建筑工程档案资料有效管理措施

建筑工程档案资料有效管理措施

摘要：针对目前建筑施工企业档案管理中存在的主要问题及其成因, 研究制定了管理对策, 从管理本身的四个基本特征出发, 抓住重点, 强化管理, 努力提高建筑施工企业档案管理水平, 以期为企业各项工作服务。

关键词：建筑工程 工程档案 管理对策 前言

建设工程档案是企业的宝贵财产, 是建筑施工企业的真实记录, 是工程建设者辛勤汗水和智慧的结晶。通过对它的管理、编研、开发和利用, 必将转化为直接的生产力, 推动城市建设的发展, 为社会积累更多的财富。

一、当前建筑施工企业工程档案管理中的主要问题及其成因

在工程建设过程中，及时收集工程档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理工程档案，确保工程档案的完整和系统，不仅是为在建工程做好当前服务工作的需要，也是为工程项目投产者开展各项工作做好服务的需要。但是由于建筑施工企业在管理过程中受各种因素的影响，在工程档案管理方面存在一些不可忽视的问题。

1、工程项目施工中对内业资料重视不够，归档不及时。其主要原因有；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般项目部没有专职档案管理人员，内业资料分散于各个岗位人员手中，工程后期人员陆续撤离后，留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员亲笔签字，但这些人员又很难随时召来，拖延了资料整理时间，久而久之，势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏，从而影响了工程档案的及时归档。

2.、工程资料数量增多，质量不佳。作为施工企业的工程档案应包括施工前准备阶段的文件资料，施工过程形成的有关文件资料以及项目竣工验收阶段的文件资料。但从目前工程资料数量接收的范围和内容上分析，主要是不注重鉴定工作，忽视归档范围，造成一些无保存价值的工程资料也进入档案，滥竽充数，而一些有归档价值的工程总结、工程竣工验收和结算等重要资料归档不全，影响了档案的优化管理和有效利用。

3、工程档案资料缺乏真实性和有效性。有些工程档案资料在形成过程中由于制作份数不够，或因保管不慎丢失，在竣工移交时就时常以复印件代替，有的因项目负责人不在现场，一些重要性文件如一些审批文件、竣工图章的签字等，工作人员随意代签，使形成的工程档案资料真实性和法律效力大打折扣。

4、施工人员档案意识淡薄。一般情况下，一项工程竣工验收后，就交付给业主使用，短期内没有出现质量问题，施工企业也就认为大功告成，万事大吉，

随即将有关施工档案束之高阁，无人过问，错过了收集整理的最佳时机，给工程档案资料归档造成不可弥补的缺憾。在档案的利用方面，对于施工企业来说工程档案即使有一部分利用者，也只是借阅一些如竣工验收证书、工程决算或竣工图等少量资料，至于其它大部分工程档案也就暂时搁浅，工程档案资料在短期内利用率就显得比较低。因此，部分施工人员认为城建档案馆与建设单位是今后工程的使用、维修单位，需要归档保存完整的工程档案资料，而我们是施工企业，再保存成套的工程档案资料仿佛显得多余。

二、加强建筑工程项目档案管理有效对策

1、加人档案的宣传管理力度, 提高领导的档案意识

我们要从国家发布的有关档案的法律法规入手,加强对这些规章制度的宣传,自上而下增强企业的个员档案意识。档案人员应深入生产第一线,做好平时的档案工作。钊对施工中点多分散的特点,加强组织对各级档案人员的档案业务培训。企业领导要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实行统一领导,分级分理,建立工程的档案网络体系,成立综合档案室,设立专业档案员和项目部的兼职档案员,持证上岗,由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。

2 、加强工程档案管理工作人员的业务技能培训

与工程项目建设相关的设计、监理、承包商中的人多数人员来自不同的地方,他们对工程档案重要性的认识参差不齐。另外,从事工程项目建设的人多数技术人员缺乏系统的档案工作业务技能,因此,加强对这些人员的培训是十分必要的。具体可以通过多种渠逆、采取多种方式对参建中位档案管理人员进行档案业务知识培训,介绍工程档案管理工作的法律法规和档案管理制度,学习档案积累形成和整编的基础知识,对工程项目档案的制成材料、收集范围、整编要求、移交时间、竣工档案验收的基本要求进行详细地讲解。这样,各单位工程竣工档案资料管理人员在增强档案意识的同时也能提高档案管理工作水平,一定能够为工程档案收集齐全、整理、安全以及有效利用发挥重要作用。

3、 转变观念, 抓好工程项目档案的过程管理工作

工程项目档案涉及到工程建设的方方面面,贯穿于工程建设的全过程,与之相适应,工程项目的档案管理工作应强调过程管理。特别是在项目建设初期,遵循工程项目建设和档案形成的规律,对工程项目档案工作进行统筹规划、及早收集,否则, 档案收集的有利时机失去,就可能遭受不可挽回的损失。具体可以采取以下措施:在每项工程项目的开始阶段, 档案人员就提前介入, 在制订各项工作计划、合同、协议和工程技术人员的岗位职责时,同时提出对档案工作的要求,做到档案工作与工程建设同步进行,在工程建设过程中工程技术人员检查工程质量的同时,档案人员也随同检查施工资料的形成、积累、整理情况,在每项工程质量验收时,档案人员同时验收相应的档案。通过在工程档案工作中的过程管理,可以确保工程项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性和有效利用。

4、 做好工程归档、保管和开发利用的管理工作

根据《国家建设项目文件归档要求与档案整理规范》第8条第2款规定,在大中城市规划区范围内的重要建设项目竣工验收以后,建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。档案部门在接收工程归档文件时应按照国家标准GB/T 50328～2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求, 严格保证工程竣工档案的归档质量。

工程档案保管工作, 就是在集中统一管理原则指导下科学地维护工程档案的完整与安全,采取有效的保护技术和管理方法,限制和消除一切损坏、工程档案的不利因素,最大限度地延长工程档案寿命的工作。只有做好工程档案的保管工作,才能使集中起来的工程档案的完整和安全得到可靠的保证,才能满足各方面利用的需要,因而要切实做好工程档案的保管工作。工程档案的开发利用工作,就是通过各种方式使工程档案中储存的信息尽快转化为现实生产力,让它从保管状态变为利用状态, 发打出它的技术效用和社会、经济效益的工作。工程档案的开发利用工作是整个工程档案工作的目的,要尽力做好工程档案的开发利用工作,允分发打工程档案的依据和查考作用,为社会服务。工程档案除传统的借阅服务利用外,档案管理部门还应通过网络型开发利用、编研型开发利用、展览型开发利用等各种方式,主动提供工程档案开发利用。

结束语

建筑施工企业必须充分认识工程档案管理的重要性, 工程施工单位和相关人员要时刻牢记所肩负的使命, 本着“对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”的宗旨, 做好工程建设项目档案管理工作, 为企业的生存与发展保驾护航。

参考文献

[1] 杨长明.施工企业工程档案管理存在的问题与对策[J]. 铁道工程企业管理. 2006(04)

[2] 付玲.加强施工企业工程档案管理工作的几点思考[J]. 企业科技与发展. 2009(22)

[3] 陈广平,曹秀萍,李亚萍.做好重点建设项目工程档案管理工作[J]. 黑龙江档案. 2001(06)

[4] 杨长明.施工企业档案管理的难点及对策思考[J]. 铁道工程企业管理. 2010(04)