・ｌ６０・ 价值工程 试论高校档案实现信息化管理面临的问题及对策 Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ ｏｎ ｔｈｅ Ｐｒｏｂｌｅｍｓ ａｎｄ Ｓｔｒａｔｅｇｉｅｓ ｏｆ Ｒｅａｌｉｚｉｎｇ Ｃｏｌｌｅｇｅ ｆｉｌｅ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 纪少玲Ｊｉ Ｓｈａｏｌｉｎｇ （深圳高级技工学校，深圳５１８０００） （Ｓｈｅｎｚｈｅｎ Ｓｅｎｉｏｒ Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ Ｔｒａｉｎｉｎｇ Ｓｃｈｏｏｌ，Ｓｈｅｎｚｈｅｎ ５ １ ８０００，Ｃｈｉｎａ） 摘要：高等教育飞速发展，作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。加快高校档案信息化建设 是当今高校档案管理的必然要求，高等学校要强化档案信息化意识，积极开展档案数据库建设和网络管理，建立高校档案信息服务体系。笔者根 据＇３前高校档案工作信息化过程中存在的主要问题，－提出切实可行的整改对策。 Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｗｉｔｈ ｔｈｅ ｒａｐｉｄ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ｈｉｇｈｅｒ ｅｄｕｃａｔｉｏｎ，ｃｏｌｌｅｇｅ ｆｉｌｅ，ａｓ ａ ｈｉｇｈ ｃｏｎｃｅｎｔｒａｔｉｏｎ ｏｆ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ，ｓｈｏｕｌｄ ｓｐｅｅｄ ｕｐ ｔｈｅ ｆｉｌｅ ｉｆｏｒｍａｔｉｎｏｎ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｉｎ ｏｒｄｅｒ ｔｏ ａｄａｐｔ ｔｏ ｓｏｃｉａｌ ａｎｄ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ｈｉｇｈｅｒ ｅｄｕｃａｔｉｏｎ．Ｓｐｅｅｄｉｎｇ ｕＤ ｔｈｅ ｃｏｌｌｅｇｅ ｆｉｌｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｉｓ ｔｈｅ ｎｅｃｅｓｓａｒｙ ｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔ ｆｏｒ ｔｈｅ ｃｏｎｓｔｕｃｔｒｉｏｎ ｏｆ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｒｅｃｏｒｄｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ ｔｏｄａｙ Ｓ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ．Ｔｈｅ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ｓｈｏｕｌｄ ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎ ｔｈｅ ａｗａｒｅｎｅｓｓ ｏｆ ａｒｅｈｉｖａｌ ｉｆｏｒｍａｔｉｎｏｎ，ａｃｔｉｖｅ ｆｉｌｅ ｄａｔａｂａｓｅ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ａｎｄ ｎｅｔｗｏｒｋ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ａｎｄ ｔｈｅ ｅｓｔａｂｌｉｓｈｍｅｎｔ ｏｆ ｃｏｌｌｅｇｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｓｅｒｖｉｃｅ ｓｙｓｔｅｍ．Ｂａｓｅｄ ｏｎ ｔｈｅ ｍａｉｎ ｐｒｏｂｌｅｍｓ ｏｆ ｃｕｒｒｅｎｔ ｃｏｌｌｅｇｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｓｅｒｖｉｃｅ ｓｙｓｔｅｍ ｉｎ ｔｈｅ ｐｒｏｃｅｓｓ ｏｆ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ａｒｃｈｉｖｅｓ，ｐｒａｃｔｉｃａｌ ｃｏｒｒｅｃｔｉｖｅ ｍｅａｓｕｒｅｓ ａｒｅ ｐｒｏｐｏｓｅｄ． 关键词：高校；档案管理；信息化 Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｃｏｌｌｅｇｅ；ｆｉｌｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ 中图分类号：Ｇ２０ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００６—４３１ １（２０１０）２４—０１６０—０ｌ １高校档案资源开发利用存在的主要问题 档案利用服务的质量与效率，必须树立适应高校教育产业化、市场 １．１从档案管理部门角度分析。 化发展要求的档案利用服务观念。具体来说，一是全面服务观念，即 １．１．１档案观念淡薄，服务意识不强。由于档案工作效益的滞后 通过各种服务方式与方法满足学校内、外部公众用户的利用需求。性，人们往往重视高速度、高效益的工作，而忽视档案工作。多数高 二是主动服务观念，即摒弃被动的传统服务观念，主动寻找用户。三 校认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作 是及时服务观念，即在第一时间内满足档案用户的利用需求。 ２－２提高认识，加强领导，理顺管理。档案工作是高校全局 的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则和方法管理档案，充 分开发和利用档案资源。档案管理分散，档案人员缺乏管理知识，档 工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工 案无法有效利用，这与传统的档案管理模式有一定的关系。以人工操 作。为了对档案工作科学管理、高效服务、便捷利用，可考虑对高校 作、汇集整理、保管保护为主的传统档案管理模式，使得档案部门缺 现有的档案部门进行整合重组。即机构整合、人员整合，改革管理体 乏时代感和紧迫感，思想守旧，消极等待。因此，使大量具有利用价值 制，理顺工作流程；改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的 的档案信息成了无人问津的“死档”，更谈不上发挥其社会效益了。 档案管理信息网络，消除工作死角，尽快使高校档案管理利用工作 １．１．２管理不合理。目前，高校除了设置一个综合档案室 步入规范化、科学化轨道，使档案工作与学校其它各项管理工作同 外，还分别在教务处、学生处等部门设置档案室。档案部门的分散设 步发展。 置，一方面，使档案工作各环节无法实现统一化、标准化管理，难以 ２．３优化档案结构。首先，要根据高校自身的性质和特点，完善 形成规范、科学的档案管理模式．另～方面，给档案利用者查阅、利 和优化档案结构，既要有文书档案，又要有学术科研档案、专类档案 用档案带来很大不便。因此，不合理的管理，不利于档案资源的 等，特别要着重收集反映专业、学科、科研、管理、服务等方面特色的 开发利用，严重影响高校档案工作的管理质量和服务效益。 “闪点”档案和“亮点”档案；其次，实行多载体保存，不断加强电子档 １．１．３档案结构单一。高校档案结构单一现象主要表现在：一是 案的收集和整理，逐步实现学校档案的数字化；第三，要加工浓缩精 门类单一。很多高校的文书档案所占比例偏重，而学术科研、毕业生 品档案，减轻室藏档案的保管压力；第四，及时对失去利用价值的档 状况等档案所占比例偏小。这样的档案结构，使开发利用档案信息 案进行鉴定销毁。 的范围狭窄，不能满足社会对档案信息需求的多元性和多样性。二 ２．４大力加强队伍建设，全面提高人员素质。知识经济时代是真 是档案载体形式单一。绝大部分是纸质档案，很少有磁盘、光盘、影 正以人为本的时代，知识经济的竞争，就是人才的竞争，因此，加速 像等电子档案，不利于档案传播。 培养高素质的档案人才，也是高校档案管理的核心所在。要加强档 １．１．４档案管理人才匮乏，人员素质不高。人才资源是高校档案 案人员素质建设，主要从以下几方面入手：首先，要在档案人员中普 部门重要的战略资源，档案人员素质是高校档案工作信息化的关 及现代知识技术教育，改善其原有知识结构，加强新知识和新技术 键。但目前，高校档案人才队伍存在许多问题，主要是整体素质较 培育，尤其注重培养他们的创新意识、创新能力。其次，了解和掌握 低、知识结构不合理，缺少服务创新意识。 与档案专业相关学科知识，了解其他各方面工作的内容和规律，更 １．２从档案主管部门角度。 好地为各项工作开展服务。再次，要同时注重加强政治思想教育和 １．２．１资金问题。高校档案工作信息化，设备、软件系统、人员技 职业道德教育，选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍。 术等方面的配套，需要投入大量的资金。但是高校档案管理不是学 ２．５消除落后的传统文化心理影响。从高校档案工作的主管领 校工作的第一线，档案主管部门很难争取到足够的资金支持，因此， 导，到高校档案管理者，再到档案利用者，都要扭转对档案性质的认 高校档案室的建设工作相对滞后，无法适应当前新形势下档案管理 识，树立档案文化观，增强社会的档案利用意识，把高校档案由机密 工作。 文件变成可用文化资源，把高校档案工作者由传统的“机要人员”变 １＿２＿２安全问题。档案信息具有本身的特殊性，需要正确处理开 成现代的校园“文化使者”：把学校的品牌专业、品牌成就全方位、多 放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化，加强 角度传播到全校教职工、全体学生中，乃至传播到社会。 了档案部门与外部问的联系，但也相应带来了像电脑病毒、黑客破 ３小结 坏等安全问题。这也是众多高校档案主管部门迟迟不同意上网，不 高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最 能实现档案信息化的重要原因。 方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将 ２高校档案部ｆ－Ｊｉｇ化档案信息化管理的对策 会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一 ２．１思想，更新观念，树立新的档案管理意识。要提高高校 个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。
