1.归档文件材料的收集和归档文件材料“件”的处理。
档案的收集工作作为档案利用工作提供信息资源，是档案工作的“源头活水”，是最基础的环节。各机关及其内部各组织单位形成和使用的文件，往往是分散的，而且数量浩繁；而机关与社会对档案的利用，则要求一定的集中。要通过档案收集工作解决档案分散形成与集中利用之间的矛盾。归档文件材料“件”的处理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对需要归档文件材料“件”进行分类整理，按严整性、逻辑性、效用性、稳定性分类处理。运用年度、机构或问题、保管期限三个因素组合形成不同的分类方案整理。对“件”进行排序、编制、加盖归档章、编制归档文件目录、文件装订、编页、装盒、填写备考表、排架。 2.文书档案档号及归档章编制方法。
在档案整理中文件的编号称为“档号”。档号是根据档案分类方案和文件排列顺序编制的。文书档案的档号结构是：全宗号-档案门类·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。 全宗号是国家档案馆给每一个进馆全宗编定的固定号码，用4位数字或者字母与数字的结合标识。
档案门类代码由2位汉语拼音首字母标识。 年度为文件形成年度。
保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。 件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目的排列序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。
3.文书档案归档文件目录的著录方法。
归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为 一件时，对复文的编目应体现来文内容。一般在备注栏中标注复文二字及其文号。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、提名、日期、密级、页数、备注等项目。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应
编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题)，其中全宗名称 即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也 可每年区分保管期限分别装订成册。
4.备考表的项目及盒内文件情况说明的内容。
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。
盒内文件情况说明：邮写盒南文件能损、修改、补充、一教出、销要等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 整理日期：归档文件整理完成日期。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 检查日期：归档文件检查完毕的日期。 5.照片档案说明的要素构成。
如果说纸质档案是用文字来记录历史，电子档案是用数字来记录历史，会计档案是用 数据来记录历史，那么，照片档案就是用影像来记录历史。这就是照片档案区别于其他类 档案的特点。
照片档案整理的一个特别之处是要编写照片说明，说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；一组（若干张）联系密切的照可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。归档的数码照片档案整理分册、分问题、分组，比较接近于立卷的形式；
数码照片的管理接近于电子档案的管理，或者说应当以电子档案管理的知识作为基础。 6.科技档案的主要特点及其整理方法。
1.成套性是科技档案最突出的特点。是由科技、生产活动的特点决定的。正由此，科技档案的整理、分类等方法具有独特性，要求在档案收集工作中要保持科技文件材料的完整性，必须收集齐全；在档案整理工作中要保持一个科技项目的档案材料的齐全成套，整理方法接近于文书档案立卷的整理方法。2.专业性是科技档案的又一突出特点，集中表现在形成领域和内容性质两个方面。不仅使它们同文书、会计等其他种类档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。 7.电子文件归档方法。
建立电子档案管理系统是“增量档案电子化”的一项基础工作。电子档案管理系统是对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。通过智能技术的数字档案处理和管理变得简单、易操作，档案的计算机管理、数字化、数据化等工作才能为广大档案工作者接受，电子档案管理才能够广泛普及。 （1）整理编目模块功能：
①能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和 排序：
②能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有 防重号校验功能；
③能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等； ④具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；
⑤具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。 （2）检索查询模块
①能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查 全率、查准率的要求；
②能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能； ③能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。 （3)系统维护模块
应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。 要努力学习，掌握档案信息化建设的发展方向，在电子档案管理系统建设中尽职尽资提出系统功能需求，并在实际工作中管理和开发好档案信息数据，实现档案事业发展的转型升级。 （二）档案保管与保护
1.掌握档案库房管理基本设施设备选择和使用方法。
档案库房最基本的设备包括空气调节系统、防火、防盗系统及照明设备等。1.档案馆（室）空气调节系统应选用制冷量略大约需要降低的热符合，以保证档案库房及其他房温湿度要求。使用注意出现空调死角，安装注意除湿排水防止泄露在库房内。2.档案馆（室）消防系统选择人工、自动（半自动）、和全自动消防系统相结合。使用水灾探测（触发器），火灾报警控制器和灭火设备组成。3.安全防范系统主要包括防盗报警、视频监控和门禁系统等组成。重要电子档案保管和利用场所应满足电磁安全屏蔽要求。4.从档案安全考虑，库房照明光源的选取应满足防紫外线、安全防火和绿色照明的要求。档案库房内可配置节能灯，有条件的档案馆（室）可在库房配置无紫外线的LED白光日光灯。 2.掌握科学合理地排放档案实体。 A. 整齐一致，横竖成形的排列，统一排向，依序编号（牌号）、栏架号、格层号（箱号）b.存放在避光通风的地方，可与窗户垂直以避光。c.充分合理利用空间，不紧挨墙壁，过道适宽1-1.2米。D.可依档案材质进行竖放、平放、卷放、折叠保管。E.制作档案存放位
置索引，以表册或卡片形式记录和反映档案在库房及装具中存放位置情况。 3.掌握档案出入库管理方法。 A库房管理人员既是库房管理的主体，也是库房管理的对象。未保证档案的绝对安全需指定人员出入库管理制度。B.档案，特别是民生档案、科技档案经常处于流动和变化状态应设立出入库管理制度。C.制定执行档案清点交接制度，目的在于及时发现档案实体秩序错乱现象，及档案有否丢失或去向不明等问题，以便及时纠正和追寻，使档案实体完整齐全有序。D.建立消预案，并经常演练，消除安全隐患。E.建立安全检查小组进行定期、随时检查，检查结束后写出报告，对发现的问题提出切实可行的整改意见。F.建立全宗卷管理制度，记载立档单位和全总历史变化情况。 4.掌握档案库房温湿度标准和测记方法。 用房名称 纸质档案库 特藏库 音像磁带库 胶片库 拷贝片 母片 温度（℃） 14~24 14~20 14~24 14~24 13~15 相对湿度（%） 45~60 45~55 40~60 40~60 35~45 测量温度的方法主要有两种：一是通过机械仪表测温，如玻璃管水银温度计、玻璃管酒精温度计、双金属式温度计等；二是电子温度传感器测温，按输出方式又可分为模拟温度传感器和数字式温度传感器。测定空气相对湿度的方法很多，档案部门常用的有普通干湿球温度计、通风干湿球温度计、自记毛发湿度计及电子湿度传感器。 5.掌握档案整理和利用中的保护措施。 档案整理工作室环境应符合档案安全保管的要求。避免阳光直射档案，并注意防途。 防火、防水、防虫霉等有害生物对档案的损害，不得将食物、饮料及易污染档案的物品带 人整理室内，保持室内清洁。 在档案整理过程中除允许的事项外，不得在档案上添加任何标示；不得撕裂、污染、 损坏档案；需要折叠档案时，应避开文字；不得使用对档案有害的物品（如回形针、订书 钉、大头针、胶水等)装订、粘连档案；可不装订的尽量不装订，必须装订时应保持装订 线与文字间有一定的宽裕度，严禁在文字上打孔；严重老化或破损档案应记录备案，并及 时修复；对霉迹、积尘严重的档案应进行除继除尘处理。 利用档案阅览室环境应符合档案安全保管的要求，避免阳光直射档案。有条件的档案 馆（室）应在利用阅览室安装监控设备。提供利用档案尽量不提供档案原件，只提供硬拷 贝或数字化的文件。如必须提供原件时，应严格按规章制度办理，交接过程要履行登记手 续。要爱护档案，确保在利用过程中不丢失、损伤、污染档案；不得折叠或在档案上做任 何标记。 6.掌握档案火灾预防措施。 1.认真开展安全防火教育，增强档案工作人员的安全意识和防火意识，普及消防知识，定期组织消防演练。 2.档案馆库房建筑要严格按照《档案馆建筑设计规范》及国家其他现行相关法规进行设计、建造或改造，使库房在选址、结构和用材等方面符合国家有关防火要求。 3.接受公安消防部门的监督指导，设置与其直通的报警电话。保证提供充足的消防用水和相应的消防应急物品及场所，以保障消防工作的顺利开展。 4.建立安全防火责任制，并加强管理。定期会同有关部门，认真开展安全防火检查，如对电源、线路、灯头、开关等进行检查，坚决消除火灾隐患，杜绝一切麻痹大意的 思想。 5.控制火源，严禁在档案库房内吸姻、使用电炉和明火，库内严禁存放易燃易爆物，消除 各种起火隐患。 （三）档案利用
1.掌握档案利用服务的基本方式。
按提供服务设施和方法的不同，可分为阅览室阅览、档案外借、制发档案副本、开具档案证明、档案信息咨询、档案展览、网络查询利用档案等。
按提供档案信息加工程度的不同，可分为原件、复制件、编研成果的提供利用。 按档案利用服务人员的参与的程度，可分为被动式和主动式利用服务。被动式包括利用者到阅览室查阅、提供档案证明、答复来电、来函和网络查询等方式。主动式利用服务即档案部门预测本单位或社会对档案信息的利用需求，根据馆（室）藏资源，通过一定方式方法主动向外界报道或提供档案信息的档案利用服务，包括印发公布档案目录、档案馆（室）指南、提供档案编研资料、举办档案展览、开放档案、公布档案等方式。 2.掌握档案检索工具的用途及基本使用方法。
检索工具的用途：记录、报道、查找档案材料、档案全文检索、多媒体存储与检索、网络式检索有鲈鱼实现资源共享，检索数据更新快、效果好、途径多、速度快，能把利用者所需要的档案材料迅速、准确的提供出来。
基本使用方法：根据需要，通过采取手工检索或计算机检索，查出并提供档案信息。具体包括：①分析利用要求，确定利用者所需档案的实质内容；②选定检索工具，确定检索途径和方法，如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、时间以及其他途径检索：②按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；④通过一定的方式，将档案材料或编制的目录提供给利用者。
3.掌握利用档案（包括开放档案和未开放档案）的办理程序和注意事项。 1. 利用者必须按有关规定办理查档登记手续。 2. 根据档案法律法规的规定，利用者必须爱护、保护档案，不得在档案、资料上圆划、涂抹、折叠，不得拆卷、抽页、撕毁档案和丢失档案，不得擅自公布档案，否则将承
担相应的法律责任。
3.保持阅览室安静，不能大声喧哗，在利用档案时，不同利用者之间不能互相打听对方查阅的档案内容。 4.严守党和国家的机密。利用者只能查阅自己所借阅档案，不得互相转借或随意翻阅与自己查档目的、范围无关的档案材料。
5.未经档案馆（室）同意，任何单位和个人不得擅自公布馆藏档案内容。 6.利用者必须爱护阅览室公物，保持室内卫生，禁止在阅览室内吸烟，吃东西、乱扔废纸、果皮、不准随地吐痰。
7.阅卷完毕，利用者须将档案交还接待人员清点核对，接待人员检查档案的数量和完整情况，确定无误后方可离开。
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