中央广播电视大学2011—2012学年度第二学期“开放专科”期末考试
办公室管理 试题
2012年7月
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 1．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中（ ）应不属于办公室范畴。 A．医疗室 B．厂长室 C．院长室 D．经理室 2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（ ）。 A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3．为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着（ ）这样一个滚动的过程。
A．计划——实施——检查 B．计划——检查——实施 C．实施——计划——检查 D．检查——实施——计划 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（ ） A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 5．电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该（ ） A．考虑打电话的时间是否合适 B．核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话 C．在尽量少的通话时间内达到预期的效果 D．在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊 6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ ）
A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启” C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM——120CM，应该是（ ）。 A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ）。 A．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 9．上司决定参加某个会议时，文员不应该（ ）。
A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．出了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料
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C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D．只在便笺上写好会议名称
10．电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，（ ）项是不适宜的。
A．多份电子文件 B．重要法规的历次修改稿 C．正文和附件 D．一套计算机软件或源程序
二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分）
11．感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。 （ ） 12．大办公室一般隔成3—4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米。 （ ） 13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ） 14．请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。 （ ） 15．受意是领导接纳文员的意见和建议。 （ ） 16．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。 （ ） 17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。 （ ）
18．在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意。 （ ） 19．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 （ ） 20．电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。 （ ）
三、简答题（每小题10分，共20分）
21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 22．简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。
四、设计题（每题15分，共30分）
23．文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？
24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
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请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ 26．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： （1）市教委关于2008年招生工作的通知；
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要； （3）北京广播电视大学2008年招生工作计划；
（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）； （5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； （6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定； （7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知； （8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知； （9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； （10）北京广播电视大学各系关于如强学生思想工作的报告； （11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告； （12）北京广播电视大学2008年度工作总结。
参考答案
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1．A 2．B 3．A 4．A 5．D 6．D 7．A 8．C 9．D 10．A 二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．√ 12．√ 13．√ 14．× 15．× 16．× 17．× 18．√ 19．× 20．√ 三、简答题（每小题10分，共20分）
21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 要点：
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式：
（1）议决性会议纪要； （2）周知性会议纪要。
22．简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证、送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
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（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续,旅行前未完的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 四、设计题(每小题10分，共20分)
23．文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？
（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等； （2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物； （3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品； （4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下； （5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。 五、案例分析题（每小题20分，共40分）
25．题略
（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；
（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；
（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；
（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行； （5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。
26．题略 案卷一：
（1）市教委关于2008年招生工作的通知；
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（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）； （5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； 标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复 案卷二：
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要； （6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定； （7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知； （8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；
标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 案卷三：
（3）北京广播患视大学2008年招生工作计划； （12）北京广播电视大学2008年度工作总结； 标题：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结 案卷四：
（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； （10）北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告； （11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；
标题：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告
（评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给予分数，不要拘泥本答案的文字表述）
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