文件、档案管理制度

文件、档案管理制度

编制： XXX

审核： XXX 批准： XXX

XXX年6月8日发布 XXX年6月8日实施

XXXXX股份有限公司印

1、目的

为加强对安全管理制度进行有效控制，确保各单位所使用的文件均为有效版本防止作废的文件继续使用，确保证公司文件的完整，便于文件查找利用，做好档案管理工作，特制定本管理制度。

2、适用范围

适用于公司各种安全管理制度、记录、档案资料的管理。 3、编制依据

3.1《工业企业文件材料整理规程》（DB37/T251-1998） 4、具体内容

4.1.生产安全部是安全管理制度的归口管理部门，并负责安全生产规章制度的发放控制和管理，办公室负责文件的归档保存工作。

4.2.文件编写及审批

4.2.1文件应满足《企业安全生产标准化评定标准》和本公司的实际情况。

4.2.2文件由安全领导小组按要求组织编写。文件起草完毕后，按以下审批权限，审核批准后下发实施。

4.2.2.1安全承诺、安全方针、安全目标由生产安全部起草后，由总经理批准实施。

4.2.2.2安全标准化要求的安全生产规章制度起草完毕后，由分管领导审核后，由总经理批准实施。

4.2.2.3安全操作规程系一般安全文件，由车间自己编写，经总

经理批准后实施。

5、文件发放和使用

5.1文件批准发放后，底稿和正文各一份交档案室（一份存档，一份备查），一份交生产安全部备案。受控文件的发放须经文件对口管理部门负责人批准后按发放范围发放（如发放到外单位人员，应经分管副总批准），并做好发放记录。文件领用人在文件发放登记表上签字后领取加盖“受控”章的文件，确保安全管理制度在各个场所都能得到相应文件的有效版本。

5.2文件的使用

5.2.1文件使用部门应正确使用文件，不准在文件上乱涂乱画，以保证清洁，不准外借。文件复印应经对口管理部门负责人同意并做好记录，否则，每发现一次罚款20-50元。

5.2.2文件严禁丢失。若丢失文件，使用单位写明原因并经本部门负责人审核同意，拿出处理意见后，到原发文部门申请重新领用。

5.2.3各部门为方便使用安全文件，可采用上墙、人手一份等其它形式进行宣传贯彻，所有文件内容必须是有效版本，采用前应经部门负责人批准。

6、文件的更改

6.1当文件需要更改时，由提出更改人填写申请，提交原拟制人（或接替其岗位人员），经其同意后负责提交审批。文件的更改审批原则上应由原审批人进行，若指定他人审批时，该审批人应获得审批

所需依据的有关背景资料。

6.2文件批准更改后，及时对文件进行更改，并做好更改记录。 7、文件管理

7.1生产安全部负责安全管理制度的管理和控制工作。各单位对使用的安全管理文件清单一式两份，经领导批准后，自存并报生产安全部各一份。当各部门安全管理文件有增减时，要及时通知生产安全部，否则，每发现一处次罚款20元。

7.2文件对口管理部门要随时掌握文件的有效性，及时更换、发放，并作好记录，确保相应部门和人员使用的安全管理制度为最新有效版本。

7.3正常情况下,每三年至少对安全管理制度和安全操作规程进行一次评审，发现不适宜的条款及时进行修订。当发生事故以及工艺、技术、设备等发生变更时，应及时对管理制度进行修订，确保管理制度适用、有效。并将新修订的管理制度及时发放到相关岗位、相关人员，作好发放记录。 8、档案资料的收集

8.1收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件，具体包括以下各项： 8.1.1 上级来文

（1） 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上

级机关颁发的要求公司执行的文件；

（2） 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 8.1.2公司文件材料

（1） 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

（2） 公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

（3） 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；

（4） 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5） 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6） 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7） 公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

（8） 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （9）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；

（10）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

（11）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

（12）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （13）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （16）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本； 8.1.3 收集中应注意的问题

8.1.3 .1一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

8.1.3.2 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

8.1.3.3 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。 8.1.3.4 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

8.1.3.5 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

8.1.3.6 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

8.2 立卷归档

8.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 8.2.2 文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应措施进行分门别类。 8.2.3 立卷分工

8.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷；

8.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；

8.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。 8.2.4 归档

8.2.4.1 各单位于下年的第一季度月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档。

8.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

8.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

8.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

8.3 档案保管

8.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

8.3.2 底图入库要认真检查，平放或卷放。

8.3.3 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 8.4 档案借阅

8.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

8.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

8.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

8.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

8.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 8.4.6 底图一般不予外借。 8.5 档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。

8.6 档案统计

8.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

8.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。 8.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

8.6.4 统计数字要准确真实。

8.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。 8.7 档案保密

8.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

8.7.2 不得传播、议论有关机密问题。 8.7.3 档案资料不准带到公共场所。