策 划 书
合肥工业大学校团委组织中心
2010年3月23日
（翡翠湖校区各院团总支联谊晚会）策划
光阴似箭，岁月如梭，总结历史，感恩过去；把握现在，珍惜未
来。在五四这个充满朝气的日子，为了展示青年一代新的风采，同时也为了增加各院团总支之间的交流，更好的展示各院团总支的风采以及增强在校学生对团总支的了解，校团委组织中心拟定主办本次晚会。 一．整体情况
1.晚会主题: 回首流经岁月，唱响青春之歌
2.晚会目标：举办“五.四”九十一周年庆祝晚会，是为了让青年一代
展示他们新的风采，使青年变得更加自信，有活力。使工大的青年能够把青春这首美丽的歌曲唱响。
3.时间：2009年4月23日 4.地点：翡翠湖校区东风广场 5.主办单位：校团委组织中心
6.承办单位：翡翠湖校区各院团总支 XXX公司（赞助商待定） 二．工作人员和项目组
本次晚会由校团委组织中心主办，各院团总支协办。届时，将聘
请团委老师和资深人士担任顾问，组成顾问团，整体运筹。活动将以晚会的形式举办，采用阶段式管理与项目式管理相结合的方式，工作人员做到各司其责，切实做好晚会的筹办工作。 7.工作人员： 顾问团：团委老师
总负责人：李煜 统筹组：校团委组织中心全体成员及各院团总支成员 8.项目组：
组别 联络小组 任务 1.协调组织，分配上级任务 2.负责各组工作调查，督导 人员 实践部 信息部 宣传小组 1.利用海报，横幅，网络，广播，传单等方式宣传 2.负责现场摄影及DV记录 3.邀请嘉宾，发放入场券 节目小组 1.完成节目收集，筛选及后期的排练，彩排工作 2.主持人的选择，形象设计及台词审核 3.负责节目的编排及晚会全流程的衔接 4.准备晚会节目所需的服装道具 办公室 素质拓展部 后勤小组 1.负责晚会物品的购买 2.负责晚会物资的存放 3.负责场地的租借，布置等工作 建设部 发展规划部 审核小组 1.审核各组的资金运用并负责督导 2.制作资金用途表，直接对老师负责 主席团 办公室 外联小组 1. 筹集晚会所需活动经费 2. 联系提供服装，造型单位 3.负责筹划对商家的宣传 实践部 发展规划部 4.联系媒体报道，记者及摄影人员 舞台小组 1.对晚会提供技术支持，负责灯光，音响设备 2.化妆室，换衣间的选制及后台场所的准备 3.负责各个节目的道具安排 4.负责节目所需音乐等的切换 5.提醒并引导演员进入舞台 6.传递，准备话筒等 信息部 素质拓展部 机动小组 1.负责维持会场纪律，提供后勤保障 2.负责处理突发事件 发展规划部 礼仪小组 1.负责礼仪队的建备及训练 2.颁发奖品及发放入场券 3.准备好会场服务物品，负责接待领导，嘉宾 建设部
三．阶段任务
活动共分为五个部分，分步开展工作： 1.晚会准备期（3月8日至3月20日）： （1）晚会策划：完成晚会策划，并依策划进行筹备。
（2）节目收集：采取各院团总支提供节目和向社团征集两个渠道，另
外，从校外邀请专业节目表演进行补充。选定主持人。
（3）赞助商确定：联系商家，筹集经费，并协助商家进行宣传工作。 （4）宣传准备：在各院团总支的协助下完成必要道具的准备工作（如
制作海报，传单，建设相关网站等）。 2.晚会协调及进展期（3月20日至4月10日）
（1）节目筛选及排练：由校团委组织中心筛选优秀节目，各选送学院
（组织）负责其排练工作。 （2）宣传开展：
1）在校园人员密集处（如食堂，超市，教学楼区，宿舍区）摆放海报。 2）派相关工作人员发放传单。
3）在校园的道路上粘贴宣传晚会的图片（图片要求新意）。 4）在校内的树枝上，灌木丛上挂别致的灯笼，风铃等物品,上书宣传晚会的内容。
5）利用校园广播进行宣传，每天播报相关内容。
6）展网络宣传，在校园网和部门网站上建立相关内容，宣传并报道晚会。
7）请电视台等媒体进行宣传。
8）作巨型横幅，张挂在宿舍楼三,四层间。
9）放贺卡，邀请社会名流写出自己对此次活动的祝福，并进行展示。 10）校园内举办猜谜活动（要求与晚会相关的内容或是由赞助商提供）
并发放礼品，提高本次晚会在学生中的影响。 11)氢气球,在校园内必要位置悬浮起横幅。
12）晚会前一周，在东风广场举办大型烟花表演，使用特殊烟花，能
在夜空书写对晚会的祝愿，为晚会造势（若条件允许）。 （3）舞台确定：结合节目组灯光及舞台要求，联系制作公司。 （4）物品购买及礼仪小姐：按各活动小组需求，经审核小组审核后购
买相关物品，确定礼仪小姐。 3.晚会倒计时期（4月10日至4月22日）
（1）晚会全过程确定及彩排：节目小组将节目单交由各部门，加紧排
练并进行第一次彩排，时间暂定在4月16日，地点综合楼301。 （2）二次宣传：制作晚会宣传单，包括抽奖券和节目单，并负责发放。 （3）安排确定：会场确定，媒体报道确定，向嘉宾领导发放邀请函，
制作并向工作人员发放工作证。
（4）费用收集：务必收正规发票，交由审核组审核，整体统计后上报。 （5）第二次彩排:改正第一次彩排中出现的失误，并设法避免出现新
的问题，时间地点同第一次彩排。
（6）发放节目单：向各相关部门和人员发放晚会节目单（内部节目单
力求简洁，对外的节目单要求大气、美观）。 4.晚会当日流程(4月23日) 晚会当日分三个阶段进行： （1） 会前最后准备阶段：
1）节目组带领演员到赞助商处进行造型设计。
2）结束后带领演员到表演场地，有秩序的安排就座及候场。 3）其他人后面有秩序的安排。 （2） 晚会进行阶段：
1）晚会共有12至14个节目（包括校外征集2-3个），其中包括一个互动环节。
工作细则及具体安排详见下表：
工作内容 礼仪小姐到岗 现场发放节目单 会场服务器具到位 引领观众进场入座 搬运晚会器材 借用所需工具工作 音箱及灯光设备调试工作 电线及器材看管人员到位 照相及DV工作人员到位 舞台道具服务人员到位 维持秩序工作人员到位 搬运桌椅及电脑 服装道具准备工作 时间 负责人 监督人 领导，嘉宾的接待交流工作 *在晚会进行中，由各小组维持晚会顺畅进行，全力支持机动小组处理
突发情况
*晚会进行中随时做好领导到来晚会暂停的准备，确保万无一失。 *附：晚会时间安排一份。 （3）晚会结束后安排：
1）由礼仪小组引导领导，嘉宾和观众退席。 2）后勤小组和舞台小组负责整理会场并清理道具。 3）外联小组负责与赞助商的交恰。
4）节目小组负责演员的安排，卸妆，整理好道具交给后勤小组。 5）其他小组及工作人员提供帮助。
5. 晚会总结及回馈（4月24日—4月30日）
（1）针对晚会的整个过程，由校团委组织中心对晚会进行总结并将结果上交老师。
（2）刻录晚会现场的光盘若干，分别赠予老师及晚会赞助商作为答谢与反馈，同时校团委组织中心备档一份。 四．应急处理措施 1.天气应急方案：
(1)晚会的举行日期定于4月23日，若天气条件不允许，则在25日（含）以前举行。
（2）晚会彩排暂定与4月17日，若晚会提前，则彩排前于晚会3天进行，确保万无一失。
（3）若节目以及所有准备工作均提前高质量完成，则晚会可以提前一周至4月16日至4月18日举行，相应工作时间安排依时间变更。
2.停电应急方案:
(1)若晚会前停电,晚会最多推迟1小时举行,此间观众自由处理自己的时间;如果到时没有正常供电,则由主持人宣布晚会改天举办。 (2)在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行;在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。
(3)在停电期间,由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作;由礼仪组负责领导及来宾的服务工作;由机动小组负责现场秩序的维持;由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。
(4)在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后,按“晚会结束后安排”规定清理会场。 3. 灯光应急方案:
(1)四个照灯两个以内无法正常使用时,正常使用剩余照灯。
(2)四个照灯两个以上无法正常使用时,启动事前准备的照明器具。
4. 节目应急方案:
(1)上一个节目演出时,其后的两个节目在后台准备,前一节目由于各种原因无法按时出演时,下一个节目即时跟进。
(2)任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时,由节目的领队迅速组织演员重演此节目;若重演仍出现问题,则该节目立即退场,视具体情况决定其再次重演或取消。 5. 其它紧急情况发生时,由机动小组负责处理。
五．经费预算
1.喷绘，海报 60张 ，5元/张 总300元 2.横幅 7 条 ，47元每条 总329元 3.氢气球 4个 ，50元每个 总200元 4.传单 1000张，0.1元每张 总100元 5.音响设备及话筒 总3000元 6.舞台布置 总300元 7.请柬 100张 ， 2元每张 总200元 8.服装租借（可由赞助商提供） 总1000元 9.荧光棒，鲜花，口哨等互动物品 总300元 10.观众礼品 总300元 11.演出机构费用 总500元 12.场地借用 总800元 13.联络费 约128.5元 14.DVD刻录费（赞助商可提供 约200元 15.化妆费（可由赞助商提供） 约200元 16.其他相关费用（交通费等） 约280元
共计约8137.5元
*会后列出详细的资金流向表。
合肥工业大学校团委组织中心
2009年3月23日
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