中小企业存货管理存在的问题及对策

新财经　２０１９年第２２期(总第３１９期)

中小企业存货管理存在的问题及对策

管玲芳

(台州科技职业学院　会计与金融学院ꎬ浙江　台州　３１８０２０)

[摘　要]中小型企业是我国经济体的重要组成部分ꎬ存货是一项核心资产ꎬ管理水平可直接影响到企业的整体运营效果与资金流动ꎮ存货跟固定资产等长期资产最大的区别在于ꎬ持有的最终目的是为了出售ꎮ存货管理是企业内部控制的重要组成部分ꎮ它是能够自我协调、制约和监督的一种内控系统ꎮ管理好存货ꎬ能够确保流动资产的安全与完整ꎬ有助于贯彻经营方针和决策ꎬ最终达成经营目标ꎮ文章将结合存货管理重要性ꎬ讨论存货管理制度建设、加强内控、用好信息化系统管理、大力利用第三方物流支持等策略ꎬ解决企业存货管理的现存问题ꎮ

[关键词]中小企业ꎻ存货管理ꎻ信息化管理[中图分类号]Ｆ２７６􀆰３

１　引言

据«２０１８—２０２２年企业经营项目行业深度调９９􀆰６％的为大量中小企业ꎬ同时ꎬ中小企业占ＧＤＰ总量６０％ꎬ其税收贡献值也高达５０％ꎮ中小企业一直是经济中最具活力的元素ꎬ大量的就业机会、技术创新的重要推动力量ꎬ更离不开中小企业ꎮ因此ꎬ中小企业是国民经济健康协调发展的重要基础ꎬ也是稳定财政收支的一大梁柱ꎮ文章讨论中小企业的存货管理存在的问题ꎬ也显得尤其必要ꎮ

查与投资分析文件»ꎬ截至目前ꎬ占我国企业总量

此ꎬ存货管理的目标就是让成本与效益达到最佳平衡ꎮ

２􀆰２　中小企业存货管理的重要性

企业只有计划采购、合理消耗和积极销售存货ꎬ才能确保生产经营活动的可持续性ꎮ存货是企业不可或缺的资产ꎬ一般会占据中小企业资产总额的３０％左右ꎮ也就是说ꎬ存货占用着企业大量的流动资金ꎮ存货资金利用成效的高下直接取决于企业对存货管理的重视程度和管理成效差异ꎮ存货管理能够防止错误记录和舞弊行为的发生ꎬ还能加强成本控制ꎮ大量的实践证明ꎬ加强存货管理和控制能使深陷困境的企业恢复生机ꎬ反之ꎬ则会使充满活力的企业逐步陷入泥潭ꎮ

２　中小企业存货管理的重要性

２􀆰１　存货管理的基本理论

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供服务过程中耗用的材料和物料等ꎮ[１]包括商品、产成品、半成品、在产品以及各种材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工物资等ꎮ[２]

存货管理就是对企业的存货进行管理ꎬ主要包括三方面:存货的信息管理、对存货信息的决策分析及对存货的有效控制ꎬ最后实现存货管理的目的———提高经济效益ꎮ

为了保证生产经营的需要ꎬ企业必须储备足够的原辅料ꎻ同样ꎬ储备充分的产成品ꎬ才能满足销售的需要ꎻ但是ꎬ存货持有过多将不可避免地占用更多资金ꎬ增加资金成本和一系列其他成本ꎮ因　１００２０１９􀆰１１

３　中小企业存货管理现状和存在的问题

３􀆰１　存货管理制度不健全

中小企业管理层常常对存货管理不够重视ꎬ可能也制定有存货管理制度ꎬ但内容不全面或不规范ꎬ仅有简单的出入库流程和要求ꎬ无全流程、各环节的管控ꎬ导致库存大量积压ꎮ比如大量的过效期和近效期原辅料、滞销产品积压、不合格产品长期停留生产线上或半成品仓库等ꎮ这些乱象ꎬ可以看出企业缺乏合理的采购计划、存货的安全库存设置、工艺流程的优化及销售与生产等部门间的脱节等问题ꎮ

３􀆰２　内控制度不完善

人员分工不明确是经常现象ꎮ某个员工既可以负责原材料的采购、付款申请、入库验收ꎬ又可以

管玲芳:中小企业存货管理存在的问题及对策负责出库填单ꎻ某个员工既负责产品的销售ꎬ又负责货款回笼等ꎮ有些企业制定有明确规范的管理制度ꎬ其执行的情况却不尽如人意ꎬ比如物料的验收入库:制度明确规定到货几天内送检、质检收到后几天内完成检验、仓管收到检验合格通知后几天内办理入库等ꎮ但在实际流程中常常会打折扣ꎬ总是有各种各样的原因造成拖延ꎮ也许没影响最后的生产使用ꎬ但中间环节因违规操作可能带来的负面影响被忽略、掩盖了ꎮ只有出现最终的不良后果时才会被问责ꎬ但此时前面所经历的所有环节产生的不流通经济

法及时取得存货的反馈信息ꎬ常会误导企业采购行为ꎮ随之而来的是存货的成本、费用、管理和需求等一系列矛盾ꎬ原材料供应过剩或不足ꎬ采购成本过高ꎬ库存过多或过少都可能发生ꎬ也极容易导致库存物资发生贬值ꎮ这样的存货管理ꎬ无法为企业提供相关决策数据ꎮ

３􀆰５　第三方物流平台没有完善利用

第三方物流平台ꎬ是指由“第一方”发货人和“第二方”收货人之外的第三方物流企业来承担企业物流活动的一种物流形态ꎮ

良影响已经产生ꎬ即便进行惩戒也难以挽回损失ꎮ这种现象ꎬ就是因为内控制度缺失或不完善造成的ꎬ没有在过程中防范风险的发生ꎮ３􀆰３　存货的验收与保管方面的问题

首先ꎬ存货入库验收程序的实施不仅可以防止公司遭受经济损失ꎬ还可以起到监督供应商和承运人的作用ꎬ还可以指导存货的存储和使用ꎮ但是ꎬ由于人员较少ꎬ中小企业很难严格把关存货的验收阶段ꎬ这很容易导致存货账实不一致ꎮ当原材料等入库时ꎬ通常由采购人员把控着ꎮ在原辅料正式入库前ꎬ仓库无法按照一定的程序和手续检查其数量ꎬ外观质量和内部质量ꎬ以验证其是否符合订货合同的要求ꎬ是否符合生产要求ꎬ使大量不合格和无法使用的原辅料积压在仓库中ꎬ造成巨大的资源浪费和高库存成本ꎮ与大企业相比ꎬ中小企业的产成品等入库存在较大差距ꎮ由于质检人员数量少ꎬ检验设备落后ꎬ不能严格按照国家质量标准或行业标准进行检验ꎬ导致大量不合格产品验收入库ꎮ在将这些不合格产品销往市场后ꎬ由于质量问题退货返仓ꎬ导致库存积压ꎮ

其次ꎬ库存大量积压ꎬ但中小企业的仓储基础设施非常落后ꎮ中小企业没有大规模大面积的仓库ꎬ他们只能储存一些重要的存货ꎮ缺陷产品和废料等其他存货ꎬ往往不能分门别类按秩序摆放ꎮ这样就容易混淆ꎬ很难保证账实相符ꎮ３􀆰４　信息化水平低下

很多中小企业通常缺少强有力的技术支持ꎬ也缺失先进的计算机网络技术ꎬ它管理存货的方式常常采用手工操作与计算机管理并用ꎮ这样的核算结果往往不准确ꎬ与实存数不符ꎮ也有部分中小企业已经开始单独使用存货管理系统ꎬ但所用功能单一、不稳定ꎬ结果是准确性差ꎬ不稳定ꎬ不能与外部供应商进行实时沟通和信息资源的相互交换ꎬ无

多数中小企业忽略外部物流资源ꎬ只会进行内部整合ꎮ企业会自行建设物流体系ꎬ并不引入第三方物流ꎮ在企业认为ꎬ不但要考虑价格问题ꎬ更重要的是要护住上下游合作伙伴的商业秘密ꎮ另外ꎬ就是引入了第三方物流服务ꎬ企业也常常仅使用其物流功能ꎬ而其他方面的功能并没有展开利用ꎮ

４　中小企业加强存货管理的对策与建议

为提高企业经济效益的最好途径是管好存货、保持最佳存货量、提高周转率等ꎮ４􀆰１　建立健全存货管理制度

存货管理和控制的关键是总量、结构是否合理、合适ꎬ存货能否为企业发展提供有效支持ꎬ企业需要通过各种制度进行规范和管理ꎮ通过制度的实施、执行ꎬ能够确保存货的安全、完整ꎬ如实反映存货的购、销、存及计价情况ꎬ同时也能起到监督、控制作用ꎬ降低企业成本、完善内控制度ꎮ

制定存货管理制度时ꎬ不但要考虑对存货整体进出流程的规定ꎬ以便能使采购、仓储、生产、销售与财务核算相互衔接ꎬ还要考虑细节问题ꎬ如各环节的票据流程周转程序ꎬ并制定相关的流程图解ꎮ

４􀆰１􀆰１　制订完善采购计划ꎬ形成制度

生产计划依据销售计划ꎬ而采购计划依据生产计划ꎮ首先ꎬ查询物料库存ꎬ然后统计运输中的物料和送检物料ꎬ扣除尚未投放的数量ꎬ并通过综合平衡计算每种物料需求计划ꎬ为采购部门提供准确的信息ꎮ如果存在超计划采购ꎬ则必须凭借正当理由通过合法程序审批确认ꎮ４􀆰１􀆰２　完善采购规定

采购是现代物流链中的基本环节ꎬ其管理状态与整个物流链相关ꎮ因此ꎬ做好企业的采购管理对整个企业的运作至关重要ꎮ具体包括ꎬ制定工作目

２０１９􀆰１１

　１０１流通经济

标、明确工作内容、标准采购作业程序、制定采购实施方法和入库验收管理规定ꎮ４􀆰２　突出内控机制重要性

制度规范只是第一步ꎮ为了确保实施ꎬ必须通过制度监督来保证ꎮ监督可以采取多种形式ꎮ第一种是内审部门ꎮ通过专项审计和财务审计进行全面或局部监督ꎮ例如ꎬ采购、生产、销售等权限是否明确ꎬ以及不相容职位是否分离ꎬ所有环节审批是否符合要求ꎬ因市场、生产等环节变化导致的积压存货是否得到及时处置ꎻ第二种是财务监督ꎮ通过新财经　２０１９年第２２期(总第３１９期)

进行全方位管控ꎬ同时也能够对供应商的资质进行分析与评估ꎬ也能够降低采购成本和采购风险ꎮＥＲＰ系统可以管理多工厂、多仓库的存货和成本计算ꎮ另外ꎬ存货ＡＢＣꎬ周转率和呆滞等存货报表ꎬ均可由ＥＲＰ系统呈现ꎮ４􀆰５　利用第三方物流平台支持

由于中小企业现金流紧张ꎬ初期投资相对较小ꎬ主要关注生产和销售ꎮ第三方物流技术未得到充分利用ꎬ现代信息管理无法实现ꎮ例如ꎬ有些企业截至目前仍在使用人工录入和计算机相结合的半盘点存货ꎬ分析账龄、存货周转率等指标发现异常ꎻ第三种是举报监督ꎮ如发现不符合存货管理制度的行为和现象ꎬ人人都有义务进行举报ꎮ通过以上种种监督措施使存货管理制度得以落实ꎮ４􀆰３　制定合理的订货制度

不合理存货的现状与不科学的订货制度直接相关ꎮ存货成本由五部分组成:缺货损失、运输成本、订单成本、存储资金和过期产品消耗ꎮ如果前期订单不合适ꎬ则无法测算后期四方面的成本投放ꎬ导致企业运营不平衡ꎮ因此ꎬ有必要使用经济批量订货法来计算最佳订货量ꎮ例如ꎬ一台工业电动缝纫机ꎬ由成千上百种零件组成ꎬ不同的零件通常由不同的供应商提供ꎮ如果交由一家物流公司运送ꎬ将会导致运费均摊失衡问题ꎬ从而影响最佳订货量的测算ꎮ为了改善这个问题ꎬ有必要使用采样技术ꎬ根据零件种类制订订购计划ꎬ以确保合理的存货数量ꎮ

４􀆰４　用好信息化系统管理

根据前述ꎬ中小企业的存货占比相当高昂ꎮ因此ꎬ在管理存货时ꎬ不可能仅仅依靠人力资源进行核算ꎮ在现代企业建设过程中ꎬ人工录入和计算不能保证多类型货物信息的全面、正确处理ꎬ导致成本核算数据和实际情况出现较大落差ꎮ

首先ꎬ对存货实施条码管理ꎮ目前ꎬ仓库作业和存货控制业务多样化、复杂化ꎬ人工处理费时耗力ꎬ又容易出错ꎮ条码管理与信息处理技术的结合使用可确保存货的准确性ꎮ条码类型有品号条码、数量条码、装箱条码及单据条码等ꎮ以条码作为媒介ꎬ进行单据录入和信息跟踪ꎬ确保差错率降至极限ꎬ以便于高速、大量收集存货数据ꎮ

其次ꎬ利用ＥＲＰ等信息管理系统进行存货管理ꎮＥＲＰ信息管理系统可以包括采购、仓库、生产和销售等各个方面ꎮ它可以从请购、采购到进货　１０２２０１９􀆰１１

信息化管理手段ꎮ这种机制相对落后ꎬ在存货管理中实现实时数据交换是不可能的ꎮ由于中小企业无法正确认识第三方物流的便利性和优势ꎬ因此无法将其与自身的存货供应链联系起来ꎬ导致供应链价值下降ꎮ甚至有些管理人员认为物流外包会导致依赖性增加ꎬ不利于存货管理ꎬ减少与客户的亲密关系ꎬ因此在运输系统的建立上投入了大量资金ꎮ但是ꎬ中小企业自身生产结构简单ꎬ存货量较小ꎬ自营运输系统的建立无疑增加了资金负担ꎮ为了解决上述问题ꎬ第三方物流的优势必须予以重视ꎬ加强与相关企业的合作ꎬ弥补自身运输结构的不足ꎮ这样不仅可以降低采购、运输等环节的成本ꎬ还可以有效降低存货积压风险ꎬ提高存货的周转效率ꎮ另外ꎬ物流企业在运输方面具有很强的专业性ꎮ存货周转周期得以优化ꎬ提高了运营效果ꎮ

５　结论

综上所述ꎬ随着社会经济的更新ꎬ我国中小企业的发展受到越来越多的关注ꎮ要提高市场环境中的核心竞争力ꎬ就要结合实际情况加强企业的整体效益ꎬ重视存货管理ꎬ做好部门间的职权分离ꎬ用科学的管理促进产业链的完善ꎬ改善存在的问题ꎬ促进企业长远发展ꎮ

参考文献:

究[Ｊ].[１]科技经济导刊韩阳ꎬ王洪元ꎬ􀆰２０１８中小企业存货管理存在的问题及对策研(３):７９－８３􀆰

威姿特经贸有限公司说起[２]刘宗军􀆰中小企业存货管理突出问题及应对[Ｊ].时代经贸ꎬ２０１８(２):——７５—－从潍坊７６􀆰[Ｊ].[３]􀤌􀤌􀤌􀤌􀤌􀤌􀤌􀤌􀤌

农村经济与科技汪阿侃ꎬ陈双生ꎬ２０１８ꎬ􀆰浅析中小企业存货管理的问题与对策

２９(１９).

[作者简介]管玲芳ꎬ女ꎬ汉族ꎬ浙江台州人ꎬ台州科技职业

学院会计与金融学院高级会计师ꎬ研究方向:企业财务管理ꎮ