２０１５年２月 沈阳干部学刊 Ｆｅｂ．，２０１５ 第１７卷第ｉ期 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｓｈｅｎｙａｎｇ Ｏｆｉｆｃｉａｌ Ｖｏ１．１７ Ｎｏ．１ 【社会管曩】 浅谈基层单位档案管理工作 万雪峰 （法库县委党校，辽宁沈阳１１０４００） 【摘要】档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，是我们积累和传播知识的重要载体。加强基层单位 档案工作管理对推动经济社会发展具有特殊的意义。但是，当前基层档案工作管理还存在着某些不适应，因此，必 须采取有力措施做好基层档案工作。 ［关键词】基层单位档案管理 中图分类号：Ｇ２７５ 文献标志码：Ａ 文章编号：１６７２—５８４０（２０１５）Ｏ１—００３９—０２ 基层档案工作对推动经济社会发展具有特殊的意 关学者统计，我国历史地方志有一万多种，达十万多 义。当前基层档案工作还存在着某些不适应，因此，要 卷。我国编史修志之所以发达，与利用了大量的地方档 采取有力措施做好基层档案工作。 案史料是分不开的。档案史料是编史修志的重要依据。 一、档案工作的意义 档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。 （一）档案的作用 ２、档案工作的性质，决定了它是一项条件性、服务 对于一个具体单位或个人，档案主要体现参考和 性工作。社会的发展和各项事业的建设都与档案的管 凭证两方面的作用。 理息息相关。这是因为档案工作总是处于服务地位，为 １、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反 一切工作提供条件和重要凭证。档案部门以及民间数 映，是一个单位或个人维护自身权益的重要工具，是一 量巨大的档案是我们民族的财富。档案记载了许许多 个单位规范管理的基础；档案是我们积累和传播知识 多的历史事件和社会现象，内容十分丰富，诸如机关管 的重要载体，是开展单位文化建设的重要素材；档案还 理、企业生产、科学研究、宣传教育等，都依赖于档案。 是一个单位或个人在社会活动、生产经营等方面建立 档案工作做好了，有档可查，一索即得，使许多问题迎 和利用信用体系获得发展最有力的工具，是我们国家 刃而解，提高了社会效益和经济效益。如果没有档案， 和民族文化建立历史记忆、传承文明的重要载体。 那么许多问题就会出现，造成大量劳动和浪费，使工作 ２、档案是国家进行经济、文化建设的可靠依据，同 受到影响，造成经济的损失。 时还是文学创作的重要素材。许多文学创作的实例表 二、基层单位档案工作管理存在的不足 明，档案史料所反映的史实曾对作品的取材、情节构思 （一）档案管理未受到应有的重视 起到重要的启迪甚至是凭证作用。 档案具有重要意义，但档案管理工作却一直默默 （二）档案工作的意义 无闻，档案管理工作的政绩性质不高，对此一些部门常 ｉ、档案是历史的见证，做好这项工作，能够使档案 常忽视档案管理工作，仅简单地认为只要将档案保管 完好无损地保存下来，使档案如实地反映历史，起到维 好，能够应对日常的检查、翻阅即可。正是因为这样不 护历史真实面貌作用。我国具有悠久的编修史志的传 正确的认识存在，导致部分单位逐渐放松了档案管理 统，内容之丰富、卷宗之浩繁世界各国难以相比。据有 工作，使档案管理缺乏规划性，办公地点、管理经费等 收稿日期：２０１４－Ｉ１－２０ 作者简介：万雪峰（１９７７一）男，辽宁法库人，法库县委党校讲师． 一３９— 也往往不能得到起码的保障。 （二）投入力度不足 在许多单位部门中往往存在档案库房陈旧，相关 设备严重匮乏，现有设备老化等现象，更谈不上现代化 的红外线监控、湿温度管控等现代化设备。在一些单位 部门中甚至未设立专门的档案管理职务或将档案库房 直接设置在仓库中。这样的档案管理工作是极为落后 的，极易导致档案信息出现遗失、变质等情况，造成单 位无法弥补的巨大损失。 （三）管理人员业务能力不高 在档案管理工作中，员工流动性大，且新手管理员 占有较大比例。在实际管理档案时，管理人员也缺乏专 业的管理知识培训，以致业务能力不强，不能准确地认 识档案的重要性及管档的要求，在进行档案信息收集、 整理、归档中，业务难以快速准确的进行。一些档案管 理人员在处理转调、转出、工资及退休等进行档案时， 不能严格根据档案管理规定进行处理，导致在档案转 接时出现密封不当，而严重破坏了档案的保密性。 （四）缺乏有效的管理 就当前的档案管理工作来看，多数部门在档案管 理制度上仍有欠缺，以致档案管理工作在实际操作中 易受到局限。特别是散材料归档收集等方面，缺乏健全 的档案收集体系，而使档案管理工作人员出现工作散 漫，缺乏责任心，档案材料收集与归档工作较为被动。 在收集归档时，相关材料出现不全面或一些材料内容 重复，不能有效地反映真实信息及情况。甚至出现档案 材料丢失，在后期材料查阅时缺少资料。 （五）档案管理缺乏信息化技术的运用 随着信息时代的来临，信息化技术早已融入人们 的生活与工作中。而一些单位在档案管理工作上，却没 有相应的信息化技术的有效运用，以致档案管理没有 享受到信息化管理带来的高效性与科学性，仍使用落 后的人工管档的方法，造成了严重人力与物力的浪费。 信息化技术融入到档案管理中，将有效的改善以往查 找资料困难等问题。 三、做好基层单位档案工作的思考 （一）创新档案管理机制 建立科学的管理机制是档案管理工作创新的基 础。由于档案工作具有服务的社会性、管理的复杂性等 特点，创新档案工作，就必须有健全完善的工作机制作 保证。要建立责任风险、目标管理、竞争机制、 激励机制，促使档案工作人员从事务型向专业型转变， 强化档案行政管理部门业务指导、监督、检查的宏观管 理职能，加强后续监管，促进档案工作的制度化、科学 －．４０—． 化、规范化；要形成对档案管理工作进行科学分析和创 新研究的工作机制，以指导和规范档案工作实践；要完 善岗位责任规范，严明岗位职责和纪律，实行竞争上 岗、末位淘汰、绩效挂钩的竞争机制，从而形成职责明 确、程序严谨、工作有力、运转灵活的管理机制，为档案 工作的发展提供坚实的保障。 （二）提高档案管理人员的素质 档案工作是党的事业乃至整个社会主义建设事业 中不可缺少的重要组成部分，它记录着社会的昨天，服 务于社会的今天，指导着社会的明天。不断提高档案管 理工作的效率，充分发挥档案的作用，其意义深远，责 任重大。然而，档案工作者所肩负的责任，往往具体体 现在大量的、繁琐的和枯燥的档案业务工作中，不能通 过服务获得直观的物质财富和经济效益，这就需要档 案工作者充分认识到自身工作的责任、价值和意义，要 有高度的责任感和事业心，还要有默默奉献的精神，甘 当无名英雄。在服务态度上，做到主动，热情、耐心、周 到、及时；在服务方式上，变单一服务方式为多形式服 务方式，使利用者满意，这是档案人员职业道德素养的 基本要求。 （三）做好档案的信息化工作 计算机技术、网络技术、信息技术已逐步被应用于 社会各个领域，并显示出极大的优势，使得各行业的现 代化管理水平得到不断提高。以传统模式为主的档案 管理工作，同样也面临这一问题。一方面，由于现代社 会信息的几何递增，各种载体形式的档案资料迅猛增 长，传统手工方式对档案信息的查找效率低下，档案管 理计算机化需求越来越迫切。因此，基层单位领导要高 度重视、支持和加强档案信息化建设，将其纳入单位档 案信息化建设总体规划，纳入有关职能部门的岗位职 责和员工绩效考核范围。档案部门要思想，转变观 念，对档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。 要将档案信息化建设经费列入年度财务预算，充分考虑 档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化 等因素，增加经费投入，配置数据库服务器、大型数据 库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备，解决好档 案信息化基础设施建设等关键性问题。 综上所述，档案管理工作在基层单位中的意义不 容忽视。只有构建系统的档案管理，加强科学化的 管理水平，不断吸收先进的现代化档案管理理论与新 技术，才能使档案管理工作焕发出新的活力，为实现中 国梦提供有力保障。 责任编辑桂东
