集团公司档案管理办法

X X X X

档案管理办法

XXXX档案室 编

目 录

文件材料归档管理暂行办法 --------------------------------- 2 《归档文件整理规则》实施办法 ----------------------------- 4 档案工作内容和考核指标 ----------------------------------- 9 档案管理工作流程图 -------------------------------------- 10 公司档案利用借阅管理办法 -------------------------------- 11 全宗卷管理办法 ------------------------------------------ 12 附 注 ------------------------------------------------- 14

文件材料归档管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为规范XXXX文件材料归档工作，确保归档文件材料的齐全，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合集团实际，特制订本办法。

第二条 本办法所称归档文件材料，是指XXXX及所属单位在经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的文件材料。

第三条 本办法适用于XXXX及所属单位文件材料的归档管理工作。

第四条 各单位应制定文件材料归档控制措施，保证归档文件材料齐全、准确、系统。

第二章 归档范围

第五条 企业在筹备成立、建设发展、经营管理、产权变动及其职能活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均属归档范围。

第六条 归档文件材料的主要来源：

1.上级单位或其他部门制发的需要本企业贯彻执行的文件材料； 2.本企业内部形成的文件材料；

3.本企业所属单位按规定报送的文件材料；

4.本企业参与的合作（或项目）按需要应提交的文件材料； 5.对本企业有保存价值的其他文件材料；

6.归档文件材料载体形式包括：纸质文件、电子文件、录音、录像、照片、实物等。

第三章 归档时限

第七条 所有资料更新在发生之时起48小时内更新电子扫描件至档案室，并即时将原件寄至档案室负责人，并确认收到。暂时不能提供原件的，提供原件扫描件的同时，附上档案借用单。

第九条 农业项目等在其项目竣工验收后3个月内按项目完成全套文件的归档工作（周期长的项目可按单项工程分阶段归档）；农业项目配套设备器材采购文件，应与农业项目全套文件一并归档；农业项目以外的设备器材采购文件，待设备器材采购完成（指货到、验货合格）并安装调试、验收后归档。

第十条 会计档案在年度终了后，直接移交档案室归档。

第十一条 企业负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时移交档案室归档。

第十二条 光盘、实物等形式的文件材料，应在工作结束后及时归档。

第十三条 录音、录像、数码拍摄应设专人负责。 第十四条 下列文件材料应随时归档： 1．注册、变更、修改、补充的文件； 2．项目、设备仪器的维修文件材料；

3．企业机构变动或员工调动、离职、离岗等情况发生时，保存在部门或员工个人手中的文件材料；

4．企业产权变动过程中形成的文件材料； 5．其它临时活动中形成的文件材料。

第四章 归档要求

第十五条 归档的文件材料应完整、准确、系统。整理要符合文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合国家和集团的有关档案管理标准、规范要求。

第十六条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 第十七条 归档的文件材料应是原件或正本，并具有查考凭证价值。

第十 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与译文一并归档；无译文的文件要译出标题后归档。

第十九条 两个或两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的正本文件材料，协办单位保存一套与承担任务相关的正本，有合同、协议规定的，按其要求执行。

第二十条 归档的文件材料应符合保管要求，不符合档案保管要求的，应经修复或做其他技术处理后归档。

第二十一条 归档文件材料的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般为30年、10年。

1．反映企业主要职能活动和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；

2．反映企业一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为30年保存；

3．对企业在一定时间内有参考利用价值的档案，定为10年保存。 第二十二条 档案整理人在移交档案时应编制移交清册，随同归档文件材料移交档案部门，重要项目的文件材料归档时应编写归档说明。档案接收时应认真检查归档文件材料，是否符合归档质量要求。交接双方应严格办理交接手续，认真核对移交清册，双方责任人在移交清册上签字，双方各留一份备查。

第五章 处罚条例

第二十三条 公司各部门无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，责令其文件负责人和单位领导写书面检讨。

第二十四条 公司员工，泄露秘密或涂改、拆散或未经有关领导批准转借、复印或携带档案外出的，责令其写书面检讨并予以通报批评。

第二十五条 公司员工不按借阅期限归还的，限期归还并责令当事人写出书面检讨。

第二十六条 公司员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按保密协议规定处理。

第六章 附 则

第二十七条 本办法由XXXX高新投资控股档案室负责解释。 第二十 本办法自印发之日起施行。

《归档文件整理规则》实施办法

为实现档案的标准化、规范化和科学化管理，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合公司档案工作实际，特制定本实施办法。

一、适用范围

本办法适用于XXXX所属各单位。 二、归档文件整理

立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

三、归档文件整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。

四、归档文件整理要求 归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。对已损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。

五、归档文件整理方法 （一）件的确定

本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。

（二）装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

装订方法采用包角，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。

（三）分类

归档文件采用年度-保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。

（四）排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。

因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、保管期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明。

（五）编制归档号

归档号填写应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。

归档号填写在归档章内，其中必填为全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。

归档章采用蓝色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件处理单随同归档的可盖在处理单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。

1．全宗号：填写档案室给立档单位编制的代号。

2．年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注，如2012。 3．保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代字。 4．件号：填写文件的排列顺序号。

5．总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。 （六）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。

编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化需要。

1．归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用（）注明有无来文，如“附请示”；若

作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（1）件号：填写室编件号，用三位阿拉伯数字标识。

（2）责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。

（3）文号：填写文件的发文字号，须填写完整。

（4）题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。文件的附件性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。

（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20121228。

（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

（7）备注：标释文件需说明的情况。

2．归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

3．归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年度订成一本，或每年按档案分类装订成若干本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、企业（分类）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

4．归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。 （七）装盒

将归档文件按年度分保管期限，以室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

1．档案盒

档案盒封面应标明全宗名称，盒脊厚度可根据材料百度决定。 2．备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。 （3）检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。 （4）日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。

六、排架

归档文件整理完毕装盒内，排架方法应与本单位归档文件分类方案一致，即“年度-保管期限”的分类次序排架。

七、附则

本办法由XXXX档案室负责解释。 本办法自印发之日起执行。

档案工作内容和考核指标

项目 工作内容 考核指标 考核对象 xx 档案室 xx xxx 编制符合档案管理基本要档案制度1.编制档案管理制度； 求及满足集团公司特殊要建立、完善 2.完善档案管理制度。 求的档案管理制度，并不断完善。 1.收集准确、及时、完整，管理能统一、有效、合理； 2.移交工作能及时完成，1.档案的收集及管理； 提供资料完整、清晰，无2.档案资料的移交 资料缺少遗漏现象； 工作； 3.严格按照档案的重要及3.档案的保管； 机密程度实行保管，保证4.档案的借阅利用； 档案的安全； 5.档案的统计； 4.档案的借阅和共享利用6.档案的鉴定和处置。 能及时、有效； 5.统计准确及时； 6.有效保管有利用价值及参考价值的档案。 1.符合公司的档案室特点1.建立档案室的利用规及档案的管理要求； 则； 2.档案存放统一有序，保2.存放和保管档案； 证档案的安全； 3.档案室的日常管理。 3.管理合理有效，便于利 用。 xxxx xx xx xxx 档案日常管理 xxxx xxx xxx xxx 档案室建设 xxxx xxx xx

档案管理工作流程图

公司档案利用借阅管理办法

为规范公司档案的借阅管理，确保档案的使用安全，制定本办法。

一、借阅范围

集团公司档案室内保存的各类档案、资料。

二、查阅、借阅审批手续及要求

（一）查阅审批手续

档案利用应严格审批手续并在档案室查阅，一般不允许将档案带出档案室，查阅后做好签名登记工作。

1、查阅非密级档案

查阅人填写《档案查阅（借阅）登记表》、经本部门领导签字后可查阅本部门承办的档案材料；查阅非本部门承办的档案材料，除以上程序外，尚须档案管理部门负责人同意。

2、查阅密级档案

（1）查阅秘密级和机密级档案，须填写《档案查阅（借阅）申请单》，经公司分管领导批准后查阅。

（2）查阅绝密级档案，须填写《档案查阅（借阅）申请单》，经总裁批准后方可查阅。

（二）借阅审批手续

如确需将档案带出档案室的，借阅非密级档案须经档案管理部门负责人批准，借阅秘密级和机密级档案须经集团分管领导批准，借阅绝密级档案须经总裁批准。

未经许可，不能任意抄录档案内容，如需复制有关档案材料，须根据档案密相应的审批手续。

（三）借阅要求

1、档案借阅期限一般不超过7天。如延长借阅期，需重新办理借阅手续；

2、档案利用者必须保证所借档案资料的完整无损，不得私自拆散案卷和抽取卷内文件，不得在卷上涂改、加字、填记号，不得损坏档案原貌。未经许可，不得转借他人；

3、凡毁坏、丢失档案和私自泄露档案内容，给公司造成损失和负面影响的，按照《档案法》、《档案工作管理办法》有关规定对责任者进行处理，情节严重的追究其法律责任。

4、归还档案资料要及时、齐全、完整，档案借阅和归还时，由利用者和档案管理人员共同进行清点检查，待档案人员检查无误后方可注销借阅登记。

三、附则

（一）本办法由档案室负责解释。 （二）本办法适用于各公司各部门。 （三）本制度自发布之日起执行。

全宗卷管理办法

为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理，特制定本管理办法。

一、适用范围

本办法适用于XXXX及所属单位全宗卷的管理。 二、引用标准

《全宗卷规范》（DA/T12—94） 三、定义

全宗卷是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。

四、管理职责

档案室负责按年度编制全宗卷。 五、归档要求和归档范围

全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。

1．档案收集：档案资料交接文据，移交目录、档案资料接收登记表等。

2．档案整理：整理工作方案，档案分类方案，每年整理档案说明等。

3．档案鉴定：档案保管期限表，鉴定小组成员名单，销毁档案的请示与批复，销毁档案的目录等。

4．档案保管：档案保管检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况等。

5．档案统计：档案移交数量统计表、档案接收数量统计表、档案归档数量统计表、档案利用数量统计表、档案销毁数量统计表等。

6．档案利用：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记，档案开放利用和控制使用范围说明，档案汇编一览表、档案产生社会效益或经济效益事例。

六、管理

全宗卷内文件材料是不断补充的，因此全宗卷不必装订，采取单项内容成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时，可分装数盒。

（-）整理

1．全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，必须平时注意积累。全宗管理中产生的文件材料于次年1月底前整理完毕。

2．全宗卷文件材料按问题排列，排列顺序：以归档内容分5类并分别装入5个硬卷盒。每个硬卷盒内装有全宗卷内文件材料目录。

3．编制卷内目录。卷内文件材料逐渐加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。

（二）编目

全宗卷排列按顺序流水编号。 （三）保管期限

全宗卷的保管期限为永久保存。

附 注

档案分类方案及其他应用表格详见同文件夹中的表格文件（xls文件）。文件夹附《档案分类方案》《其他附表1》《其他附表2》《其他附表3》共4个表格文件。