企业实施协同办公系统的可行性研究

企业实施协同办公系统的可行性研究

［摘 要］论述了在全球一体化的市场环境和知识经济背景下协同办公软件产生的背景及企业实施协同办公软件的可行性，企业实施协同办公软件可实现信息的高度共享，各个业务的整合，各种资源的调配和优化。

［关键词］协同办公；办公软件；协同应用软件

［中图分类号］F27 ［文献标识码］B ［文章编号］1002-2880(2011)05-0118-02

一、协同办公软件产生的背景

在全球一体化的市场环境和知识经济背景下，企业发生着深刻的变化。一方面，随着技术的不断成熟及与国际市场的接轨，竞争日益激烈，依靠产品销售产生利润的上升空间有限，企业开始通过管理提升利润，更多地依靠高效的运营和优化的管理打造竞争内核，关注企业的可持续发展，从“营销取胜”转向“管理取胜”；另一方面，运营管理水平的提升又赋予了企业新的活力，使得企业从成本、效率等优化中激发出新的利润增长点。在这种商业环境趋势下，不可避免地要求企业更多集中精力于整合各种资源并打造高效协同的运作体系；同时，立足于对单个资源或部分资源进行管理的传统软件无法满足企业新的要求，应运而生的协同应用软件因其能够帮助企业适应新的市场环境而必将成为软件发展的趋势。继ERP之后，协同应用软件成为被广泛关注的焦点，协同软件市场也占据了应用软件市场的重要组成部分。从管理的角度上来说，协同的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程)之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大化的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

二、企业实施协同办公的可行性

1.技术上的可行性

根据新系统的目标来考虑系统的软硬件设备、计算机联网能力、网络及数据安全保护设施、输入输出设备、大容量存贮设备等。软件方面应重点考虑操作系统、数据库管理系统等配置和功能。技术力量则不仅考虑技术人员的数量，更应考虑他们的经验和水平。

2.经济上的可行性

新系统的经济上可行性指的是估算新系统开发和运行所需的费用，以及新系统的效益，将投资和效益进行比较，实现经济效益最大化。

一般新系统所需投资包括以下4方面的内容：(1)设备费用。计算机软硬件、电源设备、机房设施等；(2)人员费用。开发费、操作人员、维护人员的工资及培训费用等；(3)材料费用。打印纸等各种耗材以及电费等；(4)其他费用。除以上所列以外的一切有关费用。

3.管理上的可行性

考虑当前系统的管理体制是否有条件提供新系统所必需的各种数据，企业最高层领导及各级管理人员对开发建设一个新系统来替代现有系统的需求是否迫切，即新系统的必要性。此外，对新系统运行后将对各方面产生的影响也应加以考虑。例如，用计算机处理大批信息，提高了劳动生产率，一般情况下会造成企业人员的过剩，于是会涉及到过剩人员的工作安排问题。另外，还应考虑当前系统的业务人员对新系统的适应能力等。

4.开发环境的可行性

企业领导意见是否一致，有无资金，能否抽出骨干力量参加新系统开发等，简单地说就是企业能为新系统的开发建设提供一个长期的、良好的环境。这是可行性阶段必须要考虑的问题。如果企业不能保证资金按期到位，必然会导致开发工作半途夭折。如果企业不能抽出业务骨干参加系统开发，那么最终开发出来的系统很难满足实际工作的要求。如果企业领导、特别是高层领导间的意见不一致，则系统开发方案会经常变动，影响开发的时间进度。

三、企业应用协同办公系统的几大主要功能

1.电子化工作流(e-workflow)

工作流管理是提高组织效率的有效工具。与传统的纸张上的操作相比，在电子化工作流当中，每个请求不会丢失，而且在工作流的每个阶段由谁来负责处理请求也都有了明确的定义。工作流管理模块同时也提供了可定制的浏览和报告功能，从这些报告中可以清晰地了解哪些请求是创建最频繁的，哪些人处理的请求最多，以及每一个工作流完成所需要的时间周期。

通过电子化的方式，可以很方便地根据一个工作流程相关的政策信息和手续对工作流进行定义，每一个请求的创建和批准都是基于一个规范，这将有助于按照统一、合理、高效的方式处理各种请求。在系统中通过工作流管理模块可以按照组织的需求设置所需的工作流类型。

2.知识管理(e-Document)

知识文档管理模块为存储和编辑各种不同类型的企业文档提供了一个平台，核心是一

个中心数据库，用户可以方便地通过浏览器进行文档的搜索和读取。所有的文档都可以设置相关的安全权限，只有具备相当安全级别或特定角色的人，才可以对文档进行操作(查看、编辑、删除等)。另外，可以将文档与相关的项目、客户、人力资源、资产产品等进行链接，使各模块间的信息完全融合在一起。

知识管理模块的一个重要功能就是提供各种信息在系统中的结构化存储，为了有效地对这些信息进行区分以方便用户的使用，需要对这些文档进行类型分类，并建立目录结构对这些信息进行分类管理。

在文档模块当中，目录结构分成三个层次：主目录、分目录和子目录。一个主目录可以拥有多个分目录，一个分目录可以拥有多个子目录。同时，也可以通过定义文档目录树状字段来多角度查阅文档。

知识管理中对文档权限管理也较传统OA系统有了很大改进。可以规定哪些用户可以在此目录下创建文档、哪些用户可以将此目录下的文档复制或者移动到其他目录，以及规定此目录下创建文档的默认共享范围。可以根据类型：部门、分布、角色、安全级别、用户类型进行权限组合。

3.邮件管理

相比于其他的邮件软件，e-cology系统邮件管理模块最突出的特点就是实现了与e-cology系统知识管理模块、客户管理模块的协同。在邮件管理应用方面，Ecology系统实质上提供了一个更人性化的用户收发、处理邮件的接口，用户通过e??cology系统的窗口就能方便地通过邮件服务器接收发邮件，从而实现用户邮件管理的深层次应用。

四、企业实施协同办公系统的几大益处

冷 楠：企业实施协同办公系统的可行性研究1.信息的高度共享

信息共享是为了最大限度地发挥其本身的价值，无论是企业管理者、员工还是外部的合作伙伴，都可以很方便地查找到相关的信息以支持事务的处理，并利用信息创造新的价值。

2.各个业务的整合

这些业务尽管更多的时候从属于企业的不同人员、不同部门，但本质上来说它们都是紧密关联的，并形成企业特有的业务体系，企业需要对各个业务进行充分的整合以使业务能够协调和平滑运作，任何业务链断折或业务的死角都会对企业的运营产生影响。

3.各种资源的调配和优化

这些资源包括企业的人、财、物、信息和流程，当企业实现了信息共享和业务整合后，企业的“神经网络体系”才能够高效和通畅地运转，并使这些资源能够突破各种壁垒和障碍，在企业统一管理和协调下为共同的目标实现而服务。

总之，企业希望在管理活动中其核心竞争力可以得到持续提升，而核心竞争力的增强，又在于企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作，也能实时共享各种信息、关系资源，从而最大化激发他们的创造力和主观能动性。同样的，在一个完整的商业生态环境里，企业如何最快地对复杂的市场需求做出反应，如何最大化地发展和利用宝贵的商务关系，如何无缝地衔接各种业务流程，如何更成功地管理与合作伙伴的共有的知识

资本与关系，都可以通过协同办公系统得以实现。

(责任编辑：梁宏伟)