会计档案整理 和归档的工作说明
财务会计档案资料的整理和归档，简单说来就是对所属企业历年产生的各种会计资料进行 分类、编号、装盒，并编制 档案目录 的工作。
依据企业档案管理的要乞降部门档案管理工作的实质， 会计档案的分类、整理和归档工作应按以下要求进行：
一、档案分类、整理、归档工作应按照的原则：
（一）以《××企业档案管理实行方法》有关规定为准绳，指导会计档案的分类、整理和归档工作。
（二）以各独立企业为归档单位，按年度对各种会计档案进行分类、整理和移交。
二、会计档案移交前档案分类、整理的基本要求：
1、以“全宗号”为标记，整理不一样企业的财务档案。
“全宗号”是企业档案室为企业各企业档案移交和保留编制的代码表记
（拜见附表《全宗编号》 ），便于档案的整理、保留和查找。
2、以“档案号”（或“目录号”）的编号次序对会计档案进行分类和排序 会计档案主要分为：财务档案、文书档案和实物档案三种种类。财务档
案又分为：财务报告、会计账簿、会计凭据、其余、财务软件五个分支（财 务档案的编号拜见附表《档案树》 ）。
3、各种会计档案以某一个年度为时段进行归档和保留。 4、同一年度的同样类型会计档案要进行编号
档案编号原则是：以一个 独立企业 为单位，以某 一个年度 为时段，对 同
类的会计档案 进行排序和编号，档案号按： “全宗号－档案目录号－模卷号”
的方式进行编号，此处的 模卷号是按该类档案每册（本、份）的先后次序按
1～N的自然数排序编号而成。
5、全部达成编号的会计档案一定装入档案盒保留。
ａ、在档案盒的正面、脊面上要盖上所装入盒内的会计档案发生的起止时间、档案件数、保留限期、全宗号、目录号、模卷号等档案信息。
ｂ、为便于寄存和查找，要在每一个档案盒的顶上，贴上 档案盒顶标签（拜见附表），其内容与档案盒脊面上的内容一致，请按档案类型进行编号，顺号打印、裁剪（按 A4 纸横向格式设置打印，纸张的宽度已设定好，只要裁剪两边即可）。档案盒顶标签 粘贴（粘贴时一致顶端对齐）装有对应档案的档案盒上后，档案盒横向寄存，要达到档案盒顶标签外露，档案盒正面一致直
右看齐的成效。
ｃ、装入同一档案盒的同类会计档案一定是同样保留限期的。
ｄ、装入同一档案盒的同类会计档案的数目，可视档案盒的大小和档案数目的多少酌情确立。
6、某一年度的会计档案整理达成后，一定用 excel 电子表制作《模卷目
录》（拜见附表），录入归档会计档案的基本信息。
三、会计档案分类、整理和移交的详细工作
会计档案的归档整理除了按上述共性的原则和要求进行整理外，还有一
些详细的做法：
（一）财务报告
财务报告的档案分为：①外面中介企业出具的报告、②对外会计报表、
③季度统计报表、④纳税申报表、⑤科目余额表、⑥月度企管报表。
1、外面中介企业出具报告的操作：
ａ、当年出具的全部报告可集中装入同一档案盒，要在各份报告的封面
右上角盖上：
全宗号
目录号
61
模卷号 件号
（件号不用填写内容）
ｂ、在同一档案盒要附上 《卷内备考表》，标明该档案盒的 卷号，并在“说
明” 内打印或填写该盒内各份报告的名称及页数，立卷人姓名、立卷时间、
审查人姓名、时间等信息。
ｃ、用页码机分别在每份报告（每页的右下角）打印页码（不含封面和
封底）。
2、报表类档案的操作：
ａ、按报表的类型分别装盒，并按该年报表月份的次序进行排序（
份在最上边， 12 月在最底）。
1 月
ｂ、同一盒内不一样月份的同类报表要制作《模卷封面》 （拜见附表，企业名称按档案实质的企业填写） ，在其上边打印或填写报表的名称、页数、报表年代时期、件数（ 1 件）、保留限期、卷号等信息。将《模卷封面》和该类报表装订（用线装订的用 3 孔式）成 1 册（件）后入盒保留。
ｃ、装入同一档案盒内的报表类档案，各样报表要用页码机按次序（在右下角处）打印页码。
（二）会计账簿
会计账簿的档案分为：现金、银行日志帐、总帐、明细帐等账簿。
1、在各种账簿的封面右上角处盖：
全宗号
目录号
62
模卷号
件号
（件号不用填写内容）
2、因为保留限期不一样， “现金、银行日志帐”账簿不能够与其余的账簿
放入同一档案盒保留。
3、每一账簿要用页码机按次序打印页数序号（在每页档案的右下角） 3、放入同一档案盒保留的账簿，要附上《卷内备考表》
。
，标明该档案盒
的卷号，并在 “说明” 内打印或填写该盒内各样账簿的名称及页数，立卷人 姓名、立卷时间、审查人姓名、时间等信息。
（三）会计凭据
对同一企业的会计凭据进行整理时，要按某一个年度区分归档时期，按
该年度全部凭据（从第一本凭据至最后一本凭据）的先后次序进行编号（从
1～N）和排序。
1、每一本凭据封面的右上角处都要盖上：
全宗号
目录号
63
模卷号
序号
件号
A
（件号不用填写内容）
2、按每一本凭据装入一个档案盒进行保留。
3、会计凭据不用编页码、不附《模卷封面》或《卷内备考表》 （四）其余
。
其余类会计档案的整理参照上述前三种档案的做法。
ａ、盖印； ｂ、编页码；
ｃ、附上《模卷封面》或《卷内备考表》 ；ｄ、粘贴盒顶标签、装盒保留。
（五）《模卷目录》填制的详细说明
各企业同一年度的会计档案整理达成后，要用 excel 电子表制作《模卷目录》，收录归档会计档案的基本信息（卷号、档号、模卷题名、编制单位、时间、模卷页数、保留限期、密级、备注） ，并以此表做为移交档案的依照。
《模卷目录》表头各项栏目的说明：
卷
号：即是同类会计档案在同一会计时期的摆列次序号； 号：此处填写会计档案的编号是“目录号
+年度 +模卷号”。
档
其表现形式为：“目录号－年度－模卷号”
模卷题名 ：即是××年度会计档案的详细名称。
比方： 2007 年度审计报告、 2007 年度总帐
“会计凭据” 模卷题名的编写按同一年度 1 月份的第一本凭据开始立卷直至 12 月的最后一本凭据结束。
其模卷题名格式：
19××年××月第××卷〔收（或付或转）××＃～××＃〕
（拜见附表举例）
2007 年1月第1 卷（收 1#--50# ） 2007 年 1 月第 2 卷（收 51#--100# ） 2007 年 1 月第 3 卷（付 1#--80# ）
2007 年 1 月第 4 卷（付 81#--110# ）
2007 年 1 月第 30 卷（转 1#--60# ）
2007 年 1 月第 70 卷（转 211#--285# ）
编制单位 ：按该份档案的编撰或制作的单位来填写。如：
《2007 年度审计报告》的编制单位为：××会计师事务所
《2007 年度总帐》的编制单位为：档案所属企业
时
间：即是归档档案发生的年度
模卷页数 ：即各种归档档案（财务报告、会计账簿、其余、文书档案）
的页码。
全部的会计凭据不用编制打印页码，每本凭据的“模卷页数”就是该本凭据的凭据号的数目。
保留限期 ：即是国家规定保留各种档案的限期（拜见附表） 。
密
级：全部归档档案的保密级别为“奥密”
注：填写的内容与“ 保留限期 ”的内容一致
备
全 宗 号：《模卷目录》的每一条档案都要标明该档案的全宗号
会计档案达成好上述工作后，就能够办理档案的归档
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