1、个人说明有的部分包括标题部分、台头部分、内容、落款、日期。根据内容的不同，必须包括的内容的名字也不一样。
2、标题部分---居中标题：如“请假条”，这是所有应用文的通用要求，用来表明此文是用来请假的条。台头部分--情况说明请假对象的称呼，如某某老师、领导等。
3、内容请根据自己的具体情况填写。落款就是自己的名字。日期---年月日。在写作中日期的大小写是有严格的要求的。根据新的《党政机关公文处理工作条例》，成文日期要用阿拉伯数字， 如果某公文的成文日期出现在公文正文当中，也要用阿拉伯数字。情况说明一般是用阿拉伯数字的。
4、例如：说明（标题部分）XXX（台头部分）：我已于2011年7月在天津师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由天津师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。（内容）
特此说明。XXX(落款)XXX（日期）。