差旅费管理制度(参考)

为了规范公司差旅费的开支范围、开支标准和报销程序，既保证公司员工正常的差旅开支，同时又本着节约费用支出为原则，参照同规模企业的相关规定，结合本公司实际情况，特对原“出差及差旅费管理”规定重新修订如下： 一、出差申请的审批程序

1、出差人员出差前应根据工作安排或领导安排，填写《出差委派单》，得到领导批准后方可外出出差，并到人力资源部办理考勤登记。

2、《出差委派单》的审批：普通员工出差的由部门经理或副经理/车间主任或副主任（以下统称“部门主管”）审核、分管副总（包括副总经理、财务总监、技术总监、董事会秘书等，以下统称“分管副总”）审批；部门主管出差的由分管副总审批；各分管副总出差的由总经理或董事长审批。

3、因紧急公务需临时安排出差，出差人员未及办理《出差委派单》手续的，需电话请示相关领导同意，出差回来后需补办上述手续。

4、员工因公外出学习、培训或参加会议的，须由部门主管审核、分管副总审批后执行。

二、差旅费预支的审批程序

出差人员在广东省内的短途出差，公司原则上不预借支差旅费，因公出差时间较长且确需预借支差旅费的，应填写《借款单》，《借款单》须注明出差事由和地点。出差人员按行程和时间长短估计预借金额，经部门主管、分管副总逐级审签，再依照《资金支出和财务审批制度》规定的审批权限报送总经理或董事长审批后，到财务部办理出差借款。

三、差旅费的开支范围

差旅费的开支范围为：本公司工作人员出差期间的住宿费、长途交通费、市内交通费、伙食补助费和零星杂支费。

1

四、差旅费的开支标准 1、住宿费

1.1 住宿费等级标准

住宿费标准 职 位 A类地区 公司创始人、董事长 高级管理人员[注] 部门主管 其他人员 500元/天 350元/天 300元/天 B类地区 据实报销 400元/天 300元/天 250元/天 300元/天 250元/天 200元/天 C类地区 [注]：高级管理人员，包括公司总经理、副总经理、总监、董事会秘书等高级管理人员以及享受公司高级管理人员待遇的其他人员；下同。 A类地区包括：北京市、上海市、天津市、重庆市、广州市、深圳市、珠海市、厦门市和海口市；

B类地区包括：各省会城市（广州、海口除外）及东莞市、江门市、佛山市、中山市、苏州市、无锡市、常州市、温州市、大连市、青岛市、烟台市、宁波市、三亚市、桂林市和包头市；

C类地区包括：上述两类城市以外的均为C 类地区。

1.2 各级别人员出差时，时间在10天以内的，按标准执行。在同一住地需要住宿时间在10天及以上的，必须按照A、B、C类依次降低一级住宿标准，在C类地区出差的各级别人员降低后的住宿标准为按上述标准的80%执行。

1.3 住宿费发票只为住宿费用，各类住宿标准含宾馆的各项附加费。住宿发票需注明：开票日期、住宿起止日期、单价、人数、天数（包括0.5天）。

1.4 出差住宿费按实际出差天数凭正式发票在标准限额内实报实销。确属特殊情况必须提高标准的，须在出差前书面申请，经总经理或董事长批准；出差途中变更的，应电话请示总经理或董事长同意，返回后必须补办批准手续。

1.5 如出差人员出差期间投靠亲朋好友自行解决住宿的，可以补助住宿费100元/天。因个人原因，超过公司允许出差时间的，不予报销超出时间部分的任何住宿费用及伙食补助。

1.6 高级管理人员以下出差人员，同行两人及以上的同性别人员共同出差的，应

2

同住宿双人标准房，其住宿费标准可以按同宿人员中最高级别人员的标准执行。

1.7 享受级别不同的人员一起出差的，其住宿标准和往返乘座的交通工具可以参照同行职务最高一级人员的标准执行。

1.8 住宿费与返程时间规定：出差人员返程时间（以机票、船票、车票的时间为准，下同）在15:00时以前的，不予报销当天住宿费；返程时间在21:00时以前的可报销半天住宿费；返程时间在21:00时以后的，可以报销全天住宿费。

1.9 出差人员出差到延边长白山、贵州西牛王、广西真龙等兄弟企业或其他相类似企业的（以下简称“兄弟企业），如果住宿已由兄弟企业提供的，不得再报销住宿费。

1.10 员工因公外出学习、培训或参加会议，所发生的培训费或会务费按举办单位标准、由部门主管证明后按上述程序审批报销。培训或举办方集体统一安排食宿或培训费中包含食宿费的，按其统一标准报销，食宿费不再报销。培训或举办方不提供食宿或培训费中不包含食宿费的，可享受伙食补助费，住宿费标准为：根据时间的长短，参照上述1.2项的规定执行。

1.11上述住宿标准不包括长包房，凡由公司给员工在工作区域内租房住宿的，在当地不得发生住宿费；当地驻外业务人员在自己工作区域内至本地区和周边县、市出差，可以早出晚归的不予报销住宿费。

2、长途交通费

2.1 乘坐交通工具等级标准

交通工具 职 位 飞机 公司创始人、董事长 高级管理人员 部门主管 其他人员 商务舱 高端经济舱 经济舱 —— 轮船 一等舱 二等舱 三等舱 三等舱 火车 软卧 软卧 硬卧 硬卧 长途汽车 按实报销 按实报销 按实报销 按实报销 2.2 市场部（含鑫瑞市场营销部，以下统称“市场部”）的业务人员名单由市场部部门主管负责提供，经分管副总审核、总经理审批后报财务部备案；业务人员可以比照部门主管待遇标准报支长途交通费。 2.3 其他人员出差单程火车距离超过1,200公里或单程火车（直快）在途时间超过12小时的可以乘坐飞机（经济舱）。

3

2.4 部门主管或其他人员出差乘坐火车的，从晚8时至次日晨7时之间在车上过夜6小时以上，或连续乘车时间超过12小时的，可购软席卧铺票。

2.5 各级别出差人员因公出差的飞机票、火车票、轮船票必须按规定等级预定、乘坐、报销；确属特殊情况必须提高等级的，须事先书面申请，经总经理或董事长批准后可以报销；公司高级管理人员随同公司创始人或董事长出差的，如由公司创始人或董事长直接安排乘坐头等舱或公务舱的情况可以例外。

2.6 出差人员凡计划乘坐飞机的，应尽可能提前通知行政部预订，购买打折机票。

2.7 到周边县市或郊县出差乘坐长途汽车、发票为定额票据的，需在发票上注明日期、地点、金额、车票张数。

3、市内交通费

3.1 出差人员出差途中或在出差所在地因业务工作关系所发生的市内交通费，可凭票据实报销。

3.2 经批准乘坐飞机的出差人员，乘坐往返机场的民航专用大巴费用，可凭票据实报销。

3.3 因公出差原则上不予报销长途出租车费用。如确属特殊情况或驻外业务人员因业务紧急，须即时电话请示部门主管或分管副总批准同意，由出差人在车票背面及时注明乘坐时间、起止地点、批准人员姓名和批准时间，以供备查，出差回汕报账时，须报送电话批准人在出租车票上加签后，方可据实报销。 4、伙食补助费

4.1 出差伙食补助费，不分途中和住勤，按出差天数，每人每天补助标准为：A、B类地区80元（20元/早、30元/午、30元/晚），C类地区50元（10元/早、20元/午、20元/晚）。

4.2 实施伙食补助后，出差人员一律不再报销个人餐费。如确属业务需要因公请客的餐费，在事先请示分管副总批准允许报销的情况下，则扣除个人当天当餐的伙食补助费。

4.3 出差人员因公出差到兄弟企业的，因已由兄弟企业接待就餐，故伙食补助费减按正常标准的50%予以补助。

5、零星杂支费

零星杂支费主要指订（退）票手续费、打印费、复印费、传真费、邮寄费等费用，

4

可以凭票据实报销。发生的所有退票手续费，出差人报账前须书面说明原因，报部门主管、分管副总审核后，再履行正常的审批手续，书面说明应作为《旅差费报销单》审批时的附件。

五、差旅费报销的相关要求和审批程序

1、当地人员出差结束返回公司后，须于3个工作日内（特殊情况的，最长不得超过7个工作日，并书面说明原因）到财务部办理报销结算；出差人所借借款一次性结清，不得拖欠；否则，财务部有权在其次月工资中扣回借款。

2、出差人员报销差旅费时，应填写《旅差费报销单》，按出差时间先后顺序，详细注明出差日期、出差起讫地点、出差事由、各项费用及补贴金额，并附合法单据和《出差委派单》等，经部门主管、分管副总审签，总账会计和财务经理稽核，再依照《资金支出和财务审批制度》规定的审批权限，报送总经理或董事长审批后，向财务部出纳会计办理报账，报账时冲销原借支款或支取现金。

3、驻外业务人员，至少每月应向公司报账一次，可以自己报账，也可以通过将报销单据以邮寄的形式寄回公司市场部，由市场部经理代为报销。

4、驻外接待经办人员可以直接向公司总部按审批流程报账；也可以每周向驻外会计报销一次，由驻外会计集中汇总后按照规定时间回公司总部集中报账。

5、所有差旅费用的票据原则上要求当月发票当月报销（确需跨月的除外）；每年年末，所有费用必须全部报账，严禁费用跨年度报销。

六、其他规定

1、出差人员在出差期间确因业务需要，需要发生“业务招待费”的，按照公司现行业务招待费的相关制度规定执行。

2、出差住宿费和长途交通费在规定限额标准内凭发票据实报销，不允许超限额消费；如确属事先请示总经理或董事长批准同意的，超限额可以全额报销。

3、出差人员报销差旅费时，必须持有机票、车票、船票、住宿发票等有效凭证证明其出差来回的时间和地点。

4、因公出差人员必须事先计划，确定好出差行程、路线、任务、天数、人数及费用预算，使差旅费用控制在合理的范围之内。出差人员如因私事绕道、中转、改道所

5

发生的差旅费，一律由个人承担，不得在公司报销。

5、对于到外地参加会议、展览及其他业务活动的出差人员，凡往返路费、食宿费及其他费用全部由对方负担的，不得再在公司报销任何费用及伙食补助费。

6、由公司组织的国内、国外参观考察或旅游活动，其交通及食宿费用由公司统一组织安排，其他费用一律由个人负担，也不再报销伙食补助费。

7、出差人员出差期间，未经审批单独游览参观的费用一律自理，并扣减相应的出差补助天数及相关费用。

8、香港、澳门及国外其他地区的各项差旅费标准，由董事长确定。出差人员在出差前须书面申请，并预计费用总额，报董事长事先审批。

9、新报到特殊招聘人员的住宿费、长途交通费、市内交通费等可参照本制度报销，但不报销伙食补助费。

七、差旅费报销单据的要求

1、报销单据的取得必须是合法的正规发票，白条、假发票一律不予报销。 2、发票抬头一律开具全称为“XXXXXXXXXX有限公司”，抬头为其他单位或个人的票据不得在公司报销。

3、发票内容必须填写清楚，开票时间明确、大小写金额应一致、金额不允许涂改，且必须加盖开票单位发票专用章或财务专用章。

4、差旅费报销单书写应清晰、工整，费用单据应按出差时间的先后，有序、整齐、呈梯形粘贴，作为差旅费报销单附件。

5、不符合以上规定的单据一律不予报销或请款。

八、罚则

1、出差人员应本着实事求实的原则如实填写《旅差费报销单》，不得虚报、多报、超标准报支差旅费，若发现用假发票、涂改发票或虚报、多报、超标准报支现象，公司将追究当事人和审核人责任，除追回报销人的虚报费用外，并对报销人处以虚报费用3-10倍罚款；同时，视性质情节严重程度，予以全厂通报甚至解除其劳动合同。

2、部门主管和分管副总要严把费用审核关。对发生的报支费用要认真审核，确保事项发生的真实性、票据的合法性和费用的合理性，对异常的费用要认真审核并查明

6

原因。若发现用假发票、涂改发票或虚报、多报、超标准报支现象，财务部有权向总经理或董事长报告，除追究报销人的责任外，同时追究审核人的责任。

九、附则

1、本制度适用于公司所属分公司及控股子公司。 2、本制度的解释权属于公司财务部。 3、本制度自XXXX年X月1日起执行。

附表一：《出差委派单》

XXXXXXXXXXXXXXXX XXXX

7

签发人： 有限公司 年XX月XX日 附表一：

出差委派单

委派部门/人员： 年 月 日 出差人姓名 出差时间 预计差旅费金额 备注 出差地点 出差事由 出差往返乘 坐交通工具 计划时间 出差人签名： 部门主管： 批准人：

8