ERP在出版物分销企业应用中的财务控制

【摘要】ERP是当前全球范围内应用最广泛、最先进的一种企业管理软件系统。出版物分销企业应用ERP系统，并结合企业的经营特点及工作流程，优化、配置各项资源，大大提升了企业的综合竞争力。启用ERP系统，企业的财务管理工作应适时做出调整，应着重加强系统应用中的财务控制。

【关键词】ERP应用财务控制一、关于ERPERP（ＥｎｔERP Ｒｅｓｏｕｒｃｅｌａｎｎｉｎｇ）是以会计为导向的企业资源计划系统。是一种在制造、分销或服务业公司中有效地计划和控制为接收、制造、发运和解决客户订单所需的所有资源的管理方法。随着市场经济的发展，企业面临的是一个越来越激烈的竞争环境。企业要持续经营和发展，必须积极参与竞争，采用新型的管理手段来增强其综合竞争力。ERP是当前全球范围内应用最广泛、最先进的一种企业管理软件系统。它的应用效应主要体现在以下两个方面：１．集成性。应用ERP软件，可以实现企业管理功能上的集成，使企业总部与各层次的分支机构之间实现动态、实时的信息交换，实现企业的纵向集成；把企业的产、供、销、人、财、物等生产经营要素与环节集成为一个有机整体，实现企业业务的横向集成；帮助企业实现物流、资金流、信息流、工作流的高度集成和统一。

２．即时性。在ERP的状态下，所有经营的信息是联动、共享的，企业的经营活动通过ERP系统操作完成，经营信息实时更新；有关人

员通过相应的权限，可以随时掌握即时的资讯，信息传递更加规范、快捷。

二、ERP在出版物分销企业的应用随着我国加入ＷＴＯ，出版物分销领域逐步对外开放，出版物分销市场竞争日趋激烈。为应对市场变化，出版物分销企业纷纷调整经营结构，实行集团化连锁经营，做大做强出版物发行产业。为提高企业的经营管理水平，增强综合竞争力，从２０００年起，出版物分销企业陆续启用ERP软件系统，进行日常经营及管理。出版物连锁分销企业主要经营的特点是：经营的品种多、经营产品的生命周期短、销售网点多、配发货频繁、逆向物流多、交易量大且单笔交易金额小等。这些给企业经营管理增加了难度。在财务、业务使用不同的系统情况下，财务、业务信息不能达到同步一致，商品的进、销、存及客户、供应商等资料信息零散不规范，致使企业难以实施计划与控制。ERP系统为出版物连锁分销企业搭建了一个统一的操作管理平台，实现了对财务、客户、分销、供应商的业务流程的管理；通过信息手段对供应链各个环节中的采购、销售、资金、信息等资源进行计划、配置、核算、分析，保证了财务、业务信息的共享、一致，使企业可以进行相应的预测、管理和控制活动。

ERP系统提升了企业的管理水平，使企业的组织结构扁平，信息沟通合理顺畅，但在系统应用还存在一些问题：１．系统流程设计缺陷。由于出版物连锁分销企业经营资源面广、量大，经营品种多，交易数据处理频繁，商品流转环节多，物流流转量大，销售代理模式复杂，客户及供货商分散众多。这些庞大的资源使系统的流程设计异常

复杂。出版物连锁分销企业从传统运营模式，调整为适应ERP系统的流程模式，需要一个认识和适应的过程，系统的初期设计难免会存在一些漏洞或缺陷。

２．系统操作人为失误。通过ERP，企业把经营规划和销售与运作规划这样高层管理计划分解转换为低层次上的各种详细计划。这些计划要由企业的每个员工去执行完成。由于教育和培训不足，部分员工对系统不熟，导致操作错误；有些员工不愿意放弃原来的工作习惯，希望自主修改ERP的操作流程，不规范操作使系统出错。上述系统应用问题，导致信息传递不畅，经营信息失真，会计核算出错，决策和控制无法达到预期目标。

三、ERP应用中的财务控制财务管理是ERP系统的重要组成部分，ERP系统中的财务部分一般分为财务管理和会计核算两方面的功能。会计核算是财务管理的基础。传统的财务会计的工作方式，长期以来主要体现在对企业历史数据的整理、归集，以反映企业经营活动及其成果，在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱，时效性差，针对性不强。ERP系统在财务管理中的应用，在相当程度上弥补了上述传统会计核算中的缺陷。ERP系统使财务管理与生产经营管理有机结合，发挥计划与控制作用，系统可以把企业的生产和财务管理集成在一起，大量规范业务的计量都可以在系统初始化中加以设置，自动生成相应的凭证，记录工作可由系统自动完成，计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成，另外，ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性，保障了财务管理所需信息的质量，系统的实

时性又保证了会计信息的及时性。实施ERP系统管理，取代了传统会计功能的一大部分，许多原本由会计人员来完成的基础工作由系统各操作模块实现。对此，会计人员应及时将工作的重心转移到财务管理方面。根据ERP系统特点，调整财务工作的范围、方式，加强财务审核力量，针对发现的系统应用问题，着重财务方面的监控管理。

１．数据前端的审核把关。在出版物连锁分销企业，ERP系统的执行过程是从采购活动开始的。采购部门根据经营销售计划采购商品。并经库存商品的实物管理部门验收入库，录入库存系统。此是企业经营活动前端进入系统的基础数据，企业后续的经营活动包括库存价值确认、销售计价、成本计算、应付货款结算等都是以此数据为基础的，若是系统前端的基础数据出现错误，系统传递的相关信息就会失真，将可能给决策造成较大困难。

因此，应将企业财务管理的审核工作前移，着重对系统前端数据的审核把关；督促相关系统操作人员，认真核对，规范录入；加强培训，提高技能；以保证进入系统的基础采购数据准确无误。

２．运营过程的跟踪监控。在出版物连锁分销企业，企业资源丰富。

在业务供应链的采、供、销、退各环节，流转传递的数据量较大且交易频繁，按系统设置，即时自动生成会计凭证，经营信息实时变化更新，若系统运行出现问题，将严重影响其报告信息。

企业财务管理部门，应安排专人跟踪监控系统提供的财务信息，审核财务数据，发现异常、不匹配经营数据，及时查证反映，督促相

关环节及部门处理更正，保证系统财务信息的正确完整。

３．经营结果的分析控制。ERP系统的高度集成性，给企业财务管理中经常采用的报表分析提供了非常强大的功能。企业财务管理人员要充分利用ERP系统的报表分析功能，对企业的经营信息进行整理归集，对经营成果进行分析对比，结合企业的经营计划和预算，从企业发展的全局上审视检查ERP系统的应用情况，及时发现并解决系统在设计、运行、使用、维护等方面的问题，实现ERP系统的应用效益。

参考文献：

周玉清，刘伯莹，周强著．ERP与企业管理———理论、方法、系统，清华大学出版社，２００５．

杨尊琦，林海．企业资源规划（ERP）原理与应用，机械工业出版社，２０１１．２２２经济论丛__