Ｕ子技术 －小议Ａｃｃｅｓｓ在Ｏｆｆｉｃｅ各组件中的交流 张秀丽 苏州市轻工业学校 为“Ｒｉｃｈ Ｔｅｘｔ Ｆｏｒｍａｔ”。在Ｗｏｒｄ中，执行“文 利）￣Ｅｘｃｅｌ方便的自动输入功能和强大的数 件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏 据处理功能对Ａｃｃｅｓｓ导入的数据进行一番处理 上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框 之后，再将其转换成Ａｃｃｅｓｓ：￣件，无疑是实际工 中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指 作中使用最多的一种方法。 定为“ＲＴＦ格式”，找到前面保存的ＲＴＦ文件双 ＡｃＣｅｓｓ中导ＡＥＸＣｅｌ文件的操作与导入 击即可打开。 文本文件相同，只要在ＡｃｃｅｓｓＯｏ依次执行：文 ３、直接插人数据库 件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为 在Ｗｏｒｄ中，单击“视图”｝“工具栏”，选 “Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ”即可。当然也可以通过方便 中“数据库”（或者将鼠标置于Ｗｏｒｄ窗口的菜 快捷的剪贴板完成（操作方法与Ｗｏｒｄ表格导入 单栏戎工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选 ＡｃｃｅｓｓＮ￣同）。 中“数据库”一项），并在ＷｏｒｄＯＰ打开Ａｃｃｅｓｓ 三、Ａｃｃｅｓｓ文件与ＨＴＭＬ文档的相互转换 的表或者查询结果，单击新增加出来的“数据 ｌ、Ｎ：Ａｃｃｅｓｓ￣件转换成ＨＴＭＩ＿，文档 库” “插入数据库” “数据库”￥“获取数据”， 要将ＡＣＣｅｓｓ文件转换成ＨＴＭＬ文档（超 将文件类型指定为“ＭＳ Ａｃｃｅｓｓ数据库”，选中 媒体文档），可以在Ａｃｃｅｓｓｄ０选择“文件”｝“导 个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入 出”＋“保存类型” “Ｈ Ｔ Ｍ Ｌ文档”。可以用 数据”即可。 Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＦｒｏｎｔＰａｇｅ或其他网页编辑软件打开 （二）在Ａｃｃｅｓｓ中打开Ｗｏｒｄ的表 该文档进行编辑修改。 在Ｗｏｒｄ￣可以？￣Ａｃｃｅｓｓ转换过来的表格自 ２、在Ａｃｃｅｓｓｑ￣导入ＨＴＭＬ３￣档 Ａｃｃｅｓｓ是Ｏｆｆｉｃｅ组件的重要成员，其主要功 在Ａｃｃｅｓｓ中导入ＨＴＭＬ文档与导入文本 能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用 如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导 Ｚ．Ａｃｃｅｓｓｑｈ。可以通过２种办法在ＡｃｃｅｓｓＯ￣使用 文件和Ｅｘｃｅｌ文件方法相同，要在Ａｃｃｅｓｓ中导人 性部不及其他成员，所以大家常常会觉得Ａｃｃｅｓｓ ｆ ｄ表格的数据。Ｈ ＴＭ Ｌ￣档，只要依次执行：文件获取外部数据 的操作不太方便。比如，在Ａｃｃｅｓｓ的表中，要想 ｗ０ｒ１、通过剪贴板 导人，将“文件类型”指定为“ＨＴＭＬ文档”即 在中间插入一条记录就比较困难，而在Ｗｏｒｄ表 其方法是在ＷｏｒｄＯ０选中表格的若干行或若 可。 格和Ｅｘｃｅｌ的工作表中要做同样的操作则易如反 干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工 四，在不同的Ａｃｃｅｓｓ文件之间进行数据共 掌；再比如，当我们在ＡＣｃｅｓｓ的表中重复输入相 复 孚 同或有一定规律的字段内容时，就自然会联想到 具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“中的表或者查询结果， 如果新建的表与已经存在的表中部分字段 Ｅｘｃｅｌ的复制和自动填充功能，但Ａｃｃｅｓｓ却 制”，然后再打开Ａｃｃｅｓｓ为力。显然，如果我们能够实现Ａｃｃｅｓｓ与Ｏｆｆｉｃｅ 点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过 或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的 数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与 组件其他成员之间进行数据交流，就能够让这些 桌 一２、通过文本文件作为过渡 新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库 成员为Ａｃｃｅｓｓ￣务，从而达到取长补短、提高工 用户可以分成两步来做：第一步，先把 内。具体共享方式有３种： 作效率的目的。 ＷｏｒｄＯＦ的表格转换成纯文本文件；第二步，在 １、利用剪贴板 实现Ｗｏｒｄ与Ａｃｃｅｓｓ裹组调用 Ａｃｃｅｓｓ￣导入文本文件。具体操作方法是，在 在数据库窗口中，右击需要备份的表或者 （一）、在Ｗｏｒｄ中打开Ａｃｃｅｓｓ的表 ｄＯ０￣ｏＯ表格，依次执行：表格转换成文字， 查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复 如果想把Ａｃｃｅｓｓ中的表转换成为Ｗｏｒｄ中能 Ｗｏｒ “保存类型” “纯 制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需 够读取的文件格式，以便利用Ｗｏｒｄ进行处理，可 然后选择“文件”＋“另存为”文本”Ｉ在Ａｃｃｅｓｓ０Ｏ依次执行：文件获取外部数 要选择“只粘贴结构 、“结构和数据”还是“将 以采以下３种方式： 据导人，将“文件类型”指定为“文本文件”。 数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转 ｌ、利用剪贴板 二．Ｅｘｃｅｌ与Ａｃｃｅｓｓ间的数据交流 换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字 在Ａｃｃｅｓｓ中，打开要转换的表并查询。将鼠 （一）、将Ａｃｃｅｓｓ００的表或者查询导入Ｅｘｃｅｌ 段，将其复制到其他的表或查询中。 标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左 ２、直接导入ＡｃｃｅｓｓＮ象 端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方 由 可以使用３种方法将Ａｃｃｅｓｓ中的表或者查询 具体操作步骤是，依次执行：文件获取外 向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖 ｌ中。 郜数据导入，将“文件类型”指定为“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ 过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当 ￣ＡＥｘｃｅｌ 利用剪贴 Ａｃｃｅｓｓ”，这样就可以将当前数据库或其他数据 鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭 一 其操作方法与导出为Ｗｏｒｄ表格相同。 库中的对象导人。 头），可以选择一组字段，当用鼠标单击左上角 ２、将ＡｃｃｅＳＳ数据导出为Ｅｘｃｅｌ文件 ３、利用链接表 的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所 具体操作方法为：在Ａｃｃｅｓｓ￣选中表或者 利用链接表的共享操作同上类似，依次执 有记录或者说是选中所有字段。进行上述３种情 查询，执行“文件” “导出”命令，将“保存类型” 行：文件获取外部数据链接表，将“文件类型” 况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”， Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ９７－２０００”，在Ｅｘｃｅｌ￣ 指定为“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ａｃｃｅｓｓ”，找到相应的表后 将所选内容复制到剪贴板中。随后打开Ｗｏｒｄ，单 指定为“ 将其链接进来。和上面直接导入的区别在于，链 击工具栏上的“粘贴”，即可￣Ａｃｃｅｓｓ表或者查 直接双击该文件即可将其打开。３、直接在Ｅｘｃｅｌ￣Ｔ［：。操作方法是依次执 接进来的表的数据会随原始表数据同步变化， 询结果复制成Ｗｏｒｄ表格。如果您觉得被复制进 来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行 行：数据获取外部数据新建数据库查询（由于典 而导入 Ｕ不会。其实，在使用链接表时，如果将“文件类 后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹 命令， 型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系 统会提示安装），在随后打开的“选择数据源” Ｉ型”分别指定为“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ”、“文本文 再选择“底纹” “无填充色”。 对话框中，将“新数据源”指定为“ＭＳＡｃｃｅｓｓ 件”或“ＨＴＭＬ￣档”，也可以分别将这些文件导 ２、导出为ＲＴＦ文件 ｅｂａｓｅ”即可。 ）ｋＡｃｃｅｓｓ，且导入的表中数据会随着原始数据的 在Ａｃｃｅｓｓ中，打开要转换的表或者查询结 Ｄａｔ。 （二）ＮＥｘｃｅ１３２作表导入Ａｃｃｅｓｓ 变化而变化。 果，选择“文件” “导出”，将“保存类型”指定
