教学水平评估与高校档案信息管理工作

２００６年１２月第１２期　教学水平评估与高校档案信息管理工作　刘燕　（长春大学，长春１３００２２）　［摘要］　高校教学水平评估工作，已成为各高校规范化管理的标准。高校档案信息是高校办学过程中各种客　观真实、系统全面的有价值信息，高校档案信息已成为高校教学评估重要的内容和对象。同时，高校教学水平评估对　提高高校档案馆藏、档案信息化建设、档案法制建设、档案管理水平和服务意识等方面都有很大的促动作用，为高校　档案信息管理工作提供了难得的机遇。　［关键词］　教学水平评估；高校档案信息　ＣＡｂａｒａ￣３　Ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｌｅｖｅｌ　ｅｖａｌｕａｔｉｏｎ　ｈａｓ　ｂｅｅｏｎｌ￣ｃｒｉｔｅｉｒａ　ｏｆｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｓｔａｎｄａｒｄｉＴ￣ｒｌｏｎ　ｍａｎａｇｅｘｎｅｎｔ．Ｕｎｉｖｅｒｓｉｙｔ　ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙ　ｉｎｆｏｎｎａｔｉｏｎ，ｃｏｌｃｅｔｉｏｎ　ｏｆ　ａｌｌ　ｋｉｎｄｓ　ｏｆ　ｏｂｊｅｃｔｉｖｅｌｙ　ａｎｄ　ｓｙｓｔｅｍｉｃａｌｌｙ　ｖａｌｕａｂｌｅ　ｉｎｆｏｍａａｔｉｏｎ，ｈａｓ　ｂｅｃｏｍｅ　ｔｈｅ　ｍａｊｏｒ　ｃｏｎｔｅｎｔ　ａｎｄ　ｏｂｊｅｃｔ　ｏｆｔｅａｃｈｉｎｇ　ｌｅｖｅｌ　ｅｖａｌｕａｉｔｏｎ．Ｍｅａｎｗｈｉｌｅ．ｔｈｅ　ｅｖｌａａｕｔｉｏｎ　ｗｉｌｌ　ａｄｖａｎｃｅ　ｈｔｅ　ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙ　ｏｃｌｃｅ．　ｉｆｏｎ，ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙ　ｄｉｇｉｉｔｚａｔｉｏｎｃｏｎｓｔｒｕｅｔｌｏｎ，ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙｌａｗ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎａｎｄ　ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙｍａｎａｇｅｍｅｎｔｌｅｖｅｌ　ａｓｗｅｌｌ　ａｓ　ｓｅｒｖｉｃｅ　ｉｄｅａ．　【Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ］ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｌｅｖｅｌ　ｅｖａｌａｕｔｉｏｎ；ｕｎｉｖｅｒｓｉｙｔ　ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙ　ｉｒｆｏｒｍａｔｉｏｎ　［中图分类号］Ｇ２７１　［文献标识码］ｃ　［文章编号］１００８—０８２１（２００６）１２—０１５１—０２　高校评估是根据一定的教育目标和标准，通过系统地　但要说明这指标问题，就需要收集、整理、查阅大量的档　收集学校教育的主要信息，准确地了解学校实际情况，进　案材料，准备充足的备查材料，才能形成对一个单位客观、　行科学分析，对学校办学水平和教育质量做出估价，为学　全面、公正的评价。　校改进工作、开展教育改革和教育管理改善宏观管理提供　档案信息具有其他资料不可代替的凭证依据作用，从　依据。从以往高校评估过程看，评估专家除了实地考察了　档案本身来看，它原样地保留着形成者当时的亲笔手稿、　解高校的实际情况之外，一项重要的工作就是系统地审阅　领导签署、机关和个人的印章以及当时形象的照片、录像　学校各项工作形成的档案资料，通过审阅原始档案资料，　或原声录音，是形成者原稿、原作、原貌，是知识和信息　了解学校各项工作的发展过程，从而作出客观的估价。下　储存的一种形式，同时也是学校自我认识、自我总结提高、　面对高校教学水平评估和档案信息管理工作的理解谈一谈　自我发展和查考与处理问题的依据。　自己的观点：　根据评估要求，各项指标项目是否完善、符合标准，　１高校档案信息资源是高校水平评估的有力凭证　主要是通过相关档案资料来证实，如：评估学校的教学建　和重要依据　设与改革方面，就需要提供专业设置、教学大纲、课程安　１．１　高校档案资源为高校水平评估提供最可靠的　排、教学改革、学生实训与技能测试、毕业生就业情况等　第一手材料　教学档案，评估专家通过查阅这些档案资料，分析学校的　高校档案是高等学校教学、科研、党政管理以及其他　教育信息，从而对教学质量做出评价。试想，如果没有这　各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、　些统一管理的、真实可靠的档案作依据凭证，我们就难以　图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案是高校的宝　有充足的证据来阐述学校历史发展规律，评估工作就难以　贵财富，是衡量高校教育教学质量、科研水平和管理水平　进行，可见评估工作中最有说服力的依据是档案资料，只　的重要尺度，由于档案是高校教学管理和实践、教育研究　有提供齐全完整的档案资料，才能对一所高校做出公正、　活动的真实记录，是最可靠的第一手材料，所以说档案信　全面的评估。　息是高校进行各项评估的有力凭证，具有重要依据价值。　２评估工作对高校档案信息管理工作的促动　１．２高校档案信息是体现教育改革、教学建设、　评估作为国家对高校进行宏观管理的一种手段，其评　教学管理、教学效果的最具说服力的依据　估结论关系到学校的声誉和地位，因此引起了学校领导和　评估指标体系包括学校办学指导思想、师资队伍建设、　教职员工的密切关注。档案不仅将学校过去所做的各项工　教学条件与利用、教学建设与改革、教学管理、教学效果　作系统而准确地再现评估汇报材料中，为评估争得时间，　等６个一级指标和１５个二级指标，涉及到学校的各个部　而且把学校昨天工作的一个个闪光点展现在专家组面前，　门，涵盖了学校工作的各个方面。档案工作没有单独立项，　有力地证明了学校各项工作汇报的真实性、客观性，评估　收稿日期：２０ｏ６＿－ｏ删　作者简介：刘燕（１９７Ｏ一），女，长春大学档案室馆员，从事档案管理与研究工作。　一ｌ５１一　工　作　研　究　维普资讯 http://www.cqvip.com

２００６年１２月第１２期　不但大量利用了档案信息资料，同时评估也促动了高校档　案工作的发展，笔者认为：　念的更新”。由此，我们应解放思想，开拓创新，丰富存储　信息，增加存储量，加快档案信息资源存储的数字化，传　２．１　评估增强了全校教职工的档案意识　学校在迎接评估的准备过程中，把评估指标各项内容　所需文件、档案材料细化，并层层落实到各个院、系、处　室，学校教职工查阅、利用档案效率明显提高。专兼职档　案员归档热情提高，归档自觉性进一步加强。档案人员通　过教育评估，也认识到自身所肩负的历史责任，更加自觉　递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，使档案信息　资源配置更加合理，提高档案信息利用的实效性，使档案　信息发挥最大的效益。　２．４评估强化了档案的法制建设　档案是无形资产，修改后的《档案法》明确赋予了档　案行政部门依法治档的法律保证。高校档案工作应借高校　地努力工作，提高政治觉悟、业务素质，拓宽知识面，积　教学评估的东风，进一步完善符合实际需要的管理制度，　极主动地提供高质量、高效率的服务，充分发挥了高校档　以保障“以法治档”在高校档案建设中的顺利实施。档案　案应有的作用。　工作真正做到有法必依，执法必严，违法必究，确保档案　２．２评估丰富了档案馆藏　执法的法律效率，维护法律的权威。档案工作人员要不断　准备评价资料的同时，通过各个院系的查阅内容，档　提高自身素质，掌握工作的主动权，自觉履行档案法赋予　案部门会感到哪些内容需要加强归档，进一步完善了归档　的责任和义务，做好档案的收集工作。只有加强档案工作　内容。在迎接评估的准备过程中，形成了大量重要的具有　的法制建设，树立正确的法制观念，才能保证档案管理工　保存价值的文件材料，如：上级评估通知及学校接到通知　作的严肃性和权威性。　后的各项准备工作通知、简报、会议记录、迎评方案的制　总之，高校档案信息资源是高校教学评估过程中不可　定、评估指标的细化、自评报告的撰写、评估结论及相关　缺少的依据，是高校教学工作中的基础环节，教学评估对　备查资料等，形成了评估体系材料，应全部归档案部门保　高校档案信息资源管理具有重要的促进作用。我们要处理　管，它将对高校今后的教学、科研、党政管理等各项工作　好二者之间的关系，做到以评促建、以评促改，评建结合，　都具有非常重要的参考作用，是学校的宝贵财富，也为教　提高高校档案管理水平和服务意识，全面推动高校的教学　育部确定的每５年一轮的评估检查打下良好基础。评估利　水平评估活动。　用档案的同时又产生了新的档案，丰富了档案室的库藏，　促进了高校档案事业的发展。　参考文献　２．３评估促进了高校教学档案管理的信息化建设　［１］张丽萍．试论高校教学评估与教学档案建设［Ｊ］．陕　档案信息化建设是一项重大的系统工程，以教育信息　西档案，２００６，（３）．　化带动教育现代化是教育事业实现跨越式发展的关键因素。　［２］刘春花．浅析高校档案与高校评估［Ｊ］．档案天地，　高校档案作为教学评估的重要内容应充分实现档案信息化、　２００５，（６）．　办公自动化、服务现代化，使之更好地服务于教学科研管　［３］崔新东．论高校教学评估与高校档案［Ｊ］．山东档案，　工　作　理，高校评估体系指出：“紧跟时代要求，注重教育思想概　２００５．（３）．　研　：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：　究　（上接第１５０页）　藏文献进行多角度深层次开发，实现印刷型文献大面积开　建设的先进管理、服务经验，不断提高专业分馆的管理、　架自助式服务，电子型文献花和网络信息资源开放式服务。　服务水平。　规范开放服务方式下的各项规章制度，优化业务流程，不　３．９重视分馆数字化建设　断拓展服务范围，深化服务内涵。　图书馆馆藏数字化是全球发展趋势，基于网络环境的　合并高校图书馆分馆建设任重道远，只要我们认准目　信息服务是高校图书馆发展方向。数字化对合并高校图书　标，不断努力，一种新型专业分馆的形态在不久的将来必　馆来说是总馆和各分馆文献资源的共同数字化。分馆把分　将呈现在我们的面前。　馆专业化作为发展方向，必须率先向数字化目标努力。因　此，各专业分馆除了通过网络共享总馆和其他分馆网上数　参考文献　字资源外，还要加强分馆的特色数据建设。除了购买专业　［１］王雪芬．合并高校图书馆内部协调与优化［Ｊ］．洛阳　数据库之外，还要着力构建本校区专业博士生、硕士生论　师范学院学报，２００１，（４）．　文数据库和自建其他专业特色数据库，通过专业分馆自身　［２］唐秀群．提高合并高校图书馆办馆效益的思考［Ｊ］．　的网页将馆藏数字化资源提供给读者使用。此外，还应加　图书馆论坛，２００１，（１）．　强学科导航工作，同时不断将有价值的馆藏文献通过各种　［３］黄西萍．淡议合并高校图书馆建设面临的新情况及新　方式进行数字化处理。　任务［Ｊ］．现代情报，２００３，（７）．　３．１Ｏ推行新型服务方式　［４］王春莉．合并高校图书馆现状、对策及目标［Ｊ］．图　转变观念，统一认识，加强管理，合理调整文献资源　书情报，２００５，（５）．　布局，强化读者服务意识，变被动服务为主动服务，变低　［５］许群辉．试论合并高校图书馆的办馆模式［Ｊ］．农业　层次服务为高层次服务。适应读者文献需求的变化，对馆　情报学刊，２００４，（８）．　一１５２一