初论试卷入闱审校工作的管理

初论试卷入闱审校工作的管理

摘 要 在入闱试卷审校工作的全部过程中，要围绕 “确保所有试卷的高质量、高水平”的目标，运用法约尔的计划、组织、控制、指挥、协调的管理五职能理论，坚持老中青三结合和以人为本的原则，加强质量监督，完善质检体系，加强技术培训，不断提高工作水平，加强安全保密教育，确保试卷万无一失。

关键词 试卷 审校 管理

引 言 管理是人类的一项最基本的社会活动，“社会生活离不开协调、配合和控制，也就必然需要管理”。

自学考试命题工作的最后一个环节，是入闱对当次使用试卷进行印制前的终审终校。由于试卷的门类多、数量大、参与的人员多、入闱的时间长，这就必然要求组织者进行科学地统筹和管理。

从宏观上，用科学管理理论概括地说：在试卷入闱审校工作的全部过程中，要围绕一个目标，运用五项职能，确保三个加强，践行四个坚持。

一、围绕一个目标

目标“是组织者期望通过成员的努力，力求达到的一个时期的预期结果，是始终在组织及全体成员头脑中控制和激励其活动的行为指南”。

“确保所有试卷的高质量、高水平”是我们入闱审校工作的目标，也是审校工作的中心，它是审校工作的出发点和最终归宿，是审校工作成果终结体现。所以，在整个工作期间的所有安排，都必须紧紧地、始终地围绕这个目标，并保证既定目标的圆满实现。

二、运用五个职能

就是运用法国管理学家亨利·法约尔的计划、组织、控制、指挥、协调的管理五职能理论，全面做好各项管理工作。

1．计划。法约尔认为，计划是最重要的管理职能，计划不周常常是工作失败的起因。管理要预见未来，就离不开良好的计划。面对长达三、四十天的审校工作，根据试卷的不同类型、数量、完成工作的时限，预先精心安排好总体工作计划、阶段工作计划，合理地安排人力资源和工作任务，以保证整个审校活动有计划、有步骤、有层次、有成效地顺利进行。

2．组织。人员是组织的主体，是惟一具有主观能动性的组织要素。在审校人员这个临时组织中，首先要甄选一批能胜任工作要求的成员。“从一开始就聘用到合适的人选”，会给审校工作“带来可观的利益”，③对试卷审校来说，这个“可观的利益”就无可争议的表示为试卷的高质量和高水平。其次要充分发挥每个成员的特点和长处，在组织成员的互动下，把“确保试卷高质量”作为组织的共同目标。第三是挑选有经验的同志参与质量检查、事务管理和培养新同志的工作。第四是运用系统原理进行人员优化组合，做到了新老结合，专业结合，工作量结合。

3．控制。控制工作“是指管理者根据事先确定的标准、或根据组织内外环境变化和组织发展需要重新拟订的标准，对下属的工作成效进行测量、评价和采取相应纠正措施的过程”。④“控制的目的是要保证实际工作与计划一致”⑤，要达到这个目的，必须做到：⑴前馈控制，又称事前控制：为了保证际审校工作的实际成果能够达到原定的目标，事先要根据本次工作任务的数量、质量要求，预计各种将会出现的情况，制订出较为详尽的质量标准和操作规范，做到心中有底，防患于未然。⑵过程控制，又称现场控制：为了及时弥补、完善事前制订的质量标准和操作规范的欠缺与不足，纠正实际计划执行中带有倾向性的偏差，要不失时机的调整计划，宣布补充的工作要求与规范，定期、不定期地对实际作业情况进行反馈、讲评，同时注意进行个别辅导与帮助。⑶反馈控制，又称事后控制，它是一种针对结果的控制：控制是一个连续的过程，实施控制既是一个管理过程的终结，又是一个新的管理过程的开始。由于我们进行的是一项多层次、多类型的审校工作，整个工作分为好几个阶段来进行，为

了继续坚持已被证实正确的质量标准和操作规范，纠正前段作业中的不足及偏差，以促使后阶段作业更好地实施，当一个阶段作业结束后，就及时地、客观地总结实施计划的作业情况，适当地调整下一阶段的计划和要求，采取必要地措施，比如调整人员配备、改变作业节奏等，把那些不符合要求的工作状态引导到正常的轨道上来，使管理系统稳步地实现预定目标。

4．指挥。法约尔认为，组织作用的发挥离不开指挥。要把任务分配给各级各类领导人员，使他们都承担相应的职责。根据审校工作临时组织的特点，我们采取了“直线型组织结构”，⑥本次工作的带队人是最高指挥者，下面根据任务设几个组长，组长下有若干组员。

在这个直线型组织结构中，带队人全权统筹指挥审校的全部工作，通过各个组长向组员传达具体任务，并注意协调各小组间的工作进度和作业质量；组长对组员的作业情况进行直接的指导和管理，并对带队人负责；组员与组员之间时刻注意信息的交流和沟通，共同对作业质量负责，对组长负责。指挥员在预定计划实施中，以身作则、严于律已、率先垂范、注意榜样示范和疏导教育方式的运用，充分发挥表扬、鼓励、赞赏等激励作用，带领全体人员实现预定目标。

5．协调。美国管理学家切斯特·巴纳德认为，“组织的产生是人们协作愿望的结果，许多个人办不到的事情，通过协作可以办到”。他还认为，一项工作的完成，

“只有通过协作意愿、共同目标、信息交流这三个基本要素才能实现”。⑧管理活动中，不可避免地会出现各式各样的矛盾与冲突，这就需要协调。协调是管理的重要职能，管理协调归根结底是正确处理人与人之间的关系。由于审校工作内容的特殊性，审校人员对问题的不同理解领会、不同处理方式都会在同一作业中反映出来，为了取得共识，为了确保质量不走样，管理者（带队人）要时时关心、处处留意，不断地、及时地了解第一手信息，做到胸中有数，运用以本为本、客观公正、灵活机动的协调原则，根据不同情况分别采取明确职责、酝酿协调、建议说明、思想教育、缓冲处理等协调方法做过细的工作，促使全体人员能够心情舒畅地完成任务。

三、确保三个加强

在围绕确保高质量试卷的审校目标，我们做到了三个加强： 1．加强质量监督，完善质检体系。

交出“高质量的试卷”是我们工作的出发点和归宿。为了加强质量的监督，专门成立了试卷审核复查组，由带队人负责，各小组组长（有经验的管理人员和教师）都是复查组成员。同时构建了一整套的检查体系，包括：⑴自检。是对自身作业的复查。⑵帮检。是由有经验的审校人员帮助新人的指导性检查。⑶互检。是同组或异组人员之间的检查。⑷抽检。是组长、带队人对任意组员作业的随机检查。⑸全检：是复查组成员与带队人对全部试卷的复查和审定。实践证明，这套质检体系，对促进审校效率、保证试卷质量起到了很好的作用。

2．加强技术培训，不断提高审校水平。

主要做到以下5个方面：⑴岗前培训，以命题规范、审校要求为主题，结合试卷范例进行培训、讲解，收效较好。⑵不定期讲评，平均2-3天1次。对操作

过程中出现的共性问题及时进行讲评，提高把握操作规范尺度的能力。⑶由有经验的老同志对新同志进行传帮带，边讲解、边实践，收效快。⑷对承担有特殊要求任务的同志进行重点培训与帮助。⑸相互交流切身体会，探讨解决问题的办法，相互学习，共同提高。

3．加强安全保密教育，确保试卷万无一失。

入闱审校，这是特殊任务、特殊环境、特定条件的需要。根据国家相关规定，对全体入闱人员进行安全保密教育，结合实际情况，制定了12项具体纪律要求，在工作的各个环节、各个时期，不断重申相关条款，收到了良好效果。安全保密规定深入人心，自觉遵守意识增强，试卷安全万无一失。

四、践行四个坚持

第一是坚持先进性的原则。成立临时党团组织，充分发挥党团员及入党积极分子的先锋模范作用，以身作则、率先垂范。不定期地开展党团员组织活动，学习交流对时事政治及国内外大事的认识和体会，并努力用科学发展观的思想指导自己的日常工作。

第二是坚持按照老、中、青三结合的原则。在审校人员队伍的组建中，保持有丰富经验的老同志参与并相对稳定是组建队伍的前提保证；吸收年轻人参与审校，使团队充满活力；有中年人以及参加过校对工作的人员参与，起着承上启下的作用。这样的结合，便于工作的开展，便于保证任务完成的质量，便于审校人员队伍持续地、长久地发展。

第三是坚持统筹、有序、适度的原则。对本次试卷审校任务做到统筹安排、统一标准、分类实施、操作规范。在任务繁重、时间较短、人手较少、新手较多的情况下，针对各类不同的试卷、不同的要求，认真、详细地进行培训、练习，合理分配人力，分别采取不同的方法审校。在整体工作的进度与节奏上，做到合理有序、张弛适度，在时间紧、任务重的情况下，保证每周有调节休整的时间，从而使每个审校人员都始终保持充沛的精力，高效率地完成工作任务。

第四是坚持以人为本原则。人是宝贵的财富，是重要的资源。在影响质量的4MIE中，人是最重要的因素。我们在合理安排人力资源、完成工作任务的同时，把做好后勤保障放到重要位置，非常注意关心大家的生活和身心健康。为此，专门成立生活服务组，负责饮食卫生、营养安全的调节；设立文体活动组，负责组织工间操、业余文体活动，安排有关时政、科普、保健等方面内容的讲座及其他活动。努力创造条件，想方设法安排好大家的吃、住、行、文体活动等，营造出一个宽松、和谐的氛围，使大家在有条不紊、舒心愉悦的环境下完成任务、度过了较长的入闱期。

结 语 试卷入闱审校工作任务重、时间长、要求高、影响面大，需要强

化管理。

而目前主要问题是管理人员少、管理跨度大、管理范围广、管理内容多。除上述管理手段外，还应运用科学发展观来统领试卷入闱审校工作，要充分考虑加强预定目标的科学性、可行性；人力资源配置的合理性、优化性；审校质量控制的前瞻性、可操作性；领导指挥的示范性、艺术性；组织管理的灵活性、激励性；绩效考核的客观性、公正性；生活安排的民主性、参与性；试卷保密的安全

性、可靠性等等。总之，为了一个目标：千方百计、齐心协力地确保试卷的高质量、高水平。