维普资讯 http://www.cqvip.com ２００８年第３期・办公室业务 高ｊ爽：镢学院 公室工作橱擦 张 宁 二级学院作为高校的基层管理 件的拟写。办公室人员每天都要接 的范围之内，主动性是在被动中发挥， 部门，是集教学、行政、党务于一 触大量的实际问题处理纷繁的事务， 辅助性始终是创造『生的大前提。 体的重要综合机构，二级学院的工 这些问题和事务无不涉及这种或那 ３．服务性 二级学院办公室 作直接影响学校的整体运转，而作 种政策都要以政策为依据进行解决， 统筹承担学院的教学、科研、学生 为二级学院中枢机构的办公室，能 都是在执行政策、体现政策。任何 工作、人事、总务、财务、党务、 否提供优质的服务和高效的工作方 背离或违反政策的做法都会出乱子， 行政、对外联络等备项工作，是对内 式具有非常重要的意义。笔者从事 给事业造成损失都是不允许的。可 对外的窗口，是备种信息的聚集地和 高校二级学院办公室工作多年，在 以说办公室工作与政策有着不可分 中转站起着上情下达、下情上达的 此谈谈自己的一些感受。 一，割的关系政策性是办公室工作的根 桥梁纽带作用同时也必须为上下左 二级学院办公室工作的指 本特点之一。 右、四面八方服务。服务是学院办 导思想 ２．辅助性。辅助性是办公室 公室工作的出发点也是学院办公室 树立正确的服务意识是二级学 工作的根本性质。高校二级学院办 工作的归宿。具体而言，二级学院 院办公室工作的指导思想，办公室 公室作为基层的管理机构，要求管理 办公室在实际工作中要做好三方面 人员在日常工作中要时刻为学院领 人员具有高效率的综合处理事务能 的服务：ｆｌ Ｊ为上级领导机关服务。 导服务，为相关的上级领导机关服务， 力。办公室人员要清楚自己同辅助 大体有以下两个方面：一是报送本学 为学院师生员工服务，并把为学院的 对象之间的职位关系，明确自身在相 院信息。其主要是报送对学校政策 改革和发展服务作为办公室工作的 应组织坐标上的既定位置恰当地发 的贯彻落实情况的反饶上级领导机 坚持谨守从 关的批示和工作部署贯彻落实情况 中心点、出发点和落脚点，贯穿于 挥辅助领导的职能作用，整个办公室工作的始终。 本特点 属、服务领导的工作原则。在实际 的反馈：本学院一个时期的工作部署 二、二级学院办公室工作的基 工作中要自觉咯守本职与领导得体 及重点、热点情况。二是上级领导 相处尊重、服从领导的意向忠实、 机关下达的批示、决定、工作安排 １．政策性。政策，是为实现一 积极地贯彻领导意 以出色的服务 等事项，要尽 定的任务而规定的行为准则。制定 协助学院领导指挥全院备项工作。 翌落实，要做到件件 有结果、事事有回音。｛２）为本学院 正确的政策，正确地执行政策，是备级 辅助工作也应具有主动性和创造性， 领导服务。主要是认真负责，及时 领导一项带有根本性的任务。办公 主动掌握有关的备种信息，并对收集 地完成领导交办的各项工作。ｆ３Ｊ为 室人员作为领导的参谋和助手，要学 到的信息进行分析 判断、去伪存 师生员工服务。这是二级学院办公 习研究上级的政策，协助领导收集、 真，及时、准确地为学院领导提供决 室工作最直接最大量的工作，是办公 汇总、处理来自备方面的信息，供领 策依据，当好学院领导的参谋和助手， 室工作服务的主要部分，是日常工作 导制定政策时参考，并参与政策性文 但要时时明确创造性是在领导允许 的重点。以上三个层次的服务，要求 ＯＦＦＩＣＥＯＰＡＴＯＮＳＥＲＩ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．５５ 维普资讯 http://www.cqvip.com 办公室业务・２ＯＯ８年第３期 做到准确、及时、优质、高效、热 目和参谋，他们要参与院务，管好事 如制定教学工作规程、考试规则、 情、周到。 务，搞好服务。办公室人员管理水平 科研管理条例、学术交流条例、办 ４．综合性。二级学院办公室 的高低对全院工作有举足轻重的影 公室岗位职责、资料室工作规则、 工作的综合性是相对领导和上级各 响。因此，要采取积极有效的措施， 实验室管理规则、财务制度、教职 职能部门工作而言的。它是对各项 加强对办公室人员的培养和管理， 工福利制度等等。在此基础上，加强 工作具体实施管理的综合性办事机 对办公室工作人员的年龄、知识结 督查，坚持执行规章的严肃『生，保证管 构，统筹承担学院的教学、科研、 学生工作、人事、总务、财务、党 务、行政、对外联络等各项工作。 领导要管的工作，办公室要负责进行 辅助：领导不能亲自干的，如文秘、档 案、机要、收发等，办公室也要管。 像迎来送往、电话的接进接出。这 些虽是再小不过的事，但却代表一个 单位的精神面貌，弄得不好，会直接影 响到上下、内外的关系。内行的人 们常说，办公室工作小事不小，主要说 的就是这个意思。 ５．协调性。二级学院办公室 作为一个沟通上下、协调左右的基 层综合管理机构，理所当然要承担起 综合性、整体性的协调职能。主要 有以下几个方面：…协调处理好与学 校其它备部门之间的关系。（２ Ｊ协调 好领导之间的关系。（３Ｉ忉ｌ调好领导 与教师之间的关系。（４）协调好教 师和学生之间的关系。只有这样才 能使学院领导集中精力抓好教学，提 高系教学质量，达到学院办公室为教 学、科研等工作服务的目的。 三、二级学院办公室工作的运 作 要使二级学院办公室工作能够 高效而有序地运作，就必须在实际 工作中注意以下要点： １．加强办公室人员的培养和管 理，提高办公室人员的综合素质。 二级学院中，办公室人员是领导的耳 ５６ Ｏ．．．．Ｆ．．．．Ｆ．．Ｉ．．Ｃ．．．．．Ｅ．．．．Ｏ．．．．．．Ｐ．．．．Ｅ．．Ｒ．．．．Ａ．．．．．Ｔ．Ｉ．Ｏ．．．．．．Ｎ．．——Ｓ 构、能力水平、阅历等进行科学的 调控，把加强二级学院办公室的建 设作为办公室工作的中心任务，促 使办公室工作的规范化、科学化运 转。只有这样，才能把办公室建成二 级学院重要的核心部门。 ２．确定办公室主任的正确定 位。在办公室工作中，办公室主 任的正确定位，对整体工作能否高 效、有序的运作起着重要的作用。 办公室主任只有找准位置，不断 加强自我修养，努力提高自身素质，勤 奋工作，树立自己的权威，产生影响 力、凝聚力和向心力，使工作人员产 生一种信任感、服从感，团结一致，努 力工作，从而使相对分散、轻重缓急 不同的办公室工作凸现脉络和萤 ， 显示出层次感、整体感形成整个办 公室工作的合力，才能使办公室工作 有为有位。 ３．以制度化为基础，实现办公室 管理的新规范。院办工作纷繁复杂， 头绪众多，如果没有一种体现统一意 志的力量来制衡全院师生员工便无 章可依、无所适从，将处于一种松散 状态失去应有的凝聚力，甚至会酿成 严重的自由主义倾向。要避免上述 现象的产生，最有效的办法就是实行 制度化管理。学院办公室要根据国 家、学校的政策规定结合学院自身 的特色，建立一整套科学的内部管理 体制规范全院师生员工的行为。例 理活动的权威性，把按章管理落到实 处建立规范的运行机制，用制度规范 每一个人的行为力求使每一项工作 程序化每一个岗位规范化每一件事 情处理制度化。实行制度化管理，有 利于提高管理效率。有了完善的管 理制度，人人有章可循，按章办事，可 以减少许多中间环节，从而大大提高 管理工作的效率。 ４．以信息化管理为手段，实现办 公室管理工作的新效率。当今世 界已进入信息时代，社会信息化成为 当代社会的一种大趋势。办公自动 化是现代科技在办公室领域兴起的 一项新的改革。二级学院办公室逐 步实现办公自动化是一种必然的趋 势。办公室人员采用现代化科学技 术，通过网络等渠道，采用多种媒体形 式管理和传输信息处理事务，办理公 文，实行无纸化办公可极大地提高 办公室工作效率和工作质量，实现办 公室管理方式上的新突破。如：教学 管理承担着日常教学管理的重任，面 广量大，可以通过数据库系统管理，有 效地实施对学生和教师的管理。办 公自动化还可以导入档案管理领域， 采用档案管理系统对文书档案、人 员档案进行管理，达到档案管理的 规范、高效。 （作者单位：龙岩学院）
