常用文件格式

常用文件格式

一、 关于常用文件的统一格式要求 （一） 通知（样本参见附件一）

1、 标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体加粗，

并写明“关于XXXX的通知”。

2、 正文要求：采用四号宋体或仿宋体书写，通知对象顶格写。正

文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。会议性通知发布内容（如：与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出。

3、 落款要求：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于

通知右下角（如：木槿感恩支教团）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。 （二） 报告性、建议性文件

1、 标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体加粗，

并写明“木槿感恩支教团XX部关于XXXX的报告（建议）”。 2、 正文要求：采用四号宋体书写，报告对象顶格写。正文与标题

间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。

3、 落款要求：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于

通知右下角（如：木槿感恩支教团XX部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。 （三） 会议记录

1、 会议记录是会议指定的记录人员对会议情所做的原始记载，是

与会议同步形成的实录性文书，一般不对外公布。 2、 写作要求：

（1） 会议组织概况：会议名称、地点、与会人员（一般要逐个列出，

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爱心铸就梦想；激情点燃希望

汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 人员较多时可概括说明人数或人员身份）、缺席人员、会议议程、主持人、记录人等，这些要素最好在会前写好。

（2） 会议基本内容：会议议题、讨论发言情况、与会者提出的意见

和建议、领导人讲话、议定事项、表决结果、通过的决议或文件标题等，这些内容可根据会议性质和重要程度做摘要或详细记载。

（3） 记录人员应当善于抓住要点，书写清晰、快速，没有在会上将

信息记录完整的，要在会后进行整理。 （四） 工作计划

工作计划，是各个部门对今后一段时间的工作进行事先安排，明确目标，提出要求，制定措施和步骤的一种文体。

1、封面要求(参见附件四)：标题第一行为：湘潭大学木槿感恩支教团；第二行为：活动名称（如：XX部XXXX年），居中，采用小一号宋体或楷体加粗。竖直居中写：工作计划，采用粗号宋体、楷体或黑体；最后落款居中写：木槿感恩支教团，采用二号宋体或楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如2010年8月11日）。封面不加页眉、页脚及页码。

2、标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体或楷体加粗，并写明计划的名称。如“木槿感恩支教团XX部门关于开展XX的工作计划”或“木槿感恩支教团XX部门XXXX年工作计划”。 3、正文要求：

采用四号楷体或宋体书写，正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。

（1） 前言：是计划的总纲部分，包括计划的背景、指导思想、目

的、现状、总目标及总任务、完成计划对今后的影响等。这些内容不一定完全同时具备，可根据具体内容取舍。 （2） 主体：主要写计划的“三要素”，即目标、措施和步骤。

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 A． 目标：即计划所规定的工作内容或具体任务指标，就是“做

什么”。根据前言所确立的总目标和总任务，以及有关和上级要求，规定具体的任务，并提出完成指标，目标要切实、具体、明确，切忌空泛。

B． 措施：指准备采取何种方法实现计划目标、完成任务，即“怎

么做”。要写明要利用哪些优势条件，依靠什么力量，采取哪些方式方法，克服那些困难完成任务。

C． 步骤：主要是按时间顺序，把具体任务分解开来，规定首先

做什么，然后做什么，如何去做，分几步做，何时完成等。 （3） 结尾：是计划正文中不便提到的内容，如检查落实的办法、

注意事项等；也可以展望实现计划后的美好前景，以鼓舞人们努力实现计划规定的目标和任务等。

4、落款：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于计划右下角（如：木槿感恩支教团XX部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。 （五） 工作总结

总结，是对以往工作的回顾和概括，从中得出经验教训，以指导今后工作的文体。

1、要求(参见附件五)：标题第一行为：湘潭大学木槿感恩支教团；第二行为：活动名称（如：XX部XXXX年XX活动），居中，采用小一号宋体或楷体加粗。竖直居中写：工作总结，采用粗号宋体或楷体；最后落款居中写：木槿感恩支教团，采用二号宋体、楷体或黑体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如2010年8月11日）。封面不加页眉、页脚及页码。

2、标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体或楷体加粗，并写明总结的名称。如“木槿感恩支教团XX部门关于XX活

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 动的工作总结”或“木槿感恩支教团XX部门XXXX年工作总结”。 3、正文要求：

正文通常由前言部分和主体部分组成。采用四号楷体或宋体书写，正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。 （1）前言：即总结的开头部分，要开宗明义。用简洁的语言，概括介绍总结针对的时间、工作情况、基本经验以及总结的范围和目的。 （2）主体部分：

a.开展工作的基本情况，即在特定的阶段做了什么工作，采用了哪些措施和方法，取得了哪些成绩，并存在哪些问题，应如实叙述和说明。 b.归纳经验和体会，分析取得成绩的主客观原因，提炼出规律性的认识。

c.找出失误和教训，分析其产生的原因和规律，提出改进意见与途径。 d.明确今后努力方向，即今后工作中如何发扬成绩，克服缺点，力争工作再新台阶。

以上四个方面，可按照上述次序展开，也可按工作活动所设计问题，逐一从四个方面分别展开。

4．落款：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于总结右下角（如：木槿感恩支教团XX部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。 （六）策划书

1. 封面要求(参见附件二、附件三)：标题第一行为：湘潭大学木槿感恩支教团；第二行为：活动名称，居中，采用小一号宋体或楷体加粗。竖直居中写：策划书，采用粗号宋体、楷体或黑体；最后落款居中写：木槿感恩支教团，采用二号宋体或楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如2010年8月11日）。封面不加页眉、页脚及页码。

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 2. 目录(参见附件六)：字体为宋体；字体大小：“目录”二字为一号，其余为二号，小标题用小三；加粗部分：标题和主干 3. 正文：包括概述、活动策划和尾声三部分

a. 概述：包括活动背景、活动目的等；

b. 活动策划是主体，包括活动主题、活动时间、活动地点、活动对象、活动流程、注意事项、应急策略、可行性分析、预期效果、经费预算等；

c. 尾声：可以展望实现活动的美好前景，引起大家对活动的关注；也可以鼓舞各成员为活动的成功举办而努力。

二、常用文件的统一要求

1、档案形式要求：对于各部门档案，应有文本和电子两种版本。 2、格式要求：

文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（除策划书以外一般采用双面打印，以节省经费），页边距一律采取：上、下2.cm，左3.17cm，右2.cm，行距若使用四号字体，一般用固定值25磅或多倍行距1.25比较标准，字间距为默认值（缩放100％，间距：标准）。 3、字体要求：

标题一律采用黑色中文简体，正标题采用二号宋体或楷体加粗，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为楷体或宋体，正文内容采用四号。 4、表：

表中参数应表明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序、表名和表格均居中，内容均采用五号字体。图、表与正文之间要有一行的间距，文中的图、表、附注一律采用阿拉伯数字分章编号。若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。 5、页眉页脚、页码要求：

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 （1）采用五号宋体或楷体 （2）页眉靠左写“

汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望”，页

脚靠右写“爱心筑就梦想；激情点燃希望”，均用小四字体，倾斜。 （3）页码居中

（4）封面均不写页眉页脚和页码 （5）标点符号：

注意中英文标点符号的区别，不能混用。 三、策划的拟稿、核稿和签发

1、策划的拟稿由部门的或干事单独完成，也可由几人共同完成。 2、核稿工作必须由拟稿工作制作单位的上一级完成。（如：拟稿人为干事，核稿人必须为或的上级；拟稿人为，则核稿人必须为理事会成员。

3、签发文稿必须由理事会或指导老师签名。 4、通知、实践证明等必须经落款盖章方能生效。

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 附件一

关于XXXX的通知

签发：

发放对象：

通知正文

湘潭大学木槿感恩支教团 XXXX年XX月XX日

字体：标题为黑体，其余皆为宋体或仿宋；

字体大小：标题为二号字体，签发为五号，其余为四号字体 加粗部分：标题、发放对象、落款。

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 附件二（策划书封面一） 注：封面不要页眉页脚和页码

湘潭大学木槿感恩支教团 XXXX小学教学活动

策

划

书

主办方：湘潭大学关心下一代工作委员会

共青团湘潭大学委员会

承办方：湘潭大学木槿感恩支教团

2010年8月11日

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 附件三（策划书封面二） 注：封面不要页眉页脚和页码

主办方：湘潭大学关心下一代工作委员会承办方：湘潭大学木槿感恩支教团

木槿感恩支教团 XXXX年教学成果展

策 划 书

共青团湘潭大学委员会

2010年8月11日

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 附件四（工作计划封面） 注：封面不要页眉页脚和页码

木槿感恩支教团 XX部XXXX年

工

作

计

划

湘潭大学木槿感恩支教团XX部

XXXX年XX月XX日

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 附件五（工作总结） 注：封面不要页眉页脚和页码

木槿感恩支教团 XX部XXXX年

工

作

总

结

湘潭大学木槿感恩支教团XX部

XXXX年XX月XX日

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汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望 附件六（目录）

目 录

一、活动背景„„„„„„„„„„ 二、活动目的„„„„„„„„„„ 三、活动主题„„„„„„„„„„ 四、活动时间„„„„„„„„„„ 五、活动地点„„„„„„„„„„ 六、活动对象„„„„„„„„„„ 七、活动内容„„„„„„„„„„ 八、注意事项„„„„„„„„„„ 九、经费预算„„„„„„„„„„

字体为宋体

字体大小目录二字为一号 其余为二号 小标题用小三

加粗部分：标题和主干

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