加强企业管理的几点看法

加强企业管理的几点看法

经过一个多月的观察、了解，本公司在工程业务管理、财务管理方面的制度还是建立和健全的，但在执行力方面存在问题比较多，主要存在的问题：

1.现金管理制度不健全，现金账余额奇高与实际现金不相符，有限现金支出时无领导签字、审批，收款人没有签字。

2.应付账款与采购部的账目对不上，各自做自己的。

3.材料入库、验收单与材料不一致，发现尾差不及时调整，造成票单不符。

4.材料入库、仓存卡形同虚设，造成卡实不相符。材料库存帐余实物严重不符。仓库材料帐与财务材料帐长期不符。

5.分项目成本核算根本没有。 6.差旅费报销替代票据泛滥。

7.运输费没有合同，运输原始单据即用车记录表无出库单号，无发货人签名，运货人签名有的有、有的无、有的只写姓。车型有的有、有的无，运输金额无标准可循，随意性很大。

8.工程外包车的统计无原始记录、工程外包无合同。 9.费用报销不及时，有些时间拖的很长。 10.企业文化少了点。 a、食堂长期无人打扫； b、厕所太脏了； c、人员进出太频；

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d、人与人之间的信任、尊重显得多么的尊贵； e、西风盛。

从审核已完工程完工结算单的情况看，审了三单，单单有问题，结算单提供的资料越细发现的问题越多。主要表现在：

1.完工结算单无制单人、无复核人、无审批人，监管严重缺失。 2.甲供材料漏洞很大：一单有甲供材料，结算时不扣除；一单甲供材料由乙方定；一单有二份甲供材料清单，结算单时仅算一份，且金额与甲供材料清单不相符。

3.合同变更不及时：一单中某项目：合同数量1088，实际结算1729.71超合同59%，图纸实际工程量1690.25超合同55%，实际结算工程量比图纸实际工程量高出39.46。

4.有的工程项目且有价格变更的，却没有结完工结算单。仅凭乙方的，要求财务支付工程款。

5.完工结算单中随意增加项目：一单中结算金额3万多，增加项目三项共计1550元；一单中增加项目11项共计25万元，占合同金额30%。

绝大多数按合同要求都属于擅自增加。

6.工程结算单中计算差异多。一单中某项目应按50元单价却按80元单价计算，上报工程量265.86，图纸实际工程量无，结算时的工程量为316.68，金额计25334.40元。一单中甲供材料不扣除计13184.8元。

7.班组签证单随意不规范。

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a 只有乙方签字，没有项目部现场代表和工程部经理签字 b 乙方签字日期均在工程结束时，同一天签多份班组签证单与原来的事实难吻合，多份班组签证单“事项说明”为同一天，属事后补。缺乏真实性。

c 完工结算单中签证项目数量与原本的“工作联络单”完全不符（暂且不论原工作联系单中的内容，数量是否由甲方承担）如工作联系单01号为27.5工，结算单为88.5工，计38300元；签证项目中工作联络单02号、06号，附件中根本没有02号与06号，计48000元。 8.临时用工（零星分包）签证单更是手续不全。签证单是被用工班组负责人签字、并制作，没有施工员签字；没有审核人签字。仅凭乙方制作并签字的签证单做了完工结算单；一单中6个项目计19100元。

如何加强企业管理，就此问题提供如下具体意见和建议： 一、 加强财务管理

首先是加强现金管理，现金日记帐要做到日清月结帐实相符。报销费用、支付现金时、收款人是本公司人员须在登记本上签收。非本公司人员在收到现金时，须写明“实收现金***元，并签字。”本公司业务人员在支付有关现金时，须有收款人写明“实收现金**元，并签名，同时留下手机号”。

银行存款应做到帐表相符，月末出现未达帐项时，须编制银行存款余额调节表。

能用网银、银行支付尽量不用现金支付。

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强化应付账款、材料采购的资金管理，支付货款应按规定程序，须手续完备。采购部门应与财务部门及时对账，做到账表相符。 应收账款应及时清理，尚未收回的应收账款至少3个月内向公司领导书面汇报，提醒领导、业务部门及时回笼资金。 二、加强仓库材料管理

坚持原来的仓存卡制度，材料入库、出库，应凭入库单、出库单并及时登记仓存卡，结出结余数，仓存卡的结存数按时经常与实物核对、做到卡实相符。建立库存材料抽查制度，按月或按季由财务、行政人员各1名组织抽查，每次抽查不少于10个品种，抽查结果做好登记、作为考核依据。

根据入库、出库单及时登录ERP系统，按月结出本月收入数与本月发出数：本月发出材料分清两个渠道，即：生产车间领用与工地领用。出库单一联上交财务。努力做到账实相符。材料出库与成品的出库应按项目分类，为成本结算做好基础工作。

具体的仓库材料管理有待进一步布置、开会、培训和落实。 三、强化采购资金管理

采购部采购材料的应是专用，支付货款一般情况下应是已到账、材料已验收入库，采购部应对货到未付款及货到欠的款项应与财务部门经常核对，保持一致。采购部每月初编制1份资金计划安排表，按单位名称列出致上月末应付款金额，由采购部请示业务经理商量安排本月计划支付金额；交财务部报总经理审核确定。财务部根据计划核准数视具体资金情况负责落实实施。

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四、重视施工现场原始资料的管理

施工现场是本行业的一个非常重要的一个环节。公司极大多数的原始单据、原始数据、原始凭证、原始证据均产生于此。重视这个环节的管理，对于提高效率减少浪费、分清责任，增强企业的管理水平具有重要意义。

施工现场要做好材料、成品的收发记录。目前在施工现场有施工日记，施工日记大多数记的是与工程质量方面有关的事项。我的建议是项目经理将每天发生，如收到的收发材料原始凭证，以及签过字的原始凭证等等，也就是说以后会与财务部发生结算关系的原始凭证，每天进行登记，把原始凭证的日期、号码、内容、记录下来。每月交财务部备案。次月与5日前将上一月的登记表交财务部门） 五、加强完工项目预算和结算的管理

1、施工项目应签署合同

2、施工项目数量、内容等发生变动，应及时签定变更合同，变更合同应具体说明变更的原因、数量、依据等。变更合同须在具体发生事项一个月内签定，超过一个月变更合同视为无效，变更合同交一份财务部备案。

3、支付施工队工程进度款，按规定程序的要求填制申请表，其流程现场项目部意见、公司项目部意见、业务经理审核意见、财务经理审核意见、总经理审批意见、财务部根据申请表支付工程进度款。

4、工程完工，业务部以合同为基础，按照合理、合法的原始单据和凭证为依据编制完工结算单。结算单由业务部编制、复核。提交

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业务经理，财务经理审核。总经理审批，财务部根据审批后的完工结算单支付工程款。

5、每年末，业务部门将未了结的工程款项与乙方对账核实后作一次年终盘点，报财务部进行对账。所谓末了结，即指乙方在甲方处还存工程款或尾款或质保金。业务部门在盘点时，对每一笔欠款要有充足的依据。比如提供完整的结算单，以确定盘点正确性。

6、强化“甲供材料”管理；仓库、车间按项目、按收料人每月将甲供材料报财务部一份备案。

7、按合同要求需要签证的须及时办理有关手续。业务发生后超过一个月后办理的签证视为无效。签证单不得补办。不得弄虚作假。临时用工（零星分包）签证单上的内容必须填写完整、齐全，有关审批手续须完备。 六、重申几项规定

1、个人的报销、有关费用的结算、报销；如运输费、装卸费等须在月内、按规定流程，手续完备后上报财务。超过1个月的财务不予接收。

2、有关费用报销单据，特别是缺少正式的票据，将注明发生费用的时间、地点、内容及其必要性，即来笼去脉，当场有关人员的签字，作为依据。经二人以上签字方可有效。 3、明确各岗位、各职务责任人的职责和权限。 4、制定一些奖惩制度。

5、商量解决一下：公司内使用替代报销泛滥的问题。

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a.差旅费报销中除私车公用可用汽油票替代，其他的均按实际发生的票据报销（特殊情况经批准的除外）不得使用替代票据。 b.临时发生的且必须的有关费用，又无的须提前书面请示领导批准后交财务备案。实际发生后按规定报销。

c.现在最难办的是购买的材料，需要入库的有无正式的，如何解决？

d.尝试使用网购采购办公用品，部分原材料需专门开会研究。

2017.1.11

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