中心接待制度草拟

一、目的：为进一步规范公司各类接待工作，有效控制接待费用，以“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、统一安排”为原则，使接待工作有所遵循，切实可行，特定本制度。

二、适用范围：各子公司、及所属部门在日常工作中为开展各类业务经营和其他各项活动所必需的车辆接送、食宿、订票、会议和人员陪同参观等方面的安排和工作；公司各级接待费用的申请、审核和批准。

三、管理职责：人事行政管理中心为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。各公司分管领导，负责审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用，报公司总经理审批。 四、接待部门：

（一）、各公司负责接待事务的管理部门，负责做好用餐、住宿、会议室使用、车辆接送、人员陪同参观、人员讲解介绍、烟酒领用等接待安排；

（二）、遇到重大接待工作和活动，可由主要接待部门协调各部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。 五、接待事务分类

ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人、重要客户、外宾及参观团或政府职能部门的接待。

ｂ类：业务接待。指营销客户、项目合作的接待。 c类：普通接待。指一般来客、行业主管部门的接待。

d类：内部接待 。各分/子公司到其他公司办事或来公司学习交流人员等。 六、接待标准及要求 （一）、餐饮接待标准及要求

1、a、b、c类接待工作餐饮原则上尽量安排在公司指定的签订协议饭店、酒店进行；有特殊需要需经总裁办或相关事业部总经理批准。

2、接待费用标准：a类200-300元/人；b类100-200元/人；c类50-100元/人；d类内部接待工作原则上安排在公司食堂（工作餐）或30元/人；（若有超标需要，需提前申请，由总裁办或相关事业部总经理批准）

3、接待陪同人员要求：a类贵宾接待提前上报总裁办或各事业部总经理处，提前决定陪同人员，安排陪同领导陪同时间；b类业务接待一般为副总以下级别人员；c类普通接待由对口接待部门的领导陪同；d类内部接待由对口接待部门的负责相关工作的员工陪同。费用按各个接待标准的情况算。 （二）、住宿接待标准及要求

1、a类贵宾接待：安排在公司协议五星酒店（云霄金汤湾五星酒店或别墅）； b类业务接待: 安排在公司协议的地方酒店。 c类普通接待： 安排在公司宿舍客房。 d类内部接待： 安排在公司员工宿舍。 （三）、会议接待标准及要求

1、根据参会人员的人数安排相应的会议室，5-10人安排在小会议室，10人以上安排在大会议室。

2、会议接待由对口接待公司负责安排，内容包括：会议室的环境卫生、会议用品材料的准备、音响设备、茶水、瓜果、点心、鲜花等。 （四）、会议室配备要求：

a类贵宾：茶水、瓜果、点心、鲜花。 b类业务：茶水、瓜果、点心。 c类普通：茶水、瓜果。 d类内部：茶水。

a、b类会议室须安排专门人员加茶水等服务。 （五）、其他接待标准及要求

1、部分接待需要安排被接待人员的往返车、飞机等订票。 2、部分接待需要安排被接待人员的往返车辆接送。 七、接待流程

（一）、客户归属子公司需将接待需求提前2天发送给人事行政管理中心，管理中心在接到各子公司领导通知或相关项目部重要来访预约时，应做书面登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，安排专门人员做接待，报总经理审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门接待；

（二）、集团各子公司、子公司各部门在接到重要来访预约后，须填写《公司接待申请单》(见附件)报备管理中心，并协助拟定接待计划及费用预算。需公司领导出面、管理中心协调的重要接待一般应提前2天告知管理中心；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。

（三）、重要来访接待计划应记明以下内容：

1、接待类别：a、b、c、d类或其他。 2、来宾基本情况

（1）、来访客人名称、领导姓名、职务等；

(2)、来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数； (3)、来访的目的和要求； (4)、在本地逗留的天数。 （5）、接待有无特殊要求。 （四）、具体接待安排

1、明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；

2、参观线路或洽谈、举行活动的场所； 3、费用预算；

（1）、涉及到外出接待费用，对口接待部门需提前向管理中心填写《公司外出接待费用预算申请表》，由对口接待部门领导、管理中心及总经理签字审批后，到财务领取预算费用。

（2）、集团各子公司需把接待预算费用报备及拨款给对口接待公司财务部，由对口接待公司负责向财务领取预算费用。 4、重要接待计划需准备以下内容： （1）安排车辆接送；

（2）会场特殊布置，包括烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等； （3）制作欢迎牌、会议姓名牌等； （4）安排人员出外接机献花等礼仪； （5）安排摄影摄像；

（6）准备公司宣传资料；

（7）宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准； （8）安排住宿，是否在房内放置鲜花、水果和烟； （9）安排游览、娱乐； （10）其它需要说明的事项。

5、对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施，确保电梯，环境、楼道、洗手间等清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机等设备电源充足无故障。

6、对重要客户来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的酒店宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料；根据计划确定游览路线、娱乐项目。 7、对大型会议或活动的来访接待，主办部门应事先准备公司简介等相关资料；检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排会议服务人员，按等级准备布置会议室。

8、管理中心按接待人数和级别调度安排接待所需车辆，须保证车辆清洁，安全性能良好；

八、接待费用审批流程

（一）、各部门必须在接待后一个星期内将接待费用汇总后由部门领导签字、管理中心及总经理审批后，交由财务部报销，过期不予报销；

（二）、参与接待的对口部门需提供接待时所花费事项的发票、收款收据等费用票据。

（三）、参与接待的对口部门需将接待花费事项的发票、收款收据等费用票据收集好寄给客户所归属的子公司财务部予以报销。 九、注意事项

（一）、接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场； （二）、接待中涉及重要事务、会议和文电等，需要注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密；

（三）、接待中要做好礼仪工作。接待人员必须着装整齐规范，行为举止大方，

对待客人要态度热情服务周到；

（四）、接待过程中如出现损害公司形象及利益的行为，视情节轻重给予处罚并通报批评；

（五）、未经批准而超出标准的接待费用，由对口接待人员或部门自负。 十、接待外出接待人员的费用补贴项目 （一）、电话补贴：外出跨市补贴50元/次。 （二）、油费补贴：私车公用1.2元/公里。

（三）、餐饮补贴：本市内30元/餐，跨市50元/餐。 （四）、住宿补贴：本市内180元/天，跨市280/天。

以上外出接待人员的补贴费用由客户归属子公司支付，同接待费用一起结算给对口接待子公司或部门。

十、本制度自发布之日起执行。