某商业地产公司《合同管理制度》

商业地产公司合同管理制度

1 支出类合同审批制度

一、 本制度适用于公司及各部门。 二、 本制度适用于所有支出类合同。

三、 投资类支出、成本类支出以及金额在3万元（含）以上的费用类支出，原

则上均须签订合同，并按本制度执行。

四、 公司委托公司成本控制部对公司所有支出类合同实施全面监管。所有支出

类合同均须报公司成本控制部备案。 五、 支出类合同进入审批程序的前提条件。

（一）投资类：投资项目已获得公司股东会通过； （二）成本类：已履行完招标、议标程序；

（三）费用类：符合公司许可开支的有关规定和审批程序。

六、 根据合同类型与现金收支预算科目归口部门确定合同经办部门，严禁跨部

门、跨职能申报合同。

七、 合同在报批前，合同条款、金额、付款方式等应得到各相关部门、人员的

确认，金额在30万元以上的合同，公司法务人员应出具法律意见书。 八、 合同在报批前一律由合同经办部门填写公司统一印制的《合同审批汇签单》。 九、 原则上正式合同文本在报批之前，对方单位应先签字、盖章，同时在报批

时应出具对方单位营业执照、法人身份证明、法人委托书。 十、 合同审批权限

1、所有投资类支出合同均须报公司审批，由公司预算部汇签后报公司副总经理、总经理审批，最终报公司董事长审批。

2、所有成本类支出合同均须报公司审批，由预算部审核后，报公司副总经理、总经理审批，单笔合同金额100万（不含）以上成本支出类合同必须报公司股东会最终审批。 3、销售费用类合同：

（1） 列入已审批广告宣传计划的合同，单笔合同金额5万元（含）

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以内，由销售招商内部流程逐级审批，总经理最终审批；单笔合同金额5万元以上报公司董事长最终审批。

（2） 未列入已审批广告宣传计划需报公司预算部复核、报副总经

理、总经理、董事长审批。

4、管理费用类合同：

（1） 在公司核定的日常管理费用明细科目及额度内的日常管理费

用类合同，由各业务部门内部流程逐级审批，总经理最终审批。

（2） 不在公司核定的日常管理费用明细科目内，先按公司《管理

费用定额预算管理办法细则》有关规定申请追加长期或临时科目及额度，并办理相关审批手续后，按本条第一款规定执行。

（3） 超出公司已审批预算额度的合同须报公司副总经理、总经理

审核，董事长最终审批。

5、所有合同必须在双方签字盖章后1周内向董事长报备。

十一、合同签字人由公司董事长授权，并以书面形式予以确定。未经授权，公司

任何人不得在合同上代表公司签字。

十二、原则上要求合同文本一式四份。合同签署生效后，合同经办部门必须在签

订合同后48小时之内将正式合同文本原件交本公司财务部门、办公室存档，各相关部门及公司预算部留存合同文本复印件。

十三、为了规范合同管理及审批程序，如审批人身兼数职，则根据所兼职务中最

低权限履行审批权力，其上级履行其最高权限审批权力。

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广告合同审批补充规定

一、本制度适用于公司及下属部门。

二、本制度系公司《支出类合同审批制度》之补充、延续性文件。

三、为扩大宣传面产生的公共费用、记者稿费不属广告计划范围。由各部门按公

司有关费用报销审批程序执行。 四、广告发布代理公司的选择和审批。

（一）广告发布代理公司选择及审批根据谁花钱谁办理的原则由业务职能部门统一

办理。

（二）长期性大宗广告发布代理公司的选择必须实行招标方式，具体操作如下： 1、招标委员会由项目总经理、副总经理、主管总监、预算部、销售、策划、招商小组成员组成。

2、竞标的广告代理公司必须至少不低于三家。 3、竞标的广告代理公司必须具备以下几个备件和资料。

1）具有已经有关部门年检、有效的营业执照和广告资质证书； 2）具有固定的办公场所，十人以上的工作人员及相当的专业设备； 3）以往的公司业绩；

4）与相关媒体的代理协议或证明。

4、主办职能部门首先进行初步筛选，并要求进行现场考察，最终确定合作条件相当的入围公司，并发放标书。

5、主办职能部门经办人员收齐入围公司相关资料和文件，填写评审表。由销售策划小组组长主持召开评标会，销售策划小组全体成员参与评标，最终选定中标单位。

6、如评标结果未获半数通过，则重新进行招标或由销售策划小组组长最终确定。 7、评标结束后，评标组所有成员在评审表上汇签，经办部门的经办人员将评审表、会议记录收集后，按广告合同有关审批程序办理有关手续。 （三）每月业务次数发生在两次（含）以上，代理期限在三个月以上（含）或协

议金额在10万元（含）以上，均属长期性、大宗业务广告发布代理公司。 （四）公司不赞成签订合作期限一年以上的广告代理合同或对公司有很大约束

力的代理合同。

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六、本制度由公司办公室负责解释。

销售定购单管理规定

一、本规定适用于可售住宅、商业的销售工作。 二、定购单的作用

（一）定购单是正式确定买卖行为前的临时契约。

（二）定购单是公司内部进行销售控制和销售统计不可或缺的重要凭证之一，因

此，每一笔房屋买卖交易及有效的正式预售合同均应附有对应的定购单。 三、定购单的格式及附件

（一）定购单的格式及附件由公司统一确定。

（二）定购单一式四联，客户、客服部、财务部、销售部各一联。 （三）付款方式和定金收款凭证为定购单附件。 四、定购单有效性的确认

（一）定购单及付款方式必须盖有项目公司的定购专用章和买方（或代理人）亲

笔签名。

（二）定金收款凭证必须盖有项目公司财务专用章。 五、定购单的开具

（一）定购单由销售业务人员开具，非销售业务人员成交的客户，定购单由销售

部经理开具。

（二）销售部当班主管对下列事项进行审核后在定购单上签字。 1、审核定购单空白栏是否按要求逐项填列，填列是否准确。 2、审核折扣是否符合公司折扣审批手续有关规定。

3、了解客户是否有工程变更要求。如有，审核销售人员提供的手续是否符合公司有关工程变更的管理规定及审批手续。

4、了解客户是否有其他特殊要求，并以此作为购房的先决条件。如有，评估这些特殊要求对日后签约是否产生不利影响，并按公司有关授权进行落实、请示，并根据落实、请示结果做出处理意见。

（三）销售主管签字后，交由客服部当班主管复核，出现以下任一情况时，客服

当班主管有权拒绝盖章：

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1、定购单空白栏中关于客户有效联系资料（如姓名、住址、联系电话等）以及价格等购房基本资料欠缺的；

2、所定折扣不符合公司折扣审批手续有关规定的； 3、所定购房号有重号情况的； 4、未收取足额定金，无定金收据的；

5、在成交过程中出现对公司利益产生不利或消极影响情况的；

6、定购单中对付款时间、日期、签约日期的约定是否超过公司规定的正常期限。

以上手续齐全，客户服务部方可在定购单上盖章。如有特殊情况，须经分管总监签批后方可盖章。如遇重大或紧急情况，可由分管总监口头授权盖章，事后补签，但必须在之后48小时内补齐手续。 六、定购单的传递（此项工作由客户服务部负责。） （一）定购单一联返还给客户；

（二）定购单二联、收据销售联、付款方式原件传客户服务部登记建卡； （三）定购单三联传财务部留存； （四）定购单四联传销售部登记存档。 七、定购单的有效期

定购单有效期的认定和处理工作由客户服务部负责。

（一）定购单有效期一般在七个工作日内，在七个工作日后签订《商品房买卖合

同》即告失效；

（二）因故在定购单有效期内未签《商品房买卖合同》的客户定购单超过有效期

须由销售部填列签约延期申请单，经销售经理、客服经理最终报分管总监审批后报客服部备案。如超过有效期限而又未经审批，第16个工作日为房号放出之日，客户服务部客户事务主管必须当日填列《放房通知单》，经客户服务部经理、分管总监签批后，分送销售部、财务部、客户服务部及并以挂号信或专递形式通知客户。此时，定购单即告失效。

（三）如客户虽未在有效期内签订《商品房买卖合同》，但按定购单期限按时付

款者，不属于以上处理范围。 八、保留金的管理

（一）定购单只适用于交纳定金的客户，低于定金属保留金的，一律只签保留单。

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（二）保留期限最长不超过五天，超过上述期限，除非销售部经理特批，销售人

员无权保留。

（三）一般情况下，保留期限内换签定购单，以签订定购单日期为准。超过保留

期换签定购单的，以保留有效期最后一天为定购单有效期起始日。 （四）保留金的收取、保管、退还等管理工作由销售部经理指定销售部专人负责。 （五）涉及保留金的保留行为属销售部内部部门行为，不纳入项目公司销售控制

和销售统计范围内。保留金管理细则由销售部自行制定。销售部经理对保留行为和保留金承担领导管理责任。

九、原则上保留单到期必须换签《定购单》，但客户如果要求直接签订正式合同，

也必须换签《定购单》。

十、签订正式合同后，《定购单》作为交易记录存入客户档案。

十一、正常工作日内，销售人员填写《定购单》后，经主管签字，客服部审核盖

章。如遇节假日，客服部无人值班，由客服部预留若干份盖章后的空白定购单给销售部，双方办理登记接交手续，上班第一天销售部应将未用的空白定购单交还客服部，客服部必须认真清点，并办理接交手续。严禁销售部在正常情况下使用已盖章的空白《定购单》。

十二、原则上客户交纳定金时必须同时签订《定购单》，如未签《定购单》，客户

交纳的定金则视为保留金，处理方式参照本规定第七条执行。

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《商品房买卖合同》签约管理规定

一、本规定适用于可售住宅和商业的销售活动。

二、《商品房买卖合同》由当地房地产局印制的正式合同文本，公司印制的补充协议，买卖双方另行约定的补充协议、户型图、付款方法、设备和装修说明组成。 三、本规定执行机构为客户服务部。 四、《商品房买卖合同》的签约程序： （一）签约前准备

1、签订定购单，销售人员应向客户提供空白合同复印件、协助客户选择付款方式。若客户付款明确为按揭的，业务人员应对客户的按揭资格进行初审，并向客户提供办理按揭手续的说明文件及相关空白表格。

2、定购单盖章后，客服部留存定购单原件客户服务部联，并建档和将定购单复印件转交签约代表。 （二）预约

签约代表应向销售人员了解客户基本情况，并与客户预约签约时间。若签约时间有所变动并超出有效期限的，签约代表应通知销售人员与客户进一步确认，情况属实的，销售人员应填写《延期申请单》并按规定程序最终报公司总经理审批。签约代表根据审批单再次与客户确定日期并通知律师及销售人员，选择签约地点（原则上应在项目售楼处）。

（三）谈判

1、合同谈判时，以签约代表为主，销售人员、律师协助，口径应保持一致。 2、合同审批手续

1）变更未在客服部经理授权范围内，原则上签约人员应先填列《条款变

更申请单》，经各级公司授权人员审批后方可与客户签订合同。《条款变更申请单》一式三联，客服部、财务部、销售部各执一联。 2）如遇客服部经理授权范围内或特殊情况，签约人员可口头申请经授权

人确认后方可与客户签订合同，但必须在两个工作日内补办书面手续。 3）与客户办理完签约手续后，签约人员将合同及相关文件在一个工作日

内移交客服部档案管理人员，并办理签收手续。如有变更，客服部档

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案管理人员须在一个工作日内将审批后的《条款变更申请单》复印后传至销售部指定销控人员，并办理签收手续。

4）合同报送公司法人代表或授权人签字时，有合同条款变更的，客服部

档案管理人员必须同时报送已审批的《条款变更申请单》。

5）合同经公司法人代表或授权人签字后，方可到合同专用章保管部门加

盖合同专用章。先盖章后报法人代表或授权人签字属严重违反工作程序的行为。

6）客户服务部经理由公司法人代表授权代表公司签署所有《商品房买卖合

同》。

A、公司法人代表授权委托书有效期一般为一年；

B、授权范围在本规定范围内，超出授权范围必须得到公司进一步书面授权，否则公司有权追究被授权人的法律责任。

7）合同传递程序（双方签字后）

A、客服部档案管理人员将合同交给律师办理预售登记，然后律师再将合同发还给档案管理人员。非按揭类合同应分至客户、财务部及客服部存档，按揭类合同应发至银行签订个人住房贷款合同后，再分至客户、财务部及客服部存档。

B、合同传递必须有移交记录，同时移交人和被移交人必须在移交记录表上签字。

C、《商品房买卖合同》自双方签署至办理完预售登记最长期限不得超过十个工作日（买方或原因除外）。

1）特殊情况处理

（一）如因客户有特殊要求允许暂缓签订《商品房买卖合同》，但仍要求在定购单

规定的期限内到公司指定的律师楼签订临时买卖合同。临时买卖合同签约程序及要求与《商品房买卖合同》相同。临时买卖合同转为《商品房买卖合同》，合同条款不得发生变更或补充，付款时间以临时买卖合同中约定日期为准。 （二）合同的中途变更及注销

1、下列情况下，合同的变更及注销由客户服务部经理签批即可生效：因客户身份问题而产生的变更或注销合同行为。

2、在下列情况下，合同的注销及变更项目由客户服务部经理签署意见报分管副

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总经理审批。

1）客户违约而中止并注销合同。

2）客户认定我公司原因而要求中止并注销合同。

3）客户变更合同时涉及到公司财务问题或涉及未经公司审批的公司工作人员

参与变更或注销手续办理的行为。

（三）合同中止或注销后，必须扣除期间应由客户承担的相关费用以及收回全部

正式合同文本后，客服部方可办理退房退款手续。无论客户何时签约，合同签订日均以定购单签订日或以公司向客户发出第一封签约通知书中规定的期限内为准，至少付款日期起算日以上述期限为准。

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