内蒙古伊利实业集团股份公司档案管理办法 (1)

档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强集团公司档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、制度化，提高科学管理水平，有效地为企业的发展与建设服务，根据《中华人民共和国档案法》及实施细则，制定本办法。

第二条 为维护档案的完整与安全，本着统一领导、分级管理，便于利用的原则，对各类档案实行统一管理，分级集中归档保管，即集团公司总部收集管理总部各部门形成的档案，集团所属各单位（以下称各单位）收集管理本单位形成的档案。任何部门或个人都不得私自保留。

各单位下列档案必须按要求归到集团档案室： （一）各单位会计档案。 （二）各单位合同档案。

（三）各单位土地证、房屋所有权证。 （四）各单位基建档案。 （五）各单位设备类、技改类档案。 （六）各单位产品配方（产品相关技术要求）。

第三条 集团公司行政管理部及各单位档案管理部门分别负责总部和各单位的各项档案工作。部门应负责配备好（兼）职档案人员，根据本《办法》负责本单位形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹材料的收集、整理、归档、保管工作，并定期向集团公司行

政管理部汇报归档情况，将存档目录整理汇编上报。

第四条 为理顺集团公司档案工作程序，保证档案资料的完整、齐全归档，档案管理部门与各部门相互配合，形成档案管理网络，执行本《办法》。

第二章 归档办法

第五条 归档范围及保管期限（详见附表） 附表： 归档范围及保管期限表

一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档 部门 （1）上级有关公司工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指一、 （一） 党 党 群 务 工 工 作 作 类 代表大会、讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论工作通过文件、决议、纪要、会议记录 永久 2、公司（1）通知、名单、议程、报告、领导人门 （3）工作大事记 永久 部 工作形成的（2）本公司的工作计划、总结、请文件材料 示及批复、报告、纪要和规章制度等文件材料 长期 团 工 示、决定的具体落实情况 1、公司党 短期 会、民主生（2）通信、贺电、讨论未通过文件 活会的会议（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件材料 文件 短期 短期 3、公司日常往来文件、工作调查、情况反映、保日常工作形密规章、统计报表等 短期 成的文件材料 （1）上级对组织工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况 短期 1、组织工作 （2）公司组织工作的计划、总结、（二） 规章制度及向上级的请示、报告和批示、组 批复 长期 工 党 织 （3）组织工作的报表 短期 团 工 （1）公司关于管理的工作计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和长期 部 作 2、干部管理 批示、批复 门 （2）、转正、延期、、取消资格的决议、决定、通知、名册等 永久 （3）组织关系介绍信及存根等 短期 （1）公司党群机构设置、人员编制方面长期 3、整党建设工作 的通知、决定、决议等 （2）教育学习和整党工作中形成的短期 记录、通知、决议等文件材料 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档 部门 （3）党费收据及存根等 短期 （1）上级单位对宣传工作的指示、决定一、 （三）宣 党 传 群 工 工 作 作 2、政治思想公司对党的路线、方针、宣传、贯彻短期 工作 落实中形成的文件 门 1、宣传活动 （2）公司贯彻落实上级宣传工作安排、开展各项活动的决定、通知、计划和总结等文件 部 短期 团 短期 和通知 工 党 类 （四）1、党纪检查（1）上级单位对党纪检查工作的指示、决定、规定、通知及公司具体贯彻落实的纪 工作 工作计划、总结等 短期 党 工 检 （2）公司对党风治理、党纪检查的具体问题向上级单位的请示报告和上级的批长期 团 工 示、批复等 作 （1）上级单位对信访工作的指示、决定 2、信访工作 （2）对来信来访的批复处理等文件 短期 短期 部 门 3、案件审理 违纪案件审理全过程中形成的材料 长期 （1）上级单位关于工会工作的规定、通短期 知等 1、工会工作（2）公司工会对具体工作向上级的请示长期 （五） 材料 和上级的批复材料 党 工 （3）公司工会工作的计划、总结、规章长期 制度、统计报表等 工 会 （1）通知、名单、议程、报告、领导人工 讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论2、职代会及通过文件、决议、纪要、会议记录 其他会议材（2）通信、贺电、讨论未通过文件 料 （3）参考文件、会议服务机构的计划等短期 文件 短期 永久 团 部 作 门 3、民主管理 职工民主管理工作中形成的材料 短期 （1）职工劳动竞赛等活动形成的材料 4、劳动竞赛 （2）职工技术培训工作中形成的材料 短期 短期 5、文体活动 职工文化艺术、体育活动方面形成的材料 短期 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档 部门 （五） 6、工会会员工会 管理 一、 工作 工会会员管理中形成的材料 党工团期 门 党 团委工作（六）1、群 共 工 青 作 团 2、公司类 工 大会及团委其他会议材作 料 形成的文件材料 （1）上级单位对共青团工作的规定、通知和活动安排及公司具体落实情况的材短期 料 工 （2）公司共青团工作的计划、总结 长期 团 （1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论永久 通过文件、决议、纪要、会议记录 部 党 门 短期 （2）通信、贺电、讨论未通过文件 （3）参考文件、会议服务机构的计划等短期 文件 （1）、退团的通知 短期 （2）名册 3、管理 （3）团费收据及存根 短期 短期 （4）教育、学习中形成的文件材料 短期 （1）关于行政管理的综合性文件 短期 （一） 行行政 二、 事务 行 综合行政事务 （2）公司内部机构设置的决定、通知 长期 （3）公司领导办公会议纪要 永久 （4）上级领导到本公司检查或视察中形长期 成的材料 行 政 （二）管 协会 理 工作 类 （三） 政 参加各种专业技术协会、学会活动方面的部 文件材料 长期 门 公司在社会治安综合治理、保卫、刑事案件审理、交通消防、人防工作中形成的文件材料 短期 保卫 有关法律事务、行政纪律监察和违纪案件（四） 审理工作中形成的材料 相 关 法纪 短期 部 监察 门 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档 部门 （五） 有关审计工作的综合性文件、专项审计活动和专题审计工作的文件材料 审计 审计 二、 工作 行 上级单位关于人事工作的指示、决定、通政 长期 部门 人 短期 知及公司的具体落实情况 力 （六） 1、人事综合 管 （2）公司关于人事工作的规章制度、工资 作计划、总结、通知、决定及向上级单位的请示、报告、上级单位的批示、批复 长期 源 理 人事 类 管理 （3）员工名册 长期 部 2、职工任用 （1）有关人事任免的决定、通知 长期 门 （2）员工职称评定、晋级、离休、退休、退职、复转军人的安置及死亡抚恤等文件材料 长期 （3）员工的招聘录用 短期 （七） （1）上级单位关于职工教育培训工作的短期 指示、决定、通知等 教育 （2）公司关于职工培训工作的计划、总结、通知、决定及向上级单位的请示、报告、上级单位的批示、批复 长期 工作 （八） 医疗卫生，职工防病、治病，计划生育等工作形成的文件材料 医疗 短期 卫生 （九） 生活福利，职工食堂，职工住房，职工宿舍楼，后勤服务工作形成的文件材料 相 关 后勤 短期 部 福利 门 出国考察或业务洽谈工作的计划、活动安1、出访 排、记录 同 相 （十）外事 接待关 工作 部 工作 2、接待 接待外国来宾工作方面的材料 门 永久 （1）有历史意义和长远利用价值的 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档部门 2、接待 （2）重要的 长期 （3）一般的 短期 三、 （一） 关于公司总体发展规划、管理的文件材料 相 经 经 1、管理 永久 关 营 营 部 管 决 门 理 策 公司关于扩建、联营、兼并、托管等的文件材料 相 类 2、企业发展 永久 关 部 门 1、综合性计公司中长期计划、综合性计划工作的文件（二） 永久 划 材料 相 关 计划 2、专项工作各专项工作的年度计划等 部 工作 计划 短期 门 1、综合性统（三） 计工作 财 短期 务 统计 2、专项统计工作 短期 部 工作 门 （1）上级单位关于财务管理工作的指示、（四） 1、综合财务财务 管理 管理 （2）公司关于财务管理工作的计划、总短期 决定、通知 财 务 部 结、通知、决定，向上级单位的请示、报长期 告，上级单位的批示、批复等 门 2、资金管理 资金流通、固定资产管理的有关材料 长期 财 3、成本价格产品价格管理工作的有关材料 管理 短期 务 部 门 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档部门 （五）物资 三、 物资供应、招标工作、仓库管理、废旧物资管理等 短期 战略采购部门 管理 经 产品销售的市场调查综合分析与预测，产1、市场调查 品市场占有情况和销售能力分析，年度销（六） 售统计 关 产品 2、用户档案 长期 相 营 管 短期 部 短期 门 短期 理 销售 类 4、售后服务 3、广告宣传 （七） 1、管理制度 责任状、工作职责、岗位责任制等 长期 相 企业 2、企业评优升级工作 管理 永久 关 部 门 （一） 生 生产 相 关 调度 短期 部 四、 （二） 质 质量 产 管理 技 （三） 术 劳动 类 管理 有关产品质量检测、控制和产品评优的制度、措施 短期 门 生 相关 部门 关于生产劳动的定员、定额、劳动调配、劳动保护方面的文件材料 短期 人力 资源 部门 （四）能源 短期 相关 部门 管理 1、生产安全规章制度 （五） 2、职工安全安全 教育 短期 相 关 短期 部 管理 3、工伤事故（1）重要事故处理 处理 （2）一般事故处理 长期 门 短期 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档部门 （六） （1）上级单位和公司关于科学技术进步、长期 新产品开发的规章制度、措施等 相关部门 四、 科技（2）关于保护知识产权、专利权等工作管理 长期 形成的文件材料 部门 相关生 （七）环境 技 保护 术 （八） 1、计量管理 类 计量 2、计量检测 产 环境保护管理，环境检测、控制和污染治理工作形成的材料 短期 相关部门 短期 相关短期 部门 工作 （九） 1、档案工作 长期 相 档案 2、图书资料管理 信息 3、情报工作 管理 4、电子计算机管理工作 关 短期 部 长期 门 长期 五、产按照产品类 品性质分类 包括产品从开发、设计、工艺、加工制造、相关检验、包装、商标广告和产品评优的全过程 长期 部门 按照科六、科研课题研类 项目分类 包括课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等全过程 永久 部门 相关七、基按照项本建目使用 包括工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程 相 关 设类 性质分类 永久 部 门 八、设按照使备仪用性质 包括设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程 长期 相关部门 器类 分类 一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档部门 （一） 各种会计凭证 15年 凭证 九、 （二） 会 帐簿 计 （三） 档 财务 案 报告 类 （四） （2）年度报告 永久 门 （2）总帐和明细帐 15年 务 （1）现金和银行存款帐 25年 财 （1）月度报告 3年 部 （1）银行存款余额调节表 5年 其他 （2）会计档案移交、保管、销毁清册 永久 （一） 十、 在职职干 工档案 长期 人 力 部 （二）离退休 长期 资 职 职工档工 案 源 部 档 （三） 长期 门 案 死亡职工档案 类 公司董事会、股东大会档案归档范围及保管期限表

一级类目 二级类内 容 目 范 围 保管期限 归档 部门 公司董事会会议通知、相关材料、董事会董事会 董事会档案 决议 永久 董事会办公室 董事会、股东大会 董事会董事会办公办公室室外收文件 其他 公室 门等相关材料 短期 会办董事会办公室收到各级、证券监管部董事股东 股东大会 公司股东大会会议通知、相关材料 永久 大会 档案 董事会办公室 编制说明： （一）类目标识

一级类目代字使用汉语拼音（大写）自然排列顺序（例如A、B、C、D），二级类目用阿拉伯数字，采用双位编号（例如01、02、03等）。 （二）案卷标识

各类案卷用阿拉伯数字，采用三位数编号：

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类按大类排列编号； 2、产品类按照产品性质及种类编号；

3、科研类、基建类分别按科研项目和工程项目排列编号； 4、设备仪器类按设备仪器型号或种类编号； 5、会计档案按二级类目排列编号。

每年度形成的案卷，按照分类方案中的二级类目的顺序排列先后顺序，案卷不再按照保管期限分类排列，只须在案卷上标明保管期限。

（三）保管期限： 短期为15年 长期为50年 永久为50年以上

（四）表中所列归档部门包括各企业中从事相同工作的部门。 （五）公司董事会、股东大会方面材料由董事会秘书保存。

第六条 一般情况，一年归档一次，每年的第一季度要求将上年度形成的需归档的文件材料移交行政管理部及各单位档案管理部门。

各类档案的具体归档时间：

（一）党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计类文件材料在每年的第一季度、第三季度将上年度及本年度形成的材料归档。

（二）产品类文件材料在产品鉴定验收后三个月内将形成的文件材料归档。 （三）科研类文件材料在科研成果鉴定、专利申报或技术转让三个月内将其归档。

（四）基建类文件材料在工程建设总体竣工后归档：工期较长的工程，应阶段性归档；工期短的工程应随时归档。

（五）设备仪器类文件材料在设备安装调试后将其随机材料及验收材料归档。每年的第二季度将上年度形成的设备维护的文件材料归档。建筑物的改造、设备检修等改建工程在完工以后的一个月内将资料整理归档。

（六）会计档案应由财务部门保管一年，次年移交档案室归档保存。

（七）各项活动形成的录像、录音、照片、底片、磁性材料在每年的第二季度将上年度形成的材料归档。

（八）合同档案依据《伊利集团合同管理办法》执行。

第七条 归档要求

（一）归档的文件材料必须齐全完整。

（二）归档的文件材料必须准确地反映集团公司、各部门、各事业部及分（子）公司的行政管理、生产经营、科研、基建、财务等各项活动的真实内容和历史过程。 （三）归档的文件材料必须层次分明、符合形成规律。

（四）归档的文件材料必须是办理完毕，具有保存价值，在保持文件之间的历史联系原则上，科学地分类，按照不同的保存价值组成保管单位（案卷），并且利于保管和利用。

（五）归档的案卷必须编制卷内目录、案卷目录，拟制简明确切的案卷标题，说明保管期限，并装订整齐美观。

第 归档的案卷登记移交目录，一式两份，交接双方各持一份，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。

第九条 归档的各类文件材料，一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数，但要另外整理组成案卷。

第三章 档案收集工作

第十条 收集工作要遵循各大类档案的自然形成规律。

第十一条 收集工作中，要建立健全归档制度，要保证档案的完整、准确、系统。

第十二条 各档案管理部门也应抓住经营管理、科技、生产、行政管理等各个关键阶段和重要环境，主动进行收集工作。

第十三条 收集特殊门类档案时，应注意以下几点：

（一）与施工单位签订施工合同（协议），施工合同归档时，除合同外应将施工图、施工安排记录、协议书等有关档案资料附在合同书后，以保证档案资料完整齐全，竣工图必须有标准规定的“竣工图”印章，并有该项目直接负责人签字。

（二）与设备厂家签订合同（协议）时，应当将设备图纸、产品证书、出厂实验报告等资料附在合同书后。

（三）各部门工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，及时向行政管理部及各单位档案管理部门。

第四章 档案整理工作

第十四条 档案整理工作要坚持基本原则：即按照档案形成的特点和规律，保持档案文件之间的有机联系，使整理出的档案能反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。应当做好以下几个方面的工作：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起；文电应合一立卷。

（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文

件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

（五）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

（六）永久、长期和短期案卷必须按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

（七）声像材料应用文字标出摄像或录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（八）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内 ，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

（九）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映 卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。

（十）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立案；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（十一）案卷按不同门类、载体分别排列，案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

（十二）按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第五章 档案保管

第十五条 各企业应根据保存档案资料的数量，设置必备的档案专用库房和柜架。 第十六条 档案库房要坚固，并采取了档案管理“八防”制度。

第十七条 档案室应根据需要设置温湿度测试仪、加湿器、吸尘器、空调、收录机、照相机和计算机。

第十 要根据档案的制成材料的成分和状况对档案分类存放，采取不同的防护措施。

第十九条 要使用正确标准的档案装具（使用无酸卷皮、卷盒）。 第二十条 要注意档案利用过程中的安全防护。

第六章 档案统计

第二十一条 统计工作应做到进出帐目清楚、手续完备、清点仔细，没有漏、错，要目录、案卷、数字对口。

第二十二条 统计数据要准确，需帐物相符，能真实反

映档案管理中出现的问题和情况。

第二十三条 统计项目内容要完整，要全面系统地反映出档案工作各方面情况。 第二十四条 统计工作项目具体包括：

（一）档案库存量统计。 （二）销毁统计。 （三）借阅、查阅量统计。 （四）复印统计。 （五）利用效果统计。

第二十五条 统计、填报要做到经常、及时。档案库存量统计，销毁统计每年度统计一次，借阅、查阅量统计、复印统计、利用效果统计每月进行一次。

第七章 档案鉴定

第二十六条 档案鉴定工作是指档案价值的鉴定。档案价值鉴定工作是档案按照一定的原则、标准和办法，决定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案工作。

第二十七条 档案鉴定工作应定期进行，具体由各部门根据实际情况确定。

第二十 档案鉴定工作应遵循以下原则： （一）对企业有长远利用价值的档案永久保存。

（二）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别划长期或短期保存。 （三）凡是介于两种保管期限间的档案，其保管期限一律从长。

（四）档案通过鉴定，要求达到保管期限准确，如发现不准确、不完整，及时进行修改或补充，保管期限的划分详见各类档案的保管期限表。

（五）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要登记销毁清册，提出销毁报告，

经分管领导审批。销毁时严格执行保密规定。

第八章 档案利用

第二十九条 档案利用工作是介绍、报道档案室或档案的内容和成份，通过各种方式、方法向利用者提供档案信息进行咨询服务。

第三十条 档案员需熟悉所藏档案的情况，主动了解各项工作利用档案的需要。

第三十一条 档案信息开发利用可采用以下形式： （一）实行开架阅览； （二）编制各类档案目录；

（三）对档案进行加工整理，编制专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介。

第三十二条 执行档案利用工作制度，以《中华人民共和国档案法》为准，还要正确处理档案提供利用和保密之间的关系。

第三十三条 档案资料原则上在档案室查阅，需借出时要经档案部门领导批准，填写借阅登记，利用后要填写“利用效果反馈登记”。

（一）各部门人员查阅、借阅本专业档案，需填写《伊利集团查/借阅档案申请》，经相关领导签字批准后，档案室可办理查阅、借阅手续。

（二）跨专业查阅、借阅档案，除本部门同意外，还需经专业部门负责人同意方可。 （三）机密、绝密档案，一般不外借。经公司主管领导批准后，可查阅。

（四）会计帐务类档案原则上只查阅、不借阅，确因工作需要须经本部门负责人和会

计档案所属财务部门批准后， 方可借出。

第三十四条 外单位工作人员查阅档案资料，需持单位介绍信，经公司主管领导批准后方可查阅。

第三十五条 档案只有一份的一律不外借，只可查阅。

第三十六条 档案借阅者要对所借档案负安全保密之责，不得自行转让、遗失、污损、涂改、填注、抽取和未经批准擅自复印或抄录等。

第三十七条 借阅档案，应按期归还，如未按期交还，经档案管理员催促仍不归还者，应及时向上级领导反映，视情节轻重对其予以处罚，严重者应诉诸司法部门。

第三十 借阅期限具体规定： （一）一般档案，借阅期限最长为两周；

（二）到期如需继续使用的，且无他人预先借阅，可以续借，续借期限和初借期限相同。

第三十九条 档案借出归还时，档案人员要认真检查，确保档案的完整与安全。 第四十条 员工退休、调离集团公司时，应将档案资料全部归还，由档案管理人员书面证明，方可离开，否则人力资源部不予办理手续。

第九章 档案销毁

第四十一条 档案销毁时需经档案员撰写销毁档案报告，并编制销毁清册，请示主管部门负责人同意后方可。

第四十二条 档案室只能根据被批准的销毁报告和销毁

清册销毁档案。

第四十三条 销毁档案请示应说明拟销档案的数量、所属年代和大致内容，说明鉴定

情况和销毁理由。

第四十四条 销毁档案时由档案管理员和相关业务部门的专兼职档案员两人负责监销，防止档案遗失和泄密。

第四十五条 监销人要在销毁清册上签字。

第十章 晒图、复制

第四十六条 晒图时应点清图纸的数量，对于所晒蓝图数量逐一登记，不得遗漏、隐瞒。

第四十七条 要爱护图纸（底图），如有破损及时修补。 第四十 不得私自接收图纸进行晒图。

第四十九条 外单位晒图，需经主管领导或部门负责人批准方可办理图纸登记及财务手续，方可交给对方图纸。

第五十条 图纸一般由档案室保存，如需复制，须经分管领导、基建工作项目负责人批准后方可复制；

第五十一条 各职能部门，因工作之需在查阅图纸档案后，需印制复印件时，经档案部门负责人同意，由档案员亲自复印，并登记复印份数；

第五十二条 跨专业查阅档案，如需印制复印件，应征得专业部门负责人同意，由档案员复印，并登记复印份数；

第五十三条 机密档案，不可复印。

第十一章 库房管理

第五十四条 为确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，要加强库房的管理，有效地提供档案信息，为公司各项工作服务。

第五十五条 贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“八防”工作。

（一）防火：库房内严禁明火，要配备足够的消防用具（干式），档案员要学习消防知识，熟悉消防用具的使用方法，发现火情及时扑救，并报告部门领导。

（二）防盗：库房门窗要加固，安装防盗门和防护栏杆，门锁、柜锁坚固。 （三）防干防潮：库房温、湿度要控制在规定范围内，不符合要求的要及时调整。

（四）防虫：每季度每个柜内部要放置一定数量的灭虫药品，并经常检查档案材料是否有虫迹，发现虫蛀立即采取相应的化学、物理措施。

（五）防光：库房内要配置窗帘，防止阳光直射，库内照明应用白炽灯。

（六）防尘：门窗封闭严密，防止尘土下落，经常检查，保持墙壁、地面、柜内无积尘。

（七）防水：库房内暖气、水管经常检查完好，发现缺陷及时修理。

（八）防鼠：每季度在库房内投放灭鼠药品，防止鼠害，并经常检查库房内是否有鼠迹。

第五十六条 档案库房的温度应控制在14。C—20。C，相对湿度应控制在45—60%，每周记录一次，如有变化及时采取增（降）温、通风、增湿等方法进行调节。

第五十七条 配备与档案库房相适应的消防器材，定期检查更换，保证其有效性，档案员应熟悉防火器材的使用方法。

第五十 档案库房内严禁明火装置、使用电炉子及存放易燃品。 第五十九条 档案库房位于一楼或平房，窗户应加装铁栏杆。 第六十条 窗户应挂窗帘，以防阳光直射。

第六十一条 新归档的文件材料，必须经除尘处理后方可入库。

第六十二条 对档案的保管状况每月进行一次全面检查，遇有特殊情况或发生意外应及时检查，检查时应有记录，并将检查结果报告部门负责人，采取措施进行补救。 第六十三条 档案库房业务管理规定

（一）库房内柜架排放要求

1、要有序排列，整齐美观，便于档案的搬运和取放；

2、要节约室内面积，又需保证足够的运输通道；

3、要注意利用自然光，又要防止阳光直射，柜架排列方向要与阳光光线平行； 4、柜架与墙体保持一定距离，以利空气疏通。

（二）档案按一定的上架方法排放在柜架上，以便于查找调阅案卷和新进案卷的补充上架。

（三）档案库房应编制并存放地点索引和位置索引，以指明档案全宗在各库中的柜（架）号和案卷所在柜（架）的格（层）号，查阅方便，调卷迅速。

第十二章 保密

第六十四条 凡集团公司重要工作会议记录，因工作需要查阅时需经档案主管部门审批，任何人不得泄漏全文记录内容。

第六十五条 任何人不得擅自将档案带出办公室或与阅读范围以外的人共看。

第六十六条 档案人员应严格遵守保密制度和纪律，需经批准后才可借阅的档案资料不得擅自借出。任何人不得随意涂改档案，非经批准销毁的档案，不得私自销毁。

第六十七条 取送档案文件时须用夹或包，绝不允许随身携带。

第六十 档案人员要严肃工作态度，确保档案机密，不得随意失密、泄密或丢失、损毁档案。

第六十九条 凡因工作疏忽，泄露机密或遗失机密材料者，视情节轻重，给予经济及行政处罚。

第七十条 不该说的机密不说，不该问的机密不问，不该看的机密不看。 第七十一条 不该记录的机密决不记录。 第七十二条 私人通信中不准涉及机密。

第七十三条 在普通电话、信件、电报中不准涉及机密事宜。 第七十四条 不在不利于保密的地方存放机密文件。 第七十五条 不在公共场所谈论机密。

第七十六条 不准携带机密文件游览、参观、访友和出入公共场所。

第七十七条 非工作需要，不得进入档案库房。

第十三章 档案人员

第七十 档案人员“三纳入”、“四参加” （一）档案工作要纳入到集团公司的年度工作计划中。

（二）为加强档案工作的管理，将档案工作纳入到集团公司档案工作分 管领导的工作目标中。

（三）文件材料的收集、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位职责和工作考核中。

（四）企业产品试制定型、产品和工程创优，必须有档案管理部门参加。 （五）科研成果鉴定、科研成果评奖，要把归档的文件材料是否完整、准确作为一项考核内容。

（六）基建工程竣工验收，必须有档案管理部门参加。

（七）新购重要设备仪器和引进项目的设备到货时，有关部门应会同档案管理部门检查验收文件材料，并及时归档。

第七十九条 档案人员要认真学习有关法律知识，增强法制观念，应具有高度责任感和事业心。

第八十条 加强防火、防盗、防特、防自然灾害的“四防”工作，提高警惕。 第八十一条 档案库房、门窗应有坚实的防盗措施，每天下班前必须认真检查。

第八十二条 外单位人员必须持有介绍信，并经主管领导批准，由档案员陪同，方可进入档案库房，其它人员非因工作需要严禁进入档案库房。

第八十三条 档案工作人员要求知识化、专业化。

第八十四条 档案工作人员应保持工作相对稳定，不得轻易调动。

第十四章 罚则

参照《内蒙古伊利集团档案工作奖惩规定》执行。

第十五章 附则

第八十五条 本办法自发布之日起实施，此前公司制度中与本办法不一致的，以本办法为准。

第八十六条 本办法由集团公司行政管理部负责解释。