Word的主要功能与特点)

Word的主要功能与特点可以概括为如下几点：

（1）所见即所得 用户用Word软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然。

（2）直观的操作界面 Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。 （3）多媒体混排 用Word软件可以编辑文字图形、图象、声音、动画，还可以插入其它软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。

（4）强大的制表功能 Word

软件提供了强大的

制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在Word软件中，

还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。

（5）自动功能 Word软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word软件还提供修正的建议。当用Word软件编辑好文档后，Word可以帮助用户自动编写摘要，为用户节省了大量的时间。自动更正功能为用户输入同样的字符，提供了很好的帮助，用户可以自己定义字符的输入，当用户要输入同样的若干字符时，可以定义一个字母来代替，尤其在汉字输入时，该功能使用户的输入速度大大提高。

（6）模板与向导功能 Word软件提供了大量且丰

富的模板，使用户在编辑某一类文档时，能很快建立相应的格式，而且，Word软件允许用户自己定义模板，为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。

（7）丰富的帮助功能 Word软件的帮助功能详细

而丰富，Word软件提供的形象而方便的帮助，使得用户遇到问题时，能够找到解决问题的方法。为用户自学提供了方便。

（8）Web工具支持 因特网（internet）是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面，Word软件提供了Web的支持，用户根据Web页向导，可以快捷而方便地制作出Web页（通常称为网页），还可以用Word软件的Web工具栏，迅速地打开，查找或浏览包括Web页和Web文档在内的各种文档。 （9）超强兼容性 Word软件可以支持许多种格式的文档，也可以将Word编辑的文档以其它格式的文件存盘，这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便。用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、网页等。

（10）强大的打印功能 Word软件提供了打印预览功能，具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。

二、Word的启动与退出

启动Word有很多种方法，其中常用的有以下几种： 1．“开始”按钮→“程序”→“Microsoft Word”

2．若桌面上有Word快捷图标，双击它即可启动

3. 双击任意一个Word文档，可以启动Word

4．\"开始\"按钮→\"运行\"，用命令方式启动Word

Word的退出

退出Word的方法也有多种，常用的方法有：

2． \"文件\"菜单→\"退出\"

1． 点击Word窗口右上角的\"关闭\"按钮

3． 双击窗口左上角的标题栏图标

4． 热键Alt+F4

退出

Word时，若所编辑或修改过的文档没有保存过的话，系统将提示是否保存。

三、Word的窗口组成

当Word启动后，Word窗口打开，同时在Word窗口中打开一个文档窗口。组成Word窗口的主要元素包括：

1． 标题栏：标明窗口名称和编辑文档的名称，具有窗口控制的作用； 2． 菜单栏：实现Word各种功能的命令集合； 3． 工具栏：Word常用工具的按钮命令集合； 4． 格式栏：Word文档常用格式设置的按钮命令集合； 5． 标尺：指示和调整文档页面文字范围的工具； 6． 文档窗口：文档编辑操作区域；

7． 滚动条：上下和左右移动文档页面的工具；

8． 视图工具：选择文档窗口视图方式的按钮命令集合； 9． 状态栏：显示编辑文档的当前状态。

以上元素是Word窗口打开时的默认元素，窗口中的元素构成可以通过人工设置的方法调整和改变。

四、Word的帮助系统

Word有一套快捷的适时帮助系统，在Word使用过程中可随时启动，适时提供帮助。启动和使用Word帮助系统的方法有：

1．根据当前的操作获得帮助

如果对某一个菜单命令，或工具栏上的按钮的作用不太清楚时，以及对当前窗口内出现的内容疑惑不解时，可按如下操作获得帮助：

1）单击\"帮助\"菜单中的\" 这是什么?（T）\"命令项，或直接按下快捷键Shift+F1，这时鼠标变成后面带\" ↖?\"的形状。

2）将 鼠标箭头指向有疑问的地方，单击鼠标左键，屏幕上将出现一个提示窗口，解释所击对象的功能、作用或用法等。如将“↖?” 指向格式工具栏上的加粗按钮 B ，则会出现关于加粗的功能和用法解释。

3）单击提示窗口以外的任何地方，即可将窗口关闭，若要获得新的帮助，重复以上操作。

2．激活\"Office助手\" 获得帮助

\"Office助手\"是Office系统提供的一种适时帮助工具，在进行Word文档操作时可为我们提供十

分方便快捷的帮助。

1） 激活\"Office助手\"

\"帮助\"菜单→\"Microsoft Word帮助\"；\"帮助\"菜单→\"显示Office助手\"；点击常用工具栏上的\"？\"按钮；热键F1等方法都可以激活\"Office助手\"。

2） 使用\"Office助手\"

激活\"Office助手\"后，通常回出现一个帮助项目选择对话框，通过选择其中的帮助项目或输入相应的关键词，即可获得相应的帮助信息。

3）\"Office助手\"的设置

右击\"Office助手\"，通过弹出的快捷菜单，可对\"Office助手\"进行形象、效果等项目的设置。

4）关闭\"Office助手\"

\"帮助\"菜单→\"隐藏Office助手\"；右击\"Office助手\"→\"隐藏\"。

如果还有疑难问题需要解答，可通过\"帮助\"菜单中的\"网上Office\"寻求解答。

第三节 Word文档的制作

一、文档的创建与打开

1. 创建文档

在Word中创建一个文档，就是建立一个空白的新文档。

在启动Word时，系统通常默认打开一个名为\"文档1\"的空白文档，在上面我们可以录入和编辑自己的内容，用一个文件名将该文档保存起来，也就完成了一个文档的创建。 当然，也可以在桌面上、磁盘根目录下或文件夹中，在不启动Word的情况下用快捷方式建立一个空白的Word文档： 在桌面上、磁盘根目录下或文件夹中的空白处右击鼠标→指向\"新建\"→点击\"Word文档\"→输入文件名。

当完成一个文档后要重新创建一个文档

时，可以采用以下两种方法：

(1) 点击常用工具栏上的\"新建\"按钮，得到

一个新的空白文档；

(2) 打开\"文件\"菜单→点击\"新建\"，在出现的

对话框中，有多种文档模板可以选择，用来创建不同格式的文档。

2.打开文档

如果要打开一个已经存在的Word文档，可以用两种方法来打开：

(1) 双击要打开的Word文档的图标，可同时启动Word并打开该文档。

(2) 在Word窗口下点击常用工具栏上的\"打开\"按钮或打开\"文件\"菜单选择\"打开\"命令项，可以得到一个打开对话框；在对话框中找到并选中要打开的文件，然后点击框上的\"打开\"按钮即可打开该文件。

二、文档的编辑操作

文档的编辑操作，最基本的是对文本的编辑操作。所谓文本，就是文档中的文字、数字、特殊符号等字符内容。对文本的编辑操作包括文本的录入、选择、删除、插入、复制、移动、查找和替换等基本操作。

1．文本的录入

制作一个文档，首先要做的就是录入文本。当

Word启动后，就可以在空白文档中输入文本内容。

输入中文时，先点击任务栏上的输入法按钮，选择自己熟悉或习惯的中文输入法，就可以输入中文。应注意的是只有键盘处于小写状态时才能输入中文。

Word的输入文本有\"插入\"或\"改写\"两种不同的状态。在\"插入\"状态下，输入字符插入在光标所在位置，原有的字符将自动往右移；在\"改写\"状态下，输入的新字符将替换光标处原有的字符。 \"插入\"状态和\"改写\"状态的切换可用鼠标双击窗口底部状态栏上面的\"改写\"框实现，灰色为\"插入\"，黑色\"改写\"；也可以用键盘上的\"Insert\"键来完成插入和改写的转换。Word启动时一般默认为\"插入\"状态。

如果在输入文本时输错了字，可立即用Backspace键删除。如果要在文档中删除一个或几个字符，可将光标移到被删除字符的右侧或左侧，按Backspace键或Delete键删除。

如果要在文本中增加一个或几个字符，可将光标移到要增加的位置，确认输入状态为\"插入\"状态，然后输入要增加的字符。

2．选择文本内容

要对文本进行编辑修改，通常需要先选中要修改的内容。在Word中，选中某部文本分内容，该

部分文本将呈反向显示。选中文本内容的常用方法有：

（1）选中任意多个字符

① 将鼠标移到要选择内容的起点，按住鼠标左键，移动到选择内容的末尾后松开鼠标左键，则

选中要选择的内容；

② 将光标移到要选择内容的起点，再将鼠标移到选择内容的末尾，然后按住键盘上的Shift键，点击鼠标左键，则选中要选择的内容。

（2）按行选中

将鼠标指向要选中行的左外侧，点击鼠标左键，则选中一行；若要选择多行，则从要选择的起始

行左外侧开始，按住鼠标左键拖动至要选择的末尾行，松开鼠标左键即可。

（3）按句选中 按住键盘上的

Ctrl键，用鼠标左键点击要选择的句子，则该句即被选中。句子以分号或句号划

分。

（4）全部选中

① 打开\"编辑\"菜单，选择\"全选\"项； ② 使用键盘热键\"Ctrl+A\"；

③ 从文本起点开始，按住鼠标左键从头拖到尾。

3．删除文本

首先将要删除的内容选中，用\"Delete\"键删

除。

4．插入文本

（1）插入任意文本

确认在插入状态下，将光标移到要插入文本的位置，直接输入要插入的内容。

（2）插入一个文件的内容

打开\"插入\"菜单，选择\"文件\"，在\"插入文件\"对话框中找到并选择要插入的文件，点击\"插入\"即可。

（3）插入特殊字符

在文本输入中，有的字符无法从键盘输入，Word提供了专门的符号插入功能，可插入各种特殊字符或罕见汉字。插入方法为：打开\"插入\"菜单，选择\"符号\"项，在\"符号\"对话框中选择所需要的符号，点击\"插入\"即可。

5．文本的复制和移动

（1）常规操作

① 选中要复制或移动的文本内容；

② 点击工具栏上的\"复制\"或\"剪切\"按钮；

③ 将光标移到文本要复制或移动到的位置，点击工具栏上的\"粘贴\"按钮。 （2）键盘操作

① 选中要复制或移动的文本内容； ② 使用热键\"Ctrl+C\"或\"Ctrl+X\"；

③ 将光标移到文本要复制或移动到的位置，使用热键\"Ctrl+V\"。 （3）快速操作

① 选中要复制或移动的文本内容；

② 将鼠标指向所选中的对象，按住左键将其拖动到目的位置松开左键，即可实现文本的移动； ③ 将鼠标指向所选中的对象，按住键盘上的\"Ctrl\"键，然后用鼠标左键拖动对象，移至复制的目的位置松开，即可实现文本的复制。

6．文本的查找与替换

打开\"编辑\"菜单，选择\"查找\"、\"替换\"或\"定

（2）替换

位\"项，都可以出现\"查找与替换\"对话框。 （1）查找

在\"查找\"标签中的\"查找内容\"处输入要查找的内容，点击\"查找下一处\"即可开始查找。查找的起始位置及查找方式的设置，可以打开对话框上的\"高级\"设置按钮进行设置。

在\"替换\"标签中先分别输入要查找的内容和要替换成的内容，若要全部替换，点击\"全部替换\"；若只替换个别地方，则先点击\"查找下一处\"，找到后若要替换就点击\"替换\"，在查找下一处。同样，对查找和替换的某些设置，可以通过\"高级\"按钮进行设置。

三、文档的排版

字符格式设置

文档字符的格式设置，包括字体、字型、字号、颜色、特种字体的设置以及对字符的各种修饰。这里说的字符包括汉字、英文或拼音字母、数字和各种符号等。

1.设置字符的字体和字号

（1）字符的字体和字号

Word的字体中，中文的常用字体有宋体、仿宋体、楷体、黑体，以及隶书和幼圆体等。英文、数字和符号的常用字体有Times New Roman、Arial等。 Word的字号中，初号为最大，八号为最小。字号也可以用\"磅\"为单位，1英寸等于72磅。72磅为最大，5磅为最小。5磅相当于八号字，10.5磅相当于五号字。

（2）字体和字号的设置

在Word中输入文档时，可以先设定字体和字号，再输入字符；也可以先输入字符，再进行字体和字号的设置。Word默认的中文字体为宋体，字号为五号，英文字体为Times New RoMan，字号也为五号。如果要改变文档的字体和字号，就要进行设置。设置字号和字体，有如下两种方法： 1）利用格式栏上的\"字体\"框及\"字号\"下拉列表框设置字符格式

① 选定要设置字体和字号的文本。

② 单击\"格式\"工具栏\"字体\"框右面的三角箭头，这样就显示字体的清单，从中选择所需的字体。 ③ 单击\"字号\"框右面的三角箭头，然后在字号清单中选择所需的字号。

2）利用\"格式\"菜单的\"字体\"命令设置字体和字号

① 选定要设置字体和字号的文本，使其\"反白\"显示。

② 在菜单栏的\"格式\"菜单中单击\"字体\"命令，在打开的\"字体\"对话框中选择\"字体\"选项卡。 ③ 单击\"中文字体\"或\"英文字体\"文本框右面的箭头，就可列出中文或英文字体的清单，从中选择所需的字体。

④ 单击\"字号\"文本框右面的箭头，即可列

出各种字号或磅值的清单。从中选择所需要的字号或\"磅\"值。

⑤ 选定后在选项卡上单击\"确定\"按钮，即完成对选定文本的格式设置。

2.字符的修饰

除字体和字号外，还可以对字符进行特殊设

置，如\"粗体\"、\"斜体\"、\"下划线\"、\"字符边框\"和\"字符底纹\"、\"字符颜色\"，以及上下标，删除线等。其操作方法如下：

1）用格式工具栏按钮进行设置 选中要设置的文本，单击格式工具栏上的相应按钮即可完成设置。 2）用菜单命令进行设置 选中要设置的文本，打开\"格式\"菜单，选择\"字体\"项。在\"字体\"对话框的\"字体\"选项卡中，选择需要的字符格式，最后单击\"确定\"按钮。

3.缩放字符与字间距设置

（1）缩放字符

1）用\"格式\"工具栏\"字符缩放\"按钮 选中要缩放的文本，单击\"格式\"工具栏\"字符缩放\"按钮旁的三角箭头，在下拉菜单中选择需要缩放的比例，则可将文本缩小或放大。

2）用\"格式\"菜单的\"字体\"命令进行字符缩放 选中要缩放的文本，在\"格式\"菜单中选择\"字体\"项，再在\"字体\"对话框中选择\"字符间距\"选项卡。在此选项卡中的\"缩放\"文本框内，选择需要的字符缩放比例。

（2）字符间距设置

选中要设置的文本，在以上的\"字符间距\"选项卡中的\"间距\"位置，可选择\"标准\"、\"加宽\"和\"紧缩\"等格式。在选择\"加宽\"或\"紧缩\"格式时，可从右边\"磅值\"框中进一步设置加宽或紧缩的程度。

4. 设置首字下沉

在每一章节开始，为使文章突出效果，往往

设置首字下沉。首字下沉就是文档开始段落的第一个字，加大并下沉，以引人注目。设置首字下沉的操作步骤如下：

1）使光标位于要设置首字下沉的段落内的任何位置；

2）打开\"格式\"菜单栏选择\"首字下沉\"，出现\"首字下沉\"对话框；

3）在对话框中选择一种下沉方式，并设置相应的选项，然后单击\"确定\"按钮。

段落格式设置

Word 文档的段落格式设置主要包括各种缩进、对齐、行距和段距等格式的设置。

1.设置段落的缩进

常用的段落缩进有：首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进。设置文档缩进量有两种常用的方法。

（1）移动水平标尺中的缩进标记进行设置

在水平标尺上有四个缩进标记，即左缩进、悬挂缩进、首行缩进和右缩进。用这些标记可以设置文档的缩进量。

\"首行缩进\"标记的形状为倒三角形。设置时，先将光标置于要设置首行缩文本段落的任意位置，然后用鼠标拖动标尺上的倒三角形标记到要求的缩进位置。

\"右缩进\"标记的形状为正三角形，它位于标尺的右侧。设置时将光标置于要缩进的段落中的任意位置，然后用鼠标拖动标尺右侧的正三角形标记到要求的缩进位置。

\"左缩进\"标记的形状为矩形，它位于标尺的左侧下部。设置时将光标置于要缩进的段落中的任意位置，然后用鼠标拖动标尺右侧的矩形标记到要求的缩进位置。

\"悬挂缩进\"标记的形状为正三角形，它位于标尺的左侧。设置时将光标置于要缩进的段落中的任意位置，然后用鼠标拖动标尺左侧的正三角形标记到要求的缩进位置，则该段落除首行外的其他各行都缩进到标记位置。

标尺及其缩进功能滑块

（2）利用\"格式\"菜单的\"段落\"命令设置缩进

1）将光标移到要要进行缩进设置的段落的任何地方； 2）打开\"格式\"菜单选择\"段落\"项，出现\"段落\"对话框； 3）在\"缩进和间距\"卡的各缩进项中设置相应的缩进值； 4）单击\"确定\"按钮。

2.设置行距和段间距

文档默认的行距为单倍行距，段落的间距为0，也就是等于行距。单倍行距，就是该行中最大字体的高度加上其空余距离。空余距离是根据该行最大的字体的大小决定的，字体越大，其空余的距离就越小。行的高度是根据以上因素自动调节的。当一行中有大号字体或有上、下标时，则需重新设置行距。 段落间距分为段前间距和段后间距。段前间距是指上一段落的最后一行与这一段落第一行之间的距离。而段后间距是指这一段落的最后一行和下一段落的第一行之间的距离。 设置文档中的行距和段落间距的步骤如下:

l）选定要设置行间距或段间距的文档； 2）打开\"格式\"菜单选择\"段落\"项，在\"段落\"对话框中选择\"缩进和间距\"选项卡，在选项卡的\"间距\"设置区即可设置\"行距\"和\"段距\"。

段落设置对话框

3.设置段落文本的对齐方式

文本常用的对齐方式有：左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。对齐方式以段落为单位设置。其设置方法有：

① 将光标移到要设置的段落的任何地方，单击工具栏按钮中相应的对齐按钮，即完成文本对齐的设置。

② 将光标移到要设置的段落的任何地方，打开\"格式\"菜单，选择\"段落\"，在\"段落\"对话框中的对齐方式下拉列表框中选择一种对齐方式，然后单击\"确定\"按钮。

四、文档的保存与关闭

1．文档的保存

输入的文档内容是暂存于内存中的，并没有存于磁盘上，若计算机出现断电或死机等情况，输入

的内容将全部丢失。为此，需要将文档保存到磁盘上。保存的方法有自动和手动两种。 （1）手动保存文档

在文档操作过程中可以随时进行。在第一次保存时，系统将给出\"另存为\"对话框。在对话框中，在\"保存位置\"处选择好文档的保存位置，在\"文件名\"处给文档起个文件名，然后点击\"保存\"按钮即可。在文件保存过一次后，以后再保存时就再不会出现\"另存为\"对话框了。 文件的手动保存可以用以下几种方式之一来实现：

① 打开\"文件\"菜单，选择\"保存\"； ② 单击工具栏上的\"保存\"按钮； ③ 用键盘命令ctrl+s。

“另存为”对话框

（2）自动存盘

在文档保存过一次以后，可以利用Word的自动保存机制来实现文档的定时自动存盘。打开\"工具\"菜单中的\"选项\"命令，出现\"选项\"对话框，在对话框中选择\"保存\"卡，在上面选择相关选项，并设定自动保存的时间间隔，然后点击\"确定\"按钮。这样，系统将在文档操作过程中按照设定的时间间隔自动保存文档。

“选项”对话框

2．文档的关闭

关闭文档常用的方法有两种：

① 打开\"文件\"菜单，选择\"关闭\"；

② 点击文档窗口右上角的关闭按钮×；注意，不是Word窗口的关闭按钮。

关闭文档时，若文档修改过而没有保存的话，系统会给出提示，提醒保存文档。 当然，在关闭Word窗口或退出Word时，文档也将同时关闭。

保存提示框

第四节 文档的页面设置与打印

一、页面设置

页面设置就是对文档的页面规格进行设置，其设置项目包括页边距、纸型、纸张来源、版式及文字排列等设置项目。Word文档的页面设置通过\"文件\"菜单中的\"页面设置\"命令项来实现。

1．纸型设置

在\"页面设置\"对话框中，选择\"纸型\"标签，在\"纸型\"栏中选择所需要的纸张型号，确定纸张大小，同时还可设置纸张的横向放置或纵向放置。纸型的设置可以针对整篇文档，也可针对某部分页，只需在\"应用于\"栏目中选择即可。

2．页边距设置

在\"页边距\"标签中的上、下、左、右输入框分别填写需要的数值，即文本区域与页边周围的

4个

距离，也可以选择页眉、页脚与边界的距离等。

3．纸张来源设置

设置打印时的送纸方式。

4．版式设置

设置节的起始位置，奇偶页的页眉/页脚是否相同等信息。

5．文字排列设置

在\"文档网格\"标签中，可设置每页的行数、每行的字数、文档的横排或竖排，也可设置页面上的网格线、字体等项目。

二、页眉页脚设置

页面在多页文档的显示或打印时，经常需要在每页的顶部或底部显示页码及一些相关信息。如标题、名称、日期、标志等。这些信息如果出现在文档每页的顶部，就称之为页眉，若出现在每页的底部就称之为页脚。

设置页眉或页脚时，单击\"视图\"菜单的\"页眉和页脚\"命令，出现一个输入框和一个工具栏，在输入框的光标插入点处用户可以输入页眉，输入过程中，允许使用工具栏的按钮帮助用户输入系统预定义的设置或完成某项功能。允许用户输入多行内容，完成后单击\"关闭\"按钮，一旦退出页眉／页脚输入框就能看到每页上端出现的页眉。页脚设置只需要单击工具栏中的第一个按钮，待切换到页脚输入框时再进行输入，完成后也单击\"关闭\"按钮，每页的下端就会显示出页脚信息。

删除页眉或页脚时，只要在页眉／页脚输入框中把所有页眉或页脚信息彻底清除，使之恢复到设置页眉或页脚之前的状态即可取消页眉和页脚。 页眉／页脚输入框工具栏中的部分按钮功能如下： 单击\"切换页眉和页脚\"按钮，可以进行页眉与页脚输入框之间的转换。

单击\"页码域\"按钮将输入页码，系统可以自动辨别文本的每一页并加上页码数字。 单击\"日期域\"或\"时间域\"按钮，将自动输入系统的当前日期或时间。

三、打印预览与打印

1．打印预览

文档的制作目的是为他人阅读。因此文档最后需输出。输出的方式可以是作为文件输出到网络

上或其他计算机上，也可以打印到纸上。打印常常是制作文档的最后一个步骤，而打印预览则可在打印之前预先观察文档的打印效果，如果满意就打印出文档，如果不满意，则可重新进行设置或修改文档。

单击常用工具栏上的\"打印预览\"按钮或单击\"文件\"菜单的\"打印预览\"命令，出现\"打印预览\"窗口，预览完成后，单击\"关闭\"按钮。

在预览窗口中，可以设置多页显示、单页显示或全屏显示，也可以缩小或放大比例。显示方式可通过预览窗口上的工具按钮来实现。 如多页显示，点击多页显示按钮，在出现的显示页数选择框中按住鼠标左键移动，可选定预览的页数及页面的预览方式。 \"放大镜\"按钮可让读者放大任何一页以便于阅读，也可缩小一页或多页便于预览文档的总体。显示比例也可实现这一功能。 如果打印一篇短文档时在最后一页只有少量的文字，可以在打印预览状态下单击\"缩至整页\"按钮减少输出页数。该功能特别适用于只有很少页数的文档，如信件或备忘录。 如果对预览效果满意，可直接点击\"打印\"按钮或启动\"文件\"菜单中的\"打印\"命令在预览窗口下将文档打印出来。 预览结束，点击\"关闭\"按钮则回到以前的文档编辑状态。

2．打印

编辑排版设置好的

Word文档可以在编辑窗口下直接点击\"打印\"按钮打印输出，也可以在\"打印预览\"窗口下点击\"打印\"按钮打印。 如果要打印文档中的某些页，或要对文档打印进行某些特殊设置，则需打开在\"文件\"菜单中的单击\"打印\"命令，打开\"打印\"对话框进行设置。

在\"打印\"对话框中，可以设置打印机的类型，打印页面的范围，每页打印的份数。在打印范

围选项下，可以选择全部打印，只打印当前页，也可以选择打印指定的页，如打印1，2，3，5-8，则打印1，2，3，5，6，7，8页。在打印份数输入框中，输入一个数，则可以将选定的打印页，打印指定的份数。在设置好以上选项后，单击\"确定\"按钮，即开始打印文档。 需要注意的是：选择打印当前页，则打印光标所在的页，其它打印方式与光标所在位置无关。

第五节 表格制作

一、插入表格

在文档中插入一个表格，也就是创建一个表格的途径有3种：利用\"常用\"工具栏中的\"插入表格\"工具按钮；利用\"表格\"菜单栏中的\"插入表格\"命令；利用\"表格和边框\"工具栏的工具按钮。以插入一个5行6列的表格为例。

表4-1 5行6列表格

1．利用\"插入表格\"工具按钮创建表格

1）在文档中使文档光标\"I\"位于表格的插入处；

2）在\"常用\"工具栏中单击\"插入表格\"工具按钮，这时会显示一表格模板。

3）在打开的表格模板中按住鼠标左键，并从左上角开始向右下方拖动光标，直至显示所需5行和6列（在提示栏中显示为\"5×6表格\"）的表格，松开鼠标即可。

2．用\"表格\"菜单中的\"插入表格\"命令

打开\"表格\"菜单，指向\"插入\"，再选择\"表格\"

命令，即出现\"插入表格\"对话框。在列数输入框中输入表格的列数6，在行数输入框中输入表格的行数5，则在文档的光标处自动生成5行6列的表格。

3．利用\"表格和边框\"工具栏的工具按钮

用这种方式，用户需要自己用\"画线\"按钮绘制表格。使用\"表格和边框\"工具栏中的工具按钮来创建表格就如同我们在纸上用笔绘制表格一样，可以随心所欲地绘制各种表格，如表格中的斜线等。用这种方法很直观，但表格的尺寸可能不够精确。 在\"常用\"工具栏中单击\"表格和边框\"工具按钮，或在菜单栏中单击\"表格\"项的\"绘制表格\"命令，或单击\"视图\"项\"工具栏\"中的\"表格和边框\"复选框，即可在屏幕上显示\"

表格和边框\"工具栏。

在\"表格和边框\"工具栏中单击位于最左面的\"绘制表格\"工具按钮，光标在文档窗口中显示为\"笔\"的形状。将\"笔\"形光标指向需要插入表格的位置，按住鼠标左键并拖动光标，屏幕上的\"笔\"型光标会随之移动，同时在屏幕上留下\"笔\"迹。绘制表格的步骤如下： 1）首先绘制表格的外框，从需绘表格的左上角按鼠标左键并拖动光标至表格的右下角，释放鼠标，即可形成表格的外框；

2）还是用拖动的方法，在表格内绘制表格的行线和列线；

3）在表格内绘制其他线段，如表格单元的拆分线、斜线等。同时也可以在表格外框添加行或列以延伸表格；

4）如果有的线画错了，可以使用该工具栏中\"擦除\"工具按钮，即拖动\"橡皮\"形光标，把它擦去即可；这对合并单元格极为方便，因为只需拖动\"橡皮\"形光标，将单元格之间的表格线擦除，就完成了单元格的合并；

5）由于绘制表格时，只凭眼的观察来控制列宽和行高，因此表格的尺寸肯定不够精确。

二、表格内容的编辑和使用

(一) 表格内容的编辑

表格生成后，其中的每一个格子叫做单元格，单元格的名称根据单元格在表格中的坐标确定。表格坐标的列在前，以字母顺序编号；行在后，以数字顺序编号；如第3行第4列的单元格名称为C4。

1．输入表格内容

制作好的表格，可以在每个单元格中输入相应的文本内容。内容的输入方法与

Word普通文档中

的输入方法相同，当输入内容满格时，会自动跳到下一行，同时单元格的高度也相应增大，以容纳所输入的内容。 在输入数字时，应注意数字的格式，只能以半角的方式输入数字和小数点，否则输入的内容将被认为是一般字符格式而非数字格式。 光标从一个单元格移到另一个单元格可使用光标移动键实现，也可直接用鼠标左键点击目标单元格实现。

2．表格内容的编辑

表格中每个单元格是一个相对的单元，可以对其中的内容进行单独的格式设置和调整。其格

式的设置包括字符格式和段落格式的设置，其设置方法与普通Word文档的设置方法相同。

(二) 表格内容的使用

这里介绍的表格内容的使用主要针对表格数字的使用，表格中文本内容的使用与

Word普通文本

的使用相同。

1．表格数据的计算

表格中的数据，可以按行或按列或若干个单元格的数据进行计算，并将计算结果存放在指定的单

元格中。下面下表例介绍表格数据的计算。

（1）求和

1）将光标移到存放计算结果的单元格（如E2）中，单击\"表格\"菜单中的\"公式\"命令，在打开对话框中的\"公式\"文本框中Word会显示一个建议使用的公式。

2）如果建议的公式不是求和公式SUM，可以单击\"粘贴函数\"右面的向下箭头，在下拉的函数列表中选择SUM公式。

3）如果选定的放置计算结果的单元格位于所有数字列的右面，则对话框的\"公式\"文本框中Word会自动显示\"=SUM（LEFT）\"公式，即为左面所有单元格数据的和。 4）单击\"确定\"按钮，计算结果预存入指定的单元格中。 如果所选定的单元格位于所有数字行的下面，则会自动显示\"=SUM（ABOVE）\"公式，即为上面所有单元格数据的和。SUM括号中的参数可人为修改为要求和的数据系列，如\"=SUM（B2：D2）\"，\"=SUM（B2，

C3，D5）\"等，冒号表示从一个单元格到另一个单元格之间的数据，逗号表示指定的单元格。 如果单纯计算某行或某列的和，可将光标放在要存放结果的单元格中，直接双击\"表格与边框\"工具栏中的\"Σ

\"按钮得到求和结果。 （2）求平均值

求平均值的方法与求和的方法相同，选择的函数为AVERAGE，使用时要注意函数括号中的参数。如上表的\"课程平均\"项的计算，函数参数张对\"个人平均\"项的计算，函数参数应输入为指定数据区间，小87 72 93 242 8 0.6667 应选择ABOVE；

不然会将总分值也给平均进去，例如计算张小山的个人平均成绩，在山 AVERAGE参数中应填写B2：D2。

姓数个人平语文 外语 总 分 名 学 均

李大92 67 248 8 2.6667

文 王 84 81 91 256 8 5.3333 立 刘志76 94 82 252 84 坚 课程平84.75 84 83.25 均

二、表格内容的编辑和使用

3）公式计算

在单元格中利用各种计算公式进行计算，使用时在\"公式\"对话框的\"公式\"栏中输入计算公式即可。输入的公式可以是加、减、乘、除等各种运算式，公式中还可以包含所需要的函数，如\"=B2*A2+SUM(B4:D4)/C3\"。

2．表格的排序

排序就是按某列的内容重新调整表格各行的位置。可以将选定列内容中的汉字的笔划、拼音（按

英文字母顺序）、数字及时间等作为排序的条件。在表格内可以按指定列的条件进行排序。也可以按表格的多个列的条件进行排序，即首先按一个列的条件进行排序，在这个基础上再按另一列的条件进行排序。同时需要指定列内容的排序方向是升序还是降序。表格排序有两种方法： （1）使用\"表格和边框\"工具栏进行排序，步骤是：

首先选定要进行排序的列，为此只需单击该列的任何位置。其次在\"表格和边框\"工具栏中单击\"升序\"或\"降序\"工具按钮。这样整个表格就以该列的左边第一个字符为依据条件进行了排序。 使用\"升序\"和\"降序\"按钮进行表格排序的方法比较简单和快捷，但如果要按多个条件进行排序，这个方法就不适用。

（2）使用菜单命令进行排序，步骤是： l）将\"插入光标\"移到要进行排序的表格内；

2）打开\"表格\"菜单，单击\"排序\"，得到\"排序\"对话框；

3）在对话框中设置需要排序的项目，然后点击\"确定\"按钮。 如，将以上成绩表按总分从高到低排序后可得：

姓名 王 立 刘志坚

语文 数学 外语 总分 个人平均 84 81 91 256 85.3333 76 94 82 252 84 李大文 92 67 248 82.6667 张小山 87 72 93 242 80.6667 课程平均 84.75 84 83.25 三、表格的编辑与排版

1．表格项目的选择

为了对表格进行编辑，首先应选择要编辑的位置及其项目，也就是首先要选择表格中要编辑的单元格、行、列或整个表格，使选定的内容成为\"反白\"显示。选择表格项目，可以使用鼠标、键盘或菜单命令。

（1）用鼠标选择

选中单元格 将鼠标指向单元格的左下角，单击鼠标可选中该单元格；在单元格内按住鼠标左键拖动可选中一个或多个单元格。 选中行 将鼠标移到表格左外侧，对准一行单击则选中该行；按住鼠标上下拖动则可选中若干行。 选中列 将鼠标移到列的上方，当鼠标成向下的黑色小箭头时，单击左键选中该列；按住鼠标左键左右拖动则可选中若干列。 （2）用键盘选择

Tab键-选中右边单元格；Shift+Tab键-选中左边单元格；Shift+箭头-选中相邻两单元格。 光标在最左单元格，按Alt+Shift+End，或光标在最右边单元格，按Alt+Shift+Home，则可选中该行；光标在最上边单元格，按Shift+PgDn，或光标在最下边单元格，按Shift+PgUp，则可选中该列。 在非数字锁定状态下，按Alt+数字小键盘上的\"5\"，则选种整个表格。 （3）用菜单选择

将光标移到要选择的项目某个单元格中，打开\"表格\"菜单，指向\"选定\"项，再根据需要选择表格、列、行或单元格。

2.在表格中插入和删除单元格、行或列

在制作表格的过程中往往要根据需要添加或删除某些单元格、行或列，其操作方法如下。

（1）在表格中插入新的单元格

首先将光标移到插入新单元格的位置，如果要插入多个单元格，可以先选定多个单元格；这时

可用以下两种操作方法之一打开\"插入单元格\"对话框：

1）在\"常用\"工具栏中原\"插入表格\"按钮已被\"插入单元格\"按钮所替换，单击该按钮。 2）在菜单栏中单击\"表格\"→\"插入\"→\"单元格\"命令。 在该对话框中，有四个选项，选择第一项，则插入单元格后，选中的单元格右移；选择第二项，则插入单元格后，选中的单元格下移（增加相应的行数）；选择第三项，则插入一行，选中的单元格所在行

下移；选择第四项，则插入单一列，选中的单元所在列右移。 （2）插入新的空行

除在插入单元格时可以插入行外，还可以用以下方法插入行：

l）将光标移到要插入行的位置，在菜单栏中单击\"表格\"→\"插入\"→\"行（在上方）\"或\"行（在下方）\"，则新的行就插入到光标所在行的上方或下方。

2）选中一行，\"常用\"工具栏上的\"插入表格\"按钮变成\"插入行\"按钮，点击该按钮则可在选定行的下方插入一行。若选中多行则插入多行。

3）在表格外的行尾处按回车键，就可在该行下方插入一行。 （3）插入新的空列

其插入方法与行的插入方法相同。

（4）删除单元格、行或列 l）删除单元格。

首先选定要删除整个单元格，然后在菜单栏上单击\"表格\"→\"删除\"→\"单元格\"，打开\"删除单元格\"对话框。在该对话框中的操作与\"插入单元格\"对话框的操作相同。

注意：删除单元格时，如果选择\"右侧单元格左移\"，则删除了整个单元格，且单元格在行的最后位置出现无表格线的空格。而选中\"下方单元格上移\"时只删除单元格的内容，单元格尚存在，同时下面单元格的内容将移到被删除的单元格中，在最后行中则出现 一个空单元格。

2）删除行与列

删除列和删除行的方法基本相同。首先选定要删除的列或行，使其\"反白\"显示。然后单击菜单栏中\"表格\"→\"删除\"→\"列\"或\"行\"命令，即可删除选定的列或行。 注意：使用 Delete健只能删除单元格、列或行中的内容，而不能删除表格线组成的空行和空列；使用Backspace时，根据选定的对象不同，删除情况也不相同。

三、表格的编辑与排版

．复制和移动表格的内容

要复制表格内容，首先也应选定需复制到表格中的内容，然后使用以下方法中的一种进行复制： l）\"复制\"→\"粘贴\"方式复制，\"剪切\"→\"粘贴\"方式移动。

2）用鼠标左键按住选定内容，将其拖动到目的单元格，松开鼠标，移动完成；若移动时同时按住 Ctrl键，拖至目标位置，松开鼠标和按键，则完成复制。

4．表格拆分与合并

在较复杂的表格中，有时需要将一个个单元格拆分成多个单元格，有时需要将多个单元格一个

单元格，Word提供了这个功能。拆分和合并表格的操作方法如下。 （1）拆分单元格

单元格可以垂直拆分，即将单元格拆分为多个列，也可以水平拆分，即将单元格拆分成多行。 选中要拆分的单元格后可用以下两种方法拆分单元格： 1）用\"表格和边框\"工具栏中的\"绘制表格\"工具按钮

① 在\"常用\"工具栏中单击\"表格和边框\"按钮打开\"表格和边框\"工具栏； ② 单击\"绘制表格\"按钮，此时光标在文档窗口中变成了\"笔形\"； ③ 按住鼠标左键并拖动，以绘制创建新的单元格。

2）用菜单栏的\"拆分单元格\"命令或\"表格和边框\"工具栏上的\"拆分\"按钮:

① 在菜单栏中单击\"表格\"→\"拆分单元格\"命令，打开\"拆分单元格\"对话框，在对话框中选择拆分的行数和列数。

② 直接点击\"表格和边框\"工具栏中的\"拆分单元格\"按钮，得到\"拆分单元格\"对话框，然后选择拆分的行数和列数。

（2）合并单元格

表格内的单元格，不论是上下的还是左右的均可以合并为一个单元格，但这些单元格必须是相邻的。合并单元格有两种方法：

l）用\"表格和边框\"工具栏中的\"擦除\"按钮 ，将需要合并的单元格之间的表格线擦除。这样就合并了单元格。

2）用菜单栏中的\"合并单元格\"命令，其步骤如下：

① 在表格内选定要合并的单元格，使其成为\"反白\"显示；

② 在菜单栏中单击\"表格\"→\"合并单元格\"命令，或直接点击\"表格和边框\"中的\"合并单元格\"按钮。

第六节 复合文档的使用

一、图片的插入与图文混排

1． 插入图片

在Word文档中，可以根据需要插入各种图片。插入的图片可以是Office所带图片库中的图片，也可以是用文件形式保存在计算机中的任何图片，还可以通过剪贴板复制方式在文档中粘贴图片。插入图片时，先将光标移至插入位置，然后用以下方法之一插入图片。

（1）插入剪贴画

在菜单栏上单击\"插入\"→\"图片\"→\"剪贴画\"，打开\"插入剪贴画\"对话框。

在对话框中点击不同类别的图标可得到不同类别的图片系列，在这些图片中点击要插入的图片，在出现的按钮中点击插入按钮，即可将图片插入文档中。

如果要改选其他类型的图片，可点击对话框工具栏上的\"后退\"按钮返回上一步选择。

（2）插入图片文件

在菜单栏上单击\"插入\"→\"图片\"→\"来自文件\"，打开\"插入图片\"对话框。在对话框中找到图片的位置，选图片的文件名，点击\"插入\"。

如果不知道图片的位置，可利用对话框右边\"工具\"菜单中的\"查找\"功能，打开\"查找\"对话框，

设置查找条件查找图片。找到的图片可在\"插入图片\"对话框中预览，认为合适，点击\"插入\"按钮插入文档中。

3）粘贴图片

如果在其他文件中发现有需要的图片，可先选中该图片，将其复制到剪贴板中，然后返回Word文档，将其粘贴到需要的位置。

2．图片的编辑

插入的图片有时不一定合适，可以对它进行一些简

单的编辑，如亮度、对比度、透明、剪裁、调整大小等。 编辑时，先点击图片将其选中，这时会自动弹出\"图片\"工具栏。利用该工具栏上的工具就可对图片进行简单的编辑。 如果要改变图片的尺寸，将鼠标指向选中图片的8个边框控制点之一，当鼠标变成双向箭头时，按住鼠标左键向内或向外拖动，就可改变图片的大小。

3．图文混排

文档中的图文混排主要包括图片的文字环

绕格式和图片在文档中的位置。 （1）文字环绕格式的设置

选中图片，在\"图片\"工具栏中打开\"文字环绕\"按钮，选择其中的一种环绕格式即可。也可双击图片，在弹出的\"设置图片格式\"对话框中选择\"版式\"项进行设置。 （2）图片的移动

用鼠标左键按住图片，即可将图片拖到

需要的位置。 （3）删除图片

选中图片，按\"Delete\"键即可将图片删除。

Word的绘图工具可以绘制许多几何图形，并能对图形进行各种编辑。

1. 绘制图形

单击工具栏中的\"绘图\"按钮，则会弹出\"绘图\"工具栏。

在工具栏中单击一种绘图工具，鼠标指针变成\"十\"字形状，按住左键并拖动鼠标至另一点，释

放左键后，在两点之间就会留下该按钮所指示的几何图形，画完后按钮会自动弹起。每若双击按钮，可以连续画多次，只要单击文本中任一点该按钮才会弹起。 绘图工具中主要按钮的功能为：

直线按钮：画直线。若同时按住 Shift键，可以画出水平、垂直、45度角等直线。

矩形按钮：画矩形框。同时按住 Shift键可以画出正方形框。

椭圆按钮 ：画椭圆框。同时接任 Shift健可以画出正圆框。

自选图形按钮：包括\"基本形状\"、\"箭头总汇\"、\"线条\"、\"流程图\"、\"星与旗帜\"、\"标注\"、\"其它自选图形\"共七个选项。每一个选项下又有许多常用的绘图按钮。可以用这些绘图按钮快速绘制各种图形。

填充颜色按钮：除直线外可以为选定的几何图形填充颜色。

线条颜色按钮：为选定的直线或其他各种几何图形的边框线设置颜色。

线型按钮：为将要画或已经画出的几何图形定义线型。如虚线、细实线、粗实线、单向箭头线、双向箭头线等。

要了解绘图工具栏其他按钮的功能可将鼠标指向该按钮，稍停片刻即可获得功能说明。

2. 编辑图形

绘制后的几何图形允许对其进行编辑。如移动、删除、改变大小、配色、变换线型等。

（1）图形的移动与删除

将鼠标指针指向图形，指针呈现空心箭头状并带一个十字双向箭头，单击鼠标左键，图形框线上会立即出现控制点，称作选定或选中。如果是直线则在两端各有一个控制点，其他图形一般会出现8个控制点，控制点数取决于图形的大小，但最多是8个。鼠标指针指向被选中的图形，当鼠标出现十

字双向箭头时，按住左键并拖动鼠标，该图形就可以被移到其他位置。图形被选中后，按 Del或 Backspace键，该图形即被删除。

（2）改变图形的大小

首先选中图形，然后把鼠标指针指向控制点，当鼠标指针变成双向箭头时拖动鼠标可以改变图形的尺寸，如果图形是直线则改变其长度或角度。 （3）改变图形的线型

改变线型是指改变直线的线型。画直线前可以定义线型，对已画出的直线也可以修改其线型。方法是单击绘图工具栏中的\"线型\"按钮，在其上方会出现一个线型列表框，然后选择其中的某种线型。

（4）图形组合与取消组合

按下\"绘图\"

选择多个图形后，单

工具栏上的\"选择

对象\"按钮，可用鼠标左键拉出一个矩形框来选择多个图形。

击绘图工具栏中的\"绘图\"按钮右边的向下黑箭头，或右击选中图形，在弹出的菜单中，选择\"组合\"命令，即可以完成多个图形组合成一个图形，这样在移动图形时，会一起移动。取消图形的组合方法相同。用鼠标右

击选中图形时也可进行组合操作。

艺术字的使用

在所谓艺术字，即文字的一些特殊效果，如文字的弯曲，旋转拉长，文字阴影等， 艺术字相当于我们日常生活中的美术字。

1．插入艺术字的步骤

1）将光标移到要插入艺术字的位置，单击\" 视图\"菜单的\"工具栏\"命令，选中\" 艺术字\"，出现\"艺术字\"工具栏。

2）单击\"插入艺术字\"按钮 （A字符），出现\"艺术字库\"对话框；在对话框中选择所需要的式样，然后按“确定”。

3）在“编辑‘艺术字’文字”对话中输入要作为艺术字的字符，单击\"确定\"按钮，即完成艺术的设置。

也可直接从\"插入\"→\"图片\"→\"艺术字\"得到\"艺术字库\"对话框。

2．艺术字编辑

插入艺术字以后，可以对艺术字进行重新

编辑，包括重新设置字体形状和颜色，字符内容修改，旋转，字符对齐方式，移动位置，删除等。其方法是，先选中艺术字，然后单击艺术字工具栏上的相应按钮即可。 插入文档的艺术字，等同于插入文档的图片，在文档排版中，可以象图

片一样进行排版操作