印章管理法律风险防范
前言
项目经理的表见代理风险，可能会导致建筑企业陷入债务泥潭，甚至破产，已然成为严重威胁建筑企业生存和发展的隐形杀手、一颗埋在建筑企业身边的“不定时炸弹”！
讲稿目录：1、表见代理基本法律原理
2、表见代理风险的具体体现
3、表见代理风险的防范措施
第一部分、表见代理基本法律原理
1、委托代理的分类图
2、委托代理法律原理图
3、无权代理与表见代理图
4、表见代理的法律规定与构成要件
法律规定：我国《合同法》第49条规定：“行为人没有代理权，超越代理权或者代
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理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”表见代理是个法律概念，对于建筑公司而言，可以理解为没有经过公司授权的单位或个人，以公司名义与他人进行经营活动，如果他人依法有理由相信未经授权的单位和个人有代理权，公司就该单位和个人的行为向他人承担责任。
表见代理的构成：
A、以本人名义为法律行为；
B、行为人无代理权；
C、须有使相对人信其有代理权的表征；
D、须相对人为善意。
5、表见代理法律效果图----施工企业的隐痛
6、司法实践中对“表见代理”的宽泛认定与《关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》的出台的意义。
出台背景：
在以往的司法实践中，法院认定表见代理的条件较为宽泛，往往会以表见代理为由判决施工企业承担相应的法律后果，让施工企业“哑巴吃黄连，有苦说不出”！为了维护正常的市场交易秩序，最高人民法院于2009年7月7日出台《关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》，意见要求稳妥认定实际施工人表见代理问题：
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法条规定：
《关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》四、正确把握法律构成要件，稳妥认定表见代理行为
12、当前在国家重大项目和承包租赁行业等受到全球性金融危机冲击和国内宏观经济形势变化影响比较明显的行业领域，由于合同当事人采用转包、分包、转租方式，出现了大量以单位部门、项目经理乃至个人名义签订或实际履行合同的情形，并因合同主体和效力认定问题引发表见代理纠纷案件。对此，人民法院应当正确适用合同法第四十九条关于表见代理制度的规定，严格认定表见代理行为。
13、合同法第四十九条规定的表见代理制度不仅要求代理人的无权代理行为在客观上形成具有代理权的表象，而且要求相对人在主观上善意且无过失地相信行为人有代理权。合同相对人主张构成表见代理的，应当承担举证责任，不仅应当举证证明代理行为存在诸如合同书、公章、印鉴等有权代理的客观表象形式要素，而且应当证明其善意且无过失地相信行为人具有代理权。
14、人民法院在判断合同相对人主观上是否属于善意且无过失时，应当结合合同缔结与履行过程中的各种因素综合判断合同相对人是否尽到合理注意义务，此外还要考虑合同的缔结时间、以谁的名义签字、是否盖有相关印章及印章真伪、标的物的交付方式与地点、购买的材料、租赁的器材、所借款项的用途、建筑单位是否知道项目经理的行为、是否参与合同履行等各种因素，作出综合分析判断。
《指导意见》对传统司法实践中表见代理认定的改变
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第一，如果合同相对人主张构成表见代理的，应当承担举证责任，举证证明代理行为存在诸如合同书、公章、印鉴等有权代理的客观表象形式要素。
第二，合同相对人主张构成表见代理的应当证明其主观上善意且无过失，即相对人在判断行为人是否有代理权方面不存在疏忽或懈怠，法院在判断合同相对人主观上是否属于善意且无过失时，应当结合合同缔结与履行过程中的各种因素综合判断合同相对人是否尽到合理注意义务，此外还要考虑合同的出具时间、以谁的名义签字、是否盖有相关印章及印章真伪、标的物的交付方式与地点、购买的材料、租赁的器材、所借款项的用途等各种因素，做出综合分析判断。
改变的意义：
如果将实际施工人的很多个人行为都草率地归结于公司行为，不仅对企业有失公允，还会导致实际施工人和第三方恶意串通，使施工企业蒙受无谓损失。因此，最高院认为应当严格把握表见代理的构成要件并予以准确认定，这对于正确处理因表见代理引发的各种工程纠纷和债权债务纠纷、维护市场交易秩序意义重大。
第二部分、表见代理风险的具体体现
案例1：
2005年1月份，A建筑公司承建了浙江某工程，该工程是由A建筑公司的项目经理李某全权负贵管理，李某对于该项目自负盈亏，并给某建筑公司交纳工程款的管理费，A建
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筑公司只负责从公司账上为李某管理浙江某工程的工程款。2005年8月26日，A建筑公司发现公司的账户被冻结并于次日收到法院的传票和应诉通知书，被诉欠材料供应商材料款300万元。原因是项目经理李某写了一张材料供应商的材料欠款300万元，并加盖了某建筑公司工程项目部的章，从某建筑公司的账上已支付材料80多万元。
问题：A建筑公司是否承担法律责任
B、李某是否承担法律责任
法院认定：
法院经审理认为，项目经理李某向材料供应商出具欠条双方已形成债权债务关系，李某对其拖欠材料款的行为依法应承担民事贵任。原来80多万元材料款皆是从A建筑公司的账户汇出，使得材料供应商相信李某有A建筑公司的材料采购权，李某在欠条上签字盖章确认债务的行为符合《中华人民共和国合同法》第四十九条“行为人没有代理权、超越代理权或代理权终止后以被代理人名义订立合同相对人有理由相信行为人有代理权的该代理行为有效”的规定故李某的行为属于表见代理行为遂判决A建筑公司对债务承担连带清偿责任。
案例2
顾某系A建设公司项目经理，以公司名义向外承包工程，每年向A公司缴纳管理费8万元。2007年3月，顾承接了一处厂房建设工程，需要大量钢材，于是顾某与B贸易公司签订钢材购销合同，总价款250万元并在合同上盖了建设公司的合同专用章。在支付了205万之后，贸易公司一直未收到尾款，遂向建设公司索要未果。无奈B贸易公司诉至法院，
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要求该A建设公司支付45万元的余款。
问题：A建设公司是否承担法律责任？
庭审中，被告A建设公司辩称，顾某与原告签订合同时，加盖的被告合同专用章是私刻的，不是被告单位的公章，因此不同意原告的诉请。并当庭出具一份顾某的承诺书，内容为：未经公司同意，私刻公章一枚，用于与某贸易公司签订钢材购销合同，由此公章发生的一切经济责任、法律责任由本人承担。经被告申请，法院委托鉴定中心对该购销合同中所盖的被告合同专用章与被告提交的公章进行鉴定，结论为购销合同中被告所盖的合同专用章系伪造印章盖印。
问题：1、A建设公司是否承担法律责任？
2、顾某的承诺书是否有抗辩原告诉求的效力？
法院认定：
法院认为，本案争议的焦点在于原、被告间是否存有买卖合同关系，顾某所实施行为的民事责任应由谁承担？原告与顾某签订的购销合同加盖的被告合同专用章虽系顾某私刻，但并不影响其代表被告的职务行为，其代表被告与原告签订的购销合同的效力，法院予以确认。理由如下：被告收取了顾某的管理费，表明顾某对外承建工程项目为代表被告的职务行为；厂房建设工程由顾某以被告的名义、作为被告的项目经理承包，2007年5月前已完成施工，结合原告的实际供货期限与购销合同约定的供货期限相吻合，可以认定原告所供的钢材由顾某实际用于上述工程的施工，故被告应当对顾某的承包行为承担民事责任；顾某作为与原告签订购销合同的经办人，签订合同时向原告提交了盖有被告公章的营
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业执照、税务登记证、被告法定代表人身份证及顾某为被告公司项目经理的名片，同时提交了向被告交纳管理费用的收据，表明顾某签订合同的行为是代表被告的职务行为。综上，上述内容可以证明顾某代表被告作为该工程的实际承包人，被告虽提交了顾某的承诺书，但该承诺是顾某与被告的内部约定，且被告在知悉顾某私刻其合同专用章后，未采取相关措施，也未告知原告，故法院依法判决被告应当向原告承担民事责任。
思考：
1、细节决定成败
1）、盖有被告公章的营业执照、税务登记证、被告法定代表人身份证可能构成表见代理的客观表象；
2）、内部协议及交纳管理费用的收据可能成为项目经理职务身份的客观表象。
2、项目经理私刻印章，施工企业的正确做法
除了完善公司制度，严格监管公章、合同章、财务专用章、企业证照、法人委托书的使用外，公司可通过与材料商、建设单位等沟通深入了解工程相关情况，一旦发现项目经理违反公司规章制度，擅自使用或私刻项目部印章等行为，必须及时、严肃处理，并消除掉不良影响和可能引起的后患。
具体做法：
1、及时收回假印章、及使用假印章的文件；
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2、及时报案
3、及时通知关联方
4、及时公告声明作废。
案例3
A公司将中标工程的一部分交给项目经理王某内部承包，并任命王某为项目经理，A公司也在项目工程对外的公示牌中予以公布。王某在从A公司领取工程款后就大肆挥霍，买车买房甚至赌博，因此，其承接的工程仅仅进行到50％时就因资金不足而不得不由A公司接管。然而王某在此工程项目中已经拖欠了大量民工工资和材料款，材料购销合同使用的是王某私刻的工程资料专用章。
问题：A公司是否承担法律责任？
法院认定：
但在材料商纷纷起诉A公司时，法院查明该工程资料专用章在上报给监理的工程资料中曾使用过，且A公司任命王某为项目经理并已在公示牌上对外公示，因此，法院认定王某的行为构成表见代理，判决由A公司承担拖欠民工工资和材料款的民事责任。
思考：
1、施工企业的管理误区
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A、以包代管的误区
许多建筑企业在管理上往往存在着这样的误区，认为公司将工程交给项目经理承包施工、约定由项目经理自负盈亏后就不再需要承担任何管理和经济责任了。其实不然，项目经理内部承包是建筑企业内部的事，体现的是内部法律关系，而建筑企业对外是否承担责任体现的是外部法律关系，法律在设置内、外部法律关系的法律制度时的思路和出发点是不同的。法律在处理外部民事法律关系时更多考虑的是市场交易活动的安全性和稳定性，表见代理制度就是最能体现这一点的法律制度之一。在本案中我们可以看出：王某虽然是内部承包工程，但并没有尽心尽力地去履行施工合同约定的义务，而A公司也没有尽到管理责任，对王某的承包行为没有任何的监督机制，放纵并促成了王某挥霍工程款的行为。对外来讲，与王某进行交易的人从公示牌、资料专用章这些表面证据上有理由相信王某就是A公司的代表，所以即使王某是内部承包，但王某的行为仍然要由A公司对外承担最终的民事责任。
B、财务管理松懈的误区
许多建筑施工企业，特别是实行内部承包的工程，工程资金失控也是造成企业承担经济风险的主要原因之一。有人认为，项目经理承包经营，又交了风险抵押金，不必过多的管理他们的财务。因此，有些项目经理误导业主，一是说把工程款打到项目经理个人帐户上就代表公司了，二是说工程款打到公司帐户上，公司会挪用，工程交不了工。因此，业主直接拨款给项目经理。加之资金不到位的工程较多，
会产生拆东墙补西墙的做法，挪用本工程款支付其他，本工程赊欠材料、人工工资较多，造成经济纠纷，构成表见代理行为，企业受损。
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案例4：李某系施工企业下属的项目经理，代表该施工企业承建某商场装修工程，由于李某在施工过程中与业主方代表结成了深厚的感情， 业主方直接将400万元工程款支付到李某个人卡上， 一分钱都没有进入该施工企业的账户。李某收款后，仅支付了50万元的材料款和民工工资，即停止付款。完工后，十多家材料商和包工队向李某追索欠款无果，便在该施工企业封门讨债，每次一坐就是半个月。施工企业无奈之下，最终根据法院判决或和解协议，被迫为李某支付了300多万元的民工工资、材料款。找到李某时，他已与妻子离婚，房子、钱款一无所有。
案例5 某施工企业委派陈某承建某住宅小区工程，房产公司此前的2000万元工程款都是用支票付给该施工企业，支票存根联由陈某签字。工程完工时，陈某对房产公司说，尾款500万元不要写收款抬头，便于他直接背书支付给材料商。房产公司与陈某已经相当熟悉，而且此前的支票也都是此人签收，于是出具了未填写抬头的支票。陈某拿到此空白抬头的支票，将支票直接在自己的公司进帐。进账后，陈某并没有支付材料款，材料商起诉该施工企业，法院判决该施工企业承担付款责任，且已执行；该施工企业去找房产公司，房产公司称已经付款，支票签收人是同一人，法院也认为项目经理陈某的收款是授权行为，款项流失是该施工企业内部管理的问题；该施工企业回头来起诉陈某的公司，而此时陈某的公司已经关门，陈某找不到影子了。
可见，一旦失去对工程款的监管，施工企业承担的风险急剧增加。
第三部分、表见代理的防范措施
建筑施工企业在正常的生产经营活动中，应提高各级经营管理者的法律意识和风险意
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识，增加企业员工的法律常识，加强对项目经理的普法教育，坚持依法经营，照章办事，健全各项规章制度，从根本上杜绝表见代理的行为的发生。
1、完善制度，选择好管理者，把好每道关口。
形成表见代理的纠纷，构成他人“依法有理由相信”的证据往往是企业证照、公章、合同章、财务专用章、法人委托书、稍一疏忽，就可能引来官司。因此，企业要建立完善的、操作性强的管理制度，项目经理或他人外出联系工程需要借用营业执照、资质证书副本时，不能随意交给他人，应由公司派相关部门的人员携带前往，并建立借出回收登记制度，需要以上证件的复印件时，应该针对具体的工程，在复印件上注明并加盖公司印章，注明日期并建立档案，不注明具体工程和日期是很危险的，他人可以拿着这些东西到处招摇撞骗。
2\\ 一章一请示，一章一登记。
对于公章、合同章、财务专用章的管理，要明确审批权限，做到一章一请示，一章一登记。公章一般应该由公司办公室专人管理，下班后应放入保险柜中，因为公章被盗用后自登报声明前发生的一切后果将有公章所在单位承担。加盖公章的批准权限一般为公司的总经理，他人需要开据介绍信、证明等函件时，一定要问得清清楚楚，有必要的还要亲自打电话落实，用词要严谨，不可由他人代写，以防止他人增加内容，可产生时间效应的一定要注明时效期，一般情况下最好不要开据空白介绍信。
法人委托书是行为人代表企业行使受权范围内职权的重要依据，
因此从委托书的格式上，不应用便函，或随意打印，应为纸质较好印刷厂专门印刷的
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专用委托书，明确被授权人的姓名、职务、授权事宜、时限，一样都不能少，并由企业法人亲笔签名，法人代表出差时，
应请示后才可加盖私章，并做好电话请示纪录，这样做得好处是当事人一方面按制度办事，另一方面也同时保护自己，如果不加以请示，
擅自做主加盖公章、私章，出了问题很难说清。加盖公章时最好留有只有盖章人自己才能识别的标记，以方便以后辨认真假。
合同章是企业经营中的重要工具，法律上的重要证据，更要严格控制，审批权限为总经理。保管人员为合同管理部门的负责人，最好不要交与行办室和公章一同管理，否则很容易混淆在什么场合用什么印章，合同章是专用在工程合同和协议书上的，一般情况下，必须有合同管理部门评审合同总经理亲自过目签字后方可加盖合同章，也要尽量避免总经理不管合同，不亲自过目签字，由合同管理人员加盖私章的做法，一旦出了问题，合同管理人员无法推卸自己的责任。
同时也免不了这样的责任，给企业造成损失不说，还使自己丢了饭碗，还有可能负法律责任。合同章也要做到不见总经理签字不盖章，并建立合同盖章登记制度。
财务专用章是公司财务收支的重要工具，同时也是法律上的重要证据。其审批的权限应该为公司的财务主管或财务总监。财务专用章使用频繁，一般由财务总管或财务总监负责，对外出据欠条或能形成法律文件时应该请示总经理，平时使用时也要做到一章一登记。
3、资金管控的措施。
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无论什么样的项目部，工程款必须进公司帐户，再由公司审查后拨付项目部，监控工程资金流向，发现问题，及时纠正。另外，在与业主签定工程施工合同时，要有个约定，工程款不进入公司帐户，所发生的一切法律责任由业主负责。还要注意一个问题，在选择投标工程和投标项目部时，对资金不到位的工程，不能选择没有经济实力的队伍承担施工，否则后患无穷。
建筑施工企业是一类管理较复杂的特殊企业，加之建筑市场开放后，施工队伍流动性大，企业内部管理人员流动性大，因此，只有加强管理，不能赋予管理人员过多的经济权利，要设法降低施工队伍的流动率，不要随，要设法降低施工队伍的流动率，不要随意接受不明底细的施工队伍，加强企业用工交流，加强对行为人的监控，包括已离开企业的行为人的监控，使企业经济风险降到最低限度。
完善工程款支付流程，避免两纰漏、增加付款免责约定。
■纰漏一：建设单位绕开施工企业，直接将工程款支付给承包责任人。
■纰漏二：承包责任人绕开施工企业，拿到支票直接把工程款划入其他帐户。
本项目的所有工程款（包括但不限于变更联系单、补充协议约定款项、索赔款等）由发包方直接支付于承包方（即《内部承包责任书》的甲方）公司账户，承包方账号列于本合同签章栏；
■如发包方以支票形式付款，收款人一栏须填明承包方公司全称。发包方不按该约定方式支付，视为发包方未履行付款义务。
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■ 在操作上则应该派遣施工企业财务人员而不是内部承包责任人（例如：项目经理）前去建设单位领款，避免工程款流失或被管理人员、挂靠人员挪用。
无论是什么样的项目部，工程款必须进入公司帐户，由公司审查后拨付项目，这样建筑企业就可以监控工程资金流向，及时发现问题、加以纠正。企业必须加强工程资金的管理，必须规定工程款进企业账户，再由企业进行妥善分配使用，根据工程进度进行合理划拨，控制好项目经理的资金使用权。
4、加强合同管理，实行担保承包制度
建筑施工企业构成经济风险的主要来源是项目部，就应该对项目经理建立一种激励和约束机制，约束机制中以风险抵押为主要手段，公司在于业主签订施工合同前，先与项目经理签订风险承包合同，合同内容应该具备明确双方关系、确定经营方式和范围、承包方式、甲乙双方的责、权、利关系、债权、债务关系、工程资金结算、变更和终止、违约责任等。同时签订担保协议，担保可以分成三种形式：
A、项目经理自身财产担保
建筑企业可以要求项目经理提供足够的财产担保以保证履约且必须确保能够弥补风险发生是的损失，同时物保中涉及不动产抵押的一定要按照《物权法》以及各地的具体规定办理抵押登记，否则，抵押合同将不生效。
B、工程款担保
建筑企业在与内部承包人签订内部承包合同时可约定将发包人按约支付的工程款中的
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一部分作为担保款，采取逐步释放的方法，待主体工程按期通过验收后释放返还给内部承包人，以此来确保内部承包人对工程质量与工期的控制，从而确保工程能够按合同约定顺利进行。
C、保证人担保
实行担保承包责任制度可以有效地约束项目经理的各种行为，但这也不是唯一有效的手段，还要和其他防范措施一并使用才能取得杜绝表见代理行为的效果。
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