文件收发流程

文件收发

一、收发流程

（一）凡上级来文(除署名外)，均由文秘宣传处文书负责拆封分类登记，附公文处理单后，由办公室主任或办公室主任委托文秘提出拟办意见，送相关领导阅，再根据领导意见具体安排落实，要在规定时限内办结。收文要做到当日收件、当日登记、当日分送、当日交办。凡各办、局、室、街道、公司等部门送交领导审阅的文字材料，都必须先交办公室收件，统一送交领导；除领导明确交代以外，不得越级保送。

（二）以公司各种名义发送的各种行政性文件，由文秘拟稿、核对，经办公室主任会签和相关领导、部门审阅后，送公司经理签发；有关技术性、规范性文件，由相关部门拟稿、核对，办公室主任会签和相关领导、部门审阅后，送公司经理签发。发文须经办公室统一编号、盖章后方可行文，拟稿、核对部门须对文字、数字的真实性、准确性负责，核稿、文秘须对用语的标准性、规范性负责。

（三）起草文件均需打印稿，并用公司统一的公文稿签，使用蓝色或黑色墨水笔，按格式顺序逐项填写。

（四）拟订文件须符合规范要求和发文程序，凡不符合要求、程序的，由办公室提出意见，待改正后再行文。

（五）一般的正常行文都要按照以上程序进行；对一些紧急文件要采取特事特办的程序由经理、办公室主任签发。

（六）各类文件印发后，需按规定留档两份，年终移交档案室。

二、文件借阅办法

（一）凡管公司人员借阅一般文件，须办理登记手续；涉密文件由办公室主任按照密级和阅读权限批准后方可借阅。

（二）公司领导借阅文件，可由其本人或书面委托秘登记手续；涉密文件须本人借阅本人退还。

（三）凡外单位借阅文件，须持单位介绍信，并经办公室主任批准方可借阅；涉密文件须经管委会领导按照密级和阅读权限批准后方可借阅，借阅时需专人专管，不得转借。

（四）借阅文件，不准在文件上打叉、划线、涂改、折叠，未经批准不准拍照、复制、复印、摘抄，以保证文件的完整、安全，如有损坏或丢失，要按规定追查有关人员的责任。

（五）借阅者对所借阅的文件必须妥善保管，用完后及时归还。逾期未退还的，文秘宣传处要及时追回。

（六）设立借阅文件登记簿。借阅者必须如实填写，内容包括：借阅时间、借阅人电话号码、文件标题、文件编号、份数、利用目的、批准人签名、归还时间、收回者签名。

三、文件运转办法

（一）凡呈请领导批示或者交有关业务部门办理的公文，行政部应做好记录，及时催办（可用催办单或电话等形式），并做好催办记录。

（二）凡批转有关部门办理的公文，有关部门必须认真研究，及时处理，按时办结并退回文秘宣传处。

（三）公文办理完毕后，行政部门应当根据文书立卷的要求，将公文原件和有关材料立卷归档，个人不得私自保存存档的公文。

（四）秘密文件必须使用专用工具通过机要渠道传递，不准放在衣服口袋内，不准与公开书刊混夹，不准代投、代收，传递文件要做到迅速、准确、安全。

（五）秘密文件传阅完毕后立即退回文秘宣传处，秘密文件一般半年清理一次，其他文件一般一年清理一次。在清理中，如发现损坏和遗失的，要及时向主管领导报告，并采取补救措施，积极设法追查。

（六）销毁文件必须造册登记，并经办公室主任批准后，指派专人（两人以上）进行当场监销。