文件与记录管理程序

分发部门 总经办 行政人事部 营业部 生产部 品管部 PMC部 会签 分发份数 接收签名 受控文件回收记录 回收分数 回收签名 回收日期 通过对文件和记录的管理,使各相关单位在工作场所均可获得有效文件的最新版本，以引导本部门按程序操作，提升工作效率和工作质量。 2、 范围

本公司各阶文件的管理均涵盖在本程序。 3、 定义

a) 文件：信息及承载媒体。

b) 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 4、 权责

a) 总经办：负责对公司文件体系的统筹策化和管理。

b) 相关部门：负责对公司所发行的各阶文件和本部门运行记录的管理。

东莞市德泰纸制品有限公司 受控编号： 文件编号 WI-QP-02 页次/页数 版次.修改状态 V1.0 管理文件 编 写 实施日期 文件与记录管理程序 邹新发 2010年9月10日 审 核 批 准 5、 内容

a) 文件的种类

本公司文件分为内部文件和外部文件两种类型： 内部文件：指导本公司各部门展开工作的所有体系文件。

外部文件：外部各级构送达的供本司使用或参考的文件，如：法律法规、国际标准、国家标准、行业标准、客户图纸/样板等。 b) 文件的等级

本公司文件分为一阶、二阶、三阶、四阶共四个等级，各阶文件阶内所辖范围为： 一阶文件：质量手册、环境手册 二阶文件：程序文件

三阶文件：作业指导书、 检验标准、内部管理规范、工程技术图等 。 四阶文件：质量和环境管理运行的各类记录。 c) 文件的编码及编写参照《文件编写指引》。 d) 文件格式

本公司一、二、三阶文件均须涵盖公司名称、文件名称、文件编号、版本版次、制定部门、制定

日期、文件页码、文件封面、文件正文等内容，A4纸打印，其中二阶文件编写时所涵盖的项目有：目的、范围、定义、权责、作业内容、过程流程图、相关文件、相关表单。四阶文件须涵盖公司名称和表单编号，表单编号统一为表格的右下角。 e) 文件状态 i.

各阶文件的制定、审核、批准权限如下，其中文件的编号、原件的保存均归属文控。 文件状态 文件等级 一阶 二阶 三阶 四阶 ii.

制定 总经办 各部门经理 各部门主管/经理 各部门主管 审核 管理者代表 管理者代表 各部门经理 /管理者代表 各部门经理 批准 总经理 总经理 管理者代表 /总经理 管理者代表 文件的制定、发行、变更、废止、补发时，申请单位须填写<文件制定/变更/废止/补发申请单>，同时将修订或变更后的新版本电子档交总经办文控中心。

iii. 文件的制定

各部门在有必要对工作的行为做出规范时，均可草拟三四阶文件，并将电子档和文件稿交总

东莞市德泰纸制品有限公司 受控编号： 文件编号 WI-QP-02 页次/页数 版次.修改状态 V1.0 管理文件 编 写 实施日期 文件与记录管理程序 邹新发 2010年9月10日 审 核 批 准 经办文控评估审核。未控盖章发行的文件一律无效。

iv.

文件的发行/回收 1.

一二阶文件在经过各部门会签，三阶文件所涉及到的部门需会签(以实际接收部门为准),四阶文件不需会签, 但各阶文件须经过批准后，方可发行。批准日期即为文件的生效日期。发行时须在每页文件的右上角加盖红色发行章，原件由文控在文件背面加盖“原件章” 。在发行新文件之前，先对旧文件予以回收。并在<文件收发记录表>上登记，回收作废文件加盖“作废”章，并在<作废文件登记表>上登记。 2.

文件的发放以部门为准,部门内部各课需要受控文件时,则由各课向 本部门提出,由部门文员统一填写<文件制定/变更/废止/补发申请单>交文控中心,文控中心盖章发行交部门文员，并在<文件收发记录表>记录。 3.

文件的回收以部门为准,文控中心根据<文件收发记录表>之记录，部门需在1个工作日内将文件回收到文控中心。

v.

文件的废止

须废止的文件，申请单位填写<文件制定/变更/废止/补发申请单>交文控，文控加盖“作废”章，并在<作废文件登记表>上予以登记。

vi.

文件的补发

需求部门不得对加盖发行章的文件进行复印，如有需求时，按5.5.2，向文控申请补发。 1. 文件的打印和印刷

一、二、三阶文件可进行打印，四阶文件原则上须进行印刷，各需求部门在申请表单印刷时，将表单提供给文控，总经办统一编号，盖文控章后。由申请部门开<请购单>，同时附上文控盖章后的表单，交采购部进行采购印刷。

2. 各部门新制订/修订的表单，须提前向体系办递交<文件制定/变更/废止/补发>申请单，

当修订表单仓库有库存时，需先用完库存表单后再印刷；特殊情况需获得总经办批准后，按5.5.6.1进行。

3. 当库存表单即将用完时，由仓管组开出「请购单」，附上需印刷表单交文控确认盖章后，

再上交采购部采购印刷。

vii.

文件的登录

文控每周更新<文件总览表>(电子档)，保持最新版本状态。

viii.

文件的管制

各阶文件保管单位均须进行恰当的管理，防止损坏，不得随意涂改，如因实际需要必须修改

东莞市德泰纸制品有限公司 受控编号： 文件编号 WI-QP-02 页次/页数 版次.修改状态 V1.0 管理文件 编 写 实施日期 文件与记录管理程序 邹新发 2010年9月10日 审 核 批 准 时，均采用画“﹨”方式，并由修改者签名并写上修改日期。其中四阶文件的保存期限为： 审核类：二年 生产类：一年 检验类：一年 合同类：长期 图纸类：长期 仓储类：二年

人资类：员工离职后二年 财务类：依国家规定要求进行保存

f) 外来文件的管控 i.

外来文件的编号

D T W L X X X X X X X

公司名称 外来文件代号 接收部门 流水号 版本版次

ii. iii.

外来文件保持原有的格式不变，只在发行时由文控在右上角加注编号。

外来文件不须发行的，由接收单位最高负责人审阅后建册，自行保管。如须发行时，保管部门将需发行的外来文件的原件交文控，文控加盖：“外来文件发行章”后，予以发行，并登禄于<文件收发记录>和<文件总览表>(电子档)上，外来文件的状态原则上按5.5管制。

g) 文件的借阅或索取

如因需要本公司之外的第二、三方须借阅索取时，借阅或索取单位需要将经过本司上级批准的联络单交文控，文控将文件原件复印后，将复印件交于借阅或索取单位，复印件不盖发行章，不予回收。但文控需在<文件借阅/索取清单>上予以登记。

6、 相关文件

6.1 《文件编写指引》 7、 相关表单

7.1 <文件制定/变更/废止/补发申请单> 7.2 <文件收发记录表> 7.3 <参考文件登记表> 7.4 <作废文件登记表> 7.5 <文件总览表>-电子档

东莞市德泰纸制品有限公司 受控编号： 文件编号 WI-QP-02 页次/页数 版次.修改状态 V1.0 管理文件 编 写 实施日期 文件与记录管理程序 邹新发 2010年9月10日 审 核 批 准 7.6 <文件借阅/索取清单>