第１１卷第６期 ２０１１年１２月 金华职业技术学院学报 Ｖ０Ｄｅｃ．２０１１ １．１１ Ｎｏ．６ 高校二级学院研究生秘书面临的困境及对策探寻 黄婷 （福建师范大学，福建福州３５０００７） 摘要：研究生秘书是高校二级学院研究生教育管理的重要力量，在各学院的研究生管理过程中起着不可替代的 桥梁和纽带作用，扮演着多种角色。然而，研究生秘书在工作实践中面临着诸如角色冲突、工作面广、工作环境复杂、 发展路径模糊等一系列问题和困境，要解决问题、走出困境，必须从强化工作意识、提升自身素质、优化外部软环境等 方面着手．从而把研究生秘书工作提高到一个新的层次。 关键词：高校；二级学院；研究生秘书工作 中图分类号：Ｇ６４３．６ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７１—３６９９（２０１１）１２—００２５—０５ ＤＯ１：１０．３９６９６．ｉｓｓｎ．１６７１—３６９９．２０１１．１２．００７ 当前，国家高度重视研究生教育的质量和水 加。这使二级学院研究生秘书的重要性日益凸显。 平．正大力发展研究生教育，同时，研究生教育作为 不仅要求能认真履行职责，而且还要求有所创新。 衡量高校综合实力和水平的一个重要方面，各高校 开拓性地开展工作。因此。研究生秘书成为了一个 也纷纷花大力气发展研究生教育，重视研究生管 特殊而重要的角色。 理 二级学院的研究生秘书是二级学院研究生管理 研究生秘书是指在研究生院和分管教学院长 的具体执行者，在研究生、导师、学院、研究生院之 的领导下。运用各种管理手段．组织和协调学院研 间起到上传下达的纽带和桥梁作用。这支研究生管 究生教育各项工作的教育管理人员，是高校二级学 理的主力军正因为所处的地位特殊，因而在工作中 院中专门从事研究生教育的教学管理工作者。在实 会遇到这样或那样的问题和困难。不断优化外部环 践层面上，研究生秘书扮演着以下四种角色：（１）实 境．提高研究生秘书从事教务管理的能力和水平， 践者。作为基层研究生教学管理工作人员，研究生 是研究生秘书工作顺利开展的关键。 秘书是政策措施的基层执行者和实践者。可以说． 学院研究生工作的组织和管理很大程度上是由研 一、研究生秘书角色定位 究生秘书完成的。一方面要落实完成学校（研究生 院）的工作通知，另一方面要处理好学院内部教师 角色一词原是戏剧用词。２Ｏ世纪２０年代美国 之间、学生之间、师生之间的关系。而且还要当好分 社会心理学家乔治・米德最先提出角色理论。他认 管教学院长的参谋和助手。（２）管理者。研究生秘书 为，角色是指与人们的社会地位、身份相一致的一 工作的主要目的是通过管理来维持正常的教学秩 整套权利、义务的规范与行为模式。是人们对具有 序，包括教学计划实施过程中的常规管理，负责排 特定身份的人的行为期待，构成社会群体或组织的 课、调课、停课等课务管理以及学籍档案材料和考 基础。角色定位（Ｒｏｌｅ Ｄｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）是指“在一定的系统 务管理工作；组织落实研究生招生、入学、培养管 环境下ｆ包括时间），在一个组合中拥有相对的不可 理、论文答辩、学位授予等一系列具体工作。（３）服 代替性的定位。”１１］对于综合性大学而言，随着教育 务者。工作就是服务，这是一种职业道德。一种价值 管理中心的下移，二级学院逐步成为一个承上启 观，也是一种工作作风。研究生秘书的工作就是为 下，集教学、科研、管理为一体的相对独立的单位。 院系领导和广大师生提供服务。从服务者的角度来 近几年来，各高校的硕士点、博士点不断增多，研究 看，研究生秘书在实际工作中不仅为师生提供日常 生教育的类别不断丰富。人数也有了大幅度的增 事务性的服务、政策和信息服务、协调和保障服务． 收稿日期：２０１１－１０—１４ 作者简介：黄￣（１９８４－），女，福建漳州人，福建师范大学马克思主义学院研究实习员，研究方向为教育管理。 金华职业技术学院学报 而且也为领导的管理服务，为其决策提供服务和便 利。（４）信息反馈者。研究生秘书作为信息传递者和 反馈者是由其所处的地位决定的，他处在研究生 院、分管研究生教学工作的院长、导师、任课教师、 研究生和其他教学单位等研究生培养部门和人员 的交叉点位置，是接受信息、沟通信息和传播信息 的重要人物，因此，需及时传达师生之间的相互要 求或意见，做好学校各级领导、教师和学生的沟通 工作。 二、当前研究生秘书工作面临的困境 （一）多元角色的工作主体 目前，高校研究生秘书行政上由所在学院管 理，业务上由学校（研究生院）和学院双重领导，承 担着大量的教学管理、科研管理等工作。任务十分 繁重。客观地讲，这些事务性的工作没有太大的技 术难度，但因工作量大、内容细杂，使得研究生秘书 常感分身无术，无法全身心投入到管理工作中．很 多时候只是被动地完成上级分配的任务，对工作仍 停留在事务性、经验型的管理上，工作缺少预见性， 有时因承担的职责过多，造成工作效率低下，受到 领导的批评、教师和学生的不理解也在所难免。 ．－）涉及面广的工作对象 研究生秘书的工作对象主要分为两个群体．一 个是职称、学历、背景、地域不同的教师，另一个是 出身背景、性格、教育环境不同的研究生，可谓是接 触的人较多，涉及面较广。 １．教师层面 高校教师队伍一般由全职教师（专职教师）和 兼职教师（外聘教师）构成。较之专职教师而言，研 究生秘书与外聘教师的沟通和协调难度较大。一是 外聘教师的时空流动性较大，难以按照常规的教学 计划进行安排［２】。外聘教师承担着本单位工作，在兼 职学校的时间不多。其授课时间难以按照常规的教 学计划确定．因此专业的整体教学进度安排和教学 计划制定难免会受到一定影响。二是联系外聘教师 较为不便。由于外聘教师在人事上不属于用人单 位．行政上也无直接隶属关系，只有上课时间才在 课堂，因此联系起来较为不便。在教学实践过程中， 比如学生作业的批改、试卷的收回、教师的资格审 查、评审材料的提交等工作，由于外聘教师的特殊 性，使得他们在提交各种材料时较慢，这无疑影响 ２６ 了正常的教学秩序，也给研究生秘书的工作增加了 难度。 ２．学生层面 研究生秘书是高校各学院专门从事研究生教 学管理工作的秘书，其工作对象非常明确，即研究 生。从研究生秘书实际工作来看，研究生的群体特 征和生源层次的日趋多样性均给教学管理带来一 定的挑战。 与本科生相比，研究生这一群体有鲜明的群体 特征，如生源结构、社会背景、婚姻情况较复杂，平 均年龄较大，思想较成熟ＩＳ］。研究生个体独立性强， 具有强烈的主体意识，表达自身权利和利益的意识 也较强烈。少部分研究生有较强的功利化倾向，从 自身利益出发，希望事事满足自己的意愿．对教学 管理工作不理解，这无疑给研究生秘书的工作带来 困扰。 近年来，随着研究生招生规模的不断扩大。研 究生生源层次、培养类别日益复杂和多样。形成了 包括博士生、全日制学术型硕士研究生、全日制专 业型硕士研究生、非全日制硕士研究生、进修生等 多元一体的研究生队伍。在职研究生由于边工作 边学习，大部分时间在所在单位工作，无论从成 绩、考务还是学籍等常规性管理工作来看，与脱产 研究生相比都难，这也给管理工作带来了难题和 挑战。 （三）较为复杂的工作环境 １．客观因素的复杂性 一个研究生秘书尽管尽职尽责，工作任劳任 怨，行动敏捷，但是受现实问题的复杂性和诸多条 件的制约。未必能迅速解决教学中的问题和处理师 生遇到的各种困难。因为研究生秘书工作的开展并 非凭借自己个人的意志、努力就能完成，而是同时 有赖于外部条件。譬如，学院领导或教师在某个问 题上思想不统一，意见不一致，那么势必会造成研 究生秘书在工作中瞻前顾后．犹豫不决，影响到工 作的顺利开展和如期完成。又如，研究生秘书要确 保在学校（研究生院）规定的时间内完成某个事项， 除研究生秘书迅速传递信息之外。还需要学院领导 高度重视、广大师生积极配合；反之，只能采取“催、 等、拖”的无奈之策。 ２．理想与现实的冲突 研究生秘书的工作性质决定了他们必须处理 和协调好各种关系，这包括领导和教师之间的关 第６期 黄婷：高校二级学院研究生秘书面临的困境及对策探寻 系、教师之间的关系、师生之间的关系以及自己和 领导、教师的关系。研究生秘书的内心深处是十分 渴望与周围的同事和谐相处的，能够游刃有余地处 理好各方面工作和关系的，但是理想与现实、应然 （一）强化工作意识：做好研究秘书工作的思想保证 １．强化服务意识 “对高校而言，学校和教师是最重要的，行政管 理人员只是派生出来的．管理人员的工作就是服务 和实然之间存在着差距。在实际工作中，不同的人 有不同的利益需求和表达愿望．意见难免分歧，矛 教师，服务学生。” 岗位就是窗口，工作就是服务， 研究生秘书工作说到底是为学院师生服务的．其服 务态度、服务质量不仅关系着个人的形象．更大程 度上代表着学校、学院和教师职业的形象。强化服 务意识需要研究生秘书具备强烈的事业心和责任 盾和摩擦在所难免．因此，如何满足不同人的不同 要求．如何协调和处理好他们之间的矛盾和关系， 成为摆在研究生秘书面前的一个重要问题。特别对 于那些年轻的研究生秘书来说。由于资历较浅，又 缺乏工作经验．处理人际关系能力较弱，往往在工 作中左右为难，这在一定程度上容易造成研究生秘 书的心理压力。 （四）较为模糊的发展路径 研究生秘书大多是非文秘专业毕业，对于他 们而言，要很快地熟悉办公室工作，成为工作中的 熟手．要想在工作岗位上有所创新和突破，这需要 时间的磨练和实践的锻造。研究生秘书自身渴望 能够不断地学习进步，但是进步的路径却不清晰， 究其原因有两方面。一方面是主观原因，研究生秘 书大多身兼多职，工作任务繁重而细琐，鲜有相对 集中和完整的时间进行学习，更谈不上有时间和 精力从事科研，尽管想从事科研，也发现心有余而 力不足．因为平日缺乏这方面的积累；另一方面是 客观原因，通常学校对行政人员不如对教师重视， 较少考虑这类人员的继续教育和发展路径。又由 于研究生秘书是个专业性很强的岗位，如果想转 岗或升迁，一方面其他岗位对研究生秘书来说是 陌生的．需要一段时间适应．另一方面转岗或升迁 后接替研究生秘书工作的人员，需要一段时间去 培养，这使得所在学院的研究生工作开展较慢，效 率较低，为了保持工作连续性，研究生秘书往往需 要在岗位上工作较长的时间。以上这些原因都造 成了研究生秘书的发展路径不清晰，提升空间较 狭窄 三、突破障碍：研究生秘书突破工作困境 的路径选择 研究生秘书突破工作困境并非一蹴而就，而需 通过强化工作意识，提升自我素质，优化外部软环 境，力保内部力量和外部力量之间的平衡，并使多 元达成和谐，循序渐进地达到突破。 感，爱岗敬业，工作认真，待人接物态度谦和，与人 为善；转变服务意识，变被动服务为主动服务，及时 传递师生之间的相互要求和意见，使研究生秘书工 作成为学院沟通和协调的桥梁，做到为学院领导的 管理服务，为导师的教学科研服务，为学生的学习 服务。 ２．强化创新意识 一个人总是不加分析地全盘否定他人，工作中 不会有成功的创新；同样，不顾实际情况，将过去的 东西全盘照搬的做法，也不会取得成功。研究生秘 书面对细琐繁杂的工作，要想提高效率，把工作做 得更好，需要增强创新意识。对于研究生秘书来说， 增强创新意识常常需要进行工作总结，把工作方法 中的合理因素和积极价值作为财富保留、发扬；克 服惯性思维，对于不够理想的工作方法、不合时宜 的工作方式，要勇于放弃，尝试在工作实践中探索 新的工作方法，同时也尽可能地采用新技术、新方 法来辅助自己的教育管理工作。 （二）提升自身素质：提高研究生秘书工作水平 的关键 “常玉不琢，不成文章。君子不学，不成其德。”同 学习的目的是为了纯净自己的思想品德。提高自己 的素养，从而更好地为人民服务。毛泽东同志指出： “读书是学习，使用也是学习，而且是更重要的学 习。”［６１通过不断地学习，使研究生秘书提高自身的 理论水平和解决实际问题的能力，更好地适应复杂 的研究生教育管理工作。 １．提高思想政治素质 高校是思想理论战线的主要阵地之一，它把坚 定的政治方向摆在高校建设的首要位置，研究生秘 书作为高校的一分子也应当提高思想政治素质。研 究生秘书如果没有良好的思想政治素质，那么就难 以把握党和国家的教育方针和政策，就难以在工作 中贯彻执行教育政策。因此，要认真学习邓小平理 ２７ 金华职业技术学院学报 论，“三个代表”重要思想，深入学习实践科学发展 观，认真学习《国家中长期教育改革和发展规划纲 要》和《胡锦涛总书记在庆祝清华大学建校１００周 年大会上重要讲话》，为思想政治素养的提高打下 坚实基础。 ２．提高业务素质 业务素质是具有“门槛”性质的知识平台．研究 生秘书要能够顺利地开展研究生入学到毕业、师资 队伍建设、学科建设等全部工作，首先需要熟知本校 教学管理的规章制度和工作程序，只有这样才能胜 任职业岗位，才能掌握工作的主动权和发言权。其 次，在工作中要善于总结和分析工作规律和工作方 法，使常规性工作的步骤和方法更加简单、优化；突 发性问题的处理更加有规可循，从而提高工作效率。 第三．加强与兄弟院系研究生秘书的沟通交流，取长 补短。通过对工作中出现的问题和典型案例进行探 讨，研究生秘书可以借鉴其他院系的解决方法，结合 本院的实际情况制定出更好的解决办法。 ３．提高综合素质 综合素质是一个多层次、多因素的综合体，对 研究生秘书而言，人际交往的能力、理解能力、沟通 能力、协调能力、表达能力、管理能力、应变能力等 各方面能力都应有所具备。能力素质是知识、智力 和实践活动的综合体。只有在实践中不断地努力学 习才能形成和发展，因此，研究生秘书在工作中应 当通过观察、揣摩，增加感性认识，增强对事件本身 及事件处理的理解和体悟；通过沟通交流、比较对 照发现不足和差距，做到有则改之无则加勉，使自 身得到更大的进步；通过多阅读、勤思考、多分析， 多实践．逐步积累经验，丰富自身阅历，以期能够把 工作做得更扎实、更到位。 （三）优化外部软环境：激发研究生秘书工作潜 能的保障 工作环境是指工作中所涉及到的全部背景因 素。它可以分为“硬环境”和“软环境”。“硬”的工作 环境，主要指工作场地的照明、噪音、通风、废水、 废气、安全措施与卫生设备等实质环境。“软”的工 作环境主要由组织制度、管理理念、人际氛围等因 素构成【７１。相对于硬环境而言，软环境对研究生秘 书工作潜能的激发推动作用更大，但在现实中却 又常常被忽视，因而优化外部软环境显得更加重 要和迫切。 首先．环境建设的重要条件是学校要为研究生 ２８ 秘书搭建发展的平台。为此，可以从以下几个层面 来做好此项工作。其一，围绕岗位培训的主轴．给研 究生秘书提供学习的机会。研究生秘书的综合素质 和业务能力有利于推动研究生管理工作的科学化． 而其素质和能力的提高有赖于加强岗位培训和技 能培训，因此，学校应当规范有序地给每一个研究 生秘书提供培训和进修的机会．即开办研究生秘书 培训班，为年轻研究生秘书进行一次短期培训，组 织学习研究生教育的工作政策和文件：掌握秘书 学、教育管理学、档案管理学、人际关系学的基本理 论和专门知识；加强计算机应用能力的培训，熟练 掌握办公自动化的技能。让研究生秘书拥有学习的 机会，发挥重要作用，实现其价值追求。其二，以经 验交流为重点，提高研究生秘书队伍的整体工作水 平。学校应适时组织研究生秘书到兄弟单位实地参 观，开拓视野，学习和交流管理经验．拓宽工作思 路，注意加强横向问的联系，促使二级学院之间能 够熟悉平行学院教务管理工作的分工，在协调事务 时尽可能少走弯路。 其次．宽松和谐的工作氛围是营造良好软环境 的基础。知识分子相对于其他群体而言具有更高层 次的精神追求。精神激励对于激发他们工作积极性 的作用不可忽略。良好的软环境是激发研究生秘书 潜能的激励因素之一，比如良好的人际关系、和谐 的工作氛围、民主的领导作风这些软环境因子能够 为研究生秘书工作动机产生激励作用。宽松和谐的 工作氛围是一种相互理解、相互尊重、相互鼓励、相 互促进的氛围，学院要为教职工创设一种公正公 平、相互尊重、沟通信任的人际氛围，保证教职工工 作生活的舒心，能够最大限度地释放工作压力和心 理压力。院系领导者要树立民主、平等、宽容的理 念，重视“感情投资”，加强与教职工的沟通和交流。 对教职工多关心少冷淡，多鼓励少责骂。正确地看 待教职工的不足。当他们工作有失误时，不过于指 责，而是指出错误．尊重对待。尤其对于研究生秘书 而言，领导是他们的主要服务对象，他们的言行和 情绪对于秘书人员有着更为重要的影响作用。此 外，良好的工作氛围离不开科学有效的管理，应理 顺学院内部关系。明确岗位职责分工，避免工作相 互推诿，实现政令畅通。 再次．完善的人事制度为化解研究生秘书发展 的困境提高有力保障。在人才工作中，坚持以环境 留住人才．以实际行动重视人才，以优厚待遇吸引 第６期 黄婷：高校二级学院研究生秘书面临的困境及对策探寻 人才相当重要。学校应大力提高研究生秘书的地位 和待遇，使之能够在晋升、职称评定、评优等方面享 受到优惠的政策；实行岗位责任制，将研究生秘书 的工作水平、能力和态度作为个人考核的重要内 对工作认真负责、服务态度良好、管理水平高的人 员应给予物质和精神方面的奖励，以激发其工作积 极性和工作热情；充分利用经济因素在人力资源配 置中的作用，提高研究生秘书的福利待遇，使研究 生秘书岗位成为一个具有吸引力的岗位。 容，并作为评优、提拔、学习深造的重要参考依据； 参考文献： …丁晓丽．谈二级学院研究生教学秘书沟通协调功能的发挥［Ｊ］．学位与研究生教育，２００８（８）：３８—４１． 【２１王 镇．对提升高校教学秘书管理水平的几点建议［Ｊ］．中国人才，２０１０（２）：７６—７７． ［３】于普选．刍论高校秘书的心理失衡及其调节［Ｊ］．怀化学院学报，２００６（５）：９２—９４． １刘永中，金才兵．英汉人力资源管理核心词汇手册【Ｍ】．广州：广东经济出版社，２００５：３８８． 『５１车文博．心理咨询大百科全书ｆＭ１．杭州：浙江科学技术出版社，２００１：５１１． 【６］仇战宏．浅谈高校院系教学秘书队伍的现状与建设［Ｊ］．陕西师范大学学报：哲学社会科学版，２００７（３６）：２３４—２３５ ［７】冯 敏，王 越．充分发挥研究生秘书在研究生二级管理中的作用［Ｊ］．中国林业教育，２００９（２７）：１４８—１５１． ［８１骆［１Ｏ１张ｎ１１李腾，李建超，李巧兰．软环境建设是高校人才工作的根本［Ｊ］．中国高等教育，２００６（４）：５４—５９． 皓，敬鸿斌．高校人力资源激励机制中的工作环境因素探析【Ｊ］．福建论坛，２００７（１Ｏ）：８５—８８． 颖．略谈如何加强我校研究生教学秘书的培养与管理【Ｊ］．广西师范大学学报，１９９９（３）：１７８—１８０． 『９１梁小娟．浅议二级院系研究生教学秘书工作的复杂性及相应对策【Ｊ］，当代教育论坛，２０１０（１０）：１９—２０． ［１２１潘 立，赵颖娣．二级管理体制下研究生教育秘书的角色定位［Ｊ］．高教与经济，２０１０（２３）：２４—２９． Ｔｈｅ Ｄｉｉｃｕｌｆｔｉｅｓ Ｆａｃｅｓ Ｇｒａｄｕａｔｅ Ｓｔｕｄｅｎｔ Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｏｆ Ｓｅｃｏｎｄ－ｙｅａｒ Ｇｒａｄｕａｔｅ Ｓｔｕｄｅｎｔｓ ａｎｄ ｔｈｅ Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ ＨＵＡＮＧ Ｔｉｎｇ （Ｆｕｊｉａｎ Ｎｏｒｍａｌ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｆｕｚｈｏｕ ３５０００７，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ Ｇｒａｄｕａｔｅ ｓｔｕｄｅｎｔ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｐｌａｙｓ ａｎ ｉｍｐｏｒｔａｎｔ ｒｏｌｅ ａｎｄ ｉｓ ｃｏｎｆｅｒｒｅｄ ｗｉｔｈ ｖａｒｉｏｕｓ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ ａｓ ｔｈｅ ｂｒｉｄｇｅ ｉｎ ｅｄｕｃａｔｉｏｎａｌ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｏｆ ｓｅｃｏｎｄ—ｙｅａｒ ｇｒａｄｕａｔｅ ｓｔｕｄｅｎｔｓ．Ｈｏｗｅｖｅｒ，ｇｒａｄｕａｔｅ ｓｔｕｄｅｎｔ ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ ａｒｅ ｃｏｎｆｒｏｎｔｅｄ ｗｉｔｈ ｍａｎｙ ｄｉｉｃｕｌｆｔｉｅｓ，ｓｕｃｈ ａｓ ｒｏｌｅ ｃｏｎｆｕｓｉｏｎ，ｊｏｂ ｃｏｍｐｌｅｘｉｔｙ，ｃｏｍｐｌｅｘ ｏｆ ｗｏｒｋｉｎｇ ｅｎｖｉｒｏｎｍｅｎｔ，ｖａｇｕｅ ｐｒｏｓｐｅｃｔｓ，ａｎｄ ＳＯ ｏｎ．Ｔｏ ｓｏｌｖｅ ｔｈｅｓｅ ｐｒｏｂｌｅｍｓ ａｎｄ ｇｅｔ ｏｕｔ ｏｆ ｔｈｅ ｔｒｏｕｂｌｅ， ｔｈｅ ｇｒａｄｕａｔｅ ｓｔｕｄｅｎｔ ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ ｍｕｓｔ ｄｅｖｅｌｏｐ ｂｅｔｔｅｒ ｗｏｒｋｉｎｇ ｓｅｎｓｅ，ｉｍｐｒｏｖｅ ｐｅｒｓｏｎａｌ ｑｕａｌｉｔｉｅｓ ａｎｄ ｉｎｔａｎｇｉｂｌｅ ｅｘｔｅｒｎａｌ ｃｏｎｄｉｔｉｏｎｓ，ｔｈｕｓ ｔｈｅ ｗｏｒｋ ｏｆ ｔｈｅ ｇｒａｄｕａｔｅ ｓｔｕｄｅｎｔ ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ ｗｉｌｌ ｂｅ ｉｎｃｒｅａｓｅｄ ｔｏ ａ ｎｅｗ ｌｅｖｅ１． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ，ｓｅｃｏｎａｒｙ ｃｏｌｌｅｙｅ，ｔｈｅ ｗｏｒｋ ｏｆ ｔｈｅ ｃｒａｄｕａｔｅ ｓｔｕｄｅｎｔ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ 责任编辑洪琴仙 ２９