写的案卷封面脊背信息，其中有六种规格的案卷脊背以预览的方式显示在屏幕上，分别为10、20、30、40、50、60mm，用户根据需要打印可以点按“打印机”图标。注：打印封面脊背必须将打印机的纸张设置为A3打印纸。

●打印备考表：打印用户所填写的备考表信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

●打印脊背：打印用户所填写的案卷脊背信息，其中有六种规格的案卷脊背以预览的方式显示在屏幕上，用户根据需要打印点按“打印机”图标。●打印设置：用户设置相关的打印配置信息。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出案卷级管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。

文件级管理：进入文件级管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为四页：档案著录，档案修改，档案检索，退出。窗口中默认进入档案著录页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。

★文件著录：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行检索和打印操作。本页面对档案信息情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有文件材料题名，立档单位，图像文件等15个著录栏目，记录存盘，记录上翻，文件夹图标，图像预览等10个操作按钮。其中“文件材料题名”，“档号”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态(图20)。操作按钮说明：在没有记录的情况下，所有按钮都不可用，其它条件则视当前情况而确定按钮是否可用。

●记录存盘：既可完成新数据的录入存盘（显示增加状态），又可完成原有数据的修改存盘（显示修改状态）。如果是在“文件材料题名”、“档号”栏目为空的情况下，“记录存盘”不起作用。当新著录的卷内文件数据在点按该“记录存盘”按钮后，系统将其存入临时数据库中，并且自动保持增加状态，“记录存盘”按钮不可用，只有录入或修改数据，且文件材料题名、档号必录项不为空时，“记录存盘”按钮才又被激活。同时，页面下端的当前记录数和记录总数会自动更新。

●记录上翻：显示上一条卷内文件数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

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●记录下翻：显示下一条卷内文件数据，翻到空白记录时，该按钮不可用，并且系统自动进入数据增加状态。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。●首条记录：显示第一条卷内文件数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条卷内文件数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为尾条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前卷内文件数据，临时库中没有数据时，所有按钮都不可用。

●数据定位：确定显示一条符合条件的卷内文件数据。

●数据入库：将录入在临时数据库中的卷内文件数据一起存放到总数据库中，档案著录页面中的全部数据清空。

●图像预览：是V3.0版新增的功能，用户通过点击该可以直接进入图片管理编辑器，如果在“图像文件”著录栏目中已有图像文件的文件路径信息，用户点击该按钮，进入图片管理编辑器的同时将直接调出档案所对应的图像文件。（注：该功能除了能够管理图片文件外，还能够管理WINDOWS操作平台下所支持的多种文件类型，如WORD文件、WPS文件、EXCEL文件、TXT文件等。）使用技巧：在“文件著录”页面的右方有一块蓝色的标识为“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

特别说明：1.文件编号的填写注意：有文号的填文号，图纸填图号，设备填设备代号，会计凭证填写起止凭证号。

2.“档号”为必录栏目，管理文件材料的档号建议写成2000.0.1-001的式样，即在分类号前加一个年度号，起到目录号的作用，同时档号中的案卷号写成三位数以便于计算机排序；如果档案为特殊载体，建议在档号中加特别的字符表示，以免出现重复的档号。

3.文件日期填写方式为：年月日八位制，如“20000912”、“19990101”。如文件日期不能确定，就填写到月或年，同时用0补足。如文件形成于1999年8月，填写“19990800”，依此类推，不能确定月的文件写成“19990000”。

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注意：若用户输入的文件级数据没有相应的案卷信息，系统会自动在企事业案卷级管理的案卷录入页面增加对应的案卷信息，即与文件级数据相对应的档号信息。

★文件修改：在“文件修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的文件级数据。“档案修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删除、批量修改等操作。该页面有文件材料题名，立档单位，图像文件等15个修改栏目，记录存盘，记录上翻，图像预览，批量修改等8个操作按钮。其中“文件材料题名”，“档号”不可修改为空白，其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

档案修改页面操作按钮使用请参照前面所述，特别是文件夹图标，图像预览，批量修改按钮的使用。

★文件检索：实现对系统总数据库中文件级数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等。该页面有“文件材料题名”，“立档单位”等十一个检索栏目，“开始检索”，“图像预览”，“打印”等六个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“档案检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的文件级数据。页面下方有检索结果总份数、总页数标识。

档案检索页面操作按钮使用请参照前面所述。注意：用户在WINDOWS操作系统中，如果图片管理编辑器中提示没有找到图像管理控件，则需要在系统维护中使用图像控件注册功能对图像管理控件进行注册，方能使用图像管理编辑器。

★目录打印：该页面中有“归档文件目录封面”，“卷内备考表”，“归档文件目录选择”三个打印项目（图22），“打印封面”，“打印备考表”，“打印目录”3个操作按钮，可对相应栏目数据进行打印。

●打印封面：打印用户所填写的目录封面信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

●打印备考表：打印用户所填写的备考表信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

●打印目录：用户在归档文件目录选择栏目中录入需要打印的目录范围，本栏目中具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取

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代一个或多个字符，这使用户可以方便地选择需要打印的归档文件数据，并把检索出来的归档文件数据打印出来。

说明：立卷改革的档案使用的卷内目录格式为“归档文件目录”，不进行立卷改革的档案统一使用“案卷卷内目录”。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出文件级管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。

第八章

音像档案管理操作说明

该模块适用于各级机关和企事业单位的音像档案管理。

当鼠标指向多媒体管理模块时，可以看到音像档案管理模块。用鼠标单击该模块，可进入该模块的操作界面，执行相应的管理工作。

音像档案管理：进入音像档案管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为四页：音像档案著录、音像档案修改、音像档案检索、退出。窗口中默认进入音像档案著录页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。

★音像档案著录：该页面所有数据都将保存在临时数据库中，以便用户进行数据录入和修改，临时数据库中的数据可入库到总数据库中，用户只能对总数据库中的数据进行检索和打印操作。本页面对音像档案信息情况进行相关内容的录入，修改，删除操作。该页面有档号、题名、责任者、摄录日期、起始标志等11个著录栏目，记录存盘、记录上翻、记录下翻、数据入库等7个操作按钮。其中“题名”、“档号”、“时间长度”为必录栏目，不可缺少，其它录入栏目可根据实际情况选择录入。在该页面的右下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录号/记录总数”，在页面的左下端显示当前处于增加状态或修改状态(图23)。

操作按钮说明：在没有记录的情况下，所有按钮都不可用，其它条件则视当前情况而确定按钮是否可用。

●记录存盘：既可完成新数据的录入存盘（显示增加状态），又可完成原有数据的修改存盘（显示修改状态）。如果是在“题名”、“档号”、“时间长度”栏目为空的情况下，“记录存盘”不起作用。当新著录的音像档案数据在点按该“记录存盘”按钮后，系统将其存入临时数据库中，并且自动保持增加状态，“记录存盘”按钮不可用，只有录入或修改数据，且题名、档号、时间长度必录

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项不为空时，“记录存盘”按钮才又被激活。同时，页面下端的当前记录数和记录总数会自动更新。

●记录上翻：显示上一条音像档案数据，翻到首条记录时，该按钮不可用。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。

●记录下翻：显示下一条音像档案数据，翻到空白记录时，该按钮不可用，并且系统自动进入数据增加状态。相应的当前记录数自动更新，记录总数不变。●首条记录：显示第一条音像档案数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为1，记录总数不变。

●尾条记录：显示最后一条音像档案数据，并且该按钮变为不可用。相应的当前记录数自动更新为尾条记录号，记录总数不变。

●删除记录：删除界面显示的当前音像档案数据，临时库中没有数据时，所有按钮都不可用。

●数据入库：将录入在临时数据库中的音像档案数据一起存放到总数据库中，音像档案著录页面中的全部数据清空。

使用技巧：在“音像档案著录”页面的右方有一块蓝色的标识为“连续录入选择”的复选区域，用户可以根据需要选择其选项，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。

特别说明：摄录日期填写方式为：年月日八位制，如“20000912”、“19990101”。如摄录日期不能确定，就填写到月或年，同时用0补足。如摄录日期是1999年8月，填写“19990800”，依此类推，不能确定月的文件写成“19990000”。

★音像档案修改：在“音像档案修改”页面中的数据都是已入库追加到系统总数据库中的音像档案数据。“音像档案修改”页面对总数据库中的数据进行相关内容的修改、删除、批量修改等操作。该页面有档号、题名、责任者、摄录日期、起始标志等11个栏目，记录存盘、记录上翻、记录下翻、批量修改等7个操作按钮，其中“题名”、“档号”、“时间长度”不可修改为空白。其它修改栏目可根据实际情况进行修改。在该页面的下端显示有当前记录数和记录总数，表现形式为“当前记录数/记录总数”。

音像档案修改页面操作按钮使用请参照前面所述，特别是批量修改按钮的使用。

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★音像档案检索：实现对系统总数据库音像档案数据的检索，并且能够对检索结果进行详细阅览，打印输出等。该页面有“题名”、“档号”、“责任者”等四个检索栏目，“开始检索”，“详细阅览”，“打印”等五个操作按钮。可以任意输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“音像档案检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的音像档案数据。页面下方有检索结果总份数、总页数标识。

音像档案检索页面操作按钮使用请参照前面所述。

★音像档案打印：该页面中有“目录封面”，“备考表”，“音像归档目录选择”三个打印项目（图24），“打印目录封面”，“打印备考表”，“打印目录”3个操作按钮，可对相应栏目数据进行打印。

●打印封面：打印用户所填写的目录封面信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

●打印备考表：打印用户所填写的备考表信息，以预览的方式显示在屏幕上，用户需要打印可以点按“打印机”图标。

●目录打印：用户在音像档案归档目录选择栏目中录入需要打印的目录范围，本栏目中具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地选择需要打印的音像档案归档数据，并把检索出来的音像档案归档数据打印出来。

★退出：该页面会弹出一个窗口，询问是否退出音像档案管理功能模块，用户可根据需要进行选择是否退出。

第九章

系统维护操作说明

进入系统维护模块窗口（图25），可以看到窗口共分为六页：用户管理，数据整理，数据备份，数据恢复，上报接收，退出。

系统维护模块窗口中默认进入用户管理页面。单击其中任何一页，可进入该页的操作界面，执行相应的管理工作。

注意：只有系统管理员才能使用系统维护模块功能。

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★用户管理：本页面的主要功能是：对本系统进行操作的人员及系统管理员分配操作权限，这对某些需要分工操作，各负其责的用户来说，是很有必要的。用户权限有系统管理员、系统使用员、文书档案管理员、归档文件管理员、企事业档案管理员、收发文管理。系统权限说明：

●系统管理员：可以对整个系统进行管理和维护，使用系统的所有功能。●系统使用员：可以使用除了系统维护功能以外的其他功能模块。●归档文件管理员：只能使用归档管理功能模块。●文书档案管理员：只能使用文书档案管理功能模块。

●企事业档案管理员：只能使用企事业档案管理功能模块。●收发文管理员：只能使用收发文管理功能模块。●全宗卷管理员：只能使用全宗卷管理功能模块。●多媒体管理员：只能使用音像档案管理功能模块。

操作按钮说明：

●增加用户：单击“增加用户”，您可以输入新增用户的名称，口令，权限，确认无误后，此项操作便完成。

●删除用户：当您要删除某一用户时，首先要选择您要删除的用户，然后，单击“删除用户”按钮，该用户即被删除。

●设置数据清空密码：您可以自已设置在“数据整理”页面中清空数据库操作的密码，以确保数据的安全性。（系统的初始清空密码为“qksj”）（图26）。★数据整理：对本系统各功能模块所管理的数据进行数据整理或数据清空（图27）。用户可以用鼠标单击所需要数据整理或清空的复选框，使其打上“√”，然后点按“确定”按钮，完成相应的操作。数据整理、清空操作按钮说明：●全选：使所有的复选框选中。

●整理数据：完成相应的数据整理操作。其中归档文件数据整理要求用户根据需要选择一种数据排序方式（图28）。

●清空数据：完成相应的数据清空操作，系统要求用户输入数据清空口令，口令为“qksj”或用户自己在“用户管理”页面中重新设置的清空口令。注意：用户在清空数据之前，请做好数据备份操作，否则数据将无法恢复。

★数据备份：对本系统各功能模块中的数据进行备份。用户可以用鼠标单击需要数据备份的复选框，使其打上“√”，然后点按“确定”按钮，完成相应的数据备份操作。

数据备份按钮操作说明：

●全选：使所有的复选框选中。

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●确定：系统弹出数据备份的目录窗口（图29），用户选择数据备份目录，完成相应的数据备份操作。

★数据恢复：对本系统各功能模块中的数据进行数据恢复，恢复之前会有一个警告提示提醒用户必须慎重使用（图30）。用户用鼠标单击需要数据恢复的复选框，使其打上“√”，然后点按“确定”按钮，完成相应的数据恢复操作。数据恢复按钮操作说明：

●全选：使所有的复选框选中。

●确定：系统弹出数据恢复的目录窗口，用户选择数据恢复目录，完成相应的数据恢复操作。

★上报接收：对本系统的文书管理数据、归档管理数据、企事业档案管理数据、收发文管理数据、音像档案管理数据进行上报接收（图31）。用户用鼠标单击需要“上报”或“接收”的选择框或“全选”按钮，然后点按“档案数据上报”、“档案数据接收”按钮，完成相应的数据上报或数据接收操作。数据上报或接收操作按钮说明：

●全选：选择系统所有数据进行上报或接收。

●档案数据上报、档案数据接收：系统弹出数据上报或接收范围选择窗口，点按“确定”后出现路径目录选择窗口，用户选择数据上报或数据接收目录，按“选定”按钮则可完成相应的数据上报或接收操作。

★退出：退出系统维护功能模块，返回系统功能选择窗口。

后记

GD2000档案管理系统V3.0版是根据国家《归档文件整理规则》、GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《工业企业分类试行规则》，结合广西档案工作的实际情况，研制开发的档案计算机综合信息管理系统，适用于我区文书立卷改革和企事业立卷改革，由广西壮族自治区档案局在全区范围内推荐使用的档案管理软件。其V3.0版在原有的基础上把传统的手工立

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卷归档工作提高到计算机现代化管理工作上，同时增加全文图像处理和批量修改等功能，使整套系统功能更加全面、完善。

为了使用户尽快掌握GD2000档案管理系统V3.0版的使用方法，我们组织编写了这本用户使用说明书，它也可作为GD2000软件培训教材。

本说明书的编写，我们尽可能按着GD2000软件的安装和使用软件的操作步骤给予较为详细说明，以最大限度给用户提供方便。但由于编着水平有限，本说明书难免会有缺点和遗漏，敬请用户提出批评指正。

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