档案管理 浅谈高 校档案信息化管理现状及对策研究 钱小燕 （合肥工业大学档案馆，安徽合肥２３０００９） 摘要：档案信息化建设是档案工作适应信息化发展的必然趋势，是提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段 本文分析了现代高校档案 信息化管理现状，提出了相应的探究思路与工作对策 关键词：信息化；档案管理；对策；信息资源 档案信息化是指在档案管理活动中，以数字化建设为核心，应用 现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用的过程。 ２Ｏ世纪以来，随着电子计算机的问世和电子信息技术不断革新和进 步，社会发展以电子信息化作为其时代标志，信息化的发展也渐渐融 入到高校档案中，以加快各高校的工作效率。与此同时也引起了高校 和利用、网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软件和硬件 都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员 提出了更高的要求：不仅要掌握档案知识，精通传统的档案业务，而 且必须掌握自动化、网络化技术。目前高校档案队伍整体素质仍普遍 较低，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通 档案工作的高度变革。高校档案信息化管理是时代发展的产物，其发 展和产生是必然的。 １高校档案信息化管理的必然性 １．１适应高校档案剧增的需要 随着高校规模的扩张以及高校管理改革，档案数量急剧增 加，档案载体类型也由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁 盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因 素增加。传统的管理纸质档案的方法已经很难适应巨量档案的保管和 及时提供利用。档案数字化录入并通过信息化平台提供服务，是适应 高校档案存量剧增的需要，是优化高校档案管理的必然趋势。 １．２提高档案管理和使用效率的需要 当今时代，人们的时间意识越来越强，许多重大决策的做出需要 迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众要求 档案部门提供及时、准确、全面的信息，这就迫使档案部门必须尽快 改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的 服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求 者。 １．３保护档案原件的需要 档案信息化管理是利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机， 然后以电子文件的方式分类、管理和保存和提供利用，避免了档案原 件的损坏，大大降低了档案原件丢失的的风险。 １．４高校档案建设自身发展的需要 信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源， 以现代通信技术和电子计算机技术引起的信息不断冲击，推动着 信息业的变革和发展。档案信息化建设要求档案管理模式从实体管理 转向数字化信息服务的模式。其根本目的是服务于档案管理现代化。 由此可见，档案信息化建设是适应档案工作自身发展需要的重要措 施。 ２高校档案信息化管理存在的问题 ２．１信息化管理基础设施薄弱 档案的信息化建设，应以完备的硬件设备与相应的软件为基础， 这也是信息管理工作的基础性要求。但是就目前来说，我国高校的数 字化设备与网络系统普遍较为落后，虽然各高校均配置了计算机、扫 描仪等基础设备，但大规模的数据库与网络管理系统都十分匮乏，档 案网站管理运行和维护与应用软件的升级工作较为落后，多数档案管 理工作都仅仅涉及日常的简单管理方面。这一系列的问题，都与信息 化时代网络技术高速发展的要求背道而驰 ２．２高校档案管理部门的保密意识较差 在进行档案日常处理的过程中，常常会遇到不同的保密问题处理 不当的情况。究其原因来看，主要是工作人员的保密意识不足和保密 措施不到位，导致信息严重丢失。高校保存的档案多是学生、教职工 的关键信息，安全问题不可忽视。随着网络技术的快速发展，部分资 料从纸质档案经电子信息化处理后转移到互联网，在提升档案效率的 同时也增加了档案丢失的危险性。由于一些工作人员对档案的重要性 认识不够，工作中常会出现泄密，这都在不同程度影响档案的管理工 作效率，增加了工作的难度。 ２．３高校档案人员的能力有所欠缺 在档案馆现代化建设中，人是最重要的因素，档案信息化的管理 档案业务的复合型人才，以适应档案网络化建设和高校档案事业发展 的需要。 ２．４标准化规范体系需健全 高校的档案信息化建设，需要有一套规范的标准和规定，它是指 导档案信息化建设的保障。由于我国各地区的社会和经济发展的不平 衡以及各种历史原因，造成各地区信息化建设发展水平不同。另外， 全国各高校所在地的行政主管机关不同，统一性的建设规划较为缺 乏，高校在实际建设工作中存在着较大的随意性与分散性。标准的不 统一直接影响了信息资源的共享，也不利于高校档案工作的经验借鉴 与相互交流。 ３高校档案信息化管理的对策 ３．１高校要加大对档案信息化建设的投入 档案是一种具有特殊价值的信息资源，高校各级领导应充分认识 到其重要性。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对经济社 会发展具有重要的、不可替代的作用。学校应予以高度重视，加大人 力、财力、物力的投入，要尽力满足档案信息化建设所需经费，给予 档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条 件，支持档案部门的建设和发展。 ３．２培养创新型专业化人才，加强高校档案管理人员的业务培训和 继续教育 作为档案管理工作的主体，档案管理人员的综合素质直接影响到 档案管理工作的实际效果。为了适应信息技术的快速发展，高校档案 管理信息化建设需要一批事业心强、具备丰富专业知识、精通业务的 复合型人才。这种人才可通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种 方式培养。同时，要充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性和 创造性，使他们的知识、结构及业务水平适应高校档案管理信息化建 设和发展的需要。 ３．３提高档案人员的保密意识、完善档案硬件设施、采取有效防护 措施 保证档案信息的安全性、真实性、完整性是档案信息化建设的关 键。但随着网络技术的应用，网络上的一些安全隐患也可能使档案信 息化成为最不安全的档案保管方式，所以必须要加强高校档案信息的 安全保障。第一，非公开的档案信息一律不得上网。第二，要保护上 网的信息安全，从进口、传输、使用三个方面采取安全保密措施，增 强安全意识，防止失密、泄密事件的发生。第二，对已有的防护措 施，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系 统、数据加密技术等进行综合运用，并及时升级。第三，结合存贮介 质使用物理隔离和 逻辑隔离等多种安全防范手段，积极采取措施对抗“病毒”和 “黑客”等行为，确保档案的保密和安全。 ３．４制定和完善相关的法律法规 从制度层面上说，制定相关的制度和法律法规也是保证高校 档案信息化建设合理合法的一个重要方面，也是保障了高校档案信息 资源的安全和档案人员的权益。２ｌ世纪是科学技术的年代，也是法制 的年代。倘若没有法制的保障，高校档案信息化建设必将混乱和危机 重重，尤其在政务信息公开的背景下，电子文件的真实性和凭证性是 电子档案管理的一个重要方面，制定电子档案的鉴定定标准以及建立 健全电子档案管理法是不可或缺的。 档案管理 浅谈电子档案管理问题和策略 周忠东 （山东郓城县郓州事处，山东菏泽２７４７００） 摘要：档案工作是经营和管理的基础工作的重要组成部分。档案工作以统一管理为原则，坚持资源整合和开发的一种行为。 档案管理工作对 我国现代管理制度的健康发展起着重要的作用。随着数字化、网络化的不断深入，档案管理也发生了一些转变。本文立足于我国现代管理的现状，研 究在不断适应档案管理工作的新形势下，如何做好档案管理工作。 关键词：档案管理；电子档案管理 档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。有时也称之为档案 实体。对国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、文 化、宗教等活动具有历史性的保存价值，我国从殷商时代就有对档案 的记载，甲骨档案是我国迄今为止有实物留存的最古老档案。此外， 还有石刻档案、简牍档案、金文档案、缣帛档案、纸张档案等。随着 科技发展的日新月异，计算机时代不断发展。档案的数字化管理趋势 越来越明显。 １电子档案的优势 档案有多种记录形式，主要包括文字、图表、音像等不同形式的 历史记录，而电子档案的载体则是用磁带和光盘，即电子档案文件可 以存储在磁盘、光盘等介质中。与传统档案管理工作模式相比，电子 文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。 １．电子档案是存储在计算机网络中的，电子档案海量信息，使得 未来的数字档案存储可能存储在本地，本国也可以储存在外地。我们 现有的档案都是固定在某一载体上的，传统的纸质档案一旦损坏，就 不能恢复。电子档案，为了防止意外会备份两份以上，，也可能会异 地备份数据。 ２．过去传统的纸质档案的全是手工操作，数字档案则不然。电 子档案从资料的采集、整理到加工直至归档都是通过网络收集并收集 到的载体信息进行数字化处理。利用计算机和网络将文本、图片、音 频、视频融于一体，就其内容和展示手段而言，电子档案文件的形式 也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体 文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的档案记录的更 加完整，其次电子文件档案的的寿命比传统纸质档案要长得多。 ３．效率高，速度快。电子档案能快速查阅相关档案资料，大大 提高了工作效率。档案管理需要耗费大量的人力物力，是一个浩大的 工程。而数字档案采用新的手段和方式，新的技术手段减轻了劳动强 度，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正更 新资料都十分方便，数字化的编辑可以收集到大量的资料，避免了过 去由于编撰时间太长遗漏过多的现象。电子档案是智能化的，在检索 技术上，检索系统能够自动分析检索条件，提供同义词、主题词或相 似词的扩展检索，实现多语言混合检索为用户提供最为满意的信息。 ４．电子档案的文稿是将提供者与用户紧密地联系在一起，用户之 间都可以十分便利地沟通，具有很强的交互性。 ２电子档案管理过程中存在的问题 电子档案的出现一方面使人们在保管、开发与利用手段上更加方 便，另一方面我国出现电子档案的时间不长导致电子档案在管理方面 存在诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整，影响着其效 力的发挥。 ２．１电子档案的保存和安全 档案内容进行篡改，电子档案就会失去其可靠性和真实性。 ２．２档案管理人员因素 有的管理人员安全意识不强，或者对软件不进行保密，甚至将自 己的账号随意转借与别人共享文档内容，允许他人随意拷贝文档。由 于受到利益驱使，个别人员出现一些违法行为，有的档案管理人员有 意泄露文档内容。档案管理人员不严格执行档案管理法规制度的相关 规定，违规操作出现录入数据随时消失。 ３档案是国家的宝贵财富，各门类档案本身具有重要的性质，为了 在档案管理中更好的服务单位，建议采取以下措施： ３．１加强对档案管理工作重要性的认识 加强的档案管理工作人员自身对档案管理工作重视，养成良好的 职业道德，对工作充满热情，培养高度的工作责任感和办事细心的工 作态度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，指导我国的档案 管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命 感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。 ３．２完善档案管理和保管工作 在原有的档案保管条例基础上，逐步完善健全电子档案的使用和 保管制度。我们可以借鉴外国对档案管理的做法，档案管理是按照档 案工作要求制定“文件保管期限表”，即档案管理的要求从文件生成 文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统 管理。 保管过程中，应及时登记设备环境和相关数据以确保电子文 件归档的质量，对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效 的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性。定期检查周边网 络环境，妥善保管备份资粮。将需长期保管的电子文件档案与相同内 容的纸质文件一同归档；在计算机网络上集中，应当从电子文件形成 起，就进行妥善的管理；确保电子文件的完整性和有效性，具有保密 要求的电子文件，要有必要的安全保密措施，对涉密电子文件严禁在 网络上开放。 一３．３完善相关的法律法规和规章制度 由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管 理会更细致。周全，易于操作。例如，别国都有自己的档案登记簿标 准”等，都是在ＩＣＡ的档案著录规则基础上针对电子文件管理的要求制 定的规范。 我国也应该制度相关的电子文件光盘存储、归档与档案管理要 求。对电子文件的光盘存储和保管进行规范。科学规范的档案管理才 能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。 ４结语 在电子档案进行管理过程中，都是由档案管理人员操作完成的， 并且要实时地对系统维护、更新，参与人员较多，因此经常会有一些 管理上的漏洞，导致电子档案信息泄密或者丢失。电子档案打破了原 有的方式，一些资料可能因负责的人缺乏相关知，在网上传输时，收 发件人的身份一时无法确认，极易泄密，其次，电子档案的管理是在 网络环境下进行的操作，如果计算机感染病毒或者黑客入侵，如果对 科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好 档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而 且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。在我国经济全面发展 的历史背景下，要不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档 案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。因 此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业 在市场经济中竞争力具有重要意义。 参考文献 【１】屈一平．中国规划电子文件管理［Ｊ］．晾望，２０１１（２９） 参考文献 【１】陈晶《高校建设》２０１４年第３１ ３期 【２】葛桂珍Ⅸ科技情报开发与经济》２００５年第５期 ［３】马志波Ⅸ教育管理与评价》２０１ ｏ＃－第３期 作者简介 钱小燕（１９７８一），女，汉，，安徽省本科，研究方向：学生档案管理 利用。
