会计档案是记录和反映会计实践活动的历史 记录，它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为 使用者提供可靠的信息，为各单位制定规划、计划、 调查取证以及进行决策提供依据和咨询材料。会 计档案在会计工作和经济管理工作中具有多方面 的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规 范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理 做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组 成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有 利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生，对于进一步 提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各 项事业中的作用具有重要意义。 一、会计档案的特点及作用 会计档案泛指机关、企业、事业单位或其他经 济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接 形成的并根据会计专业的法律法规在工作中形成 和保存起来的会计凭证、会计账簿、会计报表等会 计核算材料，其中也包括实行会计电算化后的存储 软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来 的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是 国家全部档案的重要组成部分，由于它反映的对象 内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的 特点和作用。 １．会计档案的特点 （１）来源的广泛性。会计档案来源于具有 会计核算的单位。因此，凡是实行经济核算、 财务收支的单位都会形成会计档案。 （２）内容的专业性。会计档案是通过会计核算 的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手 段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济 活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机 关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表 现出会计档案的专业性。 （３）形成过程的严密性。会计核算是利用设置 账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本 核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对 会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监 督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案 形成过程的严密性。 ２．会计档案的作用 会计档案在社会主义经济建设中具有极其重 ５０ 要的作用。主要体现在：为企业、事业、机关团体等 基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社 会效益提供丰富的原始数据；为国家进行经济建设 计划和决策、对国民经济进行宏观管理和监督提供 真实可靠的会计信息；为保护国家财产和打击经济 领域里的不法行为提供有力的证据；为财政、经济 和社会发展提供可靠的史料。总之，会计档案工作 的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立， 各项财政、预算的贯彻实施都有着直接的影 响，会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的 作用。 二、会计档案管理工作中存在的问题 １．对会计档案管理工作的重要性认识不够 有些单位的领导和财务人员对会计档案工作 缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认 为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了 财务决定，该财务项目就结束了，忽视对文件材料 的汇集、整理和归档工作，甚至认为原始凭证的整 理归档工作费时费力，没有被列入议事日程。不少 单位重会计业务，轻会计档案管理，只注重会计人 员的业务培训和学习，对会计档案规范化管理标准 知之甚少，存在会计业务与会计档案管理相脱节的 现象。有的单位会计档案管理制度不完善，没有配 备专人管理会计档案，甚至由出纳会计兼管会计档 案，这是不符合规定的。 务制度、财务活动分析等进行归档，造成企业会计 档案资料不完整，无法有效地进行企业经营状况分 析；另外，由于过分强调保密，对利用会计档案人 员的身份和利用目的作了严格的，导致一批现 实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用 户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最 大限度的发挥。 ６．依法加强会计档案管理的措施不力 ２．会计档案立卷归档及保管不规范 ． 有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封 粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封 皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、 不少单位没有把会计档案作为档案的一个重 会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没 要门类及时归档，长期由会计部门自己保管；在一 按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。 些已经实行会计电算化的单位，则只向档案机构移 会计档案移交时没有移交清单，双方没有按册清 交纸质档案，磁介质存储的会计数据一直保存在会 点，且永久、定期没有分别保管，查找非常困难；而 计部门；许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来 且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无 只归档不鉴定，更不销毁，影响了会计档案的查阅 处存放。另外，还有个别单位由于档案装具不足， 速度和利用价值。 将会计档案装入纸箱中存放甚至任意堆放。 ３．会计档案管理滞后 三、会计档案科学规范管理的对策 随着电算化的普及，对实施会计电算化后产生 的大量电子文档、程序文件、备份文件等新的会计 １．提高认识，加强领导，建立健全会计档案规 档案信息载体没有相应的管理办法，多数应归档的 章制度 会计数据文件散落于经办人手中，造成了会计档案 主管领导要高度重视会计档案工作，实行一把 归档资料不完整。同时，由于对软件的使用缺乏统 手负责制，明确专人负责会计档案的立卷、整理、归 一的规定，致使不同版本操作系统生成的会计信息 档、查阅等日常会计档案工作。财务部门要结合本 不兼容，造成大量数据资源的浪费，给单位会计核 单位实际，按照财政部《会计档案管理办法》制定适 算工作造成一定的损失。 合本单位的会计档案管理制度实施细则，对单位会 ４．会计档案管理人员不到位 计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用 一是会计部门没有设置专职会计档案管理岗 等形成一整套的规章制度；要重点完善电算化资料 位，大多由具 负责账务或是综合部门的人员兼 归档制度，统一归档时间、内容等，对会计电算化系 任，在会计凭证、会计账簿、会计报表的使用和保管 统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、系统日志 上存在一定的不规范现象。二是会计档案管理人 等数据规定统一打印用纸；还要完善会计档案管理 员专业能力欠佳。会计档案是一种专门档案，涉及 岗位责任制，由专人负责收集、移交、管理会计档 会计和档案管理两个方面的专业知识，会计档案管 案，对交接程序要规范，保证归档资料准确，确保会 理人员既要懂会计专业知识，又要懂得档案业务知 计档案安全完整。 识，但许多单位都缺乏会计档案管理专门人员。 ２．加强会计档案管理工作的组织领导 ５．会计档案得不到充分利用 只有加强档案管理工作领导，建立会计档案管 随着市场经济的逐步发展，企业面临的市场竞 理人员队伍，才能使会计档案收集、归档、保管等工 争日趋激烈，充分利用好会计档案将为企业发展带 作得到落实。在会计档案管理人员聘用上要从整 来巨大的利益。但受传统计划经济影响，多数单位 体利益出发，不拘一格，择优选聘，把好会计档案管 只重视对资金的管理利用，而对会计档案资源利用 理人员入口关。要将那些有责任心、有耐心、有经 却没有引起足够重视，很少利用会计档案来分析经 验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档 济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了会计 案管理岗位，通过他们良好的职业道德和敬业精神 档案资源的浪费；还有一些单位在收集会计资料 提高会计档案管理水平。建立会计档案管理人员 时，往往没有将财务报表、上级有关文件、合同、财 激励机制，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业 ５１ 务知识的学习，不断提高业务管理水平。 ３．加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案 卷质量 会计人员是会计档案整理的第一责任人。会 计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度， 决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会 计档案管理操作技能的培训纳入到会计人员上岗 培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟 练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而 从源头上规范会计档案的整理工作。 ４强化会计档案管理人员素质 一个高素质的会计档案人员必须具备德、能、 勤、公、廉、俭六个方面的素质。还应是业务多面 手，既要熟悉掌握一般档案管理的理论及技能，又 要精通财务专业知识，还要具备一定的计算机信息 处理技术。会计档案工作要适应不断发展的新形 势需要，必须对会计档案人员进行多途径、多形式 的培训教育，不断更新知识结构，使其具有时代意 识，包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意 识，提高档案管理人员的实际工作能力及责任心， 从而按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷。 ５．优化管理手段，提高现代化管理水平 会计档案信息化是社会信息化发展不可缺少 的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工 作现代化的必由之路。要大力改善会计档案工作 的硬件设施，一方面及时添置、更新档案库房设备， 如防盗门、空调、去湿机、温湿度计、灭火器、窗帘 等，确保档案的安全完整；另一方面按照档案工作 信息化要求，配备计算机、打印机、复印机、扫描仪 等现代化办公设备，建立会计档案信息管理系统， 应用计算机管理会计档案，方便会计档案查阅，及 时为各类财务检查提供最真实的依据。 ６．加强电子会计档案的管理 随着电算化的普及，电子档案不断增多，其地 位也日益重要。因此，应重视对计算机环境中形成 的会计档案的管理。一是要做好电子档案的备 份。可以在专用计算机上进行电子档案备份，或者 在磁盘、光盘上进行电子档案备份，最好是通过网 络进行异地备份；同时电子档案必须与对应的财务 管理软件版本一致，避免因版本不同影响会计档案 调阅或产生某些预料之外的错误，确保电子会计档 案信息的完整准确。二是要妥善保存电子档案。 要严格按照财政部和国家档案局的有关规定，对电 ５２ 子档案做好防磁、防火、防潮和防尘工作；对采用磁 性材料保存的档案，应定期进行检查复制，防止由 于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽 救的损失；为保证电子会计档案信息的安全还要制 定防范计算机病毒的措施，防止计算机病毒造成电 算化信息的重大损失。三是要规范管理。要制定 电子会计档案管理制度，实行电子档案与纸质档案 多套保管制度。对所有备份的电子会计档案数据 最好用优质的光盘刻录备份，以保证数据的实体和 信息安全。年终要将当年形成的所有会计档案信 息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等 内容，用于存档的盘片由系统管理员和分管财务的 领导签名。系统管理员在出现系统故障时，能够及 时查明原因，同时追查操作人员的责任。 ７．针对会计工作的专业特点，做好纸质档案与 电子档案的管理 会计档案在形成、保管、利用等方面都有自己 的专业特点。其中大量的原始凭证仍以纸质形式 存在，按传统档案的管理标准保管。虽然扫描、摄 像等录入技术在档案管理工作中普遍应用，但许多 手工制作的原始凭证因书写不规范、字迹不清晰而 无法复制，而且受复制成本高、复制工作量大、视觉 直观度差等因素制约，不具备原始资料所具有的凭 证作用。这部分档案还是以纸质的形式保存为 妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等 不安全性，电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因 此，近期会计档案的收集管理还应走“双轨”制。 ８．充分发挥会计档案的潜在作用，更好地为财 务工作服务 编制案卷目录、全引目录、专题目录等档案检 索工具及索引；运用计算机进行检索，确保调档迅 速准确，提高会计档案管理的效率；建立会计档案 统计台账，如会计档案查阅登记簿、会计档案数量 统计台账、会计档案移交清册等；利用各种会计基 础数据资料为领导决策和单位各项工作服务。 （责任编辑 朱亚宏）
