基于文献计量的档案馆利用服务研究热点分析

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基于文献计量的档案馆利用服务研究热点分析

文／云南大学历史与档案学院　　孙亚楠　　许燕梅

【摘要】本文以ＣＮＫＩ中国学术期刊网络出版总库为数据源，利用文献计量学方法对２００６年－２０１６年我国档案馆利用服务研究文献的关键词进行抽取并进行词频统计分析及关键词共现分析，并对其研究热点进行知识图谱分析，从多角度揭示档案馆利用服务的研究热点。

【关键词】档案馆；利用；服务；文献计量

随着信息技术的不断发展，档案馆正向着信息化、数字化、智能化发展，利用者需求的不断变化也促使档案馆在服务内容、服务方式等方面发生着不断的变革。本文利用文献计量学方法对２００６年－２０１６年档案馆利用服务研究的文献进行统计分析，通过关键词词频分析和共现分析来揭示２００６年以来我国档案馆利用服务研究的主题分布和进展情况。

一、数据来源及研究方法

（一）数据来源及检索策略。本文统计数据来源于ＣＮＫＩ中国学术期刊网络出版总库，以“主题”作为检索途径，检索词为“档案馆利用服务”“档案馆服务”“档案馆利用工作”，组配方式为布尔逻辑“或”，并勾选“同义词扩展”，检索时间范围选择２００６年１月１日－２０１６年１２月３１日，共检索出６６９篇文献，剔除会议、专利、标准等非学术性文献，共检索到文献６２０篇，以此作为样本数据进行系统分析。

（二）研究方法。本文采用文献计量学方法对文献关键词进行词频分析及共现分析，多角度展示档案馆利用服务的研究热点及进展。词频分析法是利用能够揭示或表达文献核心内容的关键词或主题词在某一研究领域文献中出现的频次高低来确定该领域研究热点和发展动向的文献计量方法。关键词共先分析方法是指抽取样本文献库的高频关键词，构造关键词共词矩阵，对关键词共词矩阵进行知识图谱绘制，进而解析热点主题。

二、档案馆利用服务研究热点分析

（一）文献发表时间分析。根据统计结果分析，检索文献按发表时间分布，２００６－２０１６年档案馆利用服务研究相关的文献发表数量稳中有波动，总体呈逐步上升态势。２００６年和２００７年发文量分别为４１篇、５０篇，２００８年与２００９年较前两年有所下降，均为３９篇，随后逐步上升，其中发文数量上升速率最快的是２０１２年，同比增长２８．８４％，发文量由２０１１年的５２篇上升至６７篇，２０１３年与２０１２年持平，发文量也为６７篇，２０１４年发表５５篇，较前两年稍有下降后稳步提升，２０１６年达到最高峰，共发表６８篇。该论题热度在之后也将有望继续上升。

（二）文献来源及作者分析。１．文献来源分析。通过统计分析，检索文献按文献来源分布，刊载文献较多的期刊依次为：《兰台世界》《黑龙江档案》《北京档案》《办公室业务》《上海档案》《中国档案报》《城建档案》《云南档案》等，位列前三的刊载量分别是：７９篇、３８篇，１７篇。但核刊文献数量相对较少。其中档案学科的期刊种类占主体，这说明档

案馆利用服务研究的主体比较集中，档案学科是档案馆利用服务研究的核心。２．文献作者分析。经统计分析，检索文献按作者分布，发表文数较多的依次为：程结晶、彭小芹、田伟、邓君、韩海涛等，是２００６年来的高产作者，也是档案馆服务研究的核心作者。程结晶、彭小芹主要从用户角度研究档案馆利用服务以及信息网络环境下的档案馆利用服务，田伟对大数据时代档案馆利用服务的创新进行了深入研究，邓君主要在档案馆利用服务的质量方面进行了探讨。

（三）高频关键词分析。关键词是从论文中提取出能够反映论文主题内容的词条，通过分析高频词能够得出期间研究热点内容。本文通过对关键词的词频进行统计分析得到前２０个高频关键词，关键词频次之间的差异非常大，“档案馆”的频次位列第一，高达９１次，其次是“数字档案馆”“服务”“公共档案馆”“高校档案馆”，频次分别为４２、３０、２８、２４。另一些频次较高的关键词集中在档案利用服务、信息服务、服务模式、功能与体系建设。位列第１８到２０位的依次是“云计算”“利用”“网络环境”，频次均为８次。通过分析可知，档案馆利用服务研究的热点内容可以归纳为：各级各类档案馆利用服务的基础研究、档案馆信息服务、档案馆服务模式、功能及体系、信息网络环境下的档案馆利用服务等几大热点方向。

（四）关键词共现分析。关键词不是孤立存在的，关键词共现分析能够直观展现出关键词与关键词之间的联系，进一步揭示档案馆利用服务研究内容的内在相关性。

经统计分析得到高频关键词共现知识图谱。在高频关键词共现分析知识图谱中可以体现关键词出现的频次的多少及两两关键词共现的次数。通过分析可以得出，对各类档案馆（尤其是高校档案馆和公共档案馆）、数字档案馆的利用服务等研究较多。关键词“档案馆”与“服务”的相关度最高，共现次数达到了１４次，其次“档案馆”与“高校”“数字档案馆”与“个性化服务”共现次数均为７次，即对各类档案馆利用服务、高校档案馆、数字档案馆个性化服务的研究成为该领域研究的热点。

三、结语

通过以上统计分析，２００６年－２０１６年对档案馆利用服务的研究热度逐步上升。研究热点主要集中在各级各类档案馆利用服务的基础研究、档案馆信息服务、档案馆服务模式、功能及体系、信息网络环境下的档案馆利用服务等几大方向。

对档案馆利用服务的研究我们应从以下几方面继续作出努力：１．侧重实证研究，增强研究成果的说服力；（下转第１５６页）

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２０１７／０８　　工作指导　　总第２７３期　　

档案工作

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要实现档案管理的数字化，需要建立一个信息数据库。可以通过云数据进行相应数据的储存。为了能够实现整体的办公自动化，需要将ＨＩＳ信息管理技术应用到云数据的整体管理中，同时还要做好纸质档案与信息化档案的相互交替。现在部分医学院校已经开始实现档案管理自助管理，不仅将纸质档案全部融入信息数据库之中，而且还利用云数据的储存效果，进行了信息档案的整体备份，这样其信息数据不会因为系统的更新和维护而出现数据的丢失。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用Ｏｆｆｉｃｅ办公系统中的ｗｏｒｄ和ｅｘｃＬ进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。

（三）推进现代化的档案管理技术。档案管理逐渐趋于网络化和数字化，这就要求档案管理人员掌握档案管理过程中的计算机相关技术，并通过计算机对教务档案进行管理。加强对计算机的学习，不断提高技术水平。档案管理工作人员需要利用娴熟的技能紧追教务档案网络化服务进程。为广大师生对教务档案的查询提供方便。同时，通过现代化的教务档案管理技术，为档案的收集进行提前管理，最终保障档案的完整度。通过计算机软件对档案资料进行系统的分类，为今后档案的使用和查询提供方便。档案整理的每一个环节，都要按照规定的标准进行，计算机档案信息要做到及时更新，线上与线下相统一，以避免互联网档案信息的失误。

医学院教务档案工作作为医学院研究工作的基础工作，对于整个学校的社会地位有着一定的影响。教务档案工作网络化不仅能够减少工作中的失误，提高档案整理工作的准确性，还能为学生和教师提供的教研工作提供便利。档案管理工作也更

加系统化。当然，作为档案管理工作人员，要努力提高自身的专业技能，不断完善档案管理工作中的缺陷。在工作中严格按照学院的规章制度，以身作则。以高度的责任感为医学院的教务档案管理工作献计献策，为学校档案工作的安全性和可靠性作出应有的贡献。

四、结语

医学院校的档案处理十分重要，能够让档案的整体管理更加具有科学性以及合理性。医学院校在进行档案管理过程中，需要采取多种管理方式，让档案的管理逐步信息化以及规范化。在整体的档案管理中常常会遇到诸多的困难，需要结合管理中的各种问题，对医学院校的档案管理体系进行全面性优化。让医学院校教务档案处理更为规范，达到理想的档案管理效果。

【参考文献】

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［４］包萍，王煜．高校教务档案管理工作的功能作用及改进措施［Ｊ］．通化师范学院学报，２００８（１２）．　

［５］陈亮亮．高校教务档案管理的新思考［Ｊ］．黑龙江科技信息，２００８（１７）．　

［６］王春临．试析高校教务档案的利用［Ｊ］．宁波职业技术学院学报，２００７（０４）．　

［７］叶建国．论高校教务档案管理［Ｊ］．辽宁行政学院学报，２００７（１１）．　

［８］吴玉霞．做好教务档案工作为高校教学服务［Ｊ］．宁波高等专科学校学报，２００３（０２）．

（上接第１４２页）２．对档案馆利用服务的研究需加强研究深度和广度；３．增强研究的创新性，注重多学科的融合；４．对国外先进理论方法的引入，需从纵向深度挖掘研究，持续研究，并结合我国档案馆的发展情况，探讨适合我国档案馆的理论与方法。

信息时代的到来，档案馆的利用服务工作也发生了飞跃式的转变，档案开放力度逐步加大，档案利用逐步树立人本、民本思想，档案利用的文化休闲色彩日益浓厚。我国档案利用呈现利用目的多元、用户群体广泛、利用需求复杂、利用形式丰富方式多样的特点。对我国档案馆利用服务工作的完善可以从以下几个方面入手：馆藏“贴民”；开放“惠民”；技术“便民”；服务手段“利民”；环境氛围“亲民”。以人为本将成为今后档案馆利用服务的发展趋势，利用服务研究只有理论与实际相结合、注重利用者的体验与满意度，才能更好地促进我国档案馆利用服务工作的进一步发展。

【参考文献】

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