公司文件管理制度

文件管理制度

为统一公司文件管理、确保公司各项资料有据可寻，特制订本规定： （一） 有形文件的管理： 一、合同文件

1、公司对外签订的合同都直接关系到公司的切身利益，所有以公司

名义签订的合同必须在公司备案。

2、任何个人未经公司同意，不得私自对外签订任何形式或方式的合同或协议，未有公司合同公章的合同或协议，公司不承担任何法律责任和义务。

3、员工对外签订合同时，应在使用公司公章时进行登记，并将双方签字盖章的合同由专人管理，公司人员只允许保存复印件。 4、公司档案管理人员应将所保存之合同分类别编号存档。 5、任何人员不得在未经公司允许的情况下隐藏或销毁合同，如有发生公司将给予除名的严厉处分。

6、如果由于未签订合同，使公司蒙受损失的，个人必须承担相应责任，包括经济赔偿。 二、非合同文件

1、涉及公司利益的文件文档，员工需锁好保管，如报价单等。 2、公司各类信息资源、未经同意，不得向外泄漏。

3、公司各类书籍、说明资料、彩页等，各位员工要共同爱护，不

得丢失、浪费。

4、任何个人不得擅自向外泄漏公司资源。 （二）无形文件的管理

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一、电脑文件的管理

1、任何人未经同意，不得使用他人电脑。 2、未经允许，不得查看、打印其他人的电脑文件。 3、软盘使用前必须确保无病毒。

4、对于涉及公司利益的文档必须加密保存。

5、不得擅自安装和使用未经许可的软件（含游戏），上班时间内不

得利用办公室内电脑玩游戏、上QQ或浏览其它与工作无关的网页，一经发现罚款50元/次，情况严重的作辞职处理。

6、不得利用公司的电脑设备处理私人事务，一经发现罚款50元/次，情况严重的作辞职处理。

7、电脑使用者必须爱护电脑设备，不得私自拆装各种电脑硬件，私自拆装电脑必须照价赔偿。

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