档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理其中：一级管理指公司综合处统筹管理；二级管理指各处及各部门档案资料管理工作

2、公司档案业务归属综合处由综合处指定人员兼职负责各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作

3、公司档案管理员按照国家有关规定以及公司档案工作制度、条例统一管理公司档案；各处、各部门档案管理人员应参照公司有关管理规定做好工作负责收集、整理、保管本部门或本单位档案资料

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定认真细致地做好档案保管以及利用工作充分发挥档案资料作用

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收

归档制度

1、凡反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动具有查考利用价值文件资料均属归档范围

2、凡属归档范围文件资料均由公司集中统一管理任何个人不得擅自留存

3、归档文件资料原则上必须原件原件用于报批不能归档或相关企业须保留

综合处保存复印件

4、凡公司业务活动中收到文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出文件、函件要留底稿及正文备查

5、业务活动中有关请示报告及上级领导批复属付款性质存原件；属人事问题

由劳资员保存原件；属工程项目

由财务处保

由工程处保存原件其

重要报告在企业资料归档范围内连同有关资料由经办人整理后移交档案室

归档范围外请示报告由各部门自行保管

6、由公司对外签订经济合同应保留三份原件主管经理保存一份财务处及业务处室各保存一份特殊情况只有一份原件时由财务处保存原件

7、公司级收文、发文等文书资料均由综合处归档 8、其它体系认证要求保存记录、文件均按规定保存

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案专门库房各处、部门应根据保存档案数量设置存放档案箱柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件

2、归档资料要进行登记编制归档目录

3、科学地编制分类法根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录完善检索工具以便提供利用

4、档案要分类分卷装订成册保管要有条理主次分明存放科学 5、库存档案必须图物相符帐物相符

6、档案管理人员要熟悉所负责档案资料了解利用者需求掌握利用规律

7、根据有关规定及公司实际情况确定档案保管期限每年年终据此进行整理、剔除

8、经确定需销毁档案由档案管理员编造销毁清册经公司领导及有关人员会审批准后销毁销毁档案清单由档案员永久保存

9、严格遵守档案安全保密制度做好档案流失防护工作

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作方可办理调动手续

档案借阅制度

1、档案属于公司机密未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅

2、借阅部门保管档案材料须经档案所属部门负责人批准借阅档案材料属借阅部门经办

由部门负责人批准；借阅非本部门经办档案材料须经综

合处处长批准阅档必须在办公室指定地方不得携带外出需要借出档案须经综合处处长批准

3、借阅档案必须履行登记、签收手续

4、借出档案材料时间不得超过一周必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出

须经综合处长报经理批准

5、借出档案时应在借出档案位置上放一代替卡标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人以便查阅和催还

6、借阅档案者必须妥善保管档案不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件归还时保证档案材料完整无损否则追究当事人责任

7、借出档案材料因保管不慎丢失时要及时追查并报告主管部门及时处理