文件编码管理制度

文件编码管理制度

1. 目的：规范食品质量管理文件编制管理，方便文件识别和控制。 2. 适用范围: 食品质量管理文件编码的管理。

3. 责任者：食品质量管理文件编制管理人员、档案管理员。 4. 正文：

4.1 文件编码由质量管理部统一给定，编码无重复，具有唯一性和终身性。

4.2 编号方法：本公司所有食品质量管理文件（临时性通知除外）一律采用×××-××-×××（××）格式进行编号。左起三个×为文件大类代号（英文缩写字母），中间两×为文件分类代号（汉语拼音或英语第一个字母组合而成），后三个×为同一分类文件流水号，最右边括号中的两个×为文件版本号。但在向国家有关机会备案时，成品质量标准编号按国家规定格式，如Q/HBKR0001S-2016.

4.3 文件编码采用英文或汉语拼音字母与阿拉伯数字进行搭配编制。 4.3.1 管理标准类文件编码

编码格式：SMP-××-×××(××)。

编号含义：SMP，为standard management procedure，表示管理标准类文件。各文件分类代号缩写字母含义如下：

“RY”表示人员类文件； “CS”表示厂房设施类文件；“SB”表示设备类文件；“WS”表示卫生类文件；“WL”表示物料与产品类文件；“YZ”表示确认与验证类文件；“WJ”表示文件类文件；“SC”表示生产类文件；“QA”表示质量保证类文件；“QC”表示质量控制类文件；“XS”表示销售（产品销售与召回类文件）；。

4.3.2 技术标准类文件编码 4.3.2.1生产工艺规程

编码格式：MAS-××-×××(××)。

编号含义：MAS为master formula缩写，表示工艺规程；文件分类代号缩写字母含义如下：

“TG”表示压片糖果生产工艺规程, “GY”表示固体饮料工艺规程，“DC”

表示代用茶， “JL”表示硬胶囊剂生产工艺规程, “RL”表示软胶囊剂生产工艺规程，其它类推。

4.3.2.2 质量标准

编码格式：QUS-××-×××(××)。

编号含义：QUS(quality standard)表示质量标准类文件；各文件分类代号汉语拼音缩写字母含义如下：

“CP”表示成品类文件（另外，安国家食品标准的有关规定的格式，食品标准编号为Q/HBKR）；“ZJ”表示半成品（中间体）类文件；“YL”表示食品原料类文件；“FL”表示辅料类岗位职责文件；“BZ”表示包装材料类文件；“QT”表示其他文件。

4.3.2.3 验证方案

编码格式：VAL-××-×××(××)。

编号含义：VAL表示验证方案类文件。各文件分类属性汉语拼音缩写字母含义如下：

“CF”表示厂房设施确认类文件；“SB”表示设备确认类文件；“YQ”表示检验仪器确认类文件；“QJ”表示清洁验证类文件；“GY”表示工艺验证类文件；“FF”表示检验方法难或确认。

4.3.3 工作标准类文件的编码

包括职责和标准操作规程，代号分别为RES和SOP,RES为职责的英文Responsibility的缩写，SOP为标准操作规程的英文Standard Operating Procedure的缩写，

编码格式：SOP-××-×××(××)或RES-××-×××(××)。 职责各文件分类代号汉语拼音缩写字母含义如下：RY表示人员或岗位职责。

标准操作规程各文件分类代号汉语拼音缩写字母含义如下：

“SB”表示设备类文件；“CS”表示厂房设施类文件； “WL”表示物料类文件；“WS”表示卫生类文件；“SC”表示生产类文件；“QA”表示质量保证类文件；“QC”表示质量控制类文件；“XS”表示销售类文件。

4.3.4 记录类文件的编码

编码格式：REC-××-×××(××)。

编号含义：REC为record缩写，表示记录类文件。各文件分类属性汉语拼音缩写字母含义如下：

“WJ”表示文件类文件；“RY”表示人员类文件；“CS”表示厂房与设施类文件；“SB”表示设备类文件；“WL”表示物料与产品类文件；“WS”表示卫生类文件；“YZ”表示确认与验证类文件；“SC”表示生产类文件；“QA”表示质量保证类文件；“QC”表示质量控制类文件；“XS”表示销售（产品发运与召回）类文件。

4.4 文件序号用三位阿拉伯数字表示，某分类第一个文件为001位，依次类推。

4.5 文件修订号用括号中二位阿拉伯数字表示，00表示新定文件，01表示第一次修订，依次类推。文件修订时只改动修订号，其他部分不变。