第１期第１３卷 ２０１１年３月 石油化工管理干部学院学报 Ｊ０ＵＲＮＡＬ ０Ｆ Ｓ ＰＥＣ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴ Ｉ１ｒＩ’ＩＪｒＩＥ Ｎｏ．１ ｖ０１．１３ Ｍａｒ．２０１１ 内部控制制度与质量管理体系的整合及效果 旷明燕 （岳阳中石化壳牌煤气化有限公司，湖南岳阳４１４００３） ［摘要］全球经济一体化进程的推进，对企业管理水平提出了更高要求。结合《企业内部控制基本规范》，从质量 管理体系的背景要求和基本内容人手，寻找出二者之间的相似性或相关性。阐述在此基础上制定的内部控制制度 与质量管理体系整合计划，及分阶段、分步骤实施整合所取得的效果。 ［关键词］ 内部控制制度；质量管理体系；整合；实施；效果 岳阳中石化壳牌煤气化有限公司（以下简称岳 阳壳牌公司）是我国加人世贸组织后中国石化与壳 牌公司合资合作的首批项目之一。该项目采用 Ｓｈｅｌｌ公司加压粉煤气化工艺技术生产粗煤气，虽然 从２００７年开始实施ＩＳＯ９００１质量管理体系并通过 其质量治理经历了从针对产品以层层把关的检验质 量治理，到针对工序以预防为主的统计质量治理和 针对体系以不断改进为目的的全面质量治理的３个 阶段，发展到ＩＳＯ ９０００较为完善的理论体系。质量 管理体系的主要目的是为了证实组织具有提供满足 认证，但作为两大股东均为上市公司的一家合资企 业，满足我国对于上市公司从２００９年７月１日起强 制施行《企业内部控制基本规范》的要求也是势在必 然。 岳阳壳牌公司于２００７年建立和实施质量管理 体系。２００８年，按照ＩＳＯ９００１：２００８版的要求对质量 管理体系做了改进并取得了ＩＳＯ９００１质量管理体系 认证证书。２００９年，股东中石化要求岳阳壳牌公司 建立《企业内部控制基本规范》，以符合《中石化内控 手册》的要求。参考相关企业的做法，内控体系基本 为单独建立，由财务部主管，独立的一套文件，独立 的自我检查机制，与质量管理体系的主管部门各自 为政。鉴于人员少，机构简单，岳阳壳牌公司大胆地 提出了将两个体系整合的想法并加以实施，取得了 定效果。 一１整合的策划 １．１两个体系的背景和目的 目前国际上对内部控制最权威的定义标准，应 推美国反虚假财务报告委员会下属的发起人委员会 （简称ＣＯＳＯ委员会）于１９９２年９月发布、１９９４年增 补的《内部控制一整体框架》。内部控制的目标是经 营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真 实完整，提高经营效率和效果，促使企业实现发展战 略。 质量管理体系最早的版本是１９８７年提出的，目 顾客要求和适用法规要求的产品的能力，目的在于 增进顾客满意。 从两者的背景和目的来看，内部控制制度主要 是为实现控制目标，而控制目标包括５个方面：战略 目标，促进企业实现发展战略；经营目标，提高经营 效率和效果；财务目标，保证财务报告及相关信息真 实完整；资产安全目标，维护资产安全；合规目标，合 理保证经营管理合法合规。细分的５个目标中以战 略目标为重，市场与顾客是这一目标中的主要成分。 因此，两者的目的是基本一致的，只是切入点不同， 这成为整合的基础和先决条件。 １．２整合内容分析 目前企业质量管理体系采用的是过程方法，一 般按照产品的生产流程来识别和认证范围内所有活 动的过程。岳阳壳牌公司主要从核心业务过程、支 持过程和管理过程３个方面识别了１２个一级活动 过程，其中核心业务过程包括：①业务计划及预算编 制；②生产制造与服务提供；③顾客。支持过程包 括：①采购仓储管理；②人力资源管理；③设备设施 管理；④变更管理；⑤产品质量管理；⑥ＨＳＥ管理；⑦ 财务管理。管理过程包括：①评审与改进；②管理支 持。 中石化的内部控制制度主要从公司层面和业务 ［收稿日期］２０１１—０３—１１。 ［作者简介］ 旷明燕（１９７１一），女，湖南湘潭市人。毕业于湘潭大 学化学工程专业。质量工程师。电子邮箱：ｋｕａｎｇ．ｍｉｎｇｙａｎ＠ＹＹ— ｃｇ－ｅｎｏ 前最新版本为ＩＳＯ９００１：２ＯＯ８（质量管理体系要求》， ２０１１年第１期 旷明燕．内部控制制度与质量管理体系的整合及效果 ・５１・ 层面进行控制，业务层面控制包括内部控制矩阵和 财务报告计划矩阵。公司通过编制内部控制矩阵， 管理的部门内部进行宣贯，深入思考如何落实到日 常的工作中。为了将这一要求落到实处，岳阳壳牌 对各项业务进行具体控制。中石化内控手册（２０１１ 版）现有６７个内部控制矩阵，内容涵盖资金活动、采 购及生产活动、资产管理、内部审计等２０大类。 从两者的内容比较可以看出，针对生产制造企 业来说，无论是质量管理体系所要管理的范围，还是 内部控制制度所要控制的内容，都已经深入到了整 个企业层面各项业务活动之中，管理内容是吻合的。 公司推进了计划与部门的日常经济责任制和部门管 理者的绩效挂钩，使各层级管理者充分认识内部控 制的重要性和肩负的重任。 ２．３文件的整合 质量管理体系在岳阳壳牌公司已经运行２年有 余，公司的《质量管理体系手册》和程序文件已经日 趋完善，因此，整合的文件以质量管理体系的文件为 特别是中石化内控手册，逐年不断修订和完善，由 ２００９年版的５９个控制矩阵、１８大类，发展到２０１１年 版的６７个控制矩阵、２０大类，控制层面涵盖全部业 务活动过程。因此，过程方法是两者整合的基本理 论和方法。 １．３编制整合计划 通过学习和分析，岳阳壳牌公司对于整合有了 信心和方法。首先，按照质量管理体系的要求，梳理 了公司运行两年来质量管理体系上存在的问题，有 针对性地确定整合框架，编制了《内控控制制度与质 量管理体系整合推进计划》，从时间上对整合准备、 内部控制制度培训、文件整合培训、修订文件及审 查、文件实施、穿行测试和内部审核等几个阶段分别 实施。 ２整合的途径及方法 ２．１构建整合机构 由于我国对内部控制标准进行正式定义的机构 有财政部、证监会、审计署、银监会和保监会，所以 许多企业认为内部控制只是财务主管和财会人员的 事情，将内控的管理定在财务部门。但随着企业整 体管理工作的推进，内控管理已不再仅仅体现财务 方面，而是渗透在管理的各个环节。因此，岳阳壳牌 公司一开始就将内部控制制度的建立归口由企业管 理部负责，为此特别配备了有丰富财务专业经验的 内控工程师，与体系管理工程师共同建立、整合内部 控制制度和质量管理体系。各部门分别指派联络人 员，构建了整合的网络。 ２．２加强管理层培训 领导作用是质量管理的８大原则之一。岳阳壳 牌公司首先从管理层培训人手，利用每月的公司领 导学习日，宣讲内控制度的产生背景、定义、目标、原 则、建立的重要性以及股东的要求，将中石化内控手 册分发到每一位管理者，要求通过自学带着问题参 加培训。同时，要求各层级管理者不仅个人要认真 掌握内控体系和质量管理体系整合的内容，还要在 蓝本，方针层面除了现有的《质量管理体系手册》，另 外编制了《业务手册》和《授权手册》。《业务手册》阐 述岳阳壳牌公司的商业理念，包括对员工及承包商 的期望，说明为管理公司业务和贯彻公司政策以及 目标而设定的商业管理构架；《授权手册》则是按内 控中的权限指引编制。这样在方针层面既能满足质 量管理体系的要求，又能满足内部控制制度的要求。 岳阳壳牌公司对照中石化的《内控手册》（２００９ 版）来识别业务层面的控制矩阵，根据适用的控制矩 阵２５个、适用的控制点５１０个，与现有的程序文件 逐一对比，能够明确找到的控制点有３８０个，尚缺少 １３０个。将未明确的控制点数据编制成表格，下发 至相关主控部门，要求根据控制点的业务活动，将数 据补充进相关程序文件。至此，文件上的整合基本 完成，并形成了控制矩阵（控制点）与程序文件的对 应表，为下一阶段的穿行测试和内部审计提供了帮 助。当然，随着《中石化内控手册》逐年的修订，岳阳 壳牌公司每年也针对修订的控制点修改相应程序文 件，使公司的管理制度满足内控的要求。 ２．４内部审核的整合 文件层面的整合，为内部审核的整合提供了基 础。无论是内部控制制度，还是质量管理体系，都要 求企业建立自我改进机制，即自我对照文件检查执 行情况。 首先，为了检查各部门的执行落实情况，在整合 体系运行了３个月之后，策划了穿行测试，即各部门 根据主控的程序文件，对照控制点，逐点抽样进行检 查并记录在案备查，对于不符合情况，列出不符合清 单。企管部检查各部门的自查记录，跟踪不符合项 的整改情况。这样的内部改进机制既是内部控制的 要求，也是质量管理体系的要求。 其次，在各部门自查之后，公司层面策划了内部 审核。为了确保审核质量，特别聘请了中石化股东 负责内控的专业人员作为审核组成员。审核组成员 为质量体系内审员，均进行过内部控制制度的培训。 检查表则以梳理出来的控制点为依据，通过逐个抽 样、面谈、现场检查等方式，结合各部门的自查情况 ・ ５２・ 石油化工管理干部学院学报 ２０１１年第１期 和整改情况进行检查，从人员、方法和过程上全方位 落实内部审核，确保质量管理体系要求和内部控制 制度落到实处。 ３整合的效果 ３．１统一了管理途径 由于岳阳壳牌公司从组织架构上进行了质量管 理体系和内控体系的整合，避免了各部门分管不同 体系所造成的弊端，减少了两个体系在运行过程中 的组织协调难度和各自为政的现象，有利于两者在 运行过程中的统一组织、协调和指挥。无论是主管 部门的内部检查、公司的内部审核，还是股东或第三 方认证机构的审核，所发现的问题全部由企管部统 负责跟踪和检查，确保问题得到有效整改，形成了 统一、连续的管理通道。２０１０年，股东方通过审计 核查，对岳阳壳牌公司的内控管理予以肯定，质量管 理体系的监督审核也未发现不符合项。 ３．２提高管理效率 质量管理体系和内控体系并存，将给企业各部 门的管理职责和上下级之间的管理权限造成交叉， 不能很好地发挥各自的职能作用，降低了系统功能 和管理效率，同时给各控制矩阵、控制节点的改进和 优化带来阻碍。因此，两个体系的整合确实帮助企 业提高了管理效率。 ３．３员工具有更强的整体意识 市场竞争其实是人才的竞争，员工素质的高低 对生产经营的影响越来越重要。两体系整合之后， 资源和信息形成共享，并在执行层的作业文件中得 以反映。员工不需要去区别工作标准或要求属于哪 个体系，所要做的就是对文件整体的执行和贯彻，从 自身做起，从本岗位做起。两个体系的整合对员工 一的思想意识和岗位胜任能力提出了更高的标准和要 求，特别是审核岗位人员经过锻炼成为复合型审核 人员，提高了整体管理意识。 ３．４文件简化、可操作性强 文件整合过程中发现，两个体系所要求的相似 之处约在６０％以上，既不便于操作，也使公司的文 件系统庞大，各级人员的填写记录大量增加，导致管 理上的“两张皮”现象和形式主义，原有的质量管理 体系和内控制度的作用无法发挥。整合之后，岳阳 壳牌公司除《内控手册》外，程序文件３１个，作业指 导书１７０个，一个管理流程对应一个文件，文件接口 清晰，职责明确，数量优化，可操作性增强。 ３．５降低管理成本 体系的整合，使企业对培训、宣贯、监督控制、内 部审核和管理评审等项工作得以综合考虑，统一策 划降低了管理成本，避免了资源的浪费，减少了费用 支出。另外，由于加强了对各环节的控制，在节水节 电、减少甚至杜绝安全事故的发生等方面，为企业节 约了大量的开支，获得了巨大的直接或间接的经济 效益。岳阳壳牌公司２０１１年ｌ一２月实现盈利１ ３００ 万元，并在３月底创６００万人工时安全无事故的新 记录。 岳阳壳牌公司实施质量管理体系和内控系统整 合１年多来，内部控制制度的建立借助质量管理体 系的良好平台，达到了整合的目的，无论是职能的接 口、关键点的控制，还是内部管理的规范等方面都取 得了阶段性成果。截止２０１１年３月，岳阳壳牌公司 取得了装置连续运行１０２天的良好记录，这也是日 处理原煤２ ０００吨的加压粉煤气化装置中的最好记 录，并且这个记录还在不断创新中，标志着公司整体 的企业管理水平切实得到了提升。 Ｒｅｃｏｍｂｉｎａｔｉｏｎ ａｎｄ Ｉｔｓ Ｅｆｆｅｃｔ ｏｆ Ｉｎｔｅｒｎａｌ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｓｙｓｔｅｍ ａｎｄ ＱＣ Ｓｙｓｔｅｍ ＫｕａｎｇＭｉｎｇｙａｎ （Ｙｕｅｙａｎｇ ＳＩＮＯＰＥＣ ａｎｄ Ｓｈｅｌｌ Ｃｏａｌ Ｇａｓｉｉｆｃａｔｉｏｎ Ｃｏｍｐａｎｙ Ｌｔｄ．，Ｙｕｅｙａｎｇ Ｈｕｎａｎ ４１４００３ Ｃｈｉｎａ） ［Ａｂｓｔｒａｃｔ］Ｔｈｅ ｐｒｏｍｏｔｉｏｎ ｏｆ ｇｌｏｂａｌ ｅｃｏｎｏｍｉｃ ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ ｐｒｅｓｅｎｔｅｄ ｈｉｇｈｅｒ ｒｅｑｕｉｅｒｍｅｎｔ ｏｆ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｆｏｒ ｔｈｅ ｅｎｔｅｒ－ ｐｒｉｓｅ．Ｃｏｍｂｉｎｅｄ ｗｉｔｈ｛Ｂａｓｉｃ ｓｔａｎｄａｒｄ ｏｆ ｉｎｔｅｎａｒｌ ｃｏｎｔｏｒｌ ｉｎ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ）），ｓｔａｒｔｉｎｇ ｆｒｏｍ ｂａｃｋｇｒｏｕｎｄ ｒｅｑｕｉｅｒｍｅｎｔ ｎｄ ａｂａｓｉｃ ｃｏｎｔｅｎｔ ｏｆ ｑｕａｌｉ￣ｃｏｎｔｒｏｌ ｓｙｓｔｅｍ，ｗｅ ｔｉｒｄ ｔｅｏ ｆｉｎｄ ｏｕｔ ｓｉｍｉｌａｒｉｔｙ ａｎｄ ｒｅｌａｉｖｉｙ ｏｆｔ ｉｎｔｅｒｎａｌ ｃｏｎｔｒｏｌ ａｎｄ ｑｕａｌｉｔｙ ｃｏｎｔｒｏｌ ｓｙｓ— ｔｅｒｎ．Ｏｎ ｔｈｅ ｂａｓｉｓ ｏｆ ｉｔ，ｗｅ ｉｌｌｕｓｔｒａｔｄ ｐｌｅｎ ａｏｆ ｒｅｃｏｍｂｉｎａｔｉｏｎ ｏｆ ｉｎｔｅｒｎａｌ ｃｏｎｔｒｏｌ ｓｙｓｔｅｍ ａｎｄ ｑｕａｌｉｙ ｃｏｎｔｔｒｏｌ ｓｙｓｔｅｍ ａｎｄ ｉｔｓ ｅｆｆｅｃｔｓ ｗｅ ｈａｖｅ ｍａｄｅ ｉｎ ｖａｒｉｏｕｓ ｓｔａｇｅｓ ａｎｄ ｓｔｅｐｓ． ［Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ］ ｉｎｔｅｒｎａｌ ｃｏｎｔｒｏｌ ｓｙｓｔｅｍ；ｑｕａｌｉｔｙ ｃｏｎｔｏｌｒ ｓｙｓｔｅｍ；ｒｅｃｏｍｂｉｎａｔｉｏｎ；ｉｍｐｌｅｍｅｎｔａｔｉｏｎ；ｅｆｆｅｃｔ
