办公设备日常管理制度

办公设备日常管理制度

第一章 总则

一、目的。

为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。 二、适用范围。

本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。 三、相关职责。

1、行政人事部，主要负责办公设备的采购申请提交、采购、保管、配发、维修、设备调换等事宜。

2、在总经理批准的情况下，一些常用设备及耗材也可自行购买。如打印纸、硒鼓、网线水晶头等。

3、各部门设专人负责办公设备的使用、保管、维修保养等事宜。

第二章 办公设备日常管理

一、办公设备的申请和购买。

1、各部门工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，制定采购计划并填写《文享电商办公用品采购申请表》，提交到部门主管申请，报行政人事部审批；购买设备金额大于200元的需报公司副总经理批准；购买设备金额大于1000元的需报公司副总经理批准。

2、经公司领导审批后由行政人事部专人购买。 二、办公设备的领用。

1、设备需求人员根据审批的《文享电商办公用品采购申请表》到行政人事部处领取。

2、对领取的设备进行编号，以便盘点。 三、办公设备的使用和保养。

1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，由部门主管及行政人事部负责监督检查。

2、公司各类设备的保养和维修。员工应参照规范，正确使用，

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注重平时保养。

3、行政人事部对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。 四、办公设备维修管理

1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政人事部并协同技术人员处理；技术人员无法处理的，可报部门主管领导联系供应商或维修商统一报修。

2、在保修期内的设备，行政人事部应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，由行政人事部或指派专人负责送修并按照维修的真实情况，填写《设备维修单》。 五、建立维修档案

1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由行政人事部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。

2、行政人事部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通报并加以防范。 六、办公设备使用监督 1、行政人事部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。 2、行政人事部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。 七、办公设备的盘点及赔偿

1、行政人事部负责对部门所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。

2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。 八、办公设备的报废处理

1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经行政人事部、部门主管领导审批，报总经理签字后方可作报废处理。

2、对决定报废的办公设备，行政人事部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。

3、报废品由行政人事部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。

第三章 办公设备分类管理

一、电脑的使用管理

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参见《关于办公电脑的使用管理规定》 二、电话的使用管理

1、电话由行政人事部统一负责管理。

2、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。 3、禁止拨打私人电话。

4、电话出现故障的及时报电话公司维修。 三、打印机、复印机的管理

1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。 2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。 3、禁止打印或复印私人资料。 四、传真机使用管理

1、不得使用传真传送个人资料； 2、使用传真传送机密文件需经领导批准。 3、每天下班后，传真设置由自动接收改成手动接收，防止广告传真造成的办公资源浪费。 五、其他办公设备的使用管理

1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。

2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。

3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。 第四章 附则

1. 本规定由行政人事部制定并负责解释。

2. 本规定适用于杭州文享电子商务有限公司所有员工，如有变更，另行通知。 3. 本规定自二零一五年八月二十一日起执行。

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行政人事部

2015-08-06

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